Командировочные расходы

  • автор:

Правила оплаты питания сотрудникам в командировке в 2018 году + мнение налоговых представителей

В данной статье мы разберем правила оплаты питания сотрудников в командировке, когда необходимо будет заплатить НДФЛ и что думают по поводу этого представители налоговой службы.

На что идут расходы?

Ввиду того, что многие работодатели довольно часто направляют своих подчиненных с деловыми поручениями, возникает необходимость в оплате командировочных в дополнение к заработной плате. Выплата этих денег осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как работодателю, так и подчиненному полезно знать о том, что подразумевается под определением «командировочные расходы». Это необходимо для того, чтобы в будущем не возникало споров относительно того, кто их должен выплачивать, и какие издержки покрываются за счет выдаваемых финансовых ресурсов.

Согласно определению, приведенному в статье 166 Трудового кодекса РФ, под «командировочными расходами» следует понимать определенный размер денежных средств, которые необходимы работнику для выполнения задач, обозначенных руководителем организации в рамках служебного отъезда.

В соответствии с Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки» за №749, утвержденным Постановлением Правительства РФ 13 октября 2008 года, а также согласно требованиям Налогового кодекса РФ, выплату этой некой суммы денежных средств обязан осуществить работодатель. При этом указанные средства должны покрыть такие затраты, как проезд, проживание и продовольствие. Величина последнего зависит от таких факторов, как регион, в котором будет проходить командировка работника, длительность данной служебной поездки и т.д.

Как оплачивается?

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса порядок и размеры возмещения издержек, связанных с командированием служащих, оговаривается условиями коллективного договора либо локальными нормативно – правовыми актами. Поэтому размер средств, выдаваемых на суточные расходы за каждый день отъезда со служебным поручением руководителя, должен быть обозначен, например, в коллективном договоре.

Оплата суточных, в том числе издержек на пищевое обеспечение, осуществляется работодателем за каждый день, пока подчиненный находился в поездке. Следует также учитывать, что за те дни, пока сотрудник находится в пути до места прибытия и обратно, включая вынужденную остановку, а также за выходные и праздничные дни суточные также возмещаются.

Что касается однодневных командировок на территории России, то в этом случае расчет суточных не производится.

Всем бухгалтерам хорошо известно по поводу сумм в размере 700 и 2 500 рублей, когда отпадает необходимость в выплате НДФЛ. Поэтому зачастую компании оперируют именно этими цифрами.

Мнение налоговых представителей о возмещении расходов на продовольствие

По мнению представителей фискальных служб затраты на приобретение и потребление пищевых продуктов со стороны сотрудника в период служебной поездки должны входить в размер суточных. В связи с этим, в ситуации, когда предприятие, направившее сотрудника в поездку, возмещает эти затраты отдельно, такие издержки невозможно включить в объем налогооблагаемой прибыли, и с этих расходов следует выплатить страховые взносы и налог на доход физических лиц.

Даже если компания по каким-то причинам решила не выплачивать суточные и лишь возмещает затраты на питание, то последние не уменьшают прибыль и должны быть учтены при расчете сумм страховых взносов и НДФЛ.

Таким образом, оплата питания является обязательной статьей затрат, покрываемых работодателем, и никак не зависит от воли последнего. В данной ситуации руководитель предприятия либо организации решает лишь вопрос о размере таких выплат.

Командировочные расходы (суточные + питание в командировке)


15.7. КАК ОБЛАГАЕТСЯ НДФЛ
ОПЛАТА ПИТАНИЯ КОМАНДИРОВАННОГО РАБОТНИКА
В числе возмещаемых работодателем командировочных расходов оплата питания работника не указана (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках). Вместе с тем перечень таких расходов не ограничен (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Поэтому работодатель вправе компенсировать работнику стоимость питания в командировке, установив порядок такого возмещения в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
По мнению контролирующих органов, оплата питания работника в командировке облагается НДФЛ. Дело в том, что она не упомянута в числе необлагаемых выплат в связи с командировкой в абз. 9, 10 п. 3 ст. 217 НК РФ. Данная позиция чиновников отражена в Письмах Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271.
В судебной практике по вопросу налогообложения оплаты питания командированного работника нет единого мнения.
Так, отдельные суды придерживаются позиции чиновников и считают, что с суммы возмещения расходов на питание работодатель должен удерживать НДФЛ. Такой вывод содержат, в частности, Постановления ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 N А65-27027/2007, от 05.06.2007 N А12-18805/06.
Другие суды приходят к противоположному решению: поскольку работник находился в командировке и выполнял производственное поручение, оплата его питания является компенсацией командировочных расходов и НДФЛ не облагается (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2009 N А05-8942/2008, ФАС Уральского округа от 28.04.2007 N Ф09-3004/07-С2, ФАС Центрального округа от 07.02.2007 N А62-3895/06).
Примечание
Дополнительно о практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.
Таким образом, если при возмещении командированному работнику стоимости питания вы не удержите НДФЛ, то существует риск конфликта с налоговыми органами и доначисления налога. Отстаивать свою позицию вам придется в суде.
СИТУАЦИЯ: Как облагается НДФЛ оплата питания работника в командировке, если такие расходы работодатель возмещает за счет суточных
Иногда на практике работодатели возмещают работникам расходы на питание в командировке в составе суточных либо вместо суточных оплачивают стоимость питания.
Например, в организации «Дельта» утверждено положение о командировках по территории РФ. В нем предусмотрено, что командированным работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. в сутки. При этом 25% указанной суммы составляет оплата работнику разового питания в командировке.
Минфин России в Письме от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 проанализировал подобную ситуацию. Финансисты посчитали, что оплату питания следует исключить из возмещаемых работнику расходов и начислить на ее стоимость НДФЛ.
Заметим, что судебная практика не поддерживает позицию контролирующих органов.
Так, судьи ФАС Московского округа в Постановлении от 16.07.2007, 20.07.2007 N КА-А40/6799-07 пришли к выводу, что законодательство не запрещает дифференцировать размер суточных. В связи с этим расходы на питание командированного работника, которые работодатель возмещает за счет суточных, не облагаются НДФЛ.
ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 02.03.2006, 22.02.2006 N Ф03-А80/05-2/5074 сделал аналогичный вывод относительно ситуации, когда командированным работникам предоставлялось бесплатное питание взамен суточных.
Как видно, по данному вопросу у контролирующих органов и арбитражных судов нет единого мнения. В связи с этим во избежание спорных ситуаций рекомендуем не выделять в коллективном договоре или иных локальных актах оплату питания командированному работнику в составе суточных.
СИТУАЦИЯ: Облагается ли НДФЛ возмещение работнику стоимости питания (завтрака) в командировке, если она включена в счет стоимости проживания в гостинице
Нередко по возвращении из командировки работник представляет работодателю документы из гостиницы, согласно которым стоимость проживания включает и питание работника (например, завтраки). При этом о питании в гостиничном счете может быть указано по-разному:
а) питание выделено отдельной строкой с указанием его стоимости;
б) питание упомянуто в счете, но его стоимость отдельно не выделена.
Нужно ли работодателю в таких случаях начислить НДФЛ на стоимость питания?
По мнению Минфина России, оплата питания не является возмещением командировочных расходов по найму жилого помещения. Поэтому если вы компенсируете работнику расходы на питание, то его стоимость, которая выделена в гостиничном счете за проживание, облагается НДФЛ в общем порядке (Письмо Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 (п. 1)).

Если в счете из гостиницы стоимость питания отдельно не указана, то претензии со стороны контролирующих органов также не исключены. Ведь его стоимость вы можете установить, если, например, обратитесь с таким запросом к администрации гостиницы, где проживал работник.
Таким образом, во избежание спорных ситуаций желательно получить от гостиницы документы, в которых указана только стоимость проживания командированного работника, а о его питании не упоминается.

Командировочные расходы в 2016 году

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Командировка является необходимостью почти для всех организаций, при этом работодатель, направляя работника в командировку, обязан выплатить ему командировочные расходы.

Именно поэтому порядок направления в командировку и возмещаемые работнику расходы регулируются не только статьями 166 — 168 ТК РФ, но и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). Но на практике возникает много вопросов в отношении оформления и выплаты командировочных расходов.

Расходы на командировку

Трудовой кодекс в ч. 1 ст. 168 указывает обязательные расходы, которые необходимо возместить работнику в командировке:

  • транспортные расходы работника,
  • расходы на проживание;
  • суточные.

Кроме того, в ТК РФ содержится указание о том, что возмещаются иные расходы, которые работник согласовал с работодателем. Это означает, что фактически перечень командировочных расходов открытый и работодатель вправе определить, какие расходы на служебные командировки можно возмещать.

При этом законодательство не ограничивает максимальные и минимальные пределы командировочных расходов, выплачиваемых коммерческой организацией. Конкретный размер и порядок выплаты таких расходов должны содержаться в коллективном договоре или локальном акте организации. И для командировочных расходов в 2016 году этот принцип сохранился.

Оформление командировки

Если ранее для направления работника в командировку и оплаты командировочных расходов необходимы были командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной работе, то изменения, внесенные в Положение, отменили эти документы. Теперь согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения обязательным является только письменное распоряжение руководителя о направлении в командировку – действует это уже при выплате командировочных расходов в 2015 году. В отношении распоряжения не установлена определённая форма. Это может быть приказ, к примеру по унифицированной форме Т-9. Но рекомендуется указывать место, цель, срок командировки. В случае использования служебного транспорта рекомендуется это указать. Кроме того, в локальном акте могут быть установлены документы, которые необходимо оформлять. И в таком случае для работника будет обязательным именно такой порядок.

Выдача аванса на командировочные расходы

Работодатель не просто возмещает расходы работника, но и обязан выдать аванс до отъезда (п. 10 Положения). Сумма определяется исходя из ориентировочных расходов на проезд и проживание и суточных. Расходы могут быть оплачены работодателем в безналичном порядке, когда транспортная организация или гостиница выставит счет за командировочные расходы, или выданы работнику наличными. Заявление на выдачу аванса может содержать расчет, но смета может составляться и как отдельный документ с расчетом суточных исходя из продолжительности командировки и размера, установленного в организации. Законодательно форма не установлена, и организация самостоятельно определяет, кто составляет документы и как именно подтверждается размер затрат на командировочные расходы.

Аванс на командировочные расходы выдается работнику наличными или переводится на банковскую карту работника.

Суточные

За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные, размер которых законодательством не установлен. Организация самостоятельно устанавливает их в локальном акте. Только в целях налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

  • 700 рублей в день при командировках по России;
  • 2500 рублей в день при командировках за границу.

Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо. Основное — правильно определить размер суточных в зависимости от фактического срока командировки.

Надо отметить, что при расчете командировочных расходов за границей есть особенности – суточные за время нахождения на территории иностранного государства номинируются в валюте иностранного государства и определяются также в локальном акте организации. Но в связи с тем, что при командировке за границу работник пересекает границу РФ, то есть очень часто находится в день въезда и выезда и на территории РФ, и на территории заграничного государства, п. 17 Положения установлено, что суточные в день выезда рассчитываются как за время нахождения за рубежом, а в день въезда – как за время нахождения в РФ. Время пересечения границы определяется по штампам в заграничном паспорте. При оформлении заявления на аванс на командировку за границу надо это учитывать.

Иные расходы

Как выше уже говорили, перечень командировочных расходов открытый, и работодатель может установить в локальном акте расходы, размер, порядок отчетности в отношении типичных для организации расходов. Например, в отношении представительских расходов могут быть установлены лимиты, перечень и формы документов, необходимых для подтверждения командировочных и представительских расходов. Тем более что для признания в составе расходов в целях налогообложения прибыли к представительским расходам всегда было повышенное внимание, и в отношении переговоров в командировках порядок признания и требования к документам аналогичны (Письмо Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759). Минфин России в своих Письмах от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807, от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 приводит примерный перечень документов. Поэтому к заявлению на командировочные расходы может быть предусмотрено приложение, к примеру, сметы и программы представительского мероприятия. И также впоследствии к авансовому отчету должен быть приложен отчет о мероприятии с указанием участников, места проведения, вопросов, которые обсуждались на встрече, и достигнутых результатов.

Отражение в учете

В связи с тем, что командировка – это всегда поездка в производственных целях, то и списываются расходы на командировку проводкой на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91) или же на счета формирования первоначальной стоимости приобретенного имущества (08, 10, 15) в зависимости от цели командировки.

Выдача денежных средств может производиться как из кассы (счет 50), так и перечислением на банковскую карту работника (счет 51).

Командировочные расходы

Командировочные расходы — расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.

Командировочные расходы — это расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Командировочные расходы определены в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ). Так, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (регулирует налог на прибыль организаций) указывает, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся:

«расходы на командировки, в частности на:

— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

— суточные или полевое довольствие;

— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;»

Дата признания командировочных расходов

Расходы на командировки признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пример

Работник находился в командировке в марте. Авансовый отчет работник представил в апреле и в этом же месяце авансовый отчет был утвержден руководителем. В авансовом отчете работник отразил счет за гостиницу за март.

Командировочные расходы, в том числе и расходы на гостиницу за март, отражаются в апреле — на дату утверждения авансового отчета.

Суточные

Суточные — это компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время командировки.

Работодатели негосударственного сектора сами определяют сумму суточных и утверждают ее коллективным договором или локальным нормативным актом.

По налогу на прибыль, сумма суточных признается расходом без ограничения, исходя из размера, установленного работодателем (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

По НДФЛ же сумма суточных ограничена нормативом, который установлен п. 3 ст. 217 НК РФ — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок. То есть, выплата суточных сверх установленного норматива облагается НДФЛ, а иные командировочные расходы не облагаются налогом.

Суточные облагаются страховыми взносыми (как и по НДФЛ) только если размер суточных превышает установленный норматив — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок (п. 2 ст. 422 НК РФ). Это правило введено с 2017 года. До этого, суточные не облагались страховыми взносами полностью (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Иные возмещаемые (и подтвержденные документально) работнику командировочные расходы (например, транспортные расходы, расходы на такси и т.д.) не облагаются страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Пример

Работник находился в командировке в городе Самара в связи с приобретением компанией станка. Организация установила суточные в размере 1000 рублей за каждый день командировки. Работник находился в командировке 5 дней.

По налогу на прибыль организация признает суточные в размере 5 000 рублей.

1500 рублей дохода работника облагается налогом на доходы физических лиц (1000 — 700) * 5.

1500 рублей дохода работника облагается страховыми взносами.

Дата получения дохода работником по НДФЛ

Если работник получает суточные сверх установленного норматива (700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок), то сумма суточных превышающая норматив, облагается НДФЛ. Облагаемый доход у работника может возникнуть в в иных случаях. Например, если работник не возвращает часть полученных в подотчет средств, без подтверждающих документов.

Доход работника, определяется на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Это предусмотрено пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Пример

Работник получил аванс 11 марта. По возвращении из командировки, работник представил авансовый отчет 10 апреля, который был утвержден руководителем 15 апреля.

Доход работника, облагаемый НДФЛ, возникает на 30 апреля и удерживается при ближайшей выплате (например, при выплате заработной платы).

Документальное оформление командировок

До 2015 года командировки оформлялись командировочными удостоверениями, служебным заданием и отчетом о его выполнении.

С 8 января 2015 г. изменениями в Положение о командировках (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) было исключено требование об оформлении командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении.

Поэтому, в настоящее время, командировочные расходы могут подтверждаться документами:

— подтверждающие решение о направлении в командировку (например, приказ о направлении в командировку, в котором может быть указано и цель, задание для работника)

— первичные документы, подтверждающие расходы (билеты, чеки, счета гостиниц и т.д.)

— отчет о выполненном задании в произвольной форме

06.01.2020

Дополнительно

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Суточные — компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время командировки.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

Какими документами подтверждаются коммандировочные расходы?

Как подтвердить дату начала и окончания командировки?

Словари:

Словарь

Налоговый словарь

Словарь бухучета

Юридический словарь

Словарь инвестора

Командировка на один день: как оплачивается

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение об особенностях).

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

  • насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
  • достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
  • позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
  • сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *