Канцелярия это отдел организации

  • автор:

Отдел канцелярии в организации – чем занимается

Темы: КадрыОрганизация бизнесаСотрудники

Документооборот и делопроизводство – необходимый атрибут государственного аппарата и большей части коммерческих и не коммерческих предприятий с тех пор, как человек обрел умение писать и получил потребность в фиксации событий на бумаге. Канцелярия имела значимое место в структуре государственного аппарата, особенно в Ватикане. Сегодня отдел канцелярии на предприятии выполняет одну из основополагающих функций в ведении хозяйственной, производственной и торговой деятельности.

Отдел канцелярии в организации

Канцелярия – это отдел в организации, занимающийся делопроизводством и документооборотом. В свою очередь, делопроизводство – обеспечение управленческой деятельности с помощью документирования и организации работы с документами по строгим государственным стандартам ведения информации.

Документооборот – работа по движению документов внутри организации, между организациями и грамотное хранение документов.

Канцелярия может быть самостоятельным отделом организации, фирмы и предприятия, или частью отдела информационного и документационного обеспечения. Канцелярия создается и ликвидируется руководителем предприятия и подчиняется ему непосредственно. Начальника отдела канцелярии назначает руководитель предприятия, он же утверждает структуру отдела, где могут быть:

  • Бюро машинного набора текста;
  • Бюро копирования и умноженья документов;
  • Секретариат;
  • Отдел экспедиции – занимается работой с входящей и исходящей корреспонденцией.

Распределением обязанностей в отделе канцелярии занимаются руководители бюро и отделов по согласованию с начальником отдела канцелярии.

Отдел канцелярии – чем занимается

Сотрудники отдела канцелярии должны иметь постоянный доступ к государственным стандартам оформления документов любого предназначения – от прошений в муниципальные службы до договора купли-продажи с клиентом или другой организацией. От соответствия всех документов государственным стандартам зависит их правовая сила в разрешении спорных вопросов в пользу компании.

С развитием технологий на отдел канцелярии легла обязанность по обеспечению документооборота в электронном виде, то есть создание и хранение электронных шаблонов необходимых для работы предприятия документов. Кроме этого, канцелярия ведает корреспонденцией, получаемой, отправляемой и распределяемой внутри предприятия.

Отдельно стоит выделить методическую функцию отдела канцелярии по ведению информации. Канцелярия по распоряжению руководителя предприятия может заниматься разработкой и улучшением каналов и средств получения, фиксации, передачи и хранения информации, а также внедрением наработок в работу других структурных элементов предприятия. На практике это может быть, например, создание и поддержание закрытой и безопасной корпоративной почты в электронном или физическом виде.

Правовая база функционирования отдела канцелярии

Делопроизводство – основная деятельность отдела канцелярии на предприятии, регламентируется государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016. Этот нормативный документ описывает все стандарты оформления документов как в письменном, так и в печатном, так и в электронном виде вплоть до величины отступа красной строки, шрифта и межстрочного интервала. Эти данные очень важны для сотрудников канцелярии, так как нарушение ГОСТа влечет за собой аннулирование правовой силы документа, принадлежащего как юридическому, так и физическому лицу.

С хранением документов в архиве предприятия все намного сложнее и требует большей ответственности, так как некоторые записи фигурируют в расчете пенсионных выплат граждан, а некоторые регулируют правомочность юридических лиц в торговле, хозяйственной деятельности и оказании услуг физическим или юридическим лицам.

Так, федеральный закон РФ №125 от 2004 года определяет условия и сроки хранения документов, подтверждающих стаж работника, для расчета пенсии и социальных выплат. По закону такие документы должны храниться от 50 до 75 лет. Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 от 2010 года, управленческие документы должны храниться от 5 лет и до неограниченного срока. Согласно тому же документу, существует 1003 вида управленческих документов, и сотрудники канцелярии обязаны знать их если не наизусть, то хотя бы организовать архивное хранение так, чтобы не перепутать сроки хранения тех или иных документов. Это может повлечь административную ответственность. И конечно сотрудник канцелярии должен быть знаком с правовыми нормами архивного хранения и передачи из архива документов от всех структурных элементов компании – от хозяйственного отдела до бухгалтерии и отдела продаж.

Архипова Ольга Сергеевна

Разработка положения о канцелярии

Знакома ли вам ситуация, когда два отдела неделями спорят о том, кто должен выполнять ту или иную работу? Начальники принципиально перекидывают задачу друг другу, как теннисный мячик, а работа стоит, да и общая обстановка в компании в такие моменты оставляет желать лучшего.

Решают проблему по-разному, но сходятся все в одном: чтобы подобного впредь не повторялось, права и обязанности каждого отдела должны быть задокументированы. Не нужно ничего изобретать: подобный род документов давно существует, его успешно используют различные организации, а называется он положением о подразделении. Положение представляет собой локальный нормативный акт, который описывает задачи и функции подразделения, определяет его права и взаимоотношения с другими структурными и обособленными подразделениями. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс создания положения о канцелярии (службе ДОУ, отделе документооборота).

Среди обязательных документов организации положения о структурных и обособленных подразделениях не фигурируют. Их цель – перечислить функциональные обязанности каждого отдела. Проще говоря, положениями определяется, кто и что в компании должен делать.

Однажды юридическому отделу компании N пришлось делать по четыре копии каждого из пятисот многостраничных документов. Как говорится, «Внимание, вопрос!»: работа какого из отделов была парализована на несколько дней, потому что весь персонал встал за копировальные машины, – юридического или ДОУ? Ответ: обоих отделов, что в корне неверно. Если бы в Положении о службе ДОУ компании N значилась функция выполнения копировально-множительных работ для всех подразделений, юристы занимались бы своими прямыми обязанностями. В противном случае какое отношение имеют к работникам службы ДОУ эти пятьсот документов?

Относительно того, кто именно должен работать над положением об отделе, мнения разделяются. Как правило, это делают или сами работники подразделения, или сотрудники управления по персоналу. Подводные камни есть в обоих случаях: работники канцелярии с легкостью перечисляют свои задачи и функции, но теряются, когда дело доходит до более общих разделов. Кадровики же, напротив, спотыкаются о функционал подразделения. По нашему мнению, оптимальным вариантом будет разработка положения о подразделении работником (а лучше руководителем) этого самого подразделения.

Место канцелярии в вашей организации. Не рано ли браться за положение?

Вариант 1. Канцелярия существует лишь фактически, на самом деле в нее входят один-два работника, которые занимаются делопроизводством (секретарь, офис-менеджер). Документально эти работники могут числиться в каком угодно отделе: секретариате, АХО, управлении по общим вопросам… Так часто бывает в небольших компаниях, где работает до сотни человек. В этом случае составлять положение о канцелярии рано, ведь самого структурного подразделения еще нет. На этом этапе главное – грамотно выстроить все бизнес-процессы, связанные с делопроизводством.

Вариант 2. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение. Варианты названий: отдел документационного обеспечения управления, административная служба, канцелярия и т.п.

Вариант 3. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение в составе более крупного (например, административно-хозяйственного) управления.

В случае если ваша канцелярия попадает под последние два варианта, целесообразно составить положение о подразделении.

Структура положения. Пишем основной текст

Независимо от того, для какого отдела, службы или управления пишется положение, оно будет включать следующие части:

  1. Общие положения.
  2. Структура и штатная численность.
  3. Задачи.
  4. Функции.
  5. Права.
  6. Ответственность.
  7. Взаимодействие.

Как видите, в рамках организации труд довольно фундаментальный, и человек, лишь в общих чертах знающий, что представляет собой канцелярия внутри организации, вряд ли с ним справится. Далее мы последовательно разберем каждую их указанных частей и завершим статью образцом положения о канцелярии. Если вы работаете над положением, вам останется лишь «подогнать» этот образец под свою организацию.

■ Общие положения. Во-первых, этот раздел описывает место подразделения в структуре всей организации. Необходимо указать, является ли ваша канцелярия самостоятельным отделом или же входит в состав более крупного департамента. Здесь же нужно написать, кому подчиняется подразделение (например, непосредственно генеральному директору, начальнику (заведующему) канцелярией, начальнику вышестоящего департамента и т.п.).

Во-вторых, следует указать порядок создания отдела. Как правило, все подразделения создаются путем издания приказа по основной деятельности за подписью генерального директора, но возможны и другие варианты.

В-третьих, нужно перечислить документы, которыми канцелярия руководствуется в своей ежедневной работе. Некоторые предпочитают расписывать подробно все ГОСТы и постановления, другие ограничиваются простым упоминанием федерального законодательства и нормативных правовых актов. На наш взгляд, второй вариант предпочтительнее, потому что исключает возможность построения неполного списка.

■ Структура и штатная численность. Как следует из названия, в этом разделе описывается персонал подразделения – перечисляются специальности с указанием количества штатных единиц.

Более сложный подход – описать требования к работнику каждой специальности, например: «На должность заведующего канцелярией назначается работник, имеющий высшее гуманитарное образование, опыт работы в сфере делопроизводства от 4 лет и опыт руководящей работы от 2 лет».

В этом же разделе нужно указать, что должностные обязанности работников закреплены в должностных инструкциях. Начальник распределяет обязанности между персоналом подразделения на основе этих инструкций.

Кроме того, кадровики рекомендуют закреплять за руководителем право создавать внутри подразделения временные структурные единицы, например рабочие или проектные группы для выполнения отдельных поручений высшего руководства или решения конкретных задач. Для создания временной структурной единицы издается организационно-распорядительный документ: приказ генерального директора или распоряжение (указание) руководителя управления, в состав которого входит канцелярия.

■ Задачи подразделения. Традиционно разделы «Задачи» и «Функции» представляют основные трудности при составлении любого положения. Казалось бы, все прекрасно знают, чем занимается канцелярия, но вербализировать это почему-то нелегко…

Чтобы перечислить задачи канцелярии, ответьте на вопрос: для чего вообще компании ваш отдел? Наверное, для того, чтобы работа с документами во всей компании, даже если в ней заняты тысячи человек, строилась по единым схемам?

Отлично, вот и первая задача: «Организация единой системы делопроизводства в компании».

Попробуем ответить на этот же вопрос еще раз. Канцелярия работает для того, чтобы любой документ за десять лет существования компании можно было легко отыскать и взять в работу.

Записываем вторую задачу: «Комплектование архивного фонда документов компании. Обеспечение сохранности, учета и использования документов, переданных на архивное хранение».

Чтобы «найти» третью задачу, пойдем от обратного: представьте на минуту, что на сегодня ваша канцелярия просто исчезла и ни одной операции по делопроизводству за целый рабочий день выполнено не будет. Что произойдет в компании? Документы останутся без регистрации и своих адресатов, скорее всего, никогда не найдут. Задания, поставленные руководством, не попадут к исполнителям, а корреспонденция не будет отправлена.

Формулируем третью задачу: «Своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов исполнителям и отправка».

Трех задач вполне достаточно (впрочем, можно сформулировать и больше). Теперь нужно выстроить их в порядке значимости.

■ Функции. Функции подразделения описать легче, потому что они менее абстрактны и служат именно для того, чтобы выполнять задачи. Следовательно, каждая функция подразделения, внесенная в положение, должна:

а) быть описанием конкретного действия,

б) соотноситься с задачами, представленными в предыдущем разделе нашего положения.

Простейший способ описать функционал подразделения – провести анкетирование его сотрудников (Пример 1). Вопрос в анкете задается всего один: за проведение каких именно операций по делопроизводству вы ежедневно отвечаете?

Пример 1

Заполненная анкета

Имя работника

Должность

Функции

Багрова Светлана

Завканцелярией

Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству.

Контроль ведения делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях компании.

Подготовка отчетных документов по делопроизводству

Веселова Мария

Делопроизводитель

Предварительное рассмотрение, учет и регистрация входящих документов.

Передача документов для резолюции руководству компании.

Ведение протоколов совещаний руководства компании

Чумакова Галина

Делопроизводитель

Предварительное рассмотрение, учет и регистрация исходящих документов.

Передача документов для исполнения работникам компании.

Контроль сроков исполнения задач

Федорова Анастасия

Делопроизводитель

Предварительное рассмотрение, учет и регистрация внутренних документов.

Отправка документов посредством факсимильной связи.

Сканирование и копирование служебных документов по запросам сотрудников компании. Заверение копий

Жирнова Татьяна

Архивариус

Формирование истории переписки.

Прием, подготовка и оформление дел для хранения в архиве компании.

Выдача дел из архива компании по запросам работников, контроль своевременного возврата

Громов Павел

Курьер

Подготовка исходящей корреспонденции к отправке.

Ведение журнала отправления корреспонденции почтовой связью.

Отправка корреспонденции почтовой связью, доставка с нарочным

В результате в третьей графе анкеты мы получаем готовый перечень функций канцелярии. Осталось только немного обобщить, переформулировать их и выстроить в соответствии с перечисленными ранее задачами для внесения в положение.

■ Права. Это не просто стандартный раздел, как часто думают авторы положений. Права нужны подразделениям для того, чтобы обеспечить беспрепятственное выполнение своих функций.

В положении права делятся на три группы:

1) описывают возможности взаимодействия отдела с другими структурными и обособленными подразделениями компании, а также с другими организациями;

2) описывают полномочия канцелярии, необходимые для реализации ее функций;

3) дают руководителю право управлять персоналом внутри отдела.

■ Ответственность. Помимо прав, у всех имеются обязанности, за невыполнение которых предполагается ответственность. И если обязанности работников обычно содержатся в должностных инструкциях и повторять их в положении не нужно, то об ответственности сказать стоит.

Логично предположить, что главным проступком будет невыполнение работниками подразделения своих функциональных обязанностей. Вторым пунктом идет нарушение трудовой дисциплины и требований охраны труда. Наконец, не нужно забывать и об этике в обращении работников подразделения как с коллегами, так и с посетителями.

Как видим, речь идет о наборе «непопулярных» мер за какие-либо неправильные действия или бездействие. Работодатель может привлечь работников только к дисциплинарной (ст. 192 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ)) или материальной (гл. 39 ТК РФ) ответственности, но это не исключает того, что за отдельные проступки работнику и его руководителю может грозить административная или даже уголовная ответственность в рамках действующего законодательства.

■ Взаимодействие. Канцелярии и службы ДОУ отличаются тем, что они взаимодействуют практически со всеми отделами и филиалами компании. По-другому просто невозможно, ведь документы в том или ином объеме создают все.

Формы взаимодействия с другими подразделениями компании в рамках выполнения функций канцелярии будут одни и те же. Чтобы не переписывать их многократно, в начале раздела создается отдельный пункт «Со всеми структурными подразделениями отдел взаимодействует по вопросам», а содержание пункта пишется исходя из функционала подразделения.

Однако в компании есть еще отдел кадров, служба охраны труда, бухгалтерия, склад, юристы, ИТ-отдел и многие другие, общение с которыми не ограничивается вопросами делопроизводства. Чтобы никого из них не забыть, придется вооружиться схемой штатной структуры вашей компании. При работе над содержанием пунктов могут помочь положения об этих отделах или их работники.

Последние штрихи

После того как текст положения составлен, дело остается за малым: снабдить документ необходимыми реквизитами, провести процедуру внутреннего согласования, утвердить и ввести положение в действие приказом руководителя организации.

Положение о подразделении обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • гриф утверждения документа;
  • визы согласования документа.

Порядок внутреннего согласования положения о канцелярии (как и любого другого локального нормативного акта (ЛНА)) организация определяет сама. Некоторые «прогоняют» свои ЛНА через всех руководителей подразделений, другим достаточно лишь минимального набора виз. Все зависит от внутренних правил компании.

Положение можно считать согласованным, если…

…с ним ознакомились:

  • руководитель отдела, для которого составлено положение;
  • руководитель более крупного подразделения, в которое входит отдел (если такое есть);
  • главный бухгалтер (для контроля финансовых моментов);
  • главный юрист (для правовой экспертизы положения);
  • начальник отдела кадров (для контроля вопросов, связанных с управлением персоналом).

После согласования положение отправляется на подпись к генеральному директору. Издается обычный приказ по основной деятельности «Об утверждении и введении в действие положения о канцелярии», и с этого момента ваш труд является полноценным локальным нормативным актом.

Наконец, с вновь принятым положением нужно ознакомить работников канцелярии. Чем скорее это произойдет, тем лучше, в идеале – в день введения положения в действие. Лист ознакомления целесообразно поместить прямо в документ, в самом конце.

Пример 2

Положение о канцелярии

Общество с ограниченной ответственностью «Колизей»

Положение о канцелярии

1. Общие положения

Канцелярия (далее – отдел) является структурным подразделением ООО «Колизей» (далее – Компания).

Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Компании.

Отдел входит в состав административно-хозяйственного управления Компании.

Отдел подчиняется начальнику административно-хозяйственного управления.

При выполнении своих функций отдел руководствуется:

– действующим законодательством Российской Федерации;

– федеральными нормативными правовыми актами;

– Уставом Компании;

– локальными нормативными актами.

2. Структура и штатная численность

Структура и количество штатных единиц отдела утверждаются приказами генерального директора Компании.

В состав отдела входят:

заведующий канцелярией – 1 штатная единица;

делопроизводитель – 3 штатных единицы;

архивариус – 1 штатная единица;

курьер – 1 штатная единица.

Должностные права и обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

Распределение обязанностей между работниками отдела производится заведующим канцелярией в соответствии с должностными инструкциями.

Начальник канцелярии вправе инициировать создание временных структурных единиц (рабочих групп) для решения текущих производственных вопросов.

Временные структурные единицы создаются путем издания распоряжения начальника административно-хозяйственного управления.

3. Задачи

Основными задачами отдела являются:

– организация и совершенствование единой системы делопроизводства в Компании;

– своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов исполнителям, отправка документов;

– осуществление контроля ведения делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях Компании;

– комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности Компании.

4. Функции

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

– регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов;

– предоставление документов на рассмотрение генеральному директору Компании и его заместителям по направлениям деятельности;

– отправление документов на исполнение в ответственные структурные подразделения согласно поставленным резолюциям;

– контроль исполнения поставленных по документам задач. Подготовка отчетных документов по исполнению задач в Компании;

– организация отправки исходящей корреспонденции почтовой, факсимильной связью и с нарочным;

– контроль формирования, хранения и своевременной передачи дел в архив Компании;

– обеспечение архивного хранения документов;

– подготовка копий служебных документов по запросам работников Компании, заверение копий;

– ведение протоколов совещаний руководства Компании;

– разработка инструкций и методических рекомендаций по ведению делопроизводства в Компании.

5. Права

Отдел имеет право:

– взаимодействовать по вопросам, относящимся к компетенции отдела, со структурными и обособленными подразделениями Компании, государственными и муниципальными органами, другими организациями;

– представительствовать от имени Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, другими организациями в пределах, установленных доверенностью, выдаваемой по решению генерального директора Компании;

– запрашивать и получать от структурных и обособленных подразделений Компании информацию, необходимую для решения задач отдела;

– проводить проверки организации и соблюдения внутренних правил делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях Компании и доводить итоги проверок до руководства Компании;

– давать разъяснения и рекомендации по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

– представлять предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности структурных и обособленных подразделений Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Заведующий канцелярией имеет право представлять на рассмотрение руководства Компании предложения по оптимизации структуры и штатной численности отдела, назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на работников отдела.

6. Ответственность

Работники отдела несут дисциплинарную, административную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

– несвоевременное и (или) ненадлежащее исполнение функций отдела, перечисленных в разделе «Функции» настоящего Положения;

– нарушение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

– причинение материального ущерба Компании;

– несоблюдение служебной этики при общении с работниками структурных и обособленных подразделений Компании, посетителями, работниками других организаций;

– противоправные решения, действия или бездействие.

7. Взаимодействие

Со всеми структурными и обособленными подразделениями Компании отдел взаимодействует по вопросам:

– ведения делопроизводства;

– передачи документов для исполнения;

– приема для регистрации и отправки исходящих документов;

– получения документов для копирования и заверения копий, выдачи копий документов;

– подготовки и предоставления документов для хранения в архиве Компании;

– дачи разъяснений и рекомендаций относительно делопроизводства;

– ознакомления работников Компании с локальными нормативными актами.

С отделом кадров отдел взаимодействует по вопросам:

– нормирования труда работников отдела;

– распределения фондов заработной платы;

– премирования работников;

– составления штатного расписания;

– подбора персонала;

– приема, перемещения, увольнения, материального и нематериального стимулирования и дисциплинарной ответственности работников отдела;

составления графика отпусков;

– обеспечения трудовых прав, льгот и гарантий работников отдела.

Со службой охраны труда отдел взаимодействует по вопросам:

– получения результатов замеров вредных факторов на рабочих местах отдела;

– ознакомления работников отдела с федеральными законодательными и локальными нормативными актами в области охраны труда и пожарной безопасности;

– предоставления информации о несчастных случаях и случаях травматизма в отделе.

С отделом материально-технического снабжения отдел взаимодействует по вопросам обеспечения работников отдела канцелярскими принадлежностями и оборудования рабочих мест мебелью.

С юридическим управлением отдел взаимодействует по вопросам:

– разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

– заявок на поиск необходимых для деятельности отдела нормативных правовых документов;

– предоставления отделом проектов документов для правовой экспертизы, визирования и согласования.

С бухгалтерией отдел взаимодействует по вопросам:

– предоставления справок и расчетных листов о начисленной и выплаченной заработной плате;

– предоставления отделом проектов документов для визирования и согласования.

С ИТ-отделом отдел взаимодействует по вопросам:

– оснащения рабочих мест компьютерной техникой, оргтехникой, средствами связи и программным обеспечением;

– организации доступа во внутреннюю корпоративную сеть;

– устранения сбоев в работе компьютерной техники, оргтехники, средств связи и программного обеспечения.

СОГЛАСОВАНО:

Заведующий канцелярией Багрова С.В. Багрова

Начальник административно-хозяйственного управления Лекарев Р.М. Лекарев

Начальник отдела кадров Шведова Д.К. Шведова

Главный бухгалтер Парамонова Л.В. Парамонова

Начальник юридического управления Толмачев Н.С. Толмачев

С Положением ознакомлены:

Веселова М.П. Веселова 30.04.2013

Чумакова Г.Р. Чумакова 30.04.2013

Федорова А.М. Федорова 30.04.2013

Жирнова Т.Д. Жирнова 30.04.2013

Громов П.В. Громов 30.04.2013

Любое положение о подразделении нужно проверять ежегодно, ведь в отделе может измениться штатная структура или функционал. Изменения в положение вносятся путем издания приказа по основной деятельности.

Как видите, автору положения об отделе работа предстоит большая, но вполне выполнимая. Часто важность положения об отделе с четко расписанными функциями и правами осознается руководством только после какой-нибудь неприятной конфликтной ситуации с другими отделами – вдруг выясняется, что положение было нужно «вчера». Надеемся, что наши рекомендации не дадут поставить вас в тупик и вы сможете разработать положение о своей службе ДОУ быстро и без особых трудностей.

Положение об отделе канцелярия

Положения

I. Общие положения

1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.

*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
5.1. Уставом предприятия.
5.2. Настоящим положением.
5.3. …
6. …

II. Структура

КАНЦЕЛЯРИЯ

Бюро (сектор, группа)
экспедиции

Машинописное бюро
(сектор, группа)

Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)

Секретариат

3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится

(руководителями бюро, секторов, групп)

5. …

III. Задачи

1. Организация делопроизводства на предприятии.
2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
3. Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
4. …

IV. Функции

1. Ведение делопроизводства на предприятии.
2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
3. Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
4. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
5. Формирование дел и их сдача на хранение.
6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
9. Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
10. Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
13. Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
15. Выполнение копировальных и множительных работ.
16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
17. …

V. Права

1. Канцелярия имеет право:
1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.
1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.
1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
1.7. …
2. Заведующий канцелярией также вправе:
2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
2.3. …
3. …

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
1. Со всеми подразделениями предприятия — по вопросам:
— ведения делопроизводства;
— организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
— подготовки и представления документов;
— передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
— получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

2. С

(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)

по вопросам:
— обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
— обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
— …
3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

4. С

(наименование структурного подразделения)

по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________

VII. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.
2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.3. Сохранность принятых в работу документов.
2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.
2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.
2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.
2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
2.8. …
3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.

КАНЦЕЛЯРИЯ

Смотреть что такое «КАНЦЕЛЯРИЯ» в других словарях:

  • Канцелярия — получить на Академике действующий промокод Miniinthebox или выгодно канцелярия купить со скидкой на распродаже в Miniinthebox

  • КАНЦЕЛЯРИЯ — (ср. век. лат., от cancelli шкафы). Писцы и чиновники известного присутственного места, а также комнаты, где они занимаются. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. КАНЦЕЛЯРИЯ место, в котором… … Словарь иностранных слов русского языка

  • КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством.2) Название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.) … Большой Энциклопедический словарь

  • Канцелярия — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством; 2) название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.).… … Политология. Словарь.

  • КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения; отдел учреждения, ведающий его служебной перепиской, оформлением текущей документации; 2) некоторые государственные учреждения в России XVIII начала XX вв. (Тайная канцелярия и др.) … Юридический словарь

  • КАНЦЕЛЯРИЯ — КАНЦЕЛЯРИЯ, и, жен. Отдел учреждения, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации. • Небесная канцелярия (разг. шутл.) о силах, будто бы управляющих погодой. Когда же дождь кончитсяСпроси в небесной канцелярии! | прил.… … Толковый словарь Ожегова

  • канцелярия — контора; делопроизводство, офис, диван, письмоводство Словарь русских синонимов. канцелярия сущ., кол во синонимов: 4 • делопроизводство (2) • … Словарь синонимов

  • Канцелярия — (лат. cancellaria; англ. chancellery/office) 1) название некоторых гос ных учреждений в России (напр., Канцелярия тайных розыскных дел XVIII в., К. Его Императорского Величества и др.); 2) структурное подразделение организации, ведающее служебной … Энциклопедия права

  • Канцелярия — отдел, сектор в фирме, компании, учреждении, занимающийся делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

  • КАНЦЕЛЯРИЯ — (от лат. cancelarius письмоводитель) подразделение, отдел уч . реждения, организации, ведающий делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь … Экономический словарь

  • Канцелярия — (chancery, лат. cancella «занавес», отсюда «закрытое место», «служебное помещение»), учреждение при дворе правителя (императора, папы или короля). В К. составлялись документы, необходимые для судебного делопроиз ва, ведущегося королев, судьями.… … Всемирная история

канцелярия

Значения в других словарях

  1. канцелярия — См. канцлер Толковый словарь Даля
  2. канцелярия — Заимств. в начале XVII в. из польск. яз., где kancelaria «отдел делопроизводства» < лат. cancellaria «отгороженное помещение для писцов» — суф. производного от cancelli «загородка, решетка». Этимологический словарь Шанского
  3. канцелярия — КАНЦЕЛЯРИЯ -и; ж. Отдел учреждения, занятый делопроизводством. Работать в канцелярии. // Помещение этого отдела. К. находится на втором этаже. ◊ Небесная канцелярия. Шутл. О силах, будто бы управляющих погодой. Толковый словарь Кузнецова
  4. канцелярия — канцелярия I ж. Отдел учреждения, ведающий делопроизводством. II ж. разг. Чьи-либо деловые бумаги, документы и т.п. (обычно с оттенком шутливости). Толковый словарь Ефремовой
  5. КАНЦЕЛЯРИЯ — КАНЦЕЛЯРИЯ (от позднелат. cancellarius — письмоводитель) — 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством. 2) Название некоторых государственных учреждений в России 18 — нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.). Большой энциклопедический словарь
  6. КАНЦЕЛЯРИЯ — (от лат. cancelarius — письмоводитель) подразделение, отдел учреждения, организации, ведающий делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Экономический словарь терминов
  7. канцелярия — сущ., ж., употр. сравн. часто (нет) чего? канцелярии, чему? канцелярии, (вижу) что? канцелярию, чем? канцелярией, о чём? о канцелярии; мн. что? канцелярии, (нет) чего? канцелярий, чему? канцеляриям, (вижу) что? канцелярии, чем? канцеляриями, о чём?… Толковый словарь Дмитриева
  8. канцелярия — Канцелярии, ж. . 1. Отделение какого-н. учреждения, занятое делопроизводством, составлением бумаг. Удостоверение вам напишут в канцелярии. Канцелярия университета. Справки выдает канцелярия. || перен. Чьи-н. Большой словарь иностранных слов
  9. канцелярия — Канцелярия, канцелярии, канцелярии, канцелярий, канцелярии, канцеляриям, канцелярию, канцелярии, канцелярией, канцеляриею, канцеляриями, канцелярии, канцеляриях Грамматический словарь Зализняка
  10. канцелярия — КАНЦЕЛЯРИЯ, и, ж. Отдел учреждения, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации. • Небесная канцелярия (разг. шутл.)о силах, будто бы управляющих погодой. Когда же дождь кончится?Спроси в небесной канцелярии! | прил. Толковый словарь Ожегова
  11. канцелярия — Латинское – cancellaria (место за загородкой). Слово было заимствовано русским языком из западноевропейских языков во второй четверти XVII… Этимологический словарь Семёнова
  12. канцелярия — орф. канцелярия, -и Орфографический словарь Лопатина
  13. канцелярия — КАНЦЕЛ’ЯРИЯ, канцелярии, ·жен. (·польск. kancelarya). 1. Отделение какого-нибудь учреждения, занятое делопроизводством, составлением бумаг. Удостоверение вам напишут в канцелярии. Канцелярия университета. Справки выдает канцелярия. | перен. Толковый словарь Ушакова
  14. канцелярия — Канцеля́ри/я . Морфемно-орфографический словарь
  15. канцелярия — сущ., кол-во синонимов: 4 делопроизводство 2 диван 16 офис 6 письмоводство 3 Словарь синонимов русского языка
  16. канцелярия — -и, ж. Отдел учреждения, занятый делопроизводством, а также помещение этого отдела. Каждый день я хожу в канцелярию и переписываю бумаги. Полонский, Ночь в Летнем саду. Работает она где-то секретарем в канцелярии. Добровольский, Трое в серых шинелях. Малый академический словарь
  17. канцелярия — Заимствование из польского, в котором kancelaria – «канцелярия» восходит к латинскому сапсеШ – «решетка». Этимологический словарь Крылова
  18. канцелярия — канцеля́рия впервые канцеллярия 1, 1633 г.; см. Огиенко, РФВ 66, 363. Через польск. kancelaria от.-лат. саnсеllаrii «dicti potissimum, quod аd саnсеllоs forenses, sеu iudicium, stabant», лат. Этимологический словарь Макса Фасмера

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *