Командировочные расходы на личном транспорте

  • автор:

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Приказ на командировку
Путевой лист
Служебная записка
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.

Приказ на командировку

Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Скачать образец приказа на командировку

Путевой лист

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Скачать образец путевого листа

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

Скачать образец служебной записки

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

После этого работодатель издает:

  • приказ о выплате компенсации;
  • соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.

Важные детали:

  • Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  • Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Вид договора

Страховые взносы

НДФЛ

Аренда транспортного средства без экипажа

не начисляются

удерживается

Аренда транспортного средства с экипажем

начисляются на стоимость услуг по управлению автомобилем

удерживается

Елена Галичевская, редактор-эксперт

Сегодня многие компании отправляют своих сотрудников для выполнения производственных задач в другой город или страну. Однако бывают случаи, когда работник отказывается ехать в служебную командировку. Что делать в этой ситуации, какими нормами следует руководствоваться, чтобы избежать негативных последствий как для работодателя (в виде штрафных санкций от контролирующих органов), так и для работника?

Прежде всего давайте разберемся, что же подпадает под понятие «служебная командировка». Согласно законодательству, поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы называется служебной командировкой.

На сегодняшний день нормативного документа, регулирующего служебные командировки в предприятиях с частной формой собственности, нет. Положения Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу № 59 (далее — Инструкция) распространяются только на предприятия, финансируемые за счет бюджетных средств.

Таким образом, для предприятий с негосударственной формой собственности нормы Инструкции можно применять, если прописать их в коллективном договоре или использовать как нормативную базу для создания отдельного Положения о командировках на предприятии.

Вместе с тем собственник или уполномоченный им орган не имеет права требовать от работника поездки в командировку для выполнения задания, которое не связано с его трудовыми обязанностями (ст. 31 Кодекса законов о труде Украины, далее — КЗоТ). В таких случаях направление в командировку допускается лишь с согласия сотрудника.

Стоит отметить, что есть категория работников, которых можно отправлять в командировку только с их согласия. Это касается женщин, имеющих детей от трех до четырнадцати лет или детей-инвалидов (ст. 177 КЗоТ). Запрещено направлять в командировки беременных женщин (при наличии справки из медицинского учреждения) и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ст. 176 КЗоТ). Кроме того, эти социальные гарантии распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), а также на опекунов (попечителей), приемных родителей.

Несмотря на наличие утвержденных на предприятии нормативных документов по служебным командировкам, бывают ситуации, когда работник отказывается ехать в командировку. Учитывая требования ст. 21 КЗоТ, работник обязан выполнять работу, определенную трудовым соглашением, подчиняясь внутренней трудовой дисциплине. Таким образом, одной из обязанностей для сотрудника является выполнение распоряжений руководителя и решение служебных задач, обусловленных положениями его трудового договора, то есть работодатель имеет право направлять работника в командировки.

Если работник все же отказался ехать в командировку, он должен указать причину отказа. В этом случае право работодателя — решать, является ли эта причина уважительной.

В настоящее время законодательством четко не установлено, в какой форме необходимо зафиксировать отказ работника от командировки. Лучший вариант оформления — это письменное заявление сотрудника с указанием причин отказа от служебной командировки.

Уважительной причиной, в частности, может быть болезнь работника, документально подтвержденная листком нетрудоспособности.

Что касается личных причин для отказа работника поехать в командировку (день рождения, семейные обстоятельства), то законных оснований для отмены служебной командировки в этом случае нет. Соответственно, решение о возможности пребывания в командировке также принимает работодатель.

Какие меры воздействия может применить работодатель в случае необоснованного отказа работника от командировки?

Если у работника нет уважительных причин игнорировать командировку, однако он отказывается ехать, это можно трактовать как неисполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. В этом случае работодатель может применить дисциплинарное взыскание, предусмотренное статьей 147 КЗоТ. Вид дисциплинарного взыскания зависит от того, насколько существенны негативные последствия отказа работника от командировки. Если работник после применения к нему взыскания за необоснованный отказ выехать в командировку продолжает отказываться ехать, то на него может быть наложено взыскание во второй раз — в виде увольнения по п. 3 ст. 40 КЗоТ. В указанной ситуации совершение такого проступка должно быть документально зафиксировано (например, докладной запиской непосредственного руководителя и письменным заявлением работника с указанием причин отказа от командировки).

Для того чтобы иметь законные основания для отправки работника в служебную командировку, собственник или уполномоченный им орган обязан при заключении трудового договора разъяснить под расписку работнику все его права и обязанности.

Также во избежание многих недоразумений между работодателем и командированными работниками целесообразно утвердить на предприятии Положение о командировках. Это значительно упростит процедуру оформления приказов о командировках — не нужно будет каждый раз описывать порядок направления работников в командировки, определение сроков, возмещения и отчетов по результатам командировки. В тексте приказа достаточно будет сделать ссылки на нормы Положения.

Поскольку служебная командировка связана с выполнением трудовых обязанностей работников, режимом и условиями труда, оплатой, необходимо письменно ознакомить с условиями такого Положения всех работников, которые могут быть направлены в служебные командировки.

Положение о командировках может быть утверждено как самостоятельный внутренний документ, а может быть и частью коллективного договора. Если Положение является отдельным документом, оно утверждается и вводится в действие на основании приказа.

Следовательно, требования работодателя по командировкам будут правомерными при условии соблюдения вышеприведенных рекомендаций. Соответственно, квалифицировать отказ от командировок как нарушение трудовой дисциплины можно только в том случае, когда работник без уважительных причин отказывается ехать в командировку для выполнения заданий, обусловленных трудовым соглашением и нормами внутреннего трудового распорядка.

Вас може зацікавити

У посібнику описано, які бувають відрядження, чим вони відрізняються від тимчасового переведення на іншу роботу. Подається порядок оформлення службового відрядження в межах України та за кордон. Порушуються питання оплати праці працівника, направленого у відрядження.

Светлана Монтрезор

Коммерческая деятельность любой компании, как правило, предусматривает постоянное расширение рынка сбыта своих товаров и услуг, поэтому у сотрудников часто возникает необходимость в служебных командировках. Однако, не каждому человеку нравится жить вне своего дома, работать в чужом городе. В таком случае, необходимо знать, можно ли отказаться от командировки без тяжелых для себя последствий.

Определение по закону

В трудовом кодексе в ст. 166 можно узнать, что служебная командировка – это выезд сотрудника на другое место работы для выполнения своих трудовых функций, оговоренных в ТД. Выполняется она по письменному приказу руководителя организации. Необоснованный отказ от командировки ТК РФ рассматривает как прямое невыполнение рабочих функций, а это значит (ст. ст. 192, 193) – нарушение трудовой дисциплины, которое может повлечь за собой увольнение.

Согласно Положению «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 работодатель вправе направлять сотрудников компании выполнять свою работу в других регионах России и за рубежом. Рассмотрим, когда подчиненный имеет право отказаться от командировки.

Необходимо знать, что этот вопрос относится только к тем, кто работает на основании заключенного трудового договора. При наличии только контракта на выполнение определенных услуг, не предусматривающих поездки в другие места, или всего лишь устной договоренности можно смело делать отказ от командировки.

Если в ТД указано, что подчиненный не должен выполнять выездную работу, то это служит основанием для отказа от поездки и не может повлечь за собой никакого дисциплинарного взыскания. Когда в ТД ничего не сказано о командировках, выполнение трудовых обязанностей вне основного места работы входит в обязанности сотрудника, и он может отказаться лишь тогда, когда это предусмотрено законом.

Правомочность отказа по законодательству

Существует категория работников, которые в данном вопросе имеют социальные гарантии. Руководитель не имеет права посылать в командировку:

  • беременных женщин;
  • работающих по ученическому договору;
  • несовершеннолетних лиц;
  • инвалидов.

Запрещено направлять в командировки лиц, которые не могут ее предпринять согласно медицинскому заключению. Например, состояние здоровья не позволяет находиться в условиях, которые предоставляет выездная работа. Или сотрудник не может совершать перелет на самолете, делать длительные поездки. Это оговорено в ст.72.1.

Кроме этого списка есть перечень сотрудников, которые имеют законное право не поехать в командировку и для того, чтобы их туда отправить работодатель должен в письменной форме ознакомить их с правом отказаться и получить от них письменное согласие на выезд к другому месту работы. Это:

  • женщины с детьми до трех лет;
  • опекуны несовершеннолетних детей;
  • родители-одиночки с детьми до пяти лет;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • те, кто согласно медицинскому заключению осуществляет уход за больными родственниками.

Также согласие требуется от любого сотрудника, если командировка приходится на выходной день (ст.113 ТК РФ).

Возможные варианты отказа от командировки

Так как командировка – это та же работа, то отменить ее можно по тем же основаниям, что и работу:

  • по болезни,
  • из-за несчастного случая,
  • по семейным обстоятельствам.

И для этого, как и для работы, необходимо документальное подтверждение. Например, болезнь должна быть подтверждена больничным листом, прорвавшаяся в доме труба – соответствующим актом из жилищного управления, а свадьба, приходящаяся на день командировки – документом из ЗАГСа (согласно ст.128 ТК для личной свадьбы полагается от 1 до 5 дней отпуска).

Как отказаться от командировки, если ехать не хочется так сильно, что даже допускается возможность испортить отношения с начальством? Остается поиск формальных причин:

  • в случае неполного оформления бухгалтерией всех необходимых документов для выезда, а также неполучением достаточных денежных средств, можно смело отказаться от командировки;
  • можно попробовать использовать тот шанс, что служебное задание, выданное для командировки, не совпадет с теми функциями, которые описаны в трудовом договоре.

В случаях, не рассмотренных законом, но при наличии веских причин, остается уповать на понимание руководителя и принятие этих оснований. Если он не примет предоставленные причины за веские, то вправе невыезд в командировку посчитать за невыход на работу, то есть прогул, который относится к грубым нарушениям, что согласно п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК является основанием для увольнения.

Знать свои права и обязанности нужно любому цивилизованному человеку. Однако, как показывает практика, лучший вариант – найти компромиссное решение, чтобы не усложнять жизнь себе и руководству, так как судебные дела стоят много материальных и психических затрат.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *