Классификация документов делопроизводство

  • автор:

Содержание

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Утверждены
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 15 июня 2009 г. № 477

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356)

    I. Общие положения

  1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

  2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

  3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

    II. Термины и определения
    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

    «делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

    «документ» – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

    «документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

    «реквизит документа» – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;

    «копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

    «регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «номенклатура дел» – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «дело» – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

    «служба делопроизводства» – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «электронная копия документа» – копия документа, созданная в электронной форме;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    абзац утратил силу. – Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356;

    «система электронного документооборота» – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «электронный документооборот» – документооборот с применением информационной системы.

    (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751)

    Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

    (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751)

    III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

  5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

  6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

    При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

  8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.

    (п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

    а) Государственный герб Российской Федерации;

    б) наименование федерального органа исполнительной власти;

    в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

    г) наименование должности;

    д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

    е) наименование вида документа;

    ж) дата документа;

    з) регистрационный номер документа;

    и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

    к) место составления (издания) документа;

    л) гриф ограничения доступа к документу;

    м) адресат;

    н) гриф утверждения документа;

    о) указания по исполнению документа (резолюция);

    п) заголовок к тексту;

    р) текст документа;

    с) отметка о контроле;

    т) отметка о приложении;

    у) подпись;

    ф) отметка об электронной подписи;

    х) гриф согласования документа;

    ц) виза;

    ч) печать;

    ш) отметка о заверении копии;

    щ) отметка об исполнителе;

    э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    ю) отметка о поступлении документа;

    я) ссылка на документ.

    (п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

  11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

    IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

  12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

    а) поступающая документация (входящая);

    б) отправляемая документация (исходящая);

    в) внутренняя документация.

  13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

  14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

  15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

  16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

    (п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  17. Утратил силу. – Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356.

  18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

    Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

    (п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

    При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

    (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

    (п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

  22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

  23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

  24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

  25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

    V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

  26. Федеральный орган исполнительной власти:

    а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

    б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

    в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

    (пп. «в» введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

  28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

    а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

    б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

    в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

    г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

  29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

  30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

  31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

  32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

    Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

  33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

  34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

    (п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

    Примечание.
    По вопросам, касающимся составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения, см. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

  36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

    VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти
    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

  38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

    В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

  39. Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

    Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

  40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

  41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

  42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

  43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

  44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

  45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

  46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

  47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

    В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

  48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

  49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Приложение
к Правилам делопроизводства
в федеральных органах
исполнительной власти

Перечень обязательных сведений о документах,
используемых в целях учета и поиска документов
в системах электронного документооборота
федеральных органов исполнительной власти

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  1. Адресант (автор)

  2. Адресат

  3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

  4. Наименование вида документа

  5. Дата документа

  6. Регистрационный номер документа

  7. Дата поступления документа

  8. Регистрационный номер входящего документа

  9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

  10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

  11. Индекс дела по номенклатуре дел

  12. Сведения о переадресации документа

  13. Количество листов основного документа

  14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

  15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

  16. Отметка о контроле

  17. Гриф ограничения доступа

  18. Сведения об электронной подписи

  19. Проверка электронной подписи

  20. Подразделение – ответственный исполнитель документа

  21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429), в следующей редакции:

«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.».

3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N3 1, ст. 3233), в следующей редакции:

«2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.».

4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Председатель Правительства Российской Федерации

В. Путин

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

II. Основные понятия

4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

«документирование» — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

«документ» — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

«документооборот» — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«реквизит документа» — обязательный элемент оформления документа;

«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;

«копия документа» — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

«номенклатура дел» — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

«дело» — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

«служба делопроизводства» — структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее и 20 мм — нижнее.

8. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых — в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти.

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

20. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу дело производства для регистрации и отправки.

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформ ления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Приложение

Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование текста

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

Классификация личных дел ©

Как классифицировать личные дела при их большом количестве

Каждый день человек выполняет множество дел (в среднем 20-30). Подобное количество дел достаточно сложно анализировать и принимать решения о необходимости их выполнения. Поэтому для повышения личной эффективности, нужно классифицировать личные дела.

Первое что нужно для этого сделать — записывать все выполняемые дела на внешний физический носитель (блокнот, диктофон, КПК…)

Затем нужно проанализировать полученные списки и сформировать классификацию личных дел. Составьте список групп дел, например, работа, отдых, кино…

Каждое выполненное дело нужно отнести к какой-либо группе. Например, в таблице со списком дел поставить метку:

Затем нужно сформировать сводную таблицу по группам:

Для наглядности полученные значения лучше визуализировать, например, построить график:

Определите среднее значение этих показателей за неделю, месяц… Полученные значения покажут Вашу личную эффективность — чем больше доля дел в полезных группах, тем выше эффективность.

Старайтесь тратить больше времени на полезные дела и меньше на вредные.

ХОТИТЕ УЗНАТЬ ОБ ЭТОМ ЕЩЕ БОЛЬШЕ?

Тогда прочитайте книгу

«СОДиС — Система Организации Дел и Самореализации» ©

Практическое руководство по наведению порядка в жизни и успешной самореализации при поддержке онлайн-органайзера «Личные цели». Более 120 методов, техник и стратегий организации дел, планирования и достижения личных целей.

Научитесь делать первый шаг к достижению успеха
с помощью тренинга
Тренинг уверенности в себе
Научитесь находить легкие пути к достижению целей
с помощью тренинга
Развитие воображения

Автоматизируйте процессы формализации и анализа дел
с помощью сервиса
Личное время — Хронометраж онлайн

История делопроизводства. Делопроизводство и документоведение

История делопроизводства

ИСТОРИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ВЫПОЛНИЛА РАБОТУ
СТУДЕНТКА ГРУППЫ
ДО-216
МАКАРОВА ТАТЬЯНА

Документ- латинское слово, которое переводится как «поучительный
пример», «свидетельство».
Документы, сохранившиеся с древнейших времен, свидетельствуют
о документировании отдельных сторон жизнедеятельности
отдельных людей и государств.
В них фиксировались договорные отношения с иностранными
государствами, закреплялись права на владения, например в
жалованных, вкладных грамотах.

Основные понятия ДОУ

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОУ
Документ это материальный
объект, с
закрепленной на нем
информацией для
передачи ее во
времени и в
пространстве.
Делопроизводство это деятельность,
обеспечивающая
документирование и
организацию работы
с официальными
документами.

История Делопроизводства

ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Делопроизводство в Древнерусском государстве X – XV вв.
Приказное делопроизводство XV — XVII вв.
Коллежское делопроизводство XVIII — XIX вв.
Министерское делопроизводство XIX — начала XX вв.
Делопроизводство в 1917-1990 гг.
В Новгороде в 1950-е гг. найдены берестяные грамоты, изучение
которых показало, что документ использовался как средство
общения для передачи информации, т.е как переписка не только
между представителями власти и управления. Но и между частными
лицами.

Делопроизводство в Древнерусском государстве:

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В
ДРЕВНЕРУССКОМ
ГОСУДАРСТВЕ:
Договоры с Византией 911
и 945 гг. Первые
свидетельства о
существовании в
Древнерусском государстве
культуры написания
документов.
В период 978-1015 гг.
создаются жалованные и
вкладные грамоты,
завещания, в основном
документируются
правовые отношения.

Основные документы Древнерусского государства

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДРЕВНЕРУССКОГО
ГОСУДАРСТВА
жалованные, вкладные, уставные, отпускные, купчие
грамоты;
заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег;
житийные записи — при срочном найме работников;
полные грамоты — при продаже в рабство.

Жалоба прогнанной мужем жены

ЖАЛОБА ПРОГНАННОЙ
МУЖЕМ ЖЕНЫ

9. Дело о покупке краденой рабыни

ДЕЛО О ПОКУПКЕ КРАДЕНОЙ РАБЫНИ

10. Документ об отдаче вещей на хранение

ДОКУМЕНТ ОБ ОТДАЧЕ ВЕЩЕЙ НА
ХРАНЕНИЕ

11. Документ о расчете по бессудной грамоте

ДОКУМЕНТ О РАСЧЕТЕ ПО БЕССУДНОЙ
ГРАМОТЕ
В период существования Древнерусского государства (Х-ХI вв.) и
период феодальной раздробленности (ХI-XIV вв.) идет процесс
накопления опыта в области документирования:
вырабатываются отдельные приемы создания, оформления,
удостоверения документов.
Появляются дьяки- лица, владеющие приемами работы с
документами.

13. Система органов государственного управления

СИСТЕМА ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО
УПРАВЛЕНИЯ

14. Структура Приказов

СТРУКТУРА ПРИКАЗОВ

15. Столбец

СТОЛБЕЦ

16. Челобитная грамота, 1672 год

ЧЕЛОБИТНАЯ ГРАМОТА, 1672 ГОД

17. Приказное делопроизводство XV-XVII вв. Формы документации:

ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО XV-XVII ВВ.
ФОРМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ:
Столбец — свиток из подклеенных друг к другу узких
листов бумаги;
Грамоты — это царские указы, посылаемые из
приказов на места — боярам, воеводам, приказным
людям;
Памяти – имели хождение между приказами и затем
переправлялись в нижестоящие инстанции;
Отписки – направлялись из местных учреждений, от
воевод в приказы;
Челобитные – письменное обращение частных лиц в
государственные учреждения.

18. Система коллежского делопроизводства:

СИСТЕМА КОЛЛЕЖСКОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА:
1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу
1700 г. Петр I издает указы об отмене столбцовой формы документа и
всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной).
28 февраля 1720 г. утвержден «Генеральный регламент», ввел систему
делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию
учреждений нового типа – коллегий.

19. Указная грамота царей Иоанна Алексеевича и Петра Алексеевича

УКАЗНАЯ ГРАМОТА ЦАРЕЙ ИОАННА АЛЕКСЕЕВИЧА И ПЕТРА
АЛЕКСЕЕВИЧА

20. Новая система документации:

НОВАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ:
ЗАМЕНА
Приговоры, указные грамоты, наказы
указами, регламентами, инструкциями, резолюциями;
Челобитные – прошениями;
Памяти и отписки – предложениями, сообщениями,
рапортами, доношениями.
НОВОВВЕДЕНИЯ
Финансовая — термины «дебет», «кредит», «баланс»,
«бухгалтер»;
Военная – реляции, предписания, диспозиции;
Договорная международная – ноты, меморандумы,
депеши;
Судебная – допросы, показания, приговоры;
Статистическая – подушные переписи («ревизские
сказки»), губернские сводки

21. 4 этап – министерское делопроизводство (XVIII в.)

4 ЭТАП – МИНИСТЕРСКОЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (XVIII В.)
С начала XIX века в России вводится министерское
делопроизводство вместо коллегий.
8 сентября 1802 года манифестом Александра I, было
учреждено 8 министерств:
Военно-сухопутных сил
Военно-спортивных сил
Иностранных дел
Внутренних дел
Коммерции
Финансов
Народного просвещения и Юстиции
Каждое министерство имело канцелярию и совет.

22. Классификация дел, поступающих в министерства:

КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛ, ПОСТУПАЮЩИХ В
МИНИСТЕРСТВА:
текущие дела (на общих основаниях в соответствии с
установленным порядком) — донесения, ведомости,
представления, переписка и др.;
чрезвычайные дела — для их решения требовалось принятие
новых постановлений, или дела по обнаруженным
злоупотреблениям;
срочные – «не терпящие времени».
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СОВЕТСКУЮ ЭПОХУ ОХВАТЫВАЕТ БОЛЕЕ 80 ЛЕТ – 1917-1991
ГГ. И ВКЛЮЧАЕТ ТАК ЖЕ В СЕБЯ БОЛЬШОЕ КОЛИЧЕСТВО РАЗЛИЧНЫХ ПЕРИОД ОВ.

В НАЧАЛЕ ХХ ВЕКА БОЛЬШОЕ ВНИМАНИЕ БЫЛО УДЕЛЕНО ТРУДУ СЕКРЕТАРЕЙ ,
ОСОБЕННО В ОБЛАСТИ ЕГО МЕХАНИЗАЦИИ .
В работе использовались:
23 модели пишущих машинок
8 моделей множительных аппаратов
2 вида диктофонов
большое количество канцелярских принадлежностей
Впервые стали использоваться :
-телефон
-телеграф
На протяжении всего периода, создавалось
большое количество различных документов,
законов, распоряжений.
В 1931 году был подготовлен проект Общих
правил документации и документооборота.
В 1941 году рассматривались проекты,
касающиеся оргтехники.
В 1966 году был создан Всесоюзный научноисследовательский институт документоведения и
архивного дела.
В 70-е годы были разработаны первые
государственные стандарты в создании и
оформлении документов.

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2009, N 7

Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти

Работа с документами является неотъемлемой частью деятельности любой организации. С целью упорядочения, установления единообразия производства данной работы Правительство РФ Постановлением от 15.06.2009 N 477 утвердило Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее — Правила). Рассмотрим подробно содержание принятого документа.

Порядок оформления документов

Начнем с того, что Правила не распространяются на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Для них применяются правила, установленные в специальных инструкциях.

Порядок работы с остальными документами должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству, которую федеральный орган исполнительной власти разрабатывает на основе рассматриваемых Правил с учетом условий и специфики своей деятельности. Инструкцию утверждает руководитель соответствующего федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (п. 3 Правил). Вместе с тем п. 4 Постановления N 477 указывает, что методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти должны быть утверждены Росархивом до 01.01.2010. Пока такие рекомендации не изданы.

Раздел 2 Правил содержит определения основных используемых понятий.

В разд. 3 подробно указан порядок создания документов. В частности, повторены отдельные положения, содержащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1>. Указано, что документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, должны оформляться:

— на бланках (разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном — посередине листа вдоль верхнего поля. Бланки должны быть утверждены приказом руководителя федерального органа исполнительной власти);

— на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм);

— в виде электронных документов.

<1> Приняты и введены в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Документы, оформляемые на бланках и стандартных листах бумаги, должны иметь поля не менее: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее и 20 мм — нижнее.

Пункт 9 Правил содержит перечень реквизитов создаваемых документов. Конкретный состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. К ним относятся:

— Государственный герб РФ;

— наименование федерального органа исполнительной власти;

— должность лица, подписавшего документ;

— подпись должностного лица;

— вид документа;

— место составления (издания) документа;

— справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

— адресат;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— наименование документа;

— текст документа;

— ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

— отметка о наличии приложений;

— гриф согласования;

— гриф утверждения;

— виза;

— оттиск печати;

— отметка о заверении копии;

— отметка об исполнителе;

— указания по исполнению документа;

— отметка о контроле документа;

— отметка об исполнении документа;

— отметка о конфиденциальности.

В п. 11 Правил установлен порядок согласования документов: в федеральном органе исполнительной власти согласование производится путем визирования документа уполномоченным должностным лицом этого органа. Если же документ, созданный в федеральном органе исполнительной власти, необходимо согласовать с другими органами государственной власти и организациями, оформляются гриф (лист) согласования, протокол или письмо о согласовании.

Организация документооборота

Подробно порядок организации документооборота указан в разд. 4 Правил. Документооборот включает в себя следующие потоки документации:

1) поступающая (входящая);

2) отправляемая (исходящая);

3) внутренняя.

Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

В отношении документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти, проводятся:

1) первичная обработка — включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также их распределение на регистрируемые и не подлежащие регистрации;

2) регистрация — осуществляется, как правило, в день поступления документа;

3) рассмотрение (в том числе предварительное) руководителем федерального органа исполнительной власти;

4) передача документов с указанием по исполнению должностным лицам. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа;

5) помещение документов в дела после исполнения.

Внимание! Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти (п. 17 Правил).

Создаваемые в федеральном органе исполнительной власти документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства, где осуществляется проверка правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Регистрация документов производится в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Отправка документов осуществляется в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Внимание! Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства. Кроме того, в обязанности службы делопроизводства входят обобщение и анализ данных о количестве поступающих, создаваемых и отправляемых документов, а также представление этих сведений руководителю федерального органа исполнительной власти (п. п. 23, 24 Правил).

Документальный фонд

Пунктом 26 Правил установлено, что федеральный орган исполнительной власти формирует документальный фонд из документов, образующихся в процессе деятельности. Перечень последних, а также документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения необходимо разработать и утвердить, согласовав с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Непосредственно формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти (п. 27 Правил).

Работа с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти включает в себя следующие стадии:

— составление такой номенклатуры на основе номенклатур дел структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Наименования подразделений являются наименованиями разделов номенклатуры;

— согласование ее с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти, утверждение руководителем этого органа не позднее конца текущего года и введение в действие с 1 января следующего года;

— согласование один раз в пять лет с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда РФ;

— согласование с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти.

Формирование дел осуществляется в соответствии с их номенклатурой с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения (п. 30 Правил).

Все дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования (п. 31 Правил).

Дела могут выдаваться во временное пользование сотрудникам структурных подразделений. Срок пользования определяется руководителем федерального органа исполнительной власти, после истечения этого срока дела подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

В исключительных случаях и с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти возможно изъятие документов из дел постоянного хранения. При этом в деле необходимо оставить копию документа, заверенную в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника (п. 33 Правил).

Передача дел в архив осуществляется в строго установленные сроки. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через три года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке. За основу при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения берется номенклатура дел.

Порядок составления номенклатуры и описи дел, их формирования и оформления, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Работа с электронными документами

В федеральных органах исполнительной власти наряду с обычным осуществляется электронный документооборот. Для подписания электронных документов такого органа используются электронные цифровые подписи, порядок применения которых установлен Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ред. от 08.11.2007).

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении этих документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям данного органа, отправке и хранении вместе с документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

При рассмотрении и согласовании документов в системе электронного документооборота могут применяться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Единицей учета является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел этого органа. При составлении номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде.

После их исполнения электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные дела (документы) подлежат уничтожению.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются следующие обязательные сведения о документах:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование текста.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Е.Л.Новицкая

Эксперт журнала

«Отдел кадров

бюджетного учреждения»

Подписано в печать

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *