Классификация учетных регистров

  • автор:

Хронологическая и систематическая запись В статье рассмотрены понятия хронологическая и систематическая запись. Рассмотрено чем они отличаются и как друг с другом связаны.

Для осуществления контроля за полнотой отражения хозяйственных операций и обеспечением сохранности сведений о них, бухгалтерские проводки регистрируются в журналах в порядке их совершения. Отражение хозяйственных операций в порядке времени их совершения или в порядке поступления документов в бухгалтерию называется хронологической записью. Ее цель — последовательная регистрация экономически разнородных хозяйственных операций. В учетной практике журналы для регистрации бухгалтерских записей стали называть регистрационными.

В журнале регистрации подводится итог и определяется сумма по всем документам. После записи в журнале производится группировка операций по экономически однородным признакам. Такая группировка в бухгалтерском учете осуществляется при помощи счетов. Записи на счетах делаются по определенной системе. Поэтому отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, соответствующих экономическому содержанию данных операций, называется систематической записью.

Между итогами хронологических и систематических записей на счетах существует определенная зависимость. Она заключается в том, что итог хронологических записей в журнале должен равняться итогам оборотов по дебету или кредиту всех счетов. Хронологические и систематические записи могут вестись одновременно в одном общем комбинированном регистре.

Широкое распространение получило совмещение хронологических и систематических записей в бухгалтерском учете на малых предприятиях, где совершается небольшое количество хозяйственных операций за отчетный период.

Понятие учетных регистров в бухгалтерском учете

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.

По назначению учетные регистры можно разделить на хронологические, систематические и комбинированные синхронистические. К хронологическим относятся регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.). В систематических регистрах запись выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов. Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров. Если водном регистре выполнять как хронологическую, так и систематическую запись, то такой регистр будет комбинированным (синхронистическим). Самый типичный пример такого регистра — «Журнал-Главная».

По обобщению данных регистры делятся на интегрированные и дифференцированные. Каждый регистр может рассматриваться индуктивно — от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно — от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором — их дифференциация.

По внешнему виду все учетные регистры имеют форму книги, карточки, свободного листа или машинного носителя.

Книга — разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободным листом называется таблица, помещенная на бланке, подлежащем брошюровке. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками. Свободные листы — это те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов).

Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В связи с этим вводится новая графа «Остаток», в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни, таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих. В частности, в тех случаях, когда один факт отражается комплексными суммами, т.е. фиксируется, например оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Содержание регистров бухгалтерского учета согласно этому же Закону является коммерческой тайной, а лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Виды учетных регистров в бухгалтерском учете

Поэтому далее остановимся лишь на характеристике такого элемента, как выбор формы бухгалтерского учета как совокупности используемых носителей информации (учетных регистров) и адекватною отражения в них учетного процесса.

Для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, и отражения на счетах бухгалтерского учета ФХЖ используются регистры бухгалтерского учета.

Учетные регистры — это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.

Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид. содержание и характер записей.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.

Бухгалтерские книги

Бухгалтерские книги — это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.

Карточки

Карточки — это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.

В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целыо обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.

Свободные листы

Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.

Машинные носители

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров — ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров (так называемое правило Мендеса):

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Но содержанию (степени детализации учетных записей) учетные регистры подразделяют на синтетические, аналитические и комплексные.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Гчавная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журналыю-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака «. Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-пози- ционным и шахматным способами.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

Учетные регистры применяются для систематизации, накопления и отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в зависимости от степени автоматизации могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).

По внешнему виду учетные регистры могут иметь форму книг, карточек, свободных листов, машинных носителей (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя — ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. Как пример применения учетных регистров в виде книг можно привести Главную книгу — регистр синтетического учета, книгу остатков материалов на складах — регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально ответственные лица — картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы — учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений но отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

По характеру регистрации записей учетные регистры классифицируются на хронологические (регистрационный журнал), систематические (главная книга), комбинированные (журналы-ордера).

Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах в хронологическом порядке — это регистрация в порядке их совершения по датам. Для хронологической записи предназначен регистрационный журнал, который применяется при мемориально-ордерной форме учета. В этом журнале регистрируются все мемориальные ордера в порядке их номеров. Итог записей по регистрационному журналу за месяц должен равняться итогу дебетовых, а также итогу кредитовых оборотов по всем счетам за этот же месяц.

Систематическая регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах — это запись операций по определенной системе на счетах бухгалтерского учета. При этом происходит необходимая группировка хозяйственных операций по определенным экономическим признакам. Примером может служить запись в главной книге.

При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается использование хронологических и систематических записей.

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть синтетическими (главная книга, журналы-ордера) и аналитическими (карточки аналитического учета).

По форме учетные регистры могут быть:

  • двусторонними — запись хозяйственной операции отражается по дебету и’ кредиту соответствующих счетов;
  • односторонними — хозяйственная операция может быть отражена либо по дебету счета, либо по кредиту счета;
  • линейными — запись хозяйственной операции по дебету и кредиту счета отражается на одной строке. В качестве примера можно привести запись в книге «Журнал — главная». В этой книге каждый мемориальный ордер записывают одной строкой, в которой показывают сумму по ордеру и сумму по дебету и кредиту соответствующих счетов. Линейная запись является менее совершенной по сравнению с шахматной записью;
  • шахматными — запись хозяйственной операции, при которой сумма, записанная один раз, будет отражена по дебету и кредиту соответствующих счетов. Это достигается путем построения учетных регистров по шахматному принципу. Шахматная запись широко применяется при журнально-ордерной форме учета. Она сокращает количество записей и дает возможность видеть оба корреспондентских счета по данной хозяйственной операции. В этом отношении шахматная запись имеет преимущества перед линейной записью.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

Назначение регистров

Регистром называют последовательностное устройство, выполненное на триггерах того или иного типа. Его основной функцией является хранение данных (информации) в виде N-разрядного двоичного кода. Двоичный код фиксируется на N триггерах. Занесение новых данных в регистр называется операцией записи (записью), вывод данных из регистра – операцией считывания (считыванием). Обмен информацией между регистром и внешними устройствами может происходить в последовательном и (или) параллельном кодах.

Классификация регистров

По способу записи/считывания данных различают: последовательные, параллельные и комбинированные регистры.

По функциональному признаку регистры разделяют на две большие группы:

  • • регистры хранения, выполняющие только одну – основную функцию;
  • • регистры сдвига, выполняющие, помимо хранения, сдвиг информации вдоль регистра. Среди регистров последней группы выделяют реверсивные регистры, позволяющие сдвигать информацию в обе стороны.

Рассмотрим особенности основных типов регистров, иллюстрируя принципы их построения и работы для N= 4.

Последовательные регистры

В регистрах этого типа запись и считывание выполняются в последовательном коде. В процессе записи данные заносятся в триггеры последовательно во времени бит за битом, при считывании также бит за битом выводятся из регистра. Последовательные регистры имеют один информационный вход X и один выход Y, вход С записи/считывания, вход R начальной установки триггеров регистра в нулевое состояние (сброса). При записи и считывании осуществляются перемещение (сдвиг) информации вдоль регистра. Поэтому последовательные регистры также называют сдвигающими.

Схема 4-разрядного регистра, построенного на D-триггерах с асинхронными /?5-входами, приведена на рис. 3.27, а.

В приведенной схеме RS-входы задействованы для сброса регистра путем подачи на каждый триггер сигналов R = 0, 5 1. =

• сброс регистра производится сигналом R = 0, при этом состояние тактового С и информационного X входов

Рис. 3.27. Схема последовательного регистра (а) и состояния входных данных, триггеров регистра и выходных данных в режимах записи/считывания (б)

может быть любым (Ф = 0 или 1). На выходах всех триггеров устанавливается нулевой сигнал (¾ = Q, = 0);

Таблица 3.10

Входы

Выходы триггеров

Режим

С

Ф

Ф

Сброс

Хранение

Запись-сдвиг-

считывание

  • • при R = 1, С= 0 регистр находится в режиме хранения, в котором на выходах триггеров сохраняются сигналы Q^_1, поступившие на предыдущем такте. Состояние информационного входа X может быть любым. Подлежащий записи входной сигнал Хк следует устанавливать в этом режиме, так как состояние входов триггеров Т0 – TN_ t не влияет на их выходы;
  • • при R = 1, Ск = 1 установленный ранее входной сигнал .X*-1 появится на выходе (¾ триггера Г0. На выходе Q,, триггера Тп появится сигнал Qkn~_ с выхода триггера Тп_,, который был записан на (к – 1)-м такте. Таким образом, при Ск = 1 можно одновременно записывать, сдвигать и считывать информацию.

Работа последовательного регистра в режиме записи/ считывания показана на рис. 3.27, б. В исходном состоянии в регистре хранился код 1001. За четыре такта в регистр записан код 1010, а код 1001 выведен из регистра.

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 9 марта 2017 г.

Формирование документированной систематизированной информации об учетных объектах и составление на основе такой информации отчетности — это и есть бухгалтерский учет (ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Составлению отчетности предшествует этап сбора, регистрации и обобщения учетной информации. Запись информации в системе бухгалтерского учета обо всех свершившихся фактах хозяйственной деятельности носит систематический и хронологический характер. Подробнее о них расскажем в нашей консультации.

В основе учета – запись хронологическая

Хронологическая запись в бухгалтерском учете – это отражение фактов хозяйственной жизни по мере их совершения. Ведь именно в такой последовательности составляются первичные учетные документы, являющиеся основанием для ведения бухгалтерского учета.

Принцип хронологической записи наглядно демонстрируется в хронологическом регистре бухгалтерского учета – журнале регистрации хозяйственных операций.

Типовая форма этого регистра для хронологической записи имеет следующий вид:

Дата Операция Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.

Систематизация данных в учете

Наличие хронологической или систематической группировки объектов бухгалтерского учета – обязательное требование к содержанию бухгалтерского регистра (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Систематическая запись в бухгалтерском учете – это регистрация и обобщение данных, сгруппированных по однородным счетам бухгалтерского учета.

Примером систематической записи является оборотно-сальдовая ведомость, в которой дебетовые и кредитовые обороты по каждому счету показываются за отчетный период, т. е. свернуто, а не по каждой отдельной хозяйственной операции:

Счет Сальдо на начало периода Обороты за период Сальдо на конец периода
Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит
01
99
Итого

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *