Какие документы составляют входящий документопоток

  • автор:

Заключение (выдержка)

Целью работы явилось изучение теоретических основ организации документооборота и организации документооборота с дальнейшим определением основных путей сокращения его объемов на примере предприятия.

В ходе написания данной работы, нами были составлены следующие основные выводы:

― документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

― существуют различные методы учета и анализа документооборота. Особенность оценки состояния документооборота на предприятии заключается в следующем: анкетный опрос работников (даже с учетом балльной оценки) не дает целостного представления о не налаженных связях в движении документов между отделами, в то время как путем составления итоговой организационной структуры по предлагаемой нами методике наглядно видны «проблемные» участки; балльная оценка «прямых» и «обратных» связей при составлении карточки-анкеты определяется не передающими документы подразделениями, а получающими их. Кроме того, целесообразно проводить на предприятии рейтинговую оценку эффективности документооборота подразделений.

― организация работы с документами или управление документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

― существует три основных этапа документооборота: прием и обработка входящих документов, рассмотрение документов руководством (резолюция) и работа с исходящими документами.

На основании полученных выводов, нами были определены основные пути сокращения объема документооборота.

1. Сокращению объемов документооборота содействует использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации.

2. Для упреждения письменных обращений и жалоб сотрудников можно использовать бездокументное решение вопросов – генеральным директором и его заместителями установлены специальные часы приема по различным вопросам, ведется учет в журналах регистрации приема.

3. Еще одним направлением является унификация и стандартизация документов, то есть установление единообразия состава и форм управленческих документов. Таким образом, исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления и состав документов может быть сокращен.

4. Для совершенствования технологи

6.1 Этапы движения кадровых документов при их составлении и оформлении.

6.2 Особенности регистрации кадровых документов.

6.3 Контроль исполнения.

6.1 Этапы движения кадровых документов при их составлении и оформлении

Совокупность процедур, обеспечивающих прохождение документа в организации, называется документооборотом. Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения составляет содержание понятия «организация работы с документами».

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом. Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении при том условии, что у этих данных общий источник и общий преемник. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из: документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций, документов от несоподчиненных организаций, обращений граждан (предложения, заявления, жалобы).

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы, акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. На практике широко распространена внутренняя переписка. Она оформляется докладными и объяснительными записками, справками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения. Различают этапы обработки каждого из указанных потоков.

Этапы обработки входящих документов:

— прием и первичная обработка документов;

— предварительное рассмотрение и распределение документов;

— регистрация;

— рассмотрение документов руководством;

— передача на исполнение;

— контроль исполнения.

Этапы обработки исходящих документов включают:

— составление чернового документа;

— подготовку проекта документа;

— его согласование (визирование);

— удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

— отправку документа.

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят стадии обработки исходящих документов, на этапе их получения структурными подразделениями фирмы — входящих. Маршруты движения внутренних документов являются наиболее нерегламентированными. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Из определения видно, что одной из составляющих организации работы с документами является документооборот.

Документооборот

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборот.

Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым, время прохождения — минимальным. Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.

Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:

  • Сократить пути прохождения документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо тщательно продумать путь его прохождения.
  • Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов документов.
  • Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
  • Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.

Выполнение названных условий позволяет достигнуть:

  • прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;
  • ритмичности, т.е. равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности сотрудников организации.

Учет объема документооборота

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией. Например:

В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.

Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Для большинства предприятий основным видом деятельности является производство каких-либо товаров или услуг. При этом объемы технологического документооборота, как правило, существенно превышают объемы документооборота управленческого.

Параметры, описывающие документооборот в организации, можно разделить на три основных класса: объем документооборота, скорость движения документов и стоимость выполнения типовых операций с документами.

Потоки входящих и исходящих документов характеризуют уровень обмена информацией с другими организациями. Если объем таких документов составляет десятки и сотни в день, то могут возникать проблемы с их регистрацией и обработкой.

Объем внутреннего документооборота — число приказов, распоряжений, служебных записок, заявлений и т.д, создающихся в организации или отдельных подразделениях в течение года.

Как правило, имеют место сезонные колебания объема документов, а также время пиковой нагрузки. Помимо сезонных колебаний объемы документооборота могут быть связаны с ростом или сокращением организации, повышением или спадом деловой активности и другими подобными причинами. Объемы документооборота в разрезе структурных подразделений — это распределение носит нелинейный характер, и 80 % всего документооборота приходится на долю 20% структурных подразделений.

Объемы документооборота в разрезе видов документов — эта информация полезна для расчета экономической эффективности, поскольку позволяет уточнить затраты на обработку потока документов определенного типа.

Доля контрольных документов. Определяется как отношение числа документов, ставящихся на контроль в течение года, к общему числу документов. Эта доля обычно составляет от 10 до 40%.

Средний объем документов чаще всего измеряют в страницах или листах машинописного текста. Для документов, передающихся электронной почтой, объем измеряется в килобайтах. Принято считать, что объем одной страницы машинописного текста примерно равен 2 кБ. Для управленческого документооборота средний объем одного документа чаще всего составляет от трех до восьми страниц. Этот показатель при необходимости рассматривают в разрезе отдельных видов документов: входящих, исходящих, внутренних и т.п.

Среднее число копий. Разброс этого показателя весьма значителен в различных организациях. Если во времена печатных машинок среднее число копий равнялось 5-6 экземплярам (одной закладке), то с распространением копировальной техники количество копий, по оценке компании «Xerox», возросло более чем втрое — в среднем до 18 экземпляров.

Учет объема документооборота в Р включает в себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам (журналам). Подсчет количества входящих и исходящих документов, поступивших на предприятие, служебных и докладных записок, а также писем осуществляется дирекцией Р и в бюро стандартизации.

При проведении учета документов раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Раздельно учитывается количество входящих, исходящих и внутренних документов.

Подсчет документооборота проводится по структурным подразделениям и по предприятию в целом. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж. Результаты учета объема документооборота обобщаются для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

При нормировании документационных операций используются нормативы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности. Нормирование времени — это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ. Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:

1 Определения расходов на работу всего учреждения.

2 Совершенствование методов труда.

3 Поощрения служащих к труду.

4 Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.

5 Улучшения планирования работы учреждения.

6 Обеспечения рационального использования технических средств.

Расчёт нормы времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле:

Норма вр. = Мon (1+К/100), (5.1)

где Мon — оптимальное время, ч.;

К — сумма времени на подготовительно заключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (8%);

Mon=59,6 ч.;

мин. К=8%.

Н.вр.= 59,6( 1+ 8 % / 100) = 59,6 * 1,08 = 64,4 мин

Норматив численности — определяет количество сотрудников требующихся для выполнения качеств закрепляется за данным подразделением при существующих организационно технических условий.

Ч = Нвр. * О * К / М — (М * А),(5.3)

где Ч — норматив численности (необходимое количество сотрудников);

Нвр. — средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64 часа;

О — количество документооборота (100 экземпляров);

К — коэффициент измерения трудоёмкости работ (0,24);

М — годовой номинальный фонд рабочего времени (252 дня * 64,4 мин);

А — коэффициент неявок на работу=0,3.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *