Как написать объяснительную записку

  • автор:

Если вам когда-нибудь понадобится писать объяснительную записку, а как показывает практика, бывают такие случаи достаточно часто, то делайте это грамотно и правильно. Не стоит недооценивать данный документ. Серьезный подход поможет избежать дальнейших недоразумений и мер дисциплинарного характера. В этом вам поможет данная статья. Узнаем о том, как написать объяснительную записку, какие бывают виды и предъявляемые требования к ней. Кроме того, данная информация будет полезна руководителям и лицам, в чью компетенцию входит данный вопрос.

Что такое объяснительная записка?

В общем смысле слова под объяснительной запиской следует понимать особую деловую бумагу, которая составляется для дачи пояснений по отдельным положениям основного документа (план, отчет, проект) либо дает комментарий о причинах какого-либо факта, события или поступка.

Большое количество вариаций и разновидностей этого документа условно можно разделить на две группы.

Виды объяснительных записок

  1. Сопровождающие основной документ или дающие пояснения по отдельным его положениям.
  2. Объяснительные записки по поводу какого-либо происшествия, поступков, сложившихся ситуаций и поведения отдельных сотрудников организации. Это наиболее распространенная разновидность документа, составляемая сотрудниками организации по требованию прямого или вышестоящего руководителя. Касаются они отношений, возникающих в процессе трудовой и производственной деятельности. Как правило, объяснительная записка директору пишется в связи с возникновением нештатной ситуации, нарушением трудовой и (или) производственной дисциплины, дисциплинарных проступков и нарушений и т. д. В перечисленных случаях работодатель обязан запросить ее от сотрудника (согласно Трудовому кодексу РФ, статья 193), так как она рассматривается законодателем как форма его самозащиты. Таким образом, объяснительная записка (образец ниже) является неотъемлемой составной частью процесса привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Оформление объяснительной записки

Для первого вида документации оформление в печатном виде является обязательным требованием, для второго допустим рукописный текст на стандартном листе бумаги формата А4. О том, как написать объяснительную записку и что в ней указать, должен знать каждый, потому что на практике это встречается очень часто. Каким бы примерным сотрудником вы ни были, ситуации бывают разные, и от них никто не застрахован. В структуру объяснительной записки входят следующие обязательные для указания элементы:

Объяснительная записка (образец приведен ниже) в содержательной части должна отражать объективные данные о событиях и конкретных фактах, давать четкие пояснения. Основной текст отражает личную позицию сотрудника в сложившейся ситуации, его отношение к совершенному проступку и последствиям. Если работник признает свою вину в совершении проступка, то он может это отразить в содержательной части, указав на свое раскаяние в содеянном, и дать обещание больше не повторять этого в будущем. Если же он считает себя невиновным, то есть возможность высказать свою точку зрения и предоставить свои доводы и необходимые доказательства.

Подводя итог, можно сказать, что объяснительная записка – пример того, как может себя обезопасить сотрудник при наличии спорной ситуации. Его пояснения по существу способствуют объективному оцениванию работодателем определенного факта и позволяют выявить все обстоятельства совершенного проступка, а в случае необходимости выбрать справедливую меру дисциплинарного взыскания.

Уведомление работника о даче объяснения

Как уже было упомянуто, работодатель обязан запросить у своего сотрудника письменное пояснение до применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Кроме того, установлены сроки, в которые должно быть дано объяснение – два рабочих дня. Основываясь на том, что законодателем отводится определенное время, работодатель должен зафиксировать документально дату, когда он попросил своего сотрудника предоставить записку. Обязательного требования об этом нет, однако с практической точки зрения такой документ будет нелишним. Во-первых, это отправная дата, а во-вторых, документальное подтверждение того, что права работника не были нарушены. Приводим ниже пример, чтобы было понятно, что должно быть в нем указано и как написать. Объяснительную записку запрашивают на бланке письма с подписью представителя от работодателя, в компетенции которого выносить дисциплинарные взыскания. Как правило, это руководитель или лицо, которому делегированы эти полномочия.

Пример уведомления

Заместителю главного врача

Кукушкину Р.Р.

О предоставлении письменного объяснения

В связи с ненадлежащим исполнением Вами трудовых обязанностей, которые выразились в отсутствии на рабочем месте в период с 21.12.14 по 23.12.14, прошу Вас предоставить письменное объяснение по данному факту в отдел кадров до 18:00 часов 26.01.2014.

Главный врач (подпись) Сорокин П.П.

Уведомление получил 24.01.2014

Заместитель главного врача (подпись) Кукушкин Р.Р.

Вполне может возникнуть ситуация, когда сотрудник отказывается получать и подписывать такой документ, а объяснительная записка на работу при этом пишется с опозданием, когда уже невозможно применить меру дисциплинарного взыскания и вышли все сроки. В этом случае может быть следующий выход – вручать уведомление комиссией, то есть в присутствии непосредственного руководителя, представителя от профсоюза, юрисконсульта организации и других заинтересованных лиц. Если последовал отказ, то стоит составить акт с подписями всех, кто присутствовал. Таким способом вы подтвердите соблюдение положений ст. 193 ТК РФ.

Объяснительная записка (образец) на работу: пример № 1

Наиболее часто встречаются ситуации связанные с прогулами или опозданиями на работу.

Командиру войсковой части 65487

Полковнику Сидорову С.С.

От служащего МО РФ, делопроизводителя

Волкова Р.Л.

Объяснительная записка

Об опоздании на работу 16 мая 2014 года

Я, Волков Роман Львович, 16 мая 2014 года опоздал на работу на 4 часа. По существу сложившейся ситуации могу пояснить следующее. Сегодня утром, во время моего следования на работу на собственном автомобиле, я стал свидетелем ДТП. В связи с этим был вынужден давать показания сотрудникам ГИБДД. Это заняло достаточно много времени. Прилагаю копию протокола в качестве доказательства и подтверждающую записку инспектора ГИБДД Орлова П.П.

16 мая 2014 года (подпись) Волков Р.Л.

Пример № 2

Директору магазина «Парус»

Малининой М.М.

От заведующего складом

Смородинцевой С.С.

Объяснительная записка

Об опоздании на работу 30 декабря 2014 года

Я, Смородинцева София Семеновна, 30 декабря 2014 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что накануне я купила новые часы с будильником. Не до конца разобравшись с механизмом, я неправильно установила таймер и проспала на один час. Осознаю свою ошибку. Обещаю, что впредь такого больше не повторится.

30 декабря 2014 года (подпись) Смородинцева С.С.

Объяснительная записка об ошибке: пример

Данный вид документа встречается тоже достаточно часто. Ошибки могут быть различного рода, касающиеся практической деятельности, оформления документации и т. д. В данном случае рассмотрена ситуация с невыполнением плана работы.

Директору ООО «Много денег»

Монеткиной Л.Д.

От главного специалиста Бумажкиной Р.М.

Объяснительная записка

О невыполнении плана за сентябрь 2014 года

Я, Монеткина Людмила Денисовна, проанализировав сложившуюся ситуацию, связанную с невыполнением плана по заключению кредитных договоров, поясняю следующее. Проблема связана с нехваткой сотрудников, так как за месяц были уволены два специалиста, на замену им никого не приняли. Двое оставшихся сотрудников с объемом работы не справляются, хотя и работают сверх нормы.

15 октября 2014 года (подпись) Монеткина Л.Д.

Составление акта о непредставлении сотрудником объяснительной записки

Если по истечении установленного срока объяснительная записка (пример выше) не была предоставлена сотрудником, то в соответствии с указанной статьей ТК РФ работодатель должен составить специальный акт. Правда, законодатель не указывает, кто конкретно из сотрудников должен это сделать, в какие сроки и требуется ли ознакомить с ним работника. Это определяется на уровне организации с учетом правил делопроизводства. Акт составляется при участии группы лиц и подтверждает установленные ими события или факты. Поэтому составлять его необходимо коллегиально, целесообразно будет привлечь тех сотрудников, что присутствовали при вручении работнику уведомления о требовании предоставить объяснительную записку. Пишется он на общем бланке и может иметь вид, представленный ниже.

Образец акта

АКТ

О непредоставлении сотрудником письменного объяснения в связи с совершением дисциплинарного проступка

Мной, начальником отдела кадров Королевой Е.Е., в присутствии главного бухгалтера Ивановой Н.Н. и экономиста Певцова Р.И. составлен настоящий акт о нижеследующем:

06.07.2014 бухгалтеру Петровой И.И. было предложено в соответствии со ст.193 ТК РФ предоставить 09.07.2014 письменное объяснение по поводу совершенного ею дисциплинарного проступка, проявившегося в отсутствии на рабочем месте в течение 6 часов подряд. Петрова И.И. в установленный срок этого не сделала, сказав, что уже давала устное объяснение и больше писать ничего не собирается.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

/подпись/ Королева Е.Е.

/подпись/ Иванова Н.Н.

/подпись/ Певцов Р.И.

Экземпляр акта получила:

/подпись/ Петрова И.И.

Не стоит расценивать отказ от написания объяснительной записки в качестве нового дисциплинарного проступка, ведь это исключительное право работника, а не обязанность. И данным актом работодатель лишь подтверждает то, что все нормы закона были соблюдены.

Отличие объяснительной записки от докладной и служебной

Не стоит путать три этих понятия. С первым мы уже разобрались. Зная о том, как написать объяснительную записку, вы легко сможете справиться с остальными. Скажем о них вкратце. Докладная записка носит обратный характер. Цель ее написания – это поставить в известность руководство о сложившейся обстановке, ситуации, фактах, имевших место быть, то есть мотивировать к каким-либо действиям.

Служебная записка предполагает передачу определенной информации по «горизонтальной» ветви управления, то есть от одного руководителя к другому, сотрудника одного отдела к работнику другого и т. д. Как правило, они касаются материально-технических, организационных, хозяйственных и других вопросов. По сути, это деловая переписка.

То, как писать объяснительную записку (образец или пример), легко можно найти в сети. Не существует единого бланка, однако есть определенные требования, на которые мы указали. Вы без затруднений можете использовать и переделывать приведенные примеры «под себя».

Пояснительная записка

Пояснительные записки согласно Государственному классификатору управленческой документации ГК 010-98, утвержденным приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 31.12.1998 № 1024, принадлежат к подклассу 0201 «Документация по организации и прекращения деятельности юридического лица» класса 02 «Организационно- распорядительная документация «. Требования же к их оформлению содержатся в ДСТУ 4163-2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов «и в сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном Методической комиссией Государственного комитета архивов Украины (протокол от 20.06.2006 № 3).

В Кодексе законов о труде Украины (КЗоТ) понятие «пояснительная записка» не упоминается. Зато в нем используется понятие «письменное объяснение». В частности, в ст. 149 КЗоТ указано, что до применения дисциплинарного взыскания собственник или уполномоченный им орган должен потребовать от нарушителя трудовой дисциплины письменные объяснения, которые и оформляют пояснительной запиской. Но в этом случае речь не идет об обязанности нарушителя написать пояснительную записку, а лишь о праве собственника истребовать ее.

Если же нарушитель отказывается писать пояснительную записку, как правило, составляют акт о таком отказе, который и дает работодателю практическую возможность действовать дальше в решении вопроса о применении дисциплинарного взыскания.
Работник, воспользовавшись правом написать пояснительную записку, со своей стороны, имеет возможность расставить важные для него акценты относительно того, что произошло, продемонстрировать свою возможную фактическую невиновность и лояльность к работодателю и таким образом смягчить возможное дисциплинарное взыскание.

Виды пояснительных записок
По содержанию пояснительные записки делятся на те, в которых:
• раскрывают причины определенного факта, поступка, события, преимущественно негативного характера (например, невыполнение определенного поручения, нарушения трудовой дисциплины и т.д.);
• объясняют содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.).

В зависимости от места расположения адресата различают внутренние и внешние пояснительные записки.

Внутренние пояснительные записки адресуются (подаются) в пределах одного предприятия, учреждения, организации:
• руководителем структурного подразделения руководителю предприятия или его заместителю. Такие пояснительные записки оформляют на бланке структурного подразделения (при наличии) этого предприятия;
• работником структурного подразделения руководителю этого подразделения (иногда — руководителю другого подразделения или одному из руководителей предприятия). Работник пишет пояснительные записку собственноручно, преимущественно в произвольной форме, на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Внешние пояснительные записки предназначены для подачи за пределы предприятия и, как правило, адресуются руководителю вышестоящей организации или его заместителю. Такие пояснительные записки оформляют на общем бланке предприятия формата А4.

Реквизиты и содержание пояснительных записок
Пояснительные записки имеют следующие основные реквизиты (могут несколько различаться в зависимости от конкретного вида пояснительной записки):
• название организации высшего уровня (внешняя пояснительная записка);
• название предприятия (внешняя пояснительная записка);
• название структурного подразделения предприятия (внутренняя пояснительная записка);
• название вида документа («Пояснительная записка»);
• дату документа;
• регистрационный номер / номер документа;
• место составления или издания документа;
• наименование адресата;
• заголовок к тексту документа (при необходимости);
• текст документа;
• отметку о наличии приложения (при наличии документа, который прилагается к пояснительной записки);
• подпись;
• фамилия исполнителя и номер его телефона (внешняя пояснительная записка);
• отметку о выполнении документа и направлении его в дело (внутренняя пояснительная записка);
• отметку о наличии копии документа в электронной форме (при необходимости).

Содержание пояснительной записки может также отличаться в зависимости от ее вида. Например, требования к содержанию пояснительных записок, которые подают вместе с проектами соответствующих документов для их объяснения, могут устанавливаться отдельными нормативно-правовыми актами отраслевого характера. Работники кадровой службы достаточно редко готовят такие пояснительные записки и имеют дело преимущественно с пояснительными записками, в которых раскрываются причины определенного факта, поступка, события (как правило, негативного характера) в сфере управления персоналом. Составляя такую записку, сначала желательно «сухой канцелярским языком» изложить факты, которые имеют непосредственное отношение к соответствующей ситуации, а потом уже объяснить причины этой ситуации. Помощь должны быть весомыми, аргументированными и без лишних эмоций.

ПРИМЕР 1
На предприятии ограничен доступ в рабочее время к системе Интернет в личных целях. Один из сотрудников нарушил этот порядок, что и было зафиксировано руководителем подразделения. В таком случае нет смысла отрицать свою вину и стоит пообещать не допускать больше подобных нарушений.

Фрагмент пояснительной записки:
«Я, (ФИО) признаю, что периодически использовал (а) корпоративный Интернет в личных целях в рабочее время, когда не был (а) загружен (а) текущей работой, чем нарушил (а) внутренние нормативные документы предприятия о порядке работы в сети Интернет. Обязуюсь впредь не делать этого и прошу не применять ко мне никаких мер дисциплинарного взыскания».

ПРИМЕР 2
На предприятии, где по определенным причинам задерживается выплата заработной платы, заместитель директора провоцирует работников на бунт, выспрашивает их мысли и докладывает обо всем директору. Один из сотрудников не удержался и назвал его «предателем». После этого от работника потребовали пояснительную записку. В таком случае в пояснительной записке можно «смягчить» ситуацию и попытаться вызвать симпатию к себе.

Фрагмент пояснительной записки:
«Заместитель директора (Ф.И.О.) систематически подстрекает работников предприятия к невыхода на работу в связи с задержкой заработной платы и одновременно доносит на работников. В результате (дата) у меня возник с (фамилия, инициалы заместителя директора) конфликт, во время которого я выразил (а) свое мнение о нем, назвав его «предателем», а он обозвал меня «недотепой». Других оскорбительных выражений в его адрес я не принимал (а) и трудовой дисциплины не нарушал (а). Считаю, что имею право высказывать свое мнение».

Докладная записка

Докладные записки во многом подобны пояснительным, но и имеют свои особенности. Согласно ГК 010-98 докладные записки, так же как и пояснительные, относятся к подклассу 0201 «Документация по организации и прекращения деятельности юридического лица» класса 02 «Организационно-распорядительная документация», а требования к их оформлению также содержатся в ДСТУ 4163-2003 и в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов.

В соответствии с указанными выше документов докладная записка — служебный документ, в котором информируют руководство о сложившейся ситуации некоторые факты, выполнения работы и тому подобное. Если нужно, в докладной записке подают выводы и предложения. Именно наличием выводов и предложений докладная записка в основном и отличается от пояснительной.

Текст докладной записки делится, как правило, на две содержательные части:
• в первой -приводит факты или описывают ситуацию, послужила поводом для написания докладной записки;
• во второй — анализируют ситуацию, делают определенные выводы, предлагают возможные варианты решения проблемы или определенные действия, которые, по мнению автора, нужно выполнить.

Надо знать!
Пояснительные записки составляют и подписывают в основном (хотя и не всегда) рядовые работники, а докладные — руководители различного уровня.

Докладная записка может готовиться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Реквизиты докладных записок подобны реквизитам пояснительных.

Виды докладных записок
В зависимости от содержания и назначения докладные записки можно условно разделить на те, которые касаются:
• отчета;
• информации;
• инициативы. Например, цель такой докладной записки — побудить руководителя к принятию определенного решения.

Докладные записки, так же как и пояснительные, делят на внутренние и внешние. В практической деятельности большинства предприятий внутренние докладные записки случаются чаще, чем внешние.

Вместо внешних докладных записок в отношениях с органами высшего уровня часто используют служебные письма, которые по своему характеру и содержанию иногда мало чем отличаются от внешних докладных записок. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 30.11.2011 № 1242, указано, что текст служебного письма (подобно текста докладной записки) состоит , как правило, из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводят ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Во второй — подают выводы, предложения, просьбы, решения и т.п., которые размещают с абзаца.

ПРИМЕР 3
Работник предприятия по неизвестным причинам не явился на работу. В этом случае начальник отдела кадров может подать руководителю предприятия (или непосредственный руководитель отсутствующего работника — начальнику отдела кадров или ином руководителю предприятия) докладную записку.

Фрагмент докладной записки:
«(Дата) (должность, Ф.И.О. отсутствующего работника) отсутствовал на работе (как на своем рабочем месте, так и на предприятии в целом) в течение всего рабочего дня с 9.00 до 18.00. О наличии уважительных причин отсутствия на работе ни накануне, ни в течение рабочего дня (фамилия и инициалы отсутствующего работника) не сообщил, на телефонные звонки не отвечал. В связи с указанным мной, а также руководителем структурного подразделения (Ф.И.О.) и юрисконсультом (Ф.И.О.) составлен соответствующий акт (прилагается).
Отдел кадров принимает все необходимые меры по установлению причин отсутствия (Ф.И.О.) на работе. В случае поступления новой информации немедленно вам докладывать».

Служебная записка

Различные профильные специалисты иногда по-разному оценивают роль и место служебных записок в системе делопроизводства.

Некоторые считают служебные записки одной из разновидностей докладной записки, которые в основном используются с той же целью, что и внутренние докладные записки, и в определенной степени даже дублируют их функции.

Другие утверждают, что существуют существенные различия между служебной и докладной записки.

Так, «классическая» докладная записка всегда адресуется должностному лицу высшего уровня, например, работником структурного подразделения его руководителю или руководителем структурного подразделения руководителю предприятия.

Служебные же записки предназначены в основном для осуществления коммуникативных связей на одном уровне управления и могут подаваться (адресоваться), например, руководителем одного структурного подразделения руководителю другого или руководителям нескольких структурных подразделений, преимущественно по вопросам материально-технического, информационного или хозяйственного обеспечения. В частности, в них могут содержаться сообщения, просьбы, предложения или видповидь.Инколы такие записки могут иметь и обобщенного автора и адресата (например, автор — руководство предприятия, адресат — все структурные подразделения предприятия).

Есть также специалисты, которые рассматривают служебные записки как обобщенный вид записок, а докладные и пояснительные записки — как наиболее распространенные их виды.

Такое неоднозначную трактовку понятия «служебная записка» связано с тем, что в упомянутых выше нормативно-правовых актах и стандартах в сфере делопроизводства, а также в Перечне типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5, вообще не содержится и не рассматривается такой вид документа, как служебная записка.

В связи с указанным, по нашему мнению, не следует «увлекаться» составлением служебных записок и по возможности в соответствующих случаях оформлять объяснительные или докладные записки. Использование служебных записок может быть оправданным для осуществления коммуникативных связей на одном уровне управления. Чтобы «легитимизировать» служебные записки, советуем в инструкции по делопроизводству на конкретном предприятии предусмотреть их оформления и представления вместо докладных в тех случаях, когда соответствующая информация подается одним руководителем другом примерно такого же или более низкого уровня.

ПРИМЕР 4
Начальник отдела кадров может подать докладную записку со своими предложениями по установлению должностных окладов для отдельных категорий работников заместителю директора предприятия по управлению персоналом, а начальнику отдела организации труда и заработной платы — служебную записку по аналогичному вопросу.

Иногда выбор между служебной запиской и докладной может зависеть и от особенностей организации управления на конкретном предприятии, объема руководящих полномочий, которые делегирует первый руководитель предприятия своим заместителям и руководителям структурных подразделений, утвержденных на предприятии положений об отдельных структурных подразделениях и тому подобное. Одни руководители предприятий пытаются единолично решать почти все, даже мелкие вопросы, связанные с деятельностью этого предприятия, другие — сосредотачиваются на решении только вопросов стратегического характера, а полномочия по решению менее важных вопросов оперативного характера делегируют руководителям низшего уровня.

ПРИМЕР 5
Начальник отдела кадров должен решить вопрос о доставке некоторых работников на курсы повышения квалификации в другой город автотранспортом предприятия.

На предприятиях первого типа (с «авторитарным руководством») начальник отдела кадров должен подать докладную записку директору предприятия или его заместителю о необходимости в повышении квалификации определенных работников и их доставке на соответствующие курсы автотранспортом предприятия. Рассмотрев докладную записку, директор или его заместитель дает распоряжение начальнику отдела транспорта о выделении автотранспорта предприятия в распоряжение начальника отдела кадров на определенный период для соответствующих целей.

На предприятиях второго типа (с «либеральным руководством») начальник отдела кадров должен подать служебную записку непосредственно начальнику отдела транспорта с обоснованием необходимости доставить работников на курсы повышения квалификации автотранспортом предприятия. После получения служебной записки начальник отдела транспорта в пределах предоставленных ему полномочий самостоятельно принимает решение о выделении автотранспорта в распоряжение начальника отдела кадров.

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

Примеры объяснительных записок:

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной записки .docСкачать образец заполнения объяснительной записки .doc

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

  • сведения о предприятии,
  • информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
  • дата проступка,
  • пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

  1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
  2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
  3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
  4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Объяснительная записка по причине опоздания на работу

Скачать пример объяснительной записки об опоздании на работу .doc

Путеводитель по кадровым вопросам системы КонсультантПлюс

Получение объяснительной записки от работника, совершившего проступок

Для чего нужно

Нарушение трудовой дисциплины и возникновение ущерба по вине работника – не такое редкое явление. В этом случае, согласно статье 139 ТК РФ, работодатель обязан потребовать у работника объяснение о факте нарушения. Требование о предоставлении объяснений сотрудником может быть запрошено в организации любой формы собственности, когда нарушение трудового законодательства было зафиксировано и является подтвержденным.

ВАЖНО! Требование о предоставлении объяснений подается работнику до того, как к нему будут применены меры воздействия со стороны работодателя. Это обусловлено ч.1 статьи 193 ТК РФ.

Также, согласно ч. 2 статьи 247 ТК РФ, объяснение с работника может быть взято в случае возникновения ущерба по его вине.

Среди нарушений ТК РФ, которые подразумевают затребование объяснения с сотрудника, отметим следующие:

  • опоздание на работу;
  • невыполнение трудовых обязанностей, предусмотренных функционалом работника;
  • отсутствие на рабочем месте в течение 4 часов;
  • нанесение урона имуществу работодателя;
  • состояние опьянения (алкогольное или наркотическое);
  • несоблюдение правил охраны труда;
  • непредставление руководству предприятия достоверной информации.

Форма объяснительной может иметь два вида:

  • устная;
  • письменная.

Особенностью объяснительной записки является то, что она приравнена к служебным документам.

Важно отметить, что, если конфликт между работодателем и сотрудником переходит в судебное разбирательство, отсутствие требования о представлении объяснительной является минусом для работодателя, так как в данном случае суд чаще всего встает на сторону сотрудника.

Как и кто оформляет

Оформлением требования занимается работодатель, в его роли может выступать непосредственный начальник сотрудника или более высокое руководство компании. Объяснение, полученное от сотрудника, позволяет определить степень его вины и выбрать меру наказания.

Нужно помнить, что в случае, когда решение, принятое работодателем, не удовлетворило сотрудника, он вправе подать иск о защите своих прав либо в инстанцию первого уровня, которой является комиссия по трудовым спорам, либо в суд или в трудовую инспекцию.

Как вручить и сколько ждать

Уведомление вручается работнику начальником или иным уполномоченным работодателем лицом. При этом сотрудник вправе отказаться от написания объяснительной записки. Именно поэтому при вручении документа начальник должен иметь подтверждение, что объяснительная с работника была затребована и в отведенное время ответ не был получен. Для получения подтверждения можно использовать следующие варианты решений:

  1. Ознакомить сотрудника с требованием под его подпись.

  2. В случае отказа расписаться в документе, отправить его по месту жительства нарушителя трудовой дисциплины в виде заказного письма с описью содержимого и уведомлением о вручении.

  3. Зачитать требование вслух в присутствии специально собранной комиссии, и составить об этом акт.

Срок на написание объяснительной равен двум дням.

ВАЖНО! Если объяснительная не получена в срок, это не несет никаких правовых последствий для сотрудника. При этом работодатель обязан составить акт об отсутствии объяснительной записки.

Образец

На сегодняшний день отсутствует унифицированная форма данного документа, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Также в компании можно разработать собственную форму подобного документа, которая будет относиться к внутренней локальной документации.

Образец требования объяснительной с работника

Скачать

Что делать, если объяснения не предоставили

В случае когда в установленный срок объяснений от нарушителя трудовой дисциплины не поступили, работодатель составляет акт об отказе от дачи объяснений работником. Отсутствие объяснительной записки не является препятствием для применения дисциплинарного воздействия или взыскания с работника компенсации причиненного ущерба.

Образец акта об отказе писать объяснительную

Скачать

Если человек отсутствовал на рабочем месте менее 4 часов, это юридически не считается прогулом и не может караться увольнением. Однако, даже кратковременное отсутствие может привести к нежелательным и даже фатальным последствиям. Поэтому руководитель подразделения или работодатель вправе составить о таком отсутствии акт и подвергнуть виновного дисциплинарному взысканию. Неоднократное повторение подобных инцидентов вполне может стать поводом для расставания с сотрудником. Чаще всего встречаются опоздания, более ранний уход с работы и позднее возвращение с обеденного перерыва.

Для правильного законодательного оформления таких ситуаций обязательно требование объяснительной записки у работника, отсутствовавшего на своем рабочем месте. Ведь может оказаться, что причины отсутствия были вполне уважительными, и наказывать сотрудника не за что. В любом случае, написать этот документ необходимо.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пример объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте .doc

Как оформлять такую объяснительную записку

Документ пишется в свободной форме, как правило, от руки. В правом верхнем углу пишется адресат – руководитель организации или структурного подразделения, под ним – ФИО работника и его должность.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Имя и должность адресанта, то есть автора записки, проставляется в родительном падеже с предлогом «от» или без него – правомерны оба варианта.

Название документа – объяснительная записка – ставится посередине страницы. Под ним следует обозначить заголовок «Об отсутствии на рабочем месте». Далее следует кратко изложить обстоятельства и причины отсутствия. Если есть возможность, лучше их документально подтвердить. Важно указать точное время, когда сотрудника не было на его рабочем месте: с какого по какое именно, и сколько это составило в протяженности.

Когда в случившемся есть вина работника, правильнее ее признать и выразить готовность впредь не поступать подобным образом. Документ скрепляется личной подписью работника и проставлением даты.

Пример объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте

Генеральному директору
ООО «Лабаз»
Ермолаеву П.Р.
от сотрудника службы безопасности
Егорова К.Л.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Об отсутствии на рабочем месте

Я, сотрудник службы безопасности Егоров Константин Леонидович, отсутствовал на своем рабочем месте – проходной ООО «Лабаз» в течение 2 часов с 06:15 до 08:15 во время своей смены 19 сентября 2017 г.

Заступив на суточную смену в 10 часов утра 18 сентября 2017 года, я предыдущую ночь не имел возможности выспаться, что происходит систематически, поскольку имею грудного ребенка в возрасте 3 месяцев. Во время обхода производственных помещений я присел на стул в коридоре возле склада и задремал. Был разбужен в 8:15 утра кладовщиком Расторгуевым Н.И., пришедшим на работу.

Признаю свою вину в случившемся, прошу не налагать на меня дисциплинарное взыскание, поскольку никаких негативных последствий мое отсутствие на рабочем месте не вызвало. Обязуюсь впредь более ответственно относиться к своим обязанностям.

20.09.2017 г.
Сотрудник службы безопасности
ООО «Лабаз» /Егоров/ К.Л. Егоров

Всё об объяснительной записке и другие примеры — .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *