Казначейские программы

  • автор:

Содержание

Система казначейства предприятия — основной путь оптимизации финансовых потоков

КАЗНАЧЕЙСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Сегодня многие российские предприятия сталкиваются с нехваткой денежных средств для уплаты налогов, выплаты заработной платы, закупки сырья и материалов. При этом получение кредитов в банках на пополнение оборотных средств связано с высокими рисками их невозвратов. Собственники часто вынуждены за свой счет финансировать бизнес для сохранения платежеспособности предприятия. В такой ситуации будет правильным не искать внешние источники финансирования, а заняться повышением эффективности процессов управления денежными средствами путем внедрения системы казначейства.

Казначейство позволяет управлять платежеспособностью предприятия и финансовым результатом в виде денежных потоков в краткосрочном периоде. В процессе управления:

  • оперативно планируют поступления и выплаты;
  • осуществляют бюджетный контроль заявок на платежи;
  • ранжируют заявки;
  • составляют платежный календарь;
  • проводят план-фактный анализ исполнения бюджета движения денежных средств (БДДС) за месяц.

Чтобы обеспечить эффективную работу системы казначейского управления, необходимо разработать, описать, автоматизировать и внедрить процессы казначейского управления. В ходе разработки определяют участников процесса управления, их функции и роли, а также управленческие действия.

В казначействе важное значение имеет своевременность принятия управленческих решений и осуществления платежей, поэтому важно определить не только последовательность действий, но и сроки их осуществления. Оптимально разработанные процессы управления обеспечивают и во многом определяют эффективность казначейского управления финансовым результатом.

В данной статье рассмотрим вопросы, касающиеся внедрения казначейства на предприятии, расскажем, как разработать процесс оперативного (казначейского) управления денежными средствами. Сделаем это на примере условного промышленного предприятия «Альфа».

РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ПРОЦЕССОВ КАЗНАЧЕЙСКОГО УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

Одна из задач внедрения казначейства на предприятии — повысить эффективность управления денежными средствами в краткосрочном периоде. Под эффективностью в данном случае понимают получение планируемого свободного денежного потока компании при оптимизированных трудозатратах всех участников процесса управления денежными средствами. Для решения этой задачи необходимо разработать, а затем автоматизировать в информационной системе «Казначейство» и внедрить на практике процессы оперативного управления денежными средствами.

Основополагающим является этап разработки. На этом этапе пошагово выполняют следующие действия:

Шаг 1. Определяют требуемый состав и взаимосвязь процессов оперативного управления денежными средствами.

Набор казначейских процессов достаточно типичен. Когда на предприятии «Альфа» определяли состав процессов, решали вопрос о том, будет процесс исполнения срочных (внеочередных) платежей или нет. В результате установили следующие состав и последовательность процессов:

В процессе П1 в информационную систему «Казначейство» загружают лимиты по статьям БДДС на месяц в разрезе центров финансовой ответственности, принимают плановые заявки поступлений и платежей денежных средств. Результат этого процесса — формирование платежного календаря на месяц до начала платежного периода. К процессу П1 относится и перераспределение лимитов по статьям при поступлении заявок на платеж, превышающих лимиты.

В процессе П2 принимают текущие заявки на платеж и контролируют их соответствие бюджетным лимитам. Ежедневно из учетной системы загружают данные о фактических поступлениях и проведенных платежах, актуализируют платежный календарь, формируют реестр платежей, исполняют платежи.

Процесс П3 предназначен для исполнения срочных платежей. Для них предусмотрена ускоренная процедура согласования. Есть вероятность, что все платежи со временем могут стать срочными, поэтому разработаны критерии отнесения платежа к срочному.

На следующий рабочий день после окончания месяца реализуют процесс П4 — проводят план-фактный анализ исполнения БДДС. Данные этого анализа используют при формировании бюджета движения денежных средств следующего месяца.

Важный момент: запланированные в прошедшем месяце, но не произведенные платежи могут быть учтены в БДДС следующего месяца.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Последующие шаги разработки процессов казначейского управления рассмотрим на примере процесса «Исполнение очередных платежей в текущем периоде (П2)».

Шаг 2. Определяют участников процесса управления и их функции в реализации процесса.

Здесь определяют глубину управления, число управленческих уровней принятия решений. Глубину управления задает финансовая структура по проекции бюджета движения денежных средств. При первоначальном внедрении казначейства нужно выбрать минимальное число уровней управления (при необходимости их число можно увеличить). Важная деталь: при большом числе уровней управления сложно обеспечить оперативность управления, синхронизацию действий участников процесса.

На рассматриваемом предприятии финансовая структура имеет два уровня: предприятие в целом и уровень дирекций (рис. 1).

В число лиц, участвующих в процессе исполнения очередных платежей в текущем периоде, вошли:

  • финансовый директор;
  • руководители ЦФО — функциональные директора и подчиненные им сотрудники, имеющие право на инициирование платежей;
  • бухгалтер-контролер;
  • казначей;
  • операционист.

Следует отметить, что принципы определения очередности платежей на год задавал генеральный директор (при необходимости мог их пересмотреть). После внедрения казначейства генеральный директор в самом процессе оперативного управления не участвует (раньше тратил на это примерно час ежедневно). Он только утверждает месячный БДДС и контролирует его исполнение по окончании месяца.

На этом шаге нужно продумать функции каждого участника, чтобы исключить дублируемые и те, что не добавляют в процесс никакой ценности. Раньше все счета на оплату после их проверки бухгалтером-контролером визировал главный бухгалтер предприятия. Причина одна: так принято и все надо контролировать. В разработанном процессе согласование платежа главным бухгалтером исключили: проверку заявки на соответствие платежа документам и сверку реквизитов осуществлял бухгалтер-контролер, участие главного бухгалтера в процессе не требовалось. Результаты работы на данном шаге представлены в табл. 1.

Шаг 3. Определяют процедуры процесса управления и ответственных за их реализацию.

У всех участников процесса управления разные функции и роли, а также разная ответственность в процессе. Для персонификации ответственности процесс разбивают на взаимосвязанные процедуры (по сути, действия), у которых есть конкретный ответственный (О) за своевременное выполнение. Помимо ответственного по отношению к процедуре могут быть следующие роли:

  • непосредственный исполнитель (Н);
  • информируемый (И);
  • согласующий (С).

Удобный инструмент для разработки и фиксирования ролей в процессе — матрица ответственности в процессе. В матрице указывают процедуры, участников процесса, их роли по отношению к процедурам.

Степень детализации процедур зависит от уровня менеджмента в компании, степени автоматизации казначейского процесса, выбранной информационной системы (ИС). Разработанная матрица ответственности в процессе П2 представлена в табл. 2.

Шаг 4. Описывают схематично процесс управления.

Описание процесса необходимо для проработки логики протекания и последующей автоматизации процесса, в дальнейшем — для информирования участников процесса о последовательности выполнения процедур. На шаге схематичного описания процесса управления нужно установить:

  • последовательность выполнения процедур, определенных в матрице ответственности;
  • результат выполнения каждой процедуры;
  • последующего пользователя результата процедуры.

Можно использовать текстовое или табличное описание процесса. Предпочтительнее схематичное (графическое) описание, так как скорость извлечения информации в этом случае выше. Для графического описания процесса рекомендуем воспользоваться программой Microsoft Visio.

Казначейство — система управления деньгами

Казначейство. Пора навести порядок в финансах фирмы

Эффективно управлять всеми денежными потоками, рисками, обеспечить полную платежеспособность предприятия. Основные инструменты — это платежный календарь и согласование платежей. Автоматизация данного направления наиболее эффективна с использованием Интернет сервиса и интеграции в существующие программы 1С. Обращая пристальное внимание на данный процесс, увеличивается эффективность работы любой фирмы. Казначейство иными словами — это подразделение, которое отвечает за все счета и кассу организации.

Казначейство в 1С. За и против

Если не следить за денежными потоками фирмы, тогда в чем вообще смысл коммерческой организации? Тем более, в настоящее время, рынок достаточно часто бывает не стабильным.

В компании недостаточно денег? Это значит, что выплаты по налогам, заработной плате, кредитам, и другим платежам невозможны. Последствия могут быть серьезными: пени, штрафы и прочие дополнительные издержки, которые ложатся на плечи компании. При возникновении подобной ситуации уже увеличивается вероятность того, что компания перестанет существовать, или потребуются дополнительные затраты на вывод предприятия из нестабильной ситуации.

Но есть и обратная сторона, когда у фирмы большое количество денежных средств. Вроде бы хорошо и в тот момент, когда у компании возникнут трудности, можно будет решить все сложности. Деньги должны приносить деньги. А если этот трудный момент и вовсе не наступит, или через пять лет? Упущенная выгода не нужна. К примеру, можно принять участие в каком-нибудь успешном проекте, тем самым увеличив прибыть.

Для этого и важен контроль над денежными средствами, этим вопросом занимается казначейство. В компании важен баланс между дополнительной прибылью, вложением и затратами. Поэтому, отвечая на вопрос: за или против казначейства? Ответ однозначно: да.

В статье, мы рассмотрим подробно: какова цель казначейства, кому подходит система казначейства, рассмотрим его формы, и какая подойдет именно Вашей организации.

Основная цель казначейства

  • выполнение всех действий, связанных с расчетно-кассовыми операциями;
  • формирование четкого плана поступлений финансовых средств;
  • получение заявок на оплату нужд фирмы от центра финансовой ответственности и контроль над их исполнением;
  • формирование реестра на оплату счетов, графика предстоящих платежей, платежного календаря;
  • контроль и формирование отчетности по исполнению всех платежей, обязанностей по договорам;
  • подготовка всех необходимых документов для получения кредита.

Нужна ли Вам система казначейства в 1С?

Как определить необходимость внедрения системы казначейства? Ответ прост, ответьте на ряд ниже поставленных вопросов:

  • Как часто у Вас появляются кассовые разрывы?
  • Возникает ли нехватка финансовых средств?
  • Есть ли у фирмы четкий план по распределению денежных средств между подразделениями? Если есть, то эффективно ли он используется?
  • Бывают ли моменты, когда финансовые средства компании «покидают» ее без контроля?

Ответы Вас не удовлетворили? Значит, проблемы точно есть. В организации независимо от масштаба, деньги должны быть под контролем. Всегда необходимо понимание, куда их потратили, на что планируется израсходовать и зачем.

Если есть трудности с движением и контролем денежных средств, то пора внедрять систему казначейства. Такая система может быть полностью автоматизирована, или частично.

Централизованное, децентрализованное, или автоматизированное?

В казначействе выделяют следующие формы организации. Это централизованное, децентрализованное и полностью автоматизированное. Выбор зависит напрямую от направления деятельности Вашей компании и масштабов.

Так чем же их отличия?

При использовании централизованного казначейства, в самой организации формируется целое подразделение. Через нее проходят все денежные потоки, а другие службы, если потребуется что-то оплатить, просто предоставляют заявку на оплату. За подразделением казначейства закреплены все действия, связанные с финансовыми средствами: планирование, исполнение, контроль.

Децентрализованная форма казначейства отличается от централизованного только тем, что делегируются полномочия. Иными словами, не исключается вероятность передачи права осуществления платежей прямо из центров финансовой ответственности. Но это не значит, что система контроля в данном случае должна отсутствовать. При отсутствии должного контроля, вероятность потери, перерасхода денежных средств возрастает в разы. Не стоит забывать и про финансовые риски, которые в самом плохом раскладе, могут привести к банкротству фирмы.

В настоящее время, все больше компаний применяют централизованную систему управления. В этом случае оперативность обмена данными крайне важна для непрерывного контроля. Решением такого вопроса является перевод на автоматизированную систему казначейства.

Централизованное казначейство

Централизованное казначейство — это структура, которая позволяет управлять денежными средствами организации. Такую форму казначейства в основном применяют холдинги, где головная компания распределяет средства между дочерними организациями. Также, данную форму могут использовать крупные компании. Из-за больших масштабов, они достаточно часто сталкиваются с проблемами, которые касаются управления финансами. Для того чтобы все денежные ресурсы взять под контроль, рекомендуют применять централизованную форму казначейства.

Плюсы централизованной формы казначейства

Самое главное преимущество внедрения централизованного казначейства — это наведение порядка в финансовой системе холдинга, или крупной компании. Обеспечено хорошее состояние в таких вопросах, как:

  • обеспечение отсутствия кассовых разрывов;
  • консолидация финансовых потоков холдинга, или организации;
  • непрерывный контроль над затратами всех структур холдинга, или организации;
  • контроль согласования платежей;
  • контроль утверждения бюджета;
  • повышение эффективности использования денежных средств, среди подразделений холдинга, или организации.

Минусы централизованного казначейства

Когда система казначейства не автоматизирована, возникает ряд ошибок, которые возможны из-за человеческого фактора. Также, имеется ряд других моментов:

  • все заявки на оплату проверяются вручную, на соответствие с лимитами по статьям бюджета;
  • нет оперативной информации по остаткам на всех счетах;
  • требуется большое количество сотрудников, для выполнения всех операций;
  • скорость согласования заявок на оплату низкая и пр.

Специфика централизации казначейства

Навести порядок в финансовых вопросах не так-то просто, особенно в крупных организациях, или холдингах. Бывают такие случаи, что подразделения, или дочерние организации пользуются своими собственными системами работы с финансами. И привести все это к одному виду, очень сложно.

Лучше всего начинать с подробного анализа всех подразделений, или дочерних организаций фирмы. После следует привести всю документацию к одной форме. Данный процесс является длительным и вероятнее всего потребуется хорошее финансирование. Далее, обеспечьте полный доступ пользователей к общей системе денежного учета. После проведения данных процедур, можно внедрять централизованное казначейство.

Подводя итог вышесказанного, то централизованное казначейство — это четкое управление и контроль над всеми денежными потоками холдинга, или крупной организации.

Автоматизированная форма: казначейство в 1С или в веб сервисе

Автоматизированная форма казначейства создает возможность оперативного централизованного управления всеми финансовыми средствами компании. Такое казначейство увеличивает понятность всех поступлений и затрат, обеспечивает оперативный контроль целесообразности выплат фирмы. Централизованное казначейство подразумевает большие затраты: оплата труда сотрудников, помещение, канцтовары и прочее. Автоматизированное казначейство сводит такие затраты к минимуму. В конечном итоге данные действия приводят к большой экономии денежных средств предприятия. Также полностью сводятся к нулю ошибки, связанные с человеческим фактором.

Функции автоматизации казначейства

  • четкое формирование планов и лимитов финансовых средств компании;
  • грамотное управление всеми остатками средств фирмы, борьба с кассовыми разрывами;
  • автоматизированное казначейство непрерывно взаимосвязано с бюджетом, бухучетом и другими системами;
  • поддержание платежеспособности предприятия, контроль лимитов по всем статьям бюджета;
  • автоматизированное казначейство позволяет сократить время на согласование заявок на оплату и формирование отчетов.

Какие вопросы решает автоматизированное казначейство?

  • создание планового БДДС;
  • создание платежного календаря и его управление;
  • установка лимитов по статьям затрат;
  • создание заявок на использование финансовых средств и учет всех лимитов;
  • более быстрое и четкое согласование всех заявок на оплату;
  • создание всех необходимых документов: платежное поручение и др.;
  • создание отчетности по реализации БДДС на предприятии, как исполняются заявки и пр.;
  • используя веб-сервис Финоко, все действия по согласованию заявок на оплату, можно выполнить с помощью телефона, который поддерживает ios, или android.

Казначейство или в веб сервисе – это правильный и действенный способ «порядка» в денежных вопросах компании. Какой вид казначейства использовать в работе, выбирать Вам. Но, живя в современном мире, для надежности и экономии времени, мы рекомендуем автоматизировать весь процесс. И этот способ подходит не только крупным организациям. Веб-сервис Финоко – это отличная возможность быстро перейти на такую систему. Десятками компаний доказано, что это работает. Многолетний опыт работы показал, что надежность сервиса превыше всего. И самое главное, Финоко не требует приобретения каких-либо дополнительных программ, что несомненно является большим преимуществом.

Казначейство, как подразделение, поддающееся автоматизации

Рогов Сергей
Компания RG-Soft

Об авторе: Рогов Сергей – сертифицированный специалист 1С в области программирования, управленческого и оперативного учета. Специалист в области построения бухгалтерского учета и учета по МСФО, по методологии подсистемы «Управление производством» в прикладных решениях на платформе «1С:Предприятие 8. Руководитель ряда крупных проектов по автоматизации Российских и транснациональных корпораций.

I. Ключевое подразделение предприятия

Управление денежными потоками, кредитными и финансовыми рисками, обеспечение ликвидности – важнейшие процессы, от которых зависит эффективность деятельности любого предприятия — это функции его ключевого подразделения, именуемого казначейство. Финансовое управление предприятием, осуществляемое казначейством, имеет целью расчет необходимого количества денежных средств и определение временных промежутков, в которые ожидается их дефицит или профицит. Это позволяет использовать ресурсы компании рационально, заблаговременно планировать доходы и расходы, предупреждать всевозможные критические ситуации. Поэтому столь важные обязанности на крупных предприятиях выполняет целый отдел и выполняет, используя определенное программное обеспечение. Как вариант автоматизации казначейской деятельности российские предприятия используют электронные базы данных MS Access или таблицы MS Excel, связанные с программами «банк – клиент» и системами бухгалтерского учета. Ошибки в файлах, недостаточная защищенность, двойной ввод информации, сложность одновременного использования файлов, частая потеря информации, недостаточный для задач казначейства функционал и затраты времени и денег на интеграцию сопровождают эти программные продукты всегда. Другими причинами отказа от этих способов может быть увеличение казначейских операций, количество которых будет все сложнее отразить в вышеуказанных программах, а так же повышение детализации отчетности. Проще говоря, в долгосрочной перспективе у развивающегося предприятия такая система автоматизации казначейства свои задачи корректно выполнять не будет. Но также казначейство может использовать в качестве программного обеспечения специализированно разработанную для этого программу. Множество зарубежных инструментов автоматизации казначейской деятельности ( Treasury SAP R/3, CF/ Cash and Treasury Master и другие) отличаются неприспособленностью к российскому рынку, проблемами, связанными с интеграцией и само собой высокой ценой лицензии. Есть ли альтернатива?

II. «1с: Предприятие» как лекарство от проблем интеграции

Действительно, в последнее время все больше предприятий различных форм собственности выбирают в качестве своей автоматизированной системы управления предприятием (далее АСУП) «1с: Предприятие». А спектр разработанных решений на платформе 1с для различных типов хозяйственности деятельности постоянно растет. Используете ли вы 1с? Если да, то тогда можно вас поздравить – ваше предприятие одно из более чем миллиона предприятий, выбравших этот продукт. При всех достоинствах этого решения не существует типовой конфигурации «1с: Предприятие: Казначейство», а во всех типовых конфигурациях («Бухгалтерия», «Управление Торговлей», «Управление Производственным Предприятием») отсутствует выделенный блок для казначейства, хотя некоторые функции автоматизированы в рамках этих систем. А имело бы смысл наличие отдельной подсистемы или конфигурации. Хотя бы для того, чтобы избежать проблем интеграции с другими программами и для того, чтобы собрать воедино функции стандартных конфигураций в блок казначейства, дополнив его. Но прежде чем рассмотреть место казначейства в программе, необходимо понять, как в большинстве случаев выглядит АСУП предприятия.

III. Общая концепция АСУП

Автоматизация деятельности казначейства предприятия имеет смысл при достаточно высоком уровне автоматизации остальных процессов предприятия, особенно соприкасающихся с казначейством. Поэтому не имеет смысла автоматизировать казначейство, не внедрив или не закончив внедрение самой АСУП. Основными целями внедрения АСУП являются создание единого информационного пространства и автоматизация, оптимизация процессов учета. АСУП условно разбивается на два блока:

    • КУБД – консолидированная управленческая база данных, включающая в себя информацию по всем юридическим лицам и весь необходимый набор аналитик
    • Бухгалтерские базы данных – независимые базы, предназначенные для ведения бухгалтерского и налогового учета отдельно по каждому юридическому лицу

Информация поступает в АСУП следующим образом:

    • Часть информации вносится через КУБД, что обеспечивает необходимый набор аналитических признаков.
    • Часть информации вносится через бухгалтерию, а затем поступает в КУБД, где происходит дальнейшее расширение аналитики

Соответственно ежедневно осуществляется синхронизация данных между бухгалтерскими базами и КУБД (по запросу обмен может выполняться в режиме on- line), чтобы эти 2 части системы не существовали порознь.

Рисунок 1. Схема взаимодействия управленческой базы данных (УБД) с бухгалтерскими базами.

IV. Ожидаемый эффект

Допустим, на предприятии работает информационная система, в которой отражаются различные бизнес-процессы организации. Имеет смысл дополнять систему целым блоком или использовать отдельную программу? Если казначейство выделено как элемент организационной структуры, то имеет смысл и использовать для этого подразделения собственную программу, связанную с основной информационной системой. А если такого подразделения нет или функции казначейства при небольших объемах операций выполняет один человек, то имеет смысл встроить подсистему в основную информационную систему.

Резонный вопрос — а что получит предприятие от автоматизаций функций казначейства? Каков ожидаемый эффект от внедрения АСУП в казначействе? Само собой, основная цель — оптимизировать процессы

    • Внесения заявок
    • Ввода платежных поручений
    • Отражения фактических данных в разрезе бюджетного классификатора

Так же предприятие получит оперативность внесения и обработки платежных документов, например, прямым эффектом от внедрения будет снижение зависимости от проведения документов по бухгалтерскому учету. И плюс ко всему исключение дублирования операций, сокращение ручного труда. Это самые простые преимущества, полученные от автоматизации казначейства, остальные же определяются набором функций казначейства, подлежащих реализации.

V. Финансовое управление на экране монитора

Реализовав наиболее распространенные функции казначейства, совместив их со стандартными механизмами типовых конфигураций «1с: Предприятие», компанией “ RG- Soft” было разработано решение для автоматизации казначейства предприятий, отвечающее современным требованиям бизнеса. Основные операции и документы этой подсистемы:

— Регистрация платежных заявок

— Утверждение сумм к оплате

— Формирование платежных документов

— Интеграция программы «Клиент-банк» и 1С

— Регистрация фактических платежей

— Формирование отчетов (Выписка банка, Бюджет Юр. Лица, Сводный реестр платежей)

Функции казначейства собраны в единый блок, предназначены для отдельного подразделения или человека, имеют собственный интерфейс:

Рисунок 2. Интерфейс сотрудника казначейства

Рисунок 3. Схема документооборота блока управления казначейством

Следует отметить, что все решения автоматизации казначейства направлены на реализацию различных функций казначейства и на различный уровень операций. Некоторые охватывают операции рядовых пользователей системы, в других реализованы управленческие задачи. На российском рынке отсутствуют решения, охватывающие весь спектр функции казначейства. Выбор подлежащих автоматизации процессов за клиентом, а уж в эффективности автоматизации этого ключевого подразделения сомневаться не приходиться.

Основной задачей казначейства является управление денежными потоками, кредитными и финансовыми рисками, обеспечение платежеспособности и ликвидности, снижение рисков и операционных расходов, а как следствие – увеличения доходности. От этих процессов зависит эффективность деятельности любого предприятия и осуществляет их Казначейство – расчетный центр предприятия, отвечающий за все банковские счета и кассы предприятия.

Задачи казначейства

  • Осуществление расчетно-кассовых операций предприятия;
  • Планирование поступления денежных средств;
  • Сбор заявок на платеж от ЦФО предприятия и осуществление контроля исполнения этих заявок;
  • Составление реестров счетов на оплату, формирование и согласование графика платежей, составление платежного календаря;
  • Контроль платежей и бюджетов по договору, формирование отчетов по графику договоров, по исполнению договоров;
  • Оформление документов на получение кредитов в банках.

В зависимости от специфики деятельности предприятия, задач и организационной структуры компании, выделяют две основные формы организации казначейства: централизованное и децентрализованное.

При централизации казначейства в структуре предприятия выделяется служба казначейства, через которую идут все финансовые потоки, а другие подразделения предприятия участвуют в процессе путем предоставления заявок на осуществление платежей, планов поступлений и определения приоритета выплат, то есть контроль денежных потоков полностью возложен на эту службу. При децентрализованной структуре, допускается предоставление права осуществления платежей непосредственно из центров затрат или других ЦФО. При этом система взаимодействия казначейств всех предприятий, входящих в холдинг, должна быть хорошо отлажена и иметь систему контроля, т.к. при отсутствии централизации платежей компания может терять средства и увеличивать свои финансовые риски.

Последнее время наблюдается тенденция централизованного управления, из-за чего возникает необходимость в постоянном оперативном обмене данными между предприятиями холдинга и в управлении информационными потоками в режиме он-лайн. Решением этих задач становится внедрение автоматизированной системы, обеспечивающей контроль и управление платежами всех компаний холдинга в оперативном режиме.

Компаниям со сложной схемой расходов и распределенной организационной структурой требуется серьезная система управления. Автоматизация казначейства в 1С дает возможность легко справляться с этими задачами, оперативно управлять финансовыми потоками предприятия и контролировать исполнение бюджета.

В линейке программ 1С разработаны конфигурации, в которых выделен отдельный раздел автоматизации системы управления денежными средствами. Наиболее популярные конфигурации, имеющие систему казначейства – разработка «WiseAdvice: Финансист», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Управление холдингом». Все программы имеют огромный функционал и гибкую систему настройки. Автоматизация казначейства дает значительную экономию бюджета предприятия, снижает риск возникновения ошибок, дает возможность осуществления контроля над денежными средствами компании. Проведем краткий обзор данных программных продуктов.

1С:ERP и 1С:КА

Естественно, раздел «Казначейство» имеет флагманский продукт фирмы 1С «1С:ERP Управление предприятием 2», а также более «узкое» решение – «1С:Комплексная автоматизация 2». Но в любом случае, или купив 1С КА, или внедрив ERP, с помощью данной подсистемы можно эффективнее управлять всеми денежными ресурсами организации, осуществлять контроль ее платежей. Подсистема позволяет планировать приход и расход денежных средств, вести учет денежных операций, контролировать наличие денежных средств и их целевое использование. С помощью данного инструмента можно вести учет в иностранной валюте, вести учет кредитов и займов, вести контроль взаиморасчетов с контрагентами.

1С:ERP

Рис.1

1С:КА

Рис.2

В подсистеме реализовано большое количество различных отчетов, позволяющих оперативно получать информацию о финансовом состоянии организации, контролировать выполнение операций с денежными средствами, осуществлять контроль оплаты клиентом или поставщику по срокам оплаты, следить за исполнением сметы расходов, осуществлять план-фактный анализ оплат в рамках кредитных договоров и многое другое.

В подсистеме реализовано большое количество различных отчетов

Рис.3

Функционал программы позволит вам осуществлять контроль денежных средств организации.

Контроль денежных средств организации

Рис.4

Бесплатная
консультация
экспертаНаталия Сиворина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

«1С:Управление холдингом 8»

Программа для автоматизации холдинга на базе 1С, то есть бизнес-процессов компаний с разветвленной структурой, в том числе с выделенным департаментом Централизованного казначейства.

«1С:Управление холдингом 8»

Рис.5

В основе подсистемы заложена концепция «фабрики платежей». Она позволяет осуществлять планирование денежных потоков, управление кредитными, валютными и процентными рисками. Данная подсистема позволяет сочетать централизованную и децентрализованную модели управления. В подсистеме имеется унифицированная схема документооборота по учету договоров, удобные инструменты планирования финансовых потоков и управления денежными средствами. При совершении платежей имеется возможность использования клиент-банка или host-2-host технологию 1С:Директбанк, с помощью директивы запрета/разрешения платежей позволяет настроить правила ограничения платежей. В подсистеме реализована возможность лимитирования денежных средств в разрезе бюджетов – БДР, БДДС, бюджета движения ресурсов, есть возможность перераспределения лимитов по статьям бюджетов, в разрезе аналитики, временным периодам.

Фабрики платежей

Рис.6

Фабрики платежей

Рис.7

Подсистема «Централизованное казначейство» позволяет формировать, согласовывать и контролировать график платежей, поступлений по договору, формировать отчетность по графику и исполнению договоров в части казначейства, проведение план-фактного анализа.

Подсистема «Централизованное казначейство»

Рис.8

Достаточно большой спектр программ, разработанных непосредственно самой фирмой 1С, имеет функционал, повышающий эффективность работы казначейства в организациях разных масштабов и сфер деятельности, что позволяет упростить и ускорить работу пользователей, минимизировать ошибки, а также повысить эффективность использования денежных средств предприятия.

«WiseAdvice: Финансист»

Программный продукт «WA:Финансист» для автоматизации казначейства в 1С имеет подсистемы: «Управление денежными средствами», «Бюджетирование», «Управленческий учет/МСФО» и «Контракт-менеджмент». Он разработан на платформе «1С:Предприятие 8.3» и совместим с разными продуктами «1С».

Программный продукт «WA: Финансист»

Рис.9

С помощью подсистемы «Управление денежными средствами» автоматизируются функции казначейства. Она включает в себя набор необходимых инструментов и отчетов для контроля и анализа движения денежных средств.

Программа позволяет осуществлять планирование – формировать, утверждать и корректировать бюджеты ДДС. В ней разработаны инструменты оперативного планирования, позволяющие формировать, контролировать и согласовывать документы оперативного планирования движения денежных средств, вести учет графиков платежей по договорам, формировать отчетность и проводить ее анализ.

Инструменты оперативного планирования

Рис.10

Взаимодействие с системами клиент-банка дает возможность оперативного отражения фактических данных в учетных системах.

Взаимодействие с системами клиент-банка

Рис.11

Большое количество финансовых отчетов позволяют осуществлять контроль движения денежных средств и исполнения бюджета, проводить анализ плановых и фактических показателей, как в целом, так и в разрезе статей учета за любой период, формировать платежный календарь и многое другое.

Большое количество финансовых отчетов

Рис.12

Большое количество финансовых отчетов

Рис.13

Большое количество финансовых отчетов

Рис.14

Разработчик предоставляет возможность бесплатно ознакомиться с продуктом в режиме демо-использования.

Иван Черныш, эксперт в области бюджетного управления и анализа финансовой отчетности, рассказывает о том, как выстроить централизованное казначейство в территориально распределенной группе компаний с различными видами деятельности.

А именно:

  • определить цели централизованного казначейства;
  • проанализировать текущие процессы;
  • выявить роли головной компании и ее функции;
  • разработать бюджет движения денежных средств, его структуру и аналитику;
  • создать процедуру согласования заявок;
  • написать регламент выполнения казначейских функций;
  • автоматизировать процесс по группе;

Отметим, в рассматриваемом примере сложность заключается в том, что каждая компания, входящая в группу, работает со своим банком или группой банков. Казначейская функция (регламент по казначейству, регламент по планированию ДДС, кредитная политика и т.д.) отличается.

Этап 1. Определение целей централизованного казначейства

Прежде всего, задумайтесь о целях создания централизованного казначейства. Во многом в зависимости от целей выстраиваются те или иные процессы.

Цели могут быть следующие:

  • формирование консолидированных планов по ДДС как оперативных (до 1 года), так и стратегических (3-5) лет;
  • контроль над расходами дочек, с целью оптимизации денежного потока и повышения ликвидности как отдельного дочернего зависимого общества (ДЗО), так и всего холдинга;
  • контроль и оптимизация дебиторской/кредиторской задолженности (часто эту задачу тоже рассматривают в рамках казначейства);
  • отслеживание внутригрупповых оборотов;
  • вопросы внутригруппового финансирования и т.д.

Этап 2. Анализ текущих процессов

Проведите анализ казначейских процессов в дочерних компаниях:

  • с какими банками работает каждое ДЗО;
  • состояние расчетных счетов;
  • условия по кредитным продуктам (овердрафты, кредитные линии и т.д.);
  • использование банковских продуктов (например, зарплатный проект);
  • депозиты, овернайты и прочие инструменты инвестирования свободных денежных средств;
  • процесс планирования ДС. Основные драйверы бюджетирования ДДС, состав БДДС, аналитика (корпоративное бюджетирование — это отдельная большая тема, нас интересует только БДДС). Как разработать кодификатор ДДС — разберем ниже;
  • процесс обслуживания и согласования платежей;
  • учетные системы, в которых регистрируются документы.

Такой анализ поручите сделать либо службе внутреннего аудита и контроля, либо непосредственно самой службе казначейства, если она есть в вашей компании. Информацию для анализа должны предоставить финансовые службы или бухгалтерии региональных компаний.

Обычно такие запросы оформляются приказом за подписью генерального директора, в котором указывается, что необходимо предоставить, в каком формате и к какому числу. Лучше если вы сами разработаете таблицу, которую необходимо будет заполнить каждому предприятию. Это поможет проще свести информацию.

На основе предоставленной информации сделайте выводы:

  1. Анализ банков и условий по кредитным продуктам поможет определить охват ДЗО теми или иными банками и условия по кредитованию. Если 70% предприятий группы работает с конкретным банком, это повод договориться с ним об особых условиях сотрудничества:
  • выгодное размещение ДС;
  • льготное кредитование.

В тоже время региональные банки могут предложить более интересные условия по сравнению с федеральными банками.

2. На основании данных об остатках на расчетных счетах можно понять, какой объем ДС в валюте и в рублях находится в распоряжении каждого ДЗО. Эта информация поможет при решении вопросов внутригруппового финансирования.

3. Процессы и регламенты по планированию и обслуживанию платежей дают возможность понять уровень управления процессами каждого ДЗО.

Полезно проанализировать такие регламенты, поскольку они могут быть связаны со спецификой работы предприятия. При подготовке общего регламента это специфику нужно будет учесть.

4. Анализ учетных систем поможет в дальнейшем при автоматизации процесса. Полезно эти данные свести в некую общую таблицу. Пример см. в таблице 1.

Таблица 1. Анализ учетных систем

№ п/п ДЗО, филиал

Город

Бухгалтерская программа

Банк

Центральный
1 Предприятие 1 1С Предприятие 8.1
Москва Клиент-банк Сбербанка
Банк Легион клиент-банк
АКБ Легион
АКБ Инвесторгбанк
Филиалы
2 Филиал1 1С Предприятие 7.7
Москва Банк Легион-Клиент-банк
Сбербанк России
3 Филиал 2 1С Предприятие 7.7
Москва Клиент-банк Сбербанка
4 Филиал 3 1С Предприятие 7.7
Самара Клиент-банк — КБ Газбанк
5 Филиал 4 1С Предприятие 7.7
Воронеж Клиент-банк Сбербанка
6 Филиал 5 1С Предприятие 7.7
Химки МО Клиент-банк Сбербанка
Сбербанк России
7 Филиал 6 Инотек
Сарталово ЛО Клиент-банк Сбербанка
Клиент-банк ВТБ
8 Филиал 7 1С Предприятие 7.7
Калининград ОАО КБ Регинальный кредитный банк — Клиент банк
ОАО КБ Регтональный Кредитный Банк
9 Филиал 8 1С Предприятие 8.0
п. Пруды ЛО Клиент-банк ВТБ Северо-Запад
Филиал 9 Excel
п. Цашниково МО Сбербанк России
10 Предприятие 2 1С Предприятие 8.0
Москва 1С Предприятие 7.7
ОРГБАНК-Клиент-банк
Сбербанк России
ООО Мой Банк
ОАО КБ Соцгорбанк
ОАО Нота-Банк
ОАО АКБ Держава
АКБ Инвестторгбанк (ОАО)
Филиалы
11 Филиал 1 1С Предприятие 8.0
Москва 1С Предприятие 7.7
ОРГБАНК-Клиент-банк
12 Филиал 2 1С Предприятие 8.0
Москва 1С Предприятие 7.7
ОРГБАНК-Клиент-банк
13 Филиал 3 1С Предприятие 8.0
Москва 1С Предприятие 7.7
ОРГБАНК-Клиент-банк
14 Филиал 4 1С Предприятие 8.0
Москва 1С Предприятие 7.7
ОРГБАНК-Клиент-банк
И т.д.

Этап 3. Выявление роли головной компании и ее функции

Есть три основные функциональные роли головной компании.

1. Наблюдатель. Ничего не согласовывает, собирает данные о плановых и фактических движениях и остатках денег. Эта информация может потребоваться для внутригруппового финансирования.

2. Контролер. Более широкая функция. Она также включает согласование и утверждение бюджетов, и наиболее крупных платежей, например, по инвестиционной деятельности.

3. Казначей. Полный контроль над движением денежных средств каждой «дочки», включающий согласование заявок и их контроль по утвержденному бюджету. Казначейство принимает окончательное решение, об оплате.

Выбор той или иной роли зависит от целей, которые преследует компания. Например, если главная цель «Формирование консолидированных планов и план-фактный анализ по группе» (это может потребоваться для получения крупного кредита), достаточно роли «Наблюдатель». Если головная компания собирается тотально контролировать денежные потоки группы, требуется роль «Казначей».

Этап 4. Разработка бюджета движения денежных средств

Этот этап включает несколько последовательных шагов.

Шаг 1. Разработайте и унифицируйте кодификатор статей ДДС группы. Для этого можно использовать бухгалтерские статьи ДДС. Но чаще всего управленческий кодификатор шире, так как он включает операции, которые в бухгалтерии либо не отражены, либо отражены по-иному (к примеру, кассовые операции которые не проходят по бухгалтерии). Поэтому проще и лучше разработать кодификатор на основе анализа реальных (включающих не только бухгалтерские) хозяйственных операций. Выпишите такие операции в отдельную таблицу. Пример см. в таблице 2.

Таблица 2. Реальные хозяйственные операции

Группа Элемент Проводки
Учет расчетов с учредителями взнос в уставной капитал
поступление взносов на р/с
начисление доходов учредителям
выплата доходов учредителям (нал.)
выплата доходов учредителям (б/н)
Учет производственных запасов приобретение материалов
передача материалов в производство
продажа материалов
инвентаризация материалов
Учет затрат на производство продукции учет полной с/с
учет неполной с/с
учет потерь производства
Учет расчетов с персоналом выдана зарплата (нал.)
выдана зарплата (б/н)
начисление зарплаты рабочим
начисление зарплаты управленцам
отчисления с зарплаты рабочих
отчисления с зарплаты управленцев

Затем определите для себя, к какому типу статья относится. Если операция характеризуется поступлением или выплатой ДС – это статья ДДС, если начислением – значит БДР. В рамках казначейства нужны только статьи ДДС.

Разработку кодификатора поручите либо региональной финансовой службе, либо централизованной. Нередки случаи привлечения внешних консультантов (пример классификации операций см. схему 1).

Схема 1. Классификация операций

Шаг 2. Статьи каждого ДЗО обобщите в унифицированный кодификатор группы. Это и есть те статьи, по которым будут формироваться бюджеты ДДС группы. Они же будут указаны в заявках на расходование ДС.

Каждая статья может иметь набор аналитических разрезов, которые важны для дальнейшего анализа деятельности группы.

Например, надо понять:

  • какова дебиторская/кредиторская задолженность предприятий перед контрагентами;
  • каковы остатки каждого ДЗО на расчетных счетах и в кассах.

Для этого потребуются остатки, которые на начальном этапе можно собирать в формате оборотно-сальдовой ведомости по каждому ДЗО.

Когда информация должна быть обязательно унифицирована

Представьте, что потребовалось составить отчет о совокупной задолженности контрагенту «Вымпелком». Если от одного ДЗО приходит отчет о задолженности в пользу «Вымпелком», а от другого – в пользу «Билайн», далеко не всегда однозначно, что «Вымпелком» и «Билайн» — это одна и та же компания.

Чтобы избежать подобной ситуации, нужно определить:

  • по каким правилам будут регистрироваться контрагенты, какие реквизиты нужно обязательно указывать.

К примеру, для контрагента такими реквизитами могут быть ИНН/КПП.

Основанием для предоставления скидок и особых условий может быть следующая информация:

  • с какими контрагентами работают подразделения;
  • какие товары, материалы поставляет контрагент.

Если у группы проектный бизнес – важно знать, какие выплаты были произведены по какому проекту и т.д.

Шаг 3. Сформируйте бюджет движения денежных средств. Процесс бюджетирования – это отдельная тема для большой статьи. Мы ее коснемся только в части формирования БДДС.

Как правило, драйвер бюджетирования — бюджет продаж. На его основе строятся остальные бюджеты.

Общий вид схемы бюджетирования показан на схеме 2.

Схема 2. Процесс построения бюджетов

Бюджет движения денежных средств включает в себя три ключевых раздела.

1. Основная деятельность — денежные потоки, возникающие в результате основной деятельности: продаж собственной продукции, товаров других предприятий, оказания услуг.

2. Финансовая деятельность — денежные потоки, связанные с получением или выплатой кредитов и займов, а также прочих финансовых операций.

3. Инвестиционная деятельность — денежные потоки, возникающие в результате приобретения и реализации основных средств и нематериальных активов.

Любая статья ДДС относится к одному из указанных разделов.

Операционную деятельность, как правило, формирует каждое ДЗО, инвестиционную и финансовую — головная компания.

Начало подготовки бюджетов на следующий год у многих компаний приходится на июль август. К декабрю готовятся финальные версии бюджетов, которые утверждаются бюджетным комитетом и спускаются каждому ДЗО.

Этап 5. Создание процедуры согласования заявок

Итак, бюджетная кампания утверждена (планы подготовлены и утверждены бюджетными комитетами ДЗО и головной компанией), впереди новый финансовый год. Процедура формирования заявок так же, как и в предыдущем этапе пошаговая.

Шаг 1. ДЗО начинают инициировать платежи:

  • по обязательствам которые уже наступили, то есть, на основании поступлений товароматериальных ценностей (ТМЦ), оказанных услуг, начисленной ЗП персоналу и т.д.;
  • авансовые платежи – предоплата за аренду, материалы и т.д.

Заявки на платежи:

  • формируются перед началом платежного периода (за неделю, за декаду). Горизонт каждая компания определяет для себя сама. Это делается для того, чтобы заранее определить потенциальные кассовые разрывы и принять меры, например, часть заявок перенести на следующие периоды.
  • сравниваются по статьям с утвержденным БДДС, который является лимитирующим документом по отношению к заявке (могут быть и внебюджетные, срочные, платежи). Это первая линия контроля
  • подлежат согласованию.

Кто согласовывает заявки на платежи

Как правило, схема следующая:

  • руководитель подразделения инициатора ставим на заявке свою подпись;
  • заявки пакетно направляются в группу компаний, где их акцептует главный казначей и/или финансовый директор группы;
  • прочие подразделения (юридическая служба, служба безопасности и т.д.) так же могут быть задействованы.

В моей практике встречались примеры, когда маршрут согласования зависел от определенных условий, например, заявку свыше 1 млн рублей дополнительно согласовывает генеральный директор.

Шаг 2. Формируются ежедневные реестры платежей по каждому ДЗО, которые состоят из утвержденных заявок, стоящих к оплате в этот день.

Шаг 3. Согласно утвержденным реестрам, каждое ДЗО производит оплату через свой клиент-банк/кассу.

Шаг 4. Оплаченные заявки в виде фактических платежей собираются по всей группе в консолидированный отчет о движении ДС.

Таким образом, головная компания имеет возможность сравнить бюджет ДДС с фактическим отчетом, как по отдельному ДЗО, так и по всей группе (см. схему 3, так же «Что делать, когда требуется внутреннее финансирование»).

Схема 3. Типовой казначейский процесс

Что делать, когда требуется внутреннее финансирование

Если у компании группы есть свободная наличность, а другой компании ее не хватает, имеет смысл организовать внутригрупповое финансирование. Банки предоставляют инструменты для таких операций. Наиболее распространенным является, так называемый, кэш пулинг, который может быть:

  • материальным то есть, с физическим перечислением денежных средств в конце дня на единый мастер-счет. Перевод денег между организациями происходит через договоры займов, с начислением соответствующих процентов;
  • виртуальным с компенсацией расходов по овердрафту за счет процентов на остаток на счетах юридических лиц, образующих группу компаний. Договоров займа не заключается, так как физического движения денег нет.

Кроме того, ряд банков предоставляют услуги расчетных центров корпорации, которые включают в себя:

  • прямой доступ головного предприятия ко всем (или выбранной части) платежным операциям группы компаний в режиме реального времени, то есть, мониторинг всех платежных документов группы компаний;
  • авторизацию платежных документов;
  • бюджетный контроль.

Однако при использовании таких инструментов есть ряд ограничений:

  • зависимость от одного банка – вам необходимо будет перевести все организации в один банк. Это может быть проблемой, если выбранный банк представлен не во всех регионах, где группа ведет деятельность;
  • через пулинговые операции можно увидеть аффилированность компаний. Далеко не всегда это приемлемо, особенно в российских реалиях;
  • пулинговые операции позволяют работать только со счетами, но не с кассами. Если много операций через кассу, пулинг может быть не удобен.

Этап 6. Подготовка и утверждение регламента казначейских функций

В регламенте надо описать кто, что, как и когда будет делать в рамках реализации функции централизованного планирования и контроля над деньгами, какие статьи ДДС и аналитики используются в рамках этого процесса. Естественно для целей дальнейшей консолидации, эти аналитики должны быть едины по всей группе.

Часто в ДЗО уже есть свои регламенты, которые могут быть скорректированы исходя из интересов группы. В нем важно прописать ряд правил.

Правила подготовки БДДС:

  • что такое бюджет ДДС;
  • из чего состоит БДДС (статьи, аналитика);
  • на основе чего составляется БДДС;
  • какие подразделения и как участвуют в составлении БДДС;
  • в какие сроки происходит составление БДДС;
  • кто, как и когда согласовывает БДДС;
  • порядок актуализации и корректировки БДДС.

Правила подготовки заявок на расходование ДС:

  • что такое заявка и для чего она нужна;
  • очередность платежей («Первая очередь – платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для предприятия. К таким платежам относится оплата налогов» и т.д.);
  • порядок инициации заявки на платеж (на основе чего создается заявка, какие реквизиты в ней заполняется);
  • порядок сбора заявок на расходование ДС (в какие сроки происходит сбор заявок);
  • порядок формирования платежного календаря;
  • порядок акцептования заявок (кто, в какие сроки согласовывает и утверждает заявки);
  • правила формирования реестра платежей;
  • правила проведения платежа (банк-клиент, касса);

Анализ движения денежных средств:

  • какая отчетность формируется;
  • какие показатели высчитываются;
  • кто в какие сроки заверяет отчетность.

Как правило, регламент утверждается на уровне группы и подписывается финансовым и генеральным директорами.

Этап 7. Автоматизация процесса

Независимо от того, в какой роли выступает ГК, должен быть инструмент, который позволяет оперативно получить информацию как по одной дочке, так и в целом по всей группе. Вариант с Excel не подходит по нескольким причинам:

  • с одним файлом в режиме редактирования может работать только один пользователь;
  • плохая масштабируемость (сложно работать с Excel, в котором несколько десятков тысяч строк);
  • плохая безопасность – нельзя разграничить доступ к различной информации внутри файла.

Выход – создание единой учетной казначейской системы. Опишу основные этапы автоматизации.

Как выбрать компанию-вендора для внедрения системы централизованного казначейства

1. Выбирайте компанию, которая уже решала сходные с вашей задачи – наличие опыта позволяет избежать многих ошибок и в целом сократить стоимость и срок внедрения системы

2. Крайне желательно, чтобы у вендора был готовый типовой функционал системы – поскольку в основу типового коробочного решение заложен рабочий бизнес-процесс

3. Проговорите с вендором несколько вариантов решения, выясните все плюсы и минусы.

1.Аудит учетных систем в ДЗО. С самого начала необходимо провести аудит учетных систем в «дочках», понять, кто, на чем работает. Хорошо, если все пользуются одной платформой. Иначе придется задуматься о переводе ДЗО на единую платформу, как правило, на самую распространенную в группе. Затем организовывать обмен данными между системами будет гораздо проще.

2. Унификация нормативно-справочной информации. Надо унифицировать справочники (аналитики). Со статьями и аналитикой мы определились на этапе методологии. Параллельно с унификацией имеет смысл почистить справочники, так как зачастую имеет место дублирование элементов. Как правило, для сопровождения нормативно-справочной документации создается MDM-система (Master Data Management), в которую заносятся и затем транслируются в ДЗО.

3. Разработка механизма загрузки остатков по расчетным счетам и кассам дочерних компаний.

4. Настройка визирования заявок на расходование. Заявку могут согласовывать разные сотрудники в зависимости от суммы платежа, контрагента, статьи платежа, проекта. Кроме того, могут быть условия, которые требуют отдельной визы. Например, заявки свыше 10 млн рублей согласуются лично вице-президентом компании.

5. Планирование поступлений и выплат – одна из важных частей централизованного казначейства. Бюджет выплат фактически задает лимиты, с которыми будут сверяться заявки на расходование денежных средств. В системе должен быть организован механизм формирования бюджетов и их согласования на всех уровнях.

6. Создание механизма обмена плановыми и фактическими данными. Для того чтобы данные попадали из периферийных баз в централизованную систему необходимо разработать механизмы обмена. Формат обмена может быть любой –Excel, XML и т.д.

7. Формирование механизма отчетности. Система должна представлять всю необходимую отчетность. В состав отчетных форм могут входить:

  • консолидированный отчет о движении денежных средств;
  • консолидированный отчет об остатках денежных средств;
  • план-факт анализ движений денежных средств;
  • консолидированный платежный календарь;
  • отчет о внутригрупповых платежах;

8.Создание команды проекта. Перед началом автоматизации и внедрения системы целесообразно создать проектную команду, куда будут входить заинтересованные в проекте люди. Руководитель проекта обязательно должен обладать административным ресурсом. В большинстве случаев имеет место скрытое или явное противодействие сотрудников внедрению новой системы (да и вообще всяким изменениям) и тому есть несколько причин:

  • нежелание осваивать новую систему (как правило, это дополнительная нагрузка на сотрудника);
  • нежелание региональных менеджеров подвергаться контролю со стороны УК (такой контроль предотвращает появление непрозрачных схем работы).

Не стоит пытаться включить в процесс сразу все «дочки». Выберите фокусную группу (5-6 компаний), на которой отработайте процесс. Остальные «дочки» можно подключать по шаблону.

Tagged with: анализ, деньги, управление

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *