Исходящее письмо в ответ на входящее

  • автор:

Как правильно написать ответ на деловое письмо? Этот вопрос возникает почти у каждого, кто пишет письма. Да, каждый может написать ответ. Но вопрос, сможете ли вы написать его правильно с точки зрения содержания письма? Поймет ли вас адресат? Или у него возникнут вопросы к вашему письму? Так что же следует писать в ответе на официальное письмо?

Для начала необходимо знать, что каждое ответное письмо индивидуально, и однозначного способа по его написанию нет!

В этой статье мы разберем, на какие письма пишут ответы, дадим общие рекомендации для составления писем ответов, слова и фразы для писем ответов и приведем примеры ответных писем.

В каких случаях пишут письма ответы?

Письма ответы пишут по самым разнообразным поводам.

Наиболее часто письма ответы пишут на письма, требующие ответа (условно их можно назвать «письмами вопросами»). К таким письмам относятся письма просьбы, письма обращения, письма запросы, претензии (рекламации), письма требования и письма предложения (оферты, коммерческие предложения).

Иногда письма ответы пишут на письма о сотрудничестве, приглашения, поздравления, сопроводительные письма, письма заявления и другие.

Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать ссылку на исходящий номер и дату того письма, на которое вы отвечаете.Письмом ответом также является письмо подтверждение. Вот полезная ссылка на тему писем подтверждений https://delovoe-pismo.com/pismo-podtverzhdenie-pismo-podtverzhdenie-obrazets/

Но даже если все письма-ответы по характеру ситуаций, поводов и вопросов разнообразны, существуют общие рекомендации, характерные для составления писем ответов.

Итак, при написании писем ответов следуйте следующим рекомендациям:

  1. В обращении перед текстом вашего ответа по возможности общайтесь к получателю письма адресно (например, Уважаемый Иван Иванович, Уважаемые Коллеги и т.п.).
  2. Или в случае, если вы не знаете адресата по имени, то начните писать сразу текст без обращения.
  3. В письмах по электронной почте также можно просто поприветствовать адресата (например, «Добрый день!», «Добрый вечер!», «Здравствуйте!»…).
  4. В начале текста письма указывайте номер и дату письма, на которое вы отвечаете. Например, «В ответ на Ваше письмо исх.№234-11 от 24.05.2017г. сообщаем…» и т.д.
  5. Если вы отвечаете не на письмо, а на какой-то устный вопрос (в деловых переговорах, по телефону и т.п.), то в начале текста письма укажите, что вы отвечаете на этот устный вопрос. Например, «В ответ на Ваш устный запрос о ремонте кабельного провода, сообщаем …».
  6. На электронные письма общепринято давать ответ в течение одного дня с момента его получения, а оптимальное время ответа в течение 2-х часов. Своевременность — это дань деловому этикету.
  7. Если по каким-то причинам вы не можете дать своевременный ответ, то в течение 2-х часов с момента получения письма отправьте сообщение адресату следующего содержания: «Благодарим Вас за письмо. К сожалению, мы не сможем ответить вам в ближайшее время. Мы обязательно отправим Вам ответ в течение 48-ми часов.». Или укажите другой срок, в который вы сможете ответить адресату, и по возможности укажите причину задержки вашего ответа. Ответив таким образом, вы выразите уважение и внимание к адресату. И это положительно отразится на ваших деловых взаимоотношениях.
  8. Всегда пишите ответ, используя информацию полученного письма. Например, Благодарим Вас за предложение участвовать в конкурсе молодых талантов…
  9. Если в полученном вами письме есть вопрос, дайте на него исчерпывающий ответ. Например, Согласно п.7 Договора об оказании клининговых услуг ущерб не может быть возмещен.
  10. Если вопрос полученного вами письма может быть решен каким-то иным способом, напишите просьбу или пожелание, с помощью которого адресат может разрешить свою проблему. Например, Чтобы уточнить детали будущего Договора свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по тел. ХХХХХХХ…
  11. Отвечая на письмо, если есть подтверждение вашего ответа, укажите источник , на который вы ссылаетесь. Например, в соответствии с Регламентом корпоративного этикета №444-1 от 12.09.2017г. сотрудники операционных подразделений банка обязаны приходить на работу в специальной форме одежды.
  12. Если в письме адресата вам не понятны некоторые моменты, обязательно попросите адресата дать определенный ясный ответ на него. Например, Касательно встречи вашего Директора хотелось бы уточнить, в какое время 29 сентября 2017 года его встретить на вокзале г. Новосибирск? …
  13. Можно писать короткие ответы, но так чтобы они давали исчерпывающий ответ или побуждали адресата к определенным действиям. На какие виды писем можно написать короткий ответ? Это письма о сотрудничестве, коммерческие предложения (оферта), приглашения, сопроводительные письма к резюме и другие письма, ответы на которые предполагают краткого ответа.
  14. Более развернутого ответа требуют письма -запросы, рекламации, просьбы, претензии и жалобы. Причем все эти виды писем могут быть отправлены вам по самым разнообразным поводам, обстоятельствам и ситуациям. Поэтому написать короткий ответ на подобные письма сложнее. Такие ответы требуют более детального и критического подхода.
  15. Поставьте подпись — с уважением, ФИО.
  16. Оставьте ваши контактные данные — Контакты: e- mail: com, телефон +7xxxxxxxx98

Слова и фразы, применяемые в ответных письмах:

«В ответ на Ваше письмо …», «Согласно Вашему запросу …», «Согласно п.7 Договора об оказании клининговых услуг ущерб не может быть возмещен. «, «Исходя из Вашего письма …», «В соответствии с постановлением …», «В ответ на Ваш устный запрос о ремонте кабельного провода, сообщаем …», «Благодарим Вас за предложение о …», » Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы …», «Благодарим Вас за письмо. К сожалению, мы не сможем ответить вам в ближайшее время.», «Приношу свои извинения, если наше обслуживание (наши услуги) не оправдало(-ли) Ваших ожиданий …», «Товар прибыл в хорошем состоянии …», «Приносим извинения за ….», «Позвольте нам извиниться за …», «Мы получили …», «Подтверждаем», «Основываясь на событиях, которые Вы описываете …», «Мы делаем всё возможное (всё, что в наших силах), чтобы убедиться, что данная проблема устранена», «Касательно встречи вашего Директора хотелось бы уточнить …», «Чтобы уточнить детали будущего Договора свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по тел. ХХХХХХХ…» и так далее. Прочитайте также полезную статью по этой теме https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/

Пример ответа на запрос об учете канцелярских товаров

Уважаемый Имя Отчество,

На Ваш запрос о предоставлении информации об учете канцтоваров в Отделе по обслуживанию клиентов сообщаем, что к сожалению, наш отдел не ведет учет канцелярских товаров.

По этой причине мы не можем предоставить Вам информацию об учете канцтоваров.

с уважением, …

Пример письма ответа о задержке товара

Уважаемый Имя Отчество,

В ответ на ваш запрос сообщаем, что в связи с техническими проблемами отгрузка товара задерживается.

Мы можем отправить Вам товар только до конца следующей недели в срок до 20 февраля 2020 года.

Надеемся на взаимопонимание и дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

с уважением, …

Пример ответа на запрос по количеству постов охраны и количеству охранников на объекте

Уважаемый Имя Отчетсво,

В ответ на Ваш запрос исх. №123-3 от 12.01.2020 года направляем следующую информацию по количеству постов и охранников с указанием их заработной платы:

— На объекте по адресу ул. Гоголя д.3 находится три поста охраны.

с уважением, …

Пример ответа на запрос о принудительном взыскании и оплате денег за сотрудника

Уважаемый Имя Отчество,

В ответ на Ваш запрос исх. №123-3 от 12.01.2020 года о взыскании денег с Асина В.В. сообщаем, что мы не можем взыскать и оплатить деньги за данного гражданина, так как он не работает в нашей компании.

с уважением, …

Пример ответа о предоставлении прав на дистрибуцию товара

Уважаемый Имя Отчество,

Настоящим сообщаем Вам о предоставлении прав на дистрибуцию товара.

с уважением, …

Пример ответа на приглашение на конференцию

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за приглашение участвовать на конференции и встрече по теме «Энергетика, Электротехника и Энергетическое машиностроение» и сообщаем Вам о нашем участии на конференции.

с уважением, …

Пример письма ответа на запрос о дополнительной информации.

Уважаемый Имя Отчество,

Мы получили Ваше письмо №123-1 от 12 мая 2018 года и благодарим Вас за проявленный интерес к деятельности нашей компании.

К настоящему письму прилагаем все подробные ответы на Ваши вопросы, с помощью которых Вы сможете лучше ознакомиться с деятельностью нашей компании. Также Вы можете ознакомиться с актуальной информацией и анонсами интересных акций на нашем веб-сайте www.reklama.com.

В случае, если у Вас возникли дополнительные вопросы обращайтесь к нам по телефону +7ХХХХХХХХ.

с уважением, ….

Пример ответа на запрос.

Уважаемый Имя Отчество,

В ответ на ваш запрос №12-21 от 21.10.2019 г. сообщаем, что у нас нет обособленного подразделения по работе с клиентами.

с уважением, …

Пример ответа на приглашение по повышению квалификации работников

АО «М» в ответ на Ваше письмо №32-2 от 12.09.2019 года направляет к Вам на обучение по повышению уровня квалификации работников бухучёта двух специалистов: Иванова В.В. и Репину А.И.

Оплата за обучение данных специалистов переведена на указанный Вами счёт.

с уважением, …

Пример ответа на коммерческое предложение

Уважаемый Иван Иванович,

В ответ на Ваше коммерческое предложение о закупке товаров исх. №123-03 от 12.11.2019г. сообщаем, что Ваше предложение в настоящее время находится на рассмотрении у руководства компании.

И в случае положительного решения нами будет произведена закупка предложенных товаров.

с уважением, …

Пример ответа на письмо об оферте.

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за предложение о поставке товаров и подтверждаем покупку товаров на предложенных Вами условиях.

с уважением, …

Пример ответа на претензию о поставке товара.

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы, наша продукция всегда отличалась превосходной прочностью и качеством.

Мы всегда готовы принять продукцию назад, если возникают проблемы с качеством. Однако пятна на товаре, о которых Вы указываете могут быть причиной неправильной распаковки и эксплуатации товара.

с уважением, …

Пример ответа на вопрос о о времени размещения информации на сайте

Добрый день!

Приносим извинения за временные неудобства.

В связи с техническими проблемами на сайте Ваша информация будет размещена на сайте 26 сентября 2019 года.

с уважением, …

Пример ответа на запрос об изготовлении изделий

На Ваш запрос о возможности изготовления подарочных сувениров сообщаем, что мы можем изготовить данные изделия.

Стоимость изготовления сувениров составит десять тысяч рублей. Счет для оплаты прилагается к письму.

с уважением, …

Пример развернутого ответа на письмо запрос (обращение физического лица к гос. органу)

Уважаемый Имя Отчество,

Рассмотрев Ваше обращение, поступившее с Акимата г. Алматы за вх. №ТР-А-2247 от 15.09.2018 года по поводу законности проведения строительно-монтажных работ на асфальтировнной дороге, прилегающей к южной стороне земельного участка и жилого дома переулок 2, дом 3 в коттеджном городке «ЗХ» г. Алматы и принятии соответствующих мер, Управление градостроительного контроля сообщает следующее.

По вышеуказанному адресу произведены аварийно-восстановительные работы на водопроводных сетях силами ТОО «Ж» . В настоящее время прорыв устранен. ТОО «Ж» обязуется восстановить места производства аварийных работ в срок до 30.09.2018 года.

В соответствии с пунктом 32 статьи 1 Закона РК «Об архитектурной и строительной деятельности в РК» аварийно-восстановительные работы не входят в перечень строительно-монтажных работ и контролю со стороны Управления градостроительного контроля.

Ставим Вас в известность о том, что на основании п.6 ст.14, п.1 ст.10, ст.12 Закона РК «О порядке рассмотрения обращений физических лиц и юридических лиц», настоящее письмо может быть обжаловано или опротестовано в порядке, предусмотренном законодательством РК в вышестоящий орган или в суде.

Приложение: письмо от ТОО «Ж» на 1 листе.

с уважением, …

Пример ответа запрос о сравнительных технических параметрах

В ответ на Ваш запрос №21-1 от 12.09.2018 года сообщаем, что в насосной установке пожаротушения, заложенной в проектной документации и в предлагаемой нами установке, используются одинаковые насосы.

То есть технические характеристики этих двух установок идентичны.

с уважением, …

Андрей Батурин

Так предваряют издатели книгу М. Ильяхова и Л. Сарычевой «Новые правила деловой переписки». К сожалению, они правы. Деловая переписка демонстрирует засилье штампов, вымученной вежливости и корявых конструкций, которые возникают из навязанных стереотипов. «Используйте официально-деловой стиль, и будет вам счастье». Но заштампованный язык не доносит до адресата точный смысл послания. Поэтому эффективной бизнес-переписке нужно учиться.

Книги, которые подскажут, как писать классные деловые письма, мы порекомендуем в конце статьи. Но сначала дадим практичные советы тем, кому некогда читать книги, а писать уже пора.

Основное о деловых письмах

Их форма и структура напрямую зависит от того, какое именно пишется послание. Недавно мы вспоминали о коммерческом предложении . Но в бизнесе применяется так много эпистолярных жанров, что только классификаций набирается не меньше 5.

Письма бывают с вопросами и ответами, просьбами и предложениями, обещаниями и гарантиями, обращением, претензией и т. д. Стоит рассмотреть каждый жанр. Мы, вполне возможно, так и поступим, но позднее. Пока выделим то общее, что поможет составить и письмо-напоминание, и досудебное уведомление, и обычное сообщение.

Особняком стоят те письма, правила составления которых регламентированы законом. Чтобы написать письмо-претензию, лучше воспользоваться образцом, предлагаемым справочно-правовыми системами. Хотя иногда можно отступить от обязательных норм.

Стоит ли им вообще следовать? Да, хотя бы потому, что знакомые формы требуют меньше времени на восприятие. А в бизнесе принято расходовать время, свое и чужое, экономно. Самое важное в любом письме — максимально кратко и эффективно донести до адресата суть обращения.

Говоря о строгой последовательности элементов нужно понимать, что письма бывают:

  • Одноаспектными, когда задается или обсуждается один вопрос;
  • Многоаспектными. Может обсуждаться несколько тем, острых вопросов. Каждую стоит вынести в свой раздел или блок, а тезисы представить по пунктам.

Чем сложнее послание по содержанию, тем четче должна соблюдаться и точнее прорабатываться его структура. Тогда последовательность рассуждений будет проще восприниматься.

Структура

Что обязательно входит в классическое строение делового письма:

  • Информация об отправителе и получателе. В электронной переписке это не всегда уместно. Но если направляете «бумажный» вариант, будьте добры, обозначьте адресанта и адресата. Реквизиты отправителя обычно присутствуют на фирменном бланке. Если он по каким-то причинам не используется, то укажите наименование компании, официальные реквизиты — ИНН, ОГРН, адрес, контакты. Место расположения этих сведений — верх левой стороны страницы. Непременно надо указать, кому адресовано письмо. Корректно вписать должность адресата, наименование компании, полностью ФИО, адрес. Эти сведения указываются сверху справа, в дательном падеже.
  • Если принята нумерация, письму присваивается порядковый номер. Обязательно проставляется дата написания.
  • Текст письма начинают либо с обращения («уважаемый Петр Иванович!»), либо с заголовка (Претензия о ненадлежащем исполнении обязательств). Далее следует информативное вступление. Наличие этих элементов определяется жанром делового общения. Если есть обращение, то обычно отсутствует заголовок, и наоборот. Заголовок, как и в статьях, выполняет функцию привлечения внимания и анонса содержания. А вступление присутствует всегда и обязано быть максимально информативным. Это своего рода лид-абзац в продающем тексте.

  • Вступительный абзац необходимо отличать от преамбулы. Если вступление — это подводка, то основной смысл заключается в преамбуле. Выражается цель сообщения, факты, которые привели к необходимости написать письмо, аргументы, суть предмета разговора.
  • Далее следует то, что часто называют «телом письма». По большому счету, это последовательная расшифровка преамбулы.
  • Завершается послание подведением итогов или заключением. В этом разделе полагается отразить требование, просьбу или действия, поведение, которые ожидаются от адресата в ответ. После выводов ставят подпись с расшифровкой и при необходимости печать.

Эта формула представляет собой ту общепринятую структуру, по которой строится любое официально-деловое письмо. Теперь перейдем к деталям.

Как расположить логико-смысловые блоки

Мы уже вспоминали лид-абзац, а теперь припомним его основное правило! Он должен пообещать читателю выгоду, показать ту пользу, которую человек приобретет, познакомившись с содержанием.

Кто-то подумает — зачем это в деловой переписке? Ведь если пишем претензию или гарантийное письмо, его и так прочитают, деваться-то некуда! Это отчасти правда, но надо понимать, что с помощью письменной коммуникации с читателем можно выстраивать взаимодействие. А оно может быть эффективным или неэффективным. Если предпочтителен первый случай, пользу в письмо стоит все-таки добавить.

Когда вам нечего пообещать, не выдумывайте небылицы и не высасывайте выгоду из пальца. Промолчите и сэкономьте время себе и другим. Если выгода для адресата имеется, именно с нее лучше начинать.

Обязательно скажите все самое важное в начале. Идеально, если это будут 2 первых абзаца — вступление и преамбула. В них же надо постараться вложить основные аргументы. Если их нужно расшифровывать подробно, то во вступительной части хотя бы упомяните о них. Далее приступайте к пояснениям.

Содержание каждого последующего абзаца должно быть логически связано или вытекать из предыдущего. Действие обязано быть динамичным — так письмо будет интереснее и приятнее читать.

Как оформляется деловое письмо?

Строго!

  • Применяйте классические шрифты, избегайте крайностей и нелепиц. Допустим, не стоит применять в деловой переписке Comic Sans. Этот шрифт не предполагает серьезности.
  • Избегайте двусмысленностей: трудночитаемые, специфичные, экзотические шрифты в бизнес-письмах не приветствуются. Если только не выступают органичной составляющей вашего фирменного стиля.
  • Особо значимые предложения или отдельные слова можно выделять курсивом, жирным или подчеркиванием. Но делать это стоит тогда, когда действительно необходимо указать на важность. Без крайностей!
  • Не надо выделять фразы цветом или играть со шрифтами. Лучше уберите из текста воду и сократите письмо до смысла. Тогда необходимость подчеркивать требование красным отпадет.
  • Не стоит пользоваться клавишей Caps Lock, чтобы привлечь внимание к предложению. По тем же причинам.

В целом, при оформлении делового письма соблюдайте умеренность. Лаконичность в тренде.

Стиль и манипуляции

Не забывайте, что вы пишите человеку. Не важно, есть ли между вами спор или конфликт. Написать деловое письмо с угрозами или оскорблениями может каждый, но это моветон. Попробуйте создать письмо для людей, а не для роботов, чиновников или оппонентов.

Что это значит:

  • Оно должно легко читаться и восприниматься однозначно.
  • Если нельзя обойтись без сложных терминов, их надо расшифровать.
  • Предложения не должны занимать пол-страницы. Помните, что идеальная длина от точки до точки — 2 строки.
  • В равной мере избегайте чрезмерной сухости и эмоциональности.
  • Не используйте штампы и канцеляриты.
  • Пишите просто и понятно, но не примитивно.

Не все письма, которые мы пишем, имеют оптимистичное или положительное содержание. Иногда приходится отказывать людям в работе, сотрудничестве, просьбе. Как сделать это корректно? Допустим, попросили заем, но предоставить его вы не можете.

Лучше поступить так:

  1. Показать свое знакомство с ситуацией. Продемонстрировать, что помните, при каких обстоятельствах поступила просьба, как произошла встреча с просителем.
  2. Выразить понимание, если уместно — сочувствие.
  3. Кратко обозначить основные аргументы, из-за которых вопрос нельзя решить положительно. Оптимальное число доводов —3.
  4. Добавить «лучик добра». Можно отметить положительные качества адресата, указать благоприятные моменты в ситуации, выразить благодарность за доверие.
  5. Предложить компромисс.

Суть заключается в том, что отказ, как и многое другое, можно преподнести по-человечески.

Об обращениях

Отдельно поговорим об обращениях, поскольку с ними часто возникают сложности. Можно невольно оскорбить человека, неверно или некорректно назвав его. Или заранее расположить собеседника к себе.

  • Беспроигрышный вариант — обращение «уважаемый».
  • Вторая нейтральная норма — следующие за «уважаемым» имя и отчество адресата.
  • Этикетные формы «господин» или «госпожа» надо использовать, лишь когда это уместно. И ни в коем случае не сокращать.
  • Иногда необходимо указать должность или звание. Но сначала надо проверить, нужно ли это.
  • Если письмо адресовано нескольким людям или неограниченному кругу, надо подыскать корректное обращение ко всем сразу. К примеру, коллеги, сотрудники, партнеры.
  • Обращаться на «вы». При этом «Вы» пишется при уважительном обращении к конкретному лицу. Когда адресатов несколько, «вы» пишем с маленькой буквы.

Что может дополнять деловое письмо

Подавать информацию нужно максимально емко, насколько это возможно. Но сведения, на которые нужно сослаться в письме, могут быть обширными. В этом случае можно использовать дополнительные элементы:

  • Ссылки. К примеру, к предшествующей переписке, протоколу встречи и т. д.
  • Примечания или комментарии. Их можно использовать, когда общение происходит в электронной форме.
  • Приложения. К примеру, к оферте можно сразу прикрепить типовую форму договора.

— Окончательный итог в этой теме подвести не получится. Поэтому мы посоветуем, что почитать тем, кто всерьез решил прокачать свои навыки написания деловых писем. Намеренно берем только русскоязычных авторов, хотя есть немало достойных руководств у зарубежных гуру. Но они же не владеют великим и могучим! Итак, почитайте:
— «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Автор — Саша Карепина.
— «Контент, маркетинг и рок-н-ролл» и «Бизнес-копирайтинг» Дениса Каплунова.
— «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха» Т. Воротынцевой.
— И уже упомянутые «Новые правила деловой переписки» Ильяхова, Сарычевой.

Другие статьи по тегам

контент-маркетинг копирайтинг бизнес

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

  • наименование адресата (получателя письма);
  • почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

  • должностное лицо/несколько должностных лиц;
  • организация;
  • структурное подразделение организации;
  • группа организаций;
  • физическое лицо.

АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

  • при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
  • перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

  • на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
  • на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

  • Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

  • Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *