Какие документы имеют постоянный срок хранения?

  • автор:

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

Однако прежде чем это сделать, каждый документ нужно тщательно подготовить, то есть подвергнуть его архивной обработке (см. статья Архивная обработка).

Сроки хранения постоянных и временных документов

Сроки хранения временных и постоянных документов определяются общими и ведомственными перечнями, которые регламентируют минимальные сроки. Пометка «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» значит, что документы имеют лишь практическую ценность. Для отдельных документов сроки хранения устанавливает сама организация, в то время как для других время хранения устанавливается не менее 5 лет.

Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:

  • приказы по основной деятельности
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • штатные расписания
  • структура организации
  • номенклатура дел
  • описи дел
  • акты об уничтожении дел и утрате документов
  • целевые программы информатизации
  • прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
  • годовые планы и отчеты
  • годовые бухгалтерские балансы
  • годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
  • годовые сметы и др.
  • уставные документы
  • документы о приватизации
  • реестры акционеров
  • реестры владельцев ценных бумаг
  • списки лиц, имеющих право на дивиденды
  • журналы, книги учета работы с акциями
  • заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
  • гранты
  • лимиты
  • паспорта сделок
  • документы о благотворительной деятельности
  • и другие документы

Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)

  • приказы на отпуска и командировки
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности
  • договоры с юридическими лицами
  • документы по госзакупкам
  • акты о приеме выполненных работ
  • бухгалтерские документы
  • путевые листы
  • и другие документы

Для определения срока хранения делопроизводителю необходимо разделять приказы по видам. О том, в течение какого времени хранить приказы по профильной деятельности, поговорим в этой статье.

Классификация приказов

Приказ — это распорядительный документ, который подписывает руководитель компании. Директор обозначает задачу и устанавливает способ контроля за ее выполнением. Обязанность делопроизводителя — организовать хранение этих распоряжений. Чтобы определить, сколько хранятся приказы по основной деятельности, необходимо разобраться, что именно к ним относится.

Виды определены в Приказе Минкульта РФ N 558 от 25.08.2010 — это распоряжения:

  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственным вопросам;
  • по основной (профильной) деятельности.

Иногда бывает сложно понять, какой документ к какому виду отнести. Для объяснения воспользуемся методом «от противного».

Формулировка «по личному составу» вопросов не вызывает. Это документы кадрового делопроизводства. Ответственные за их ведение и хранение — сотрудники отдела персонала. Хранить кадровикам их придется 75 лет, а часть документов подлежит хранению постоянно.

Разберемся, чем отличаются друг от друга два оставшихся, схожих на первый взгляд, определения. В упомянутом выше нормативном документе №558 есть абзац, который определяет административно-хозяйственные вопросы. Опираясь на этот перечень, легко можно классифицировать и распоряжения руководителя. Итак, к административно-хозяйственным вопросам относятся:

  • соблюдение правил внутреннего распорядка;
  • эксплуатация зданий, помещений;
  • транспортное обслуживание, внутренняя связь;
  • обеспечение безопасности организации.

Распоряжения, которые содержат в себе перечисленные темы, делопроизводитель будет хранить 5 лет.

А вот четкого перечня вопросов по профильной деятельности нет. Это указания, которые касаются стратегических организационных решений. Если тема не является административной и не затрагивает проблемы кадрового состава, то, методом исключения, относим ее к основной.

Хранить документы разных видов рекомендуется раздельно.

Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности

Все работники, которые в документе перечислены по именам или должностям, те, кому поручено исполнение распоряжения, должны быть ознакомлены с ним под роспись. Четкие сроки ознакомления на законодательном уровне не определены. В интересах работодателя собрать подписи сотрудников в строке «ознакомлен» как можно быстрее. Если этого не сделать, то рассчитывать на то, что сотрудник принял на себя ответственность за выполнение распоряжения, нельзя, и предъявлять к нему претензии за невыполнение заданий — незаконно.

Обязанность ознакомления с документами по личному составу предусмотрена ст. 68, ст. 84.1 и ст. 193 ТК РФ. При ознакомлении с распоряжениями по профильной работе необходимо руководствоваться здравым смыслом и требованиями к оформлению первичных документов. Если в форме заложена необходимость ознакомления — виза должна быть.

Срок хранения приказов по основной (профильной) деятельности

Если распоряжение отнесено к профильной деятельности, делопроизводителю следует хранить его постоянно, т.е. на протяжении всего периода работы организации. При этом данный срок не может быть менее десяти лет. Если это приказы, присланные для сведения, хранить их нужно до минования надобности — данный срок не может быть менее одного года.

Определить надобность и срок действия приказов по основной деятельности помогут даты поставленных задач и сроки их выполнения.

Процессы делопроизводства устроены таким образом, что рано или поздно у большинства документов истекает срок хранения. Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов.

Кто определяет сроки хранения? Какой закон это регламентирует?

Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов, являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве.

Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности.

Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др. Они относятся к категории типовых документов и сроки хранения таких архивных документов определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в 2010 году.

Кроме того, сроки хранения архивных документов определяются ведомственными перечнями, которые регламентируют сроки по отдельным отраслям, то есть в зависимости от того, какой вид деятельности она осуществляет. Такие перечни предусматривают большой охват видов документов. К примеру, существуют:

  • «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
  • «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации».
  • «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации».

Какие существуют сроки хранения документов в архиве?

Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:

В списке типовых управленческих документов предусмотрены такие сроки хранения архивных документов:

  • личные дела сотрудников – 75 лет;
  • журналы регистрации несчастных случаев на производстве – 75 лет;
  • документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты) – постоянное хранение;
  • гарантийные письма – 3 года;
  • акты проверок кассы – 3 года;
  • акты проверок финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.

С какого числа исчисляются сроки хранения документов?

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2011 года, срок его хранения начинается с 1 января 2012 года.

Что делать с документами, которые не подлежат хранению?

Типовые и ведомственные перечни необходимы не только для определения сроков хранения документов в архиве, но и последующего уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Для выделенных к уничтожению документов составляется акт об уничтожении документов, в котором указываются индексы, названия, заголовки и др.

Галина Кудрякова

Организации негосударственной формы собственности, как правило, не являются источниками комплектования государственных архивов. А это значит, что документы, создаваемые в процессе их деятельности, не поступают в обязательном порядке на государственное хранение, за исключением случаев ликвидации предприятия. Их этого следует, что данные организации должны сами позаботиться о хранении своих документов. А следовательно, руководитель обязан принять меры по обеспечению сохранности документов возглавляемой им фирмы, поскольку несет персональную ответственность перед законом. Это положение содержится в Законе Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» и Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Разумеется, обеспечить сохранность документов можно только в том случае, если они находятся в упорядоченном состоянии. Это значит, что документы в текущем делопроизводстве должны формироваться в соответствии с номенклатурой дел. После окончания делопроизводственного года, максимально — через два календарных года, документы постоянного хранения и по личному составу должны быть правильно сформированы, переплетены, оформлены в соответствии с архивными нормами и включены в годовые разделы сводных описей дел. Учет правильно сформированных и оформленных дел является одним из основных условий обеспечения сохранности документов. Об этом говорено и переговорено уже много раз. Однако именно на этой стадии работы возникают огромные проблемы.

Подготовка документов к архивному хранению и создание условий для архивного хранения в самой организации является наиболее слабым звеном в работе с документами. В лучшем случае руководство организаций, не только негосударственных форм собственности, но и государственных, занимаются организацией работы по выделению документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и составлению акта о выделении документов и дел, не подлежащих хранению. Почему именно на этот вид работы обращается особое внимание? Потому что любой человек заинтересован освободиться от так называемой макулатуры, во-первых, для высвобождения площадей для размещения других документов, а, во-вторых, для того, чтобы облегчить себе жизнь в случае каких-либо проверок.

Таким образом, мы наблюдаем классический пример того, как телега поставлена впереди лошади. Ведь процесс выделения документов к уничтожению должен завершать процесс упорядочения документов, а не предшествовать ему или вообще сводиться только к нему. К сожалению, еще очень низок уровень архивной культуры среди руководителей организаций, а государственные архивные учреждения, как ни грустно это констатировать, явно недорабатывают в вопросах налаживания системы работы по подготовке документов к архивному хранению. Что же касается организаций негосударственной формы собственности, то, как правило, туда не ступала нога работника государственного архива. И если документы в таких компаниях содержатся в порядке, это заслуга только ее руководителя. В то же время содержание документов в порядке — это прямая обязанность самой организации. Просто на фоне всеобщего равнодушного отношения к состоянию документов, утративших оперативное значение, единичные примеры упорядоченного состояния архивных документов воспринимаются как большое достижение. Думается, что будущее за крупными коммерческими предприятиями, которые будут заинтересованы в создании условий для обеспечения сохранности своих документов в силу хотя бы сохранения коммерческой тайны. Что же касается всех остальных, то только лишь систематическая просветительская работа и жесткий контроль за соблюдением архивного законодательства, состоянием делопроизводства и архивного дела со стороны государственных архивных учреждений позволят сдвинуть дело с мертвой точки. И фирмы перестанут экономить на архивной обработке документов.

Однако вернемся к вопросу, где же должны храниться документы постоянного хранения и по личному составу организаций негосударственной формы собственности после приведения их в порядок. Разумеется, если у организации есть возможность построить собственное административное здание, то предусмотреть строительство и соответствующее техническое оснащение специального помещения для архива не составит труда. Нужно только изначально поставить перед собой такую задачу. Сейчас же речь идет о том, как выйти из положения, если площади ограничены. В таком случае нужно приспособить какое-либо отдельное сухое помещение для нужд архива, разместить в нем металлические полки или закрытого типа шкафы, установить металлическую дверь с надежным замком. Ключ должен храниться у работника, ответственного за архив, или в месте, где хранятся все ключи от кабинетов организации и где им обеспечена соответствующая сохранность и ограниченность доступа.

Однако будем реалистами. Подавляющее большинство организаций негосударственной формы собственности арендуют помещения, за аренду платят немалые деньги, поэтому о выделении отдельного помещения под нужды архива не только не идет речь, но и мысли об этом не возникает. Главная забота — разместить работников. Как быть в такой, казалось бы, безвыходной ситуации? Как показывает практика, выход все же есть. Обычно в организациях поступают следующим образом. Периодически, например, один раз в 3–4 года, для приведения в порядок документов приглашают профессиональных архивистов, которые со знанием дела на возмездной основе проводят научно-техническую обработку документов, составляют необходимый пакет документов (годовые разделы сводных описей дел, историко-архивную справку к фонду, при необходимости — акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению). Приведенные в порядок документы хранятся у работников, отвечающих за эти документы в силу своих должностных обязанностей. Например, в отделе кадров хранятся приказы по личному составу, личные карточки и личные дела уволенных работников, у бухгалтера, который начисляет зарплату, — расчетно-платежные ведомости или лицевые счета по зарплате, у главного бухгалтера — штатные расписания, бухгалтерские балансы и т.д. Принцип хранения понятен. Годовые разделы сводных описей дел, как правило, хранятся у начальника отдела кадров или секретаря приемной.

Часто работник, отвечающий за состояние делопроизводства в организации, отвечает и за приведение в порядок документов после окончания делопроизводственного года. Разумеется, это не совсем то, что требуется законодательством по архивному делу, ведь ответственный за архив работник в организации должен быть, и назначение это делается на основании приказа руководителя. Но это гораздо лучше, чем вообще ничего, ведь документы проходят-таки научно-техническую обработку и находятся в упорядоченном состоянии.

Я оптимист по натуре и хотелось бы закончить статью на оптимистической ноте. Иногда я думаю, что скоро исполнится уже 100 лет с тех пор, как был принят Декрет об архивах, положивший начало созданию архивной системы в нашей стране. За это время сделано очень много: создана и функционирует стройная система государственных архивных учреждений, архивная отрасль знает имена историков-архивистов, энтузиастов своего дела, усилиями которых удалось собрать и сохранить ценнейшие для истории нашего государства документы. Однако нерешенных проблем множество и главная из них, как это представляется мне, — создание системы работы по приведению документов в порядок и обеспечению их сохранности в каждой компании, у каждого индивидуального предпринимателя. Сколько для этого понадобится времени, трудно даже предположить. Возможно, еще лет сто. Но я верю в закон диалектики о развитии общества по спирали, а это значит, что с каждым витком общественного развития мы будем решать свои проблемы на более высоком, качественном уровне.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *