Как входить в кабинет начальника

  • автор:

Вы можете спросить, какое отношение к этикету имеет своевременное и качественное исполнение своих должностных обязанностей? Тот, кто плохо работает, не уважает своих коллег. Особенно, если речь идет о руководителе: его промахи подчас приходится исправлять целому коллективу, причем работники, опасаясь впасть в немилость шефа, обычно держат свои эмоции при себе.

Какой смысл в соблюдении дистанции между руководителем и подчиненным? Субординация отражает реальное распределение полномочий и ответственности работников организации. Кроме того, ее соблюдение не позволяет отношениям принимать близкий, «семейный» характер, что не очень хорошо сказалось бы на результатах работы. Иерархические взаимоотношения в организации предполагают соблюдение ряда конкретных правил:

— прежде всего, ко всем без исключения коллегам по работе следует обращаться «на вы»;

— при встрече словесное приветствие произносит подчиненный, а руку подает вышестоящее должностное лицо – если сочтет нужным;

— в кабинете руководителя подчиненный не садится без приглашения шефа.

Следует ли стучать в дверь кабинета руководителя, прежде чем войти? Принято считать, что стучать не нужно. И все же правильнее было бы стучать, и вот почему: каждый человек имеет как бы два лица – для себя и для окружающих. К примеру, вы едете в метро, задумались. Вдруг чувствуете на плече руку. Оглядываетесь – так и есть, старый приятель. И сразу же ваше лицо меняется, словно надевает маску – ту, которую можно видеть всем. «Все в порядке, все хорошо!» – написано на ней. Точно так же руководитель, находясь в кабинете один, может слегка расслабить мускулатуру лица и тела, и есть риск застать его в таком виде, не предназначенном для глаз окружающих.

Почему же в таком случае действует прямо противоположная норма? Думается, что здесь основную роль сыграло то, что большинство руководителей не любят стука и считают, что в основе такого поведения лежит неуверенность подчиненного в том, чем занят руководитель в данный момент. Так что, уважаемые читатели, не стучите в дверь своего начальника, несмотря на все разумные аргументы, приведенные выше.

Нужно ли вставать, когда входит руководитель?

Вставать в присутствии руководителя нужно в трех случаях: во-первых, если руководитель имеет обыкновение раз в день заходить к подчиненным, чтобы пожелать доброго утра; во-вторых, если он обходит подразделения и представляется работникам в качестве их нового шефа; в-третьих, если он входит вместе с гостем или делегацией. При этом нужно иметь в виду следующее: сотрудник, работающий в дальнем углу комнаты площадью в 50 м2, не должен выбегать и кланяться – это будет выглядеть смешно.

Если руководитель постоянно заходит к вам в течение рабочего дня, не следует каждый раз вскакивать с места. Иное дело, когда руководитель или ваш коллега будет вынужден стоять перед вами, обсуждая какой-то вопрос, – тут следует встать.

Нужно учитывать и психологический аспект ситуации. Может быть, руководитель зашел запросто, «без чинов» (например, начальница зашла продемонстрировать новую кофточку).

Какими правилами делового этикета должен руководствоваться подчиненный?

Помимо указанных выше правил, подчиненному не следует также эмоционально проявлять свое недовольство шефом. Если вы считаете, что к вам отнеслись несправедливо, необходимо спокойно и аргументированно заявить об этом.

Каковы правила этикета руководителя?

Руководитель не должен утомлять подчиненных мелочным контролем: он должен представлять, кто на что способен.

Руководитель должен информировать подчиненных о стратегии организации, перспективных планах руководства – в допустимых пределах, конечно.

Руководитель должен поощрять тех, кто хорошо работает. Если нет возможности выдать денежную премию, нужно поощрить словом: человек имеет право знать, что его старания замечены. Работник вряд ли уйдет из организации, где это условие соблюдается, даже если в другом месте ему предложат больший оклад.

Руководитель должен делать замечания. Это, можно сказать, его обязанность: ведь тот, кто работает спустя рукава и не получает замечаний, в конце концов расслабляется.

В чем заключается специфика отношений мужчины и женщины в деловой сфере?

В деловой сфере отношения определяются иерархией, а не полом или возрастом, то есть приоритетное положение имеет руководитель, а не дама или пожилой человек. Так, руководитель первым протягивает руку, даже если подчиненный – женщина.

В соответствии с общими правилами этикета мужчина всегда стоит с той стороны, откуда можно ожидать опасность. Поднимаясь и спускаясь по лестнице, он идет ниже дамы, готовый в любой момент подхватить спутницу, если она упадет. В лифт, который является зоной повышенной опасности, мужчина входит первым, а выходит из него последним, пропустив вперед женщин. На улице мужчина идет со стороны проезжей части. Входя в незнакомое помещение, мужчина первым входит в дверь и придерживает ее для дамы.

В деловом этикете действуют другие нормы и принципы. Как уже было сказано, главное здесь – иерархия и субординация: руководитель первым подает руку даме; войдя в кабинет руководителя, дама должна дождаться приглашения сесть. А если он не предложит? Подождав немного и видя, что разговор затягивается, посетительница может попросить разрешения сесть.

Но надо сказать, что в большинстве случаев мужчины-руководители все же отдают должное женственности: например, пропускают дам вперед, входя в дверь. Некрасиво выглядит, когда руководитель заставляет секретаря-женщину таскать стулья для деловых партнеров – молодых здоровых мужчин – в их присутствии. Воспитанный мужчина не заставит девушку-секретаря нести за ним тяжелый чемодан.

Несколько слов о женском рукопожатии. Женщины часто задают мне примерно такой вопрос: «Я занимаю высокую должность и часто провожу переговоры с мужчинами одного со мною уровня. Мы договариваемся о чем-то, мужчины поворачиваются друг к другу, хлопают друг друга по спине, жмут руки. При этом на меня никто не обращает внимания. Что делать в такой ситуации?»

Прежде всего – не обижаться. История мужского рукопожатия насчитывает многие сотни, а может, и тысячи лет. И к нашему времени мужское рукопожатие получило, можно сказать, статус безусловного рефлекса.

Женское рукопожатие стало входить в обиход в середине девятнадцатого века, при этом довольно медленными темпами. Советским гражданкам в этом смысле, можно сказать, повезло: у нас в 1917 году женщины стали товарищами и начали активно занимать официальные должности – тут и пошло в ход рукопожатие. Но рефлексом он до сих пор не стало.

Конечно, нельзя назвать вежливыми мужчин, которые пожимают друг другу руки, а на вас не обращают внимания. Но перевоспитать их вы не можете, поэтому включайте чувство юмора. И, конечно, протягивайте руку тому, с кем вы можете обмениваться рукопожатием в соответствии с иерархией.

Замечено: в коллективах, где придерживаются правил поведения на кухне, конфликтов меньше, а сотрудники — добрее. Хотите жить с коллегами в мире и согласии? Соблюдайте несколько простых принципов во время обеда в офисе.

Не трогайте чужую еду

Кажется, это правило лежит на поверхности, но его соблюдают не все. Однажды я оставила на столе тарелку с тортом и отлучилась на минутку. По возвращении обнаружила пустую тарелку и жующего коллегу. «Где мой торт?» — спросила я. Коллега, жуя, пожал плечами. Я не поверила в его неосведомленность, поскольку на подбородке заметила следы крема. Сослуживец при этом смотрел мне в глаза с самым невинным выражением… Поверьте, если бы этот коллега висел над пропастью на волоске, и я была бы единственным человеком, который мог бы спасти ему жизнь, я бы этого не сделала.

Если вы высыпали из сахарницы последнюю порцию сахара, не оставляйте ее пустой — заполните сахаром

За это вам вряд ли скажут «Спасибо», если только вы не вывесите на дверях офиса объявление «Я насыпаю сахар в сахарницу, когда он заканчивается на мне». Никто вашей услуги, скорее всего, не заметит. Зато вы получите сто очков в карму. Кроме того, о коллегах заботиться приятно. Однажды вы обнаружите, что кто-то убрал за вами посуду, забытую в спешке, или вытер стол после вашего ланча. Это называется «взаимное внимание», и это полезнее для взаимоотношений в коллективе, чем десять выпусков корпоративной газеты.

Не забывайте еду в холодильнике

Если в офисе нет строгого правила — освобождать холодильник от еды на ночь — то содержимое холодильников может представлять собой печальное зрелище. Даже не зрелище — скорее, речь идет об ароматах. Запахи несвежей еды вполне способны испортить аппетит. Сырки с проросшей плесенью, фрукты, из которых скоро получится крепкая настойка, баночка любимых тещиных огурчиков, открытая перед Новым годом — далеко не худшие варианты… Не забывайте о припасах. Если забываете, заведите привычку — делать ревизию своего любимого уголка в холодильнике по пятницам и забирать лишнее.

Вытирайте со стола после еды

С какой стати это должен делать кто-то другой? Вам нравится, когда вы приходите обедать и не можете найти чистый стол? Нет. Тогда поступайте по отношению к коллегам так, как вы хотите, чтобы поступали по отношению к вам.

Не обсуждайте кулинарные предпочтения коллег

Как говорят, на вкус и цвет все фломастеры разные. Так и с едой. Не стоит делать замечание Оле, что она часто ест гамбургеры (тем более смотреть при этом красноречиво на ее не самую тонкую талию). У Оли дома есть зеркало и ярлыки с размером на одежде как ориентир. Не стоит подсмеиваться над тоненькой и бледной Галей за то, что она питается исключительно салатами. Если Вася запивает борщ компотом — пожелайте ему приятного аппетита, ведь ему и правда приятно. Следите за свои́м рационом — это гораздо полезнее для здоровья и отношений с коллегами.

Ведите себя на кухне прилично

Кухня предназначена для того, чтобы в ней кушать, как бы банально это не звучало. В одном офисе крупной компании, где однажды я работала, кухня использовалась для решения личных вопросов. Менеджеры по продажам регулярно там собирались, чтобы созвониться с мамами, папами, тещами, детьми, стоматологами, строителями… В итоге люди, использующие кухню по назначению, рисковали заработать гастрит, потому что пространство было шумным и беспокойным. Для переговоров по личным вопросам можно выйти на улицу, на лестничную площадку, а лучше (вы не поверите) в рабочее время работать, если речь не идет о форс-мажоре. Берегите здоровье и психику коллег. И добро к вам вернется.

Елена Набатчикова

/ Начало / Официальный этикет / Этика служебных отношений

В широком смысле этика — это кодекс, свод правил общения людей, выработанный многими поколениями. Существует и такое понятие, как этика производственных отношений — правила и нормы, а иногда традиции, которых следует придерживаться, встречаясь ежедневно с коллегами на работе и проводя вместе немало времени.

Когда бы ни начинался рабочий день, исходным началом его всегда остается домашняя обстановка: ваше настроение, самочувствие во многом определяются тем, как вы отдохнули, каковы отношения в семье и т. д.

Улыбка и утреннее приветствие оказываются сильным стимулятором хорошего настроения для обоих супругов. Но настроение может испортиться позже — в дороге, в городском транспорте. Теснота в автобусах, трамваях и троллейбусах, особенно в часы пик, — повод для раздражения, а значит, и падения настроения. Можно ли сохранить хорошее настроение и в таких условиях? Можно. Вспомните, чему вас учили еще ребенком: толкнул кого-то — извинись первым. Любая зарождающаяся ссора может быть погашена шуткой, улыбкой. Последуйте совету: научитесь управлять своим поведением в любых условиях. Будьте приветливыми, вежливыми. Улыбайтесь людям. Стремитесь поддерживать хорошее настроение и у себя, и у окружающих.

Женщина на работе не перестает быть женщиной. Воспитанный мужчина и на службе пропустит женщину вперед, придержит перед ней дверь, исключит в ее присутствии употребление острых выражений и грубых слов, встанет, если женщина стоит, для того, чтобы подать ей прикурить. Но проявления вежливости не должны мешать основному ходу работы. Мужчине можно не отрываться от дела для того, чтобы подать женщине пальто, когда она уходит. Но нельзя не помочь ей одеться, если вы вместе оказались в гардеробе.

В то же время женщина не должна обижаться, если вежливость мужчины — товарища по работе будет носить несколько «сокращенный» характер. Если обычно мужчина встает, когда к нему обращается стоящая рядом женщина, то в рабочих условиях он может этого не делать.

Мужчинам не следует забывать, что женщина и на работе заслуживает такого же внимания, как и в другой обстановке. Женщинам — не злоупотреблять преимуществом прекрасного пола в условиях работы. Особенно хочется предостеречь от аргументирования слезами служебных разногласий.

Не мешает напомнить, что рабочий стол не украшают стоящие на виду дамские сумочки, сетки, шляпы, пудреницы. Лучше найти для них другое место.

Поднимая телефонную трубку, не допытывайтесь: «Кто говорит?» Это может сделать только секретарь и то в форме более вежливой, например: «Можно узнать, кто спрашивает?» (подробнее о телефонных разговорах см. Телефон). Однако, относительно телефонных разговоров на работе нелишне заметить: как можно меньше и реже ведите частные беседы со служебного телефона, а уж если придется, то делайте это вполголоса и в наиболее сокращенной форме. Нет необходимости отвлекать сослуживцев своими заботами по поводу утерянного ключа или встречи с портнихой.

В отдельных рабочих коллективах укрепилась традиция отмечать дни рождения сотрудников. Традиция сама по себе хорошая, но чем меньший размах принимает торжество, тем лучше. В складчине для покупки подарка не обязаны участвовать все члены коллектива. Участвует только тот, кто этого хочет. В данном случае недопустимо какое-либо принуждение. Поздравляя, можно сказать: «Подарок от Александра Макеева и меня».

Принимая поздравления, именинник встает. В ответ на поздравления можно предложить скромное угощение: кофе, пирожное, бутерброды.

Не угощайте слишком широко. В рабочей обстановке это неуместно и к тому же как бы обязывает к подобному следующего именинника. Как раз такие вещи иногда превращают хорошую традицию в бедствие.

Если в подарок получены сладости, ими следует угостить товарищей. Можно унести коробку с собой только в том случае, если именинник оказался предусмотрительным и принес конфеты из дома. Полученные в подарок цветы следует унести домой.

День рождения руководителя отмечают в зависимости от сложившейся в данном учреждении традиции. Самая подходящая форма поздравления руководителя — поставить цветы на его письменный стол. Если же сотрудники непременно хотят преподнести подарок, то лучше всего выглядят «нейтральные» и недорогие вещи, например, сладости (если их любят), редкие фрукты, пепельница или другие мелочи для письменного стола, альбом, книги. В небольших, сжившихся коллективах можно практиковать и такие подарки, как бумажник, портфель, перчатки.

* * *

Посетитель, входящий в комнату учреждения, не должен стучать в дверь — это только отвлекает и нервирует занятых делом людей. Обычно на стук в дверь официального помещения не бывает отрицательного ответа.

В дверь кабинета руководителя, если у него нет секретаря, тоже можно не стучать. В случае, когда руководитель выразил пожелание, чтобы сотрудники не входили к нему без стука, следует соблюдать это правило.

Собрания, совещания — вещь полезная, если их участники не отнимают у других времени выступлениями не по существу. На узком собрании, где нет посторонних лиц, можно, обращаясь к товарищу по работе, назвать его по имени и на «ты» (естественно, только в том случае, если вы в дружеских отношениях).

Во время совещания или собрания не следует украдкой зевать или сосать конфеты. Мужчины снимают пиджаки только тогда, когда это сделал председательствующий. Можно обменяться несколькими словами с сидящим рядом товарищем, но не вести при этом продолжительных дискуссий.

В ином рабочем коллективе такие неприятные явления, как интриги и сплетни, если они не встречают решительного осуждения, способны превратиться в настоящее бедствие. Сообщение непрошеного доброжелателя о том, что кто-то дурно о вас говорил, лучше всего прервать в самом начале: «Мне это неинтересно». Встретив подобный отпор, интриганы обычно тоже теряют интерес к начатому предприятию. Культурный человек также не обсуждает проблем чужих семейных неурядиц, источников дохода, внешнего вида или беспорядка в квартире, отмеченного во время случайного визита.

Не пользуются общей симпатией и любители всякий раз по любому поводу высказывать свое мнение. Реплика вроде «Ты безвкусно подобрал себе галстук» меньше всего говорит о доброжелательности или стремлении помочь, скорее всего в ней сквозит откровенная мысль: «У тебя нет вкуса, а у меня он есть, и я хочу тебе об этом сказать».

Всякие замечания, настойчивые вопросы, громкие суждения об одежде, семейном положении, прическе, фигуре, спутнике (спутнице), семейных отношениях, покупках, квартире, дырке в носках крайне бестактны.

Кроме перечисленных выше явлений существуют некоторые особенности поведения или привычки, часто способные серьезно мешать спокойной, продуктивной работе.

Ваш коллега много курит. В таком случае он не должен возражать против частого проветривания помещения. Или лучше следить за этим самому. Курящие имеют право на существование, но и некурящие — тоже.

Кто-то из сотрудников с лечебной целью употребляет много чеснока. Для остальных это делается невыносимым. Если такой любитель профилактики не использует средства, ликвидирующие запах этого «лекарства», ему следует отказаться от его употребления.

Встречаются в коллективах и маньяки гигиены. Они все время что-то вытирают, чистят (руки, уши, нос). Мания гигиены может стать неприятной для окружающих, равно как и обратная ее сторона, когда человек недостаточное время проводит в ванной комнате. Если это особа молодая, ей можно тактично намекнуть на то, что вода способна творить чудеса. Пожилому человеку такое сказать неудобно. Поэтому стоит обращать внимание на то, не слишком ли часто в вашем присутствии товарищи стремятся проветривать помещение, хотя на улице мороз.

Вы — руководитель.

Если вы занимаете руководящий пост, не забывайте, придя на работу, приветствовать своих коллег. Дайте им понять, что вы рады начать с ними новый рабочий день, что они могут рассчитывать на вашу помощь и поддержку. Обращение к подчиненным на «вы» — необходимый инструмент поддержания нормальных служебных отношений и трудовой дисциплины.

У себя в кабинете руководитель не встает, если к его столу подходит сотрудник-женщина для решения текущего вопроса. В случае длительного разговора начальник предлагает сотруднице сесть.

Проявляйте максимум доброжелательности к участникам совещаний. Люди приходят на них для того, чтобы выработать управленческие решения, в которых в первую очередь заинтересован руководитель.

Научитесь терпеливо слушать других, не допускайте в их адрес реплик, не отвергайте высказанные предложения только потому, что вы с ними не согласны, дайте высказаться другим, поощряйте активность участников совещаний.

В любых ситуациях сохраняйте самообладание; будьте вежливы, отдавая поручения подчиненным. Помните, что подчиненные лучше воспринимают поручения в форме просьбы, чем приказа.

Будьте внимательны к своим подчиненным, замечайте каждый их успех в работе и поощряйте за это. Простое «спасибо», высказанное вовремя, может оказаться не менее эффективным, чем денежная премия.

Руководителю, беседующему с сотрудником или посетителем, не следует: просматривать бумаги, не относящиеся к делу; без конца говорить по телефону; барабанить пальцами по столу.

Этика служебных отношений требует во время приемов граждан по личным вопросам не отвлекаться на другие виды работ, быть тактичным и справедливым в отношениях с посетителями.

Если беседа нежелательным образом затягивается, руководитель может сигнализировать ее окончание, поднявшись со стула.

Если возникла необходимость наказать кого-то за служебные упущения, будьте справедливы и тактичны. При выборе форм выражения и меры наказания учитывайте возраст, пол и темперамент работника.

Критика — могучее средство воздействия на людей, которым надо пользоваться умело и осторожно. Не злоупотребляйте им, не унижайте достоинства людей грубыми критическими придирками, не допускайте перерастания критики в элементарную ссору; не преследуйте за конструктивную критику снизу. Она избавит вас от ошибок и упущений в работе, укрепит связи с коллективом; будьте самокритичными — это только укрепит ваш авторитет.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *