Инструкция по охране труда для архивариуса

  • автор:

ПРИКАЗ

В целях организации комплектования, учета, обеспечения сохранности и использования документов архивного фонда Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, а также упорядочения требований, предъявляемых при подготовке и передаче дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, приказываю:

  1. Утвердить:

Положение об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 1);

Правила работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 2);

Порядок подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3).

  1. Административному управлению (В.В. Костенко) организовать выполнение требований Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, Правил работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
  2. Заместителям руководителя Росреестра, структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра обеспечить соблюдение требований Порядка подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
  3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Росреестра А.В. Коробова.

Руководитель

И.В.ВАСИЛЬЕВ

Приложение N 1

к Приказу Федеральной службы

государственной регистрации,

кадастра и картографии

от 25 декабря 2014 г. N П/637

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

  1. Общие положения

1.1. Документы Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют неотъемлемую часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством (Росархив), хранятся в Росреестре.

1.2. Росреестр:

обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности;

обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Росреестра.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Росреестра несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Росреестре для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Росреестр обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Архив Росреестра (далее – Архив) входит в состав Административного управления Росреестра.

1.5. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Росреестра, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее – ГА РФ) и настоящим Положением.

1.6. Положение об Архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем Росреестра (далее – Руководитель) по согласованию с ГА РФ.

1.7. Работы по Архиву ведутся по планам, утверждаемым Руководителем.

1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет заместитель Руководителя.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива осуществляет ГА РФ.

  1. Состав документов Архива

В Архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Росреестра документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Росреестру.

2.4. Служебные и ведомственные издания.

2.5. Научно-справочный аппарат к документам Архива.

  1. Задачи и функции Архива

3.1. Основными задачами Архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенными задачами Архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее – ЭПК ГА РФ) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее чем через 2 года после приема дел в Архив годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Росреестра (далее – ЭК) и ЭПК ГА РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ;

3.2.6. организует использование документов:

информирует руководство и работников Росреестра о составе и содержании документов Архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в служебных целях, для работы в помещении Архива;

оказывает помощь структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра в исполнении запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;

в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе ЭК;

3.2.8. оказывает методическую помощь Административному управлению в составлении номенклатуры дел Росреестра, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива и службы делопроизводства;

3.2.10. ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации.

  1. Права Архива

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций.

  1. Ответственность за ведение Архива

5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей несет сотрудник Административного управления, ответственный за архив.

5.2. Обязанности и ответственность работников Архива определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.

Согласовано

Заместитель директора ГА РФ

Е.А.КОЗЛОВА

10 октября 2014 года

Приложение N 2

к Приказу Федеральной службы

государственной регистрации,

кадастра и картографии

от 25 декабря 2014 г. N П/637

ПРАВИЛА

РАБОТЫ АРХИВА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

  1. Основные положения

1.1. Настоящие Правила регулируют деятельность архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее – Архив) в части обеспечения комплектования Архива, хранения, учета и использования несекретных архивных документов на бумажных носителях, подготовки и передачи дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), уничтожения дел, не подлежащих дальнейшему хранению, а также процедуры приема-передачи дел при смене лица, ответственного за работу Архива.

1.2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с федеральными законами, в том числе Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Положением о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, Положением об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, утвержденным и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, нормативными правовыми актами Российской Федерации, методическими документами Росархива и ГА РФ.

  1. Комплектование Архива

2.1. Комплектование Архива – систематическое пополнение Архива документами структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.

2.2. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности Росреестра и указанные в разделе 2 Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, по истечении трех лет после завершения их делопроизводством передаются в Архив.

2.3. Прием дел в Архив вместе с двумя экземплярами сдаточной описи на них осуществляется по графику передачи завершенных делопроизводством дел на очередной год, утверждаемому руководителем Росреестра.

2.4. Сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, проверяет правильность оформления дел, а все выявленные при проверке недостатки в оформлении дел устраняются сотрудниками соответствующих структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.

2.5. Прием каждого дела производится сотрудником Административного управления, отвечающим за работу Архива, в присутствии сотрудника структурного подразделения центрального аппарата Росреестра. На обоих экземплярах описи против дела, включенного в нее, делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи. Описи подписываются лицом, ответственным за работу Архива, и лицом, передавшим дела.

  1. Хранение документов в Архиве

3.1. Документы в Архиве должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

3.2. Для хранения документов Архиву выделяются специальные помещения – хранилища, которые должны соответствовать требованиям пожарной безопасности, должны быть гарантированы от затопления, иметь искусственную вентиляцию. В хранилищах должны соблюдаться световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режимы.

3.3. В хранилищах дела размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).

3.4. Все помещения Архива нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы и полки нумеруются сверху вниз, слева направо от входа.

3.5. Стеллажи в хранилищах устанавливают с учетом особенностей помещения: не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

3.6. В целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке, в Архиве проводятся проверки наличия и состояния документов не реже одного раза в пять лет.

3.7. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в Архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене лица, ответственного за работу Архива;

при реорганизации или ликвидации Росреестра;

перед передачей дел на постоянное хранение.

3.8. В ходе проверки осуществляются:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в Архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

3.9. Результаты проверки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (Приложение N 1 к настоящим Правилам), акте о неисправимых повреждениях документов (Приложение N 2 к настоящим Правилам).

3.10. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то сотрудниками Архива организуется их розыск. В этих целях:

изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища;

организуется розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра;

проверяются дела, стоящие рядом;

изучаются акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия и состояния дел. В случае если розыск документов не дал результатов, на отсутствующие дела и документы составляется акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение N 3 к настоящим Правилам). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями с внесением соответствующих записей в учетные документы.

3.11. Проверка считается завершенной после внесения в учетные документы Архива изменений, выявленных проверкой, и представления необходимых сведений о делах постоянного хранения в ГА РФ для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГА РФ.

  1. Учет документов в Архиве

4.1. Учет документов в Архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам в целях осуществления контроля за их наличием.

4.2. В пределах архивного фонда Архива учетно-классификационной единицей является единица хранения документов на бумажной основе – дело.

4.3. Дело – совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

4.4. Основными учетными документами являются:

опись дел – для единичного и суммарного учета дел, закрепления порядка систематизации дел, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в опись;

лист фонда (Приложение N 4 к настоящим Правилам) – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища Архива;

дело фонда – комплекс документов по истории организаций, являющихся источниками комплектования архивного фонда Архива, ведется по каждому источнику архивного фонда;

паспорт Архива – для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.5. Вспомогательными учетными документами являются книги учета выдачи (возврата) дел (произвольной формы).

4.6. Основанием каждой записи в основных учетных документах при поступлении документов в Архив являются:

описи дел (сдаточные) постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

номенклатура дел Росреестра с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (Приложение N 5 к настоящим Правилам);

акт приема-передачи документов, передаваемых структурными подразделениями центрального аппарата Росреестра в Архив в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

4.7. Основанием каждой записи в основных учетных документах при выбытии документов из Архива являются:

акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт о неисправимых повреждениях документов;

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;

акт приема-передачи документов по истечении сроков хранения;

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

  1. Справочно-поисковые средства к документам Архива

5.1. К документам Архива создаются справочно-поисковые средства, элементами которых являются описи, указатели (предметные, хронологические), историческая справка к архивному фонду.

5.2. В Архиве составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу (сводные – годовые или за несколько лет подряд) (Приложения N 6 и 7 к настоящим Правилам).

5.3. Историческая справка состоит из следующих разделов: история источника комплектования Архива, история фонда, характеристика документов фонда.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в ГА РФ при первой передаче документов фонда; один экземпляр хранится в деле фонда в Архиве.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры, функций источника комплектования Архива и представляется в ГА РФ вместе с каждой законченной описью.

  1. Использование документов Архива

6.1. Основными формами использования документов Архива являются:

информирование руководителя Росреестра, заместителя руководителя Росреестра, курирующего Административное управление, о составе и содержании документов Архива;

выдача документов во временное пользование сотрудникам центрального аппарата Росреестра;

рассмотрение запросов социально-правового характера, поступающих от граждан и организаций.

6.2. Оригиналы приказов и распоряжений Росреестра из Архива не выдаются.

6.3. Выдача дел из Архива сотрудникам центрального аппарата Росреестра осуществляется под расписку по требованию, подписанному руководителем структурного подразделения центрального аппарата Росреестра, сдавшего дела в Архив (Приложение N 8 к настоящим Правилам).

6.4. Дела из Архива могут быть выданы во временное пользование под расписку на срок не более 30 дней, дела с пометкой “Для служебного пользования” – на срок не более одного дня.

6.5. Запрещается во взятых из Архива делах делать поправки в тексте документов и изымать документы из дела.

6.6. Изъятие архивных документов правоохранительными органами из Архива может быть осуществлено в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

На место изъятого документа в дело вкладывается карта-заместитель или заверенная копия документа, в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа, послужившего основанием для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату в Архив.

6.7. Состояние дел, возвращаемых в Архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

6.8. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, составляет акт в двух экземплярах, один из которых представляется должностному лицу, по разрешению которого использовалось дело, для привлечения виновных к ответственности, а другой остается в Архиве.

6.9. Архивные справки, копии и выписки выдаются на основании письменного запроса, который должен содержать: наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

6.10. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.

6.11. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов составляются в двух экземплярах. Один экземпляр направляется заявителю по почте с сопроводительным письмом, подписанным начальником Административного управления или его заместителем. Второй экземпляр справки, копии или выписки хранится в делах Архива в соответствии с номенклатурой дел.

6.12. Учет использования дел и документов Архива ведется в книге выдачи (возврата) дел, книге регистрации выданных копий, выписок, справок.

  1. Передача дел на постоянное хранение

7.1. Передача документов постоянного хранения Росреестра в ГА РФ осуществляется в соответствии с планом-графиком, согласованным с Центральной экспертной комиссией Росреестра (далее – ЦЭК Росреестра), руководителем ГА РФ и утвержденным руководителем Росреестра.

7.2. Документы передаются в ГА РФ по утвержденным ЭПК ГА РФ описям дел, на которых делаются отметки о приеме дел.

7.3. Прием-передача дел на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (Приложение N 9 к настоящим Правилам).

7.4. При первой передаче документов в ГА РФ к ним прилагается историческая справка на архивный фонд Росреестра. При последующих передачах документов делается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, составе и состоянии документов и т.п.

7.5. В случае ликвидации Росреестра его документы подлежат передаче в организацию, являющуюся его правопреемником, в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

7.6. При ликвидации Росреестра без установления правопреемства документы постоянного срока хранения, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу сотрудников Росреестра, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в ГА РФ.

  1. Уничтожение дел, не подлежащих хранению

8.1. На дела временного (свыше 10 лет) срока хранения в Архиве составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 10 к настоящим Правилам).

8.2. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

8.3. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЦЭК Росреестра одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу, утверждаемыми (согласуемыми) ЭПК ГА РФ.

Одобренные ЦЭК Росреестра акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Росреестра.

8.4. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, Архив имеет право уничтожать соответствующие архивные дела.

8.5. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

8.6. Материально-техническое обеспечение переработки (утилизации) дел, подлежащих уничтожению, осуществляется Управлением делами по заявкам Административного управления. Погрузка, доставка по месту нахождения специализированной организации для переработки (утилизации) и утилизация дел, подлежащих уничтожению, осуществляются в присутствии и под контролем сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.

  1. Прием-передача Архива при смене лица,

ответственного за его работу

9.1. Начальник отдела обработки и отправки исходящей корреспонденции и центрального архива Административного управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем Росреестра по представлению начальника Административного управления (далее – начальник отдела), является ответственным за выполнение возложенных на Архив задач и функций.

9.2. При смене начальника отдела, ответственного за работу Архива:

издается приказ Росреестра о назначении комиссии в составе не менее трех человек;

комиссия проверяет наличие и состояние архивных документов, учетных документов и справочно-поисковых средств к ним, противопожарного и охранного оборудования, а также условия хранения документов;

прием-передача документов и дел архивного фонда Архива, справочно-поисковых средств к нему, а также помещений Архива, инвентаря и оборудования оформляется актом комиссии.

Посмотреть все статьи

Инструкция по охране труда для архивариуса ИОТ-02-2016

администрация
коркинского муниципального района

ИНСТРУКЦИЯ

по охране труда для архивариуса

ИОТ-02-2016

г. Коркино 2016 год

Введение

СПИСОК НЕОБХОДИМЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 17 ДЕКАБРЯ 2002 ГОДА N 80 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО РАЗРАБОТКЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОРМАТИВНЫХ ТРЕБОВАНИЙ ОХРАНЫ ТРУДА».

2.МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ. ОЦЕНКА ТРАВМОБЕЗОПАСНОСТИ РАБОЧИХ МЕСТ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ ИХ АТТЕСТАЦИИ ПО УСЛОВИЯМ ТРУДА ДАТА ВВЕДЕНИЯ 1999-09-01 РЕКОМЕНДАЦИИ И КОММЕНТАРИИ ПО ОЦЕНКЕ ИНСТРУКЦИИ

ПО ОХРАНЕ ТРУДА.

3.ГОСТ 12.0.003-74 МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СИСТЕМА СТАНДАРТОВ БЕЗОПАСНОСТИ ТРУДА. ОПАСНЫЕ И ВРЕДНЫЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ФАКТОРЫ КЛАССИФИКАЦИЯ. ДАТА ВВЕДЕНИЯ 1974-01-01.

4.ТОИ Р-200-01-95 ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА АРХИВАРИУСА

I.Общие требования охраны труда

1. К самостоятельной работе в качестве архивариуса допускаются лица не моложе 18 лет, прошедшие при поступлении на работу предварительный медицинский осмотр, а также: вводный инструктаж; внеплановый и целевой инструктажи; инструктаж по пожарной безопасности; первичный инструктаж на рабочем месте; инструктаж по 1 группе электробезопасности на рабочем месте.

2. Работник обязан знать:

-соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленные в организации;

-соблюдать требования должностной инструкции;

-соблюдать требования настоящей инструкции, инструкции о мерах пожарной безопасности, инструкции по электробезопасности;

-проходить обучение по охране труда с последующей проверкой знаний требований охраны труда;

-проходить обучение по оказанию первой помощи пострадавшим;

-знать места расположения первичных средств пожаротушения и пути эвакуации при пожаре;

-соблюдать правила личной гигиены труда, содержать в чистоте рабочее место;

— использовать безопасные методы труда;

-выполнять требования запрещающих, предупреждающих, указательных и предписывающих знаков и надписей;

-общее устройство используемого оборудования;

-требования электробезопасности и пожарной безопасности;

-место расположения аптечек;

-назначение средств индивидуальной защиты;

-уметь оказывать доврачебную помощь пострадавшим, пользоваться средствами пожаротушения, при возникновении пожара вызвать пожарную охрану.

Архив должен быть оснащен огнетушителем, аптечкой для оказания первой медицинской помощи.

3. Архивариус должен иметь при себе средства индивидуальной защиты (СИЗ).

Приложение к приказу Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 1 октября 2008 г. N 541н ( П.5. Архивариус) «Типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением»

Наименование СИЗ

ГОСТ

4. Срок носки (мес)

Халат хлопчатобумажный или халат из смешанных тканей ГОСТ 12.4.132-83

5. Халат ГОСТ 12.4.132-83

4. Каждый работник должен: выполнять правила по пожарной безопасности, а в случае возникновения пожара принимать все зависящие от него меры к спасению людей и тушению пожара. С этой целью он должен выполнять основные требования противопожарного режима, а именно:

Отвлечься на Знакомства или Получить полный текст

-знать, где находятся первичные средства пожаротушения, а также какие подручные средства можно применять при тушении пожара;

-курить только в специально отведенных и оборудованных местах;

-при работе с огнеопасными материалами соблюдать противопожарные требования и иметь вблизи необходимые средства для тушения пожара (огнетушители, песок, воду и др.);

-уходя последним из рабочего помещения, необходимо выключить электросеть, за исключением дежурного освещения;

-обо всех замеченных нарушениях пожарной безопасности сообщать своему руководителю;

-при возникновении пожара немедленно приступить к его тушению имеющимися средствами, сообщить по телефону 01 и своему руководителю.

5.В расположении архива запрещается:

— загромождать и закрывать проезды и проходы к пожарному инвентарю оборудованию и пожарному крану;

-архивариус должен уметь оказывать первую (доврачебную) помощь при несчастных случаях, знать и соблюдать правила личной гигиены. При выполнении работы, в соответствии с видом производственных факторов, работник обязан пользоваться средствами индивидуальной защиты с обязательным выполнением правил личной гигиены.

Лица, виновные в нарушении требований, изложенных в данной инструкции и инструкциях по охране труда, в зависимости от характера нарушений и их последствий несут ответственность в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами.

II. Требования охраны труда перед началом работы

7. Проверить безопасность рабочего места, убрать ненужные предметы, освободить проходы, убедиться в достаточности освещения.

8. Осветительные приборы регулировать так, чтобы освещение было достаточным, но не слепило глаза.

9. Проверить наличие и исправность первичных средств пожаротушения.

10. Стеллажи, стремянки, лестницы должны быть испытаны и иметь бирку с указанием предельно допустимой нагрузки и дату следующего испытания.

11. Ширина проходов между стеллажами должна быть не менее 0,8 метра. Полы должны быть ровными, с нескользкой поверхностью. Полки, стеллажи, без острых углов, кромок представляющих опасность ранения. Стеллажи должны быть прочно закреплены.

12. Рабочее место работника, архив, проходы должны быть достаточно освещены. Светильники обязательно должны быть оснащены защитными плафонами. Замену перегоревших ламп и плавких вставок должны производить только электромонтеры.

13. При обнаружении неисправностей немедленно сообщить о них руководителю.

14. Производить какой-либо ремонт самостоятельно запрещается.

III. Требования охраны труда во время работы

15. Архивариус обязан поддерживать чистоту и порядок в помещении архива.

16. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

17. В процессе работы архивариусу запрещается:
-отвлекаться посторонними делами и разговорами;
-переносить груз весом более 7 кг;
-спрыгивать с лестниц;
-курить и разводить огонь в складских помещениях;
-оставлять без присмотра архивное помещение;
-использовать самодельные кипятильники, обогреватели, светильники и прочие электрические приборы не фабричного изготовления.

Отвлечься на Знакомства или Получить полный текст

18. Принимает необходимые меры безопасности по использованию в работе современных технических средств.

IV.Требования охраны труда в аварийных ситуациях

19. В случае возникновения пожара необходимо немедленно отключить электрооборудование, сообщить о случившемся другим сотрудникам и вызвать пожарную охрану по или 112 и приступить к ликвидации очага загорания с помощью огнетушителя, песка или воды.

20. В случае появления аварийной ситуации, опасно­сти для своего здоровья или здоровья окружающих людей следует отключить электрооборудование, покинуть опасную зону и сообщить об опасности непосредственному руководителю.
3. При поражении электрическим током освободить пострадавшего от действия тока, соблюдая при этом меры предосторожности. Не трогать кабель и стараться пройти от него по дальше. Вызвать врача по телефону 03 и до прибытия его оказать пострадавшему первую медицинскую помощь.

21. О каждом несчастном случае оповестить своего руководителя и ведущего специалиста отдела охраны труда.

22. Пострадавшему оказать первую медицинскую помощь.

ВРЕМЕННАЯ ОСТАНОВКА КРОВОТЕЧЕНИЯ
Виды кровотечений:
— артериальное кровотечение (кровь алая, вытекает пульсирующей струей);
— венозное кровотечение (кровь темная, не пульсирует);
— капиллярное.
Остановка артериального кровотечения
При артериальном кровотечении из средних и крупных сосудов наложите жгут. В случае его отсутствия используйте пояс, ремень или кусок одежды (ткани), свернутый в виде жгута.
При этом необходимо соблюдать следующие правила:
— жгут необходимо накладывать выше повреждения и по возможности ближе к нему;
— перед наложением жгута конечность разместить выше остальной части тела;
— жгут лучше накладывать на одежду или прокладку из ткани (платок, полотенце и др.);
— наложенный жгут зафиксировать;
— оставить записку с указанием времени наложения жгута (наложенный жгут может находиться на конечности только ограниченное время: не более 1 часа летом и не более 30 минут зимой, т. к. прекращение кровоснабжения на более продолжительный срок приводит к омертвлению конечности).
Остановка венозного кровотечения
Венозное кровотечение из раны на конечности всегда может быть остановлено путем наложения на рану стерильной давящей повязки.
Обязательно помните о мерах собственной безопасности: избегайте попадания крови на слизистые оболочки поврежденные участки кожи. По возможности используйте латексные перчатки и защитные очки.

ОБРАБОТКА НЕГЛУБОКОЙ РАНЫ
— Смажьте кожу вокруг раны йодом или зеленкой.
— С помощью давящей стерильной повязки остановите кровотечение и предупредите попадание в рану инфекции.
— Одной рукой, захватив как можно больше площади мягких тканей вокруг раны, максимально сведите ее края.
— Плотно зафиксируйте стерильную салфетку марлевым бинтом.
После наложения повязки необходимо придать поврежденной области приподнятое положение.
При ранении лица захватите кожу вокруг раны большим и указательным пальцами и легкими нажимами постарайтесь с помощью стерильной салфеткой удалить кровь со дна раны. Края раны зафиксируйте лейкопластырем.
Мелкие раны и ссадины обработайте йодом или зеленкой и заклейте бактерицидным пластырем.
НОСОВЫЕ КРОВОТЕЧЕНИЯ
1. Посадите пострадавшего, слегка наклонив ему голову вперед, и дайте стечь крови. Не нужно сильно запрокидывать голову (кровь может попасть в желудок, что может вызвать рвоту).
2. Сожмите на 5 минут нос чуть выше ноздрей (дышать при этом пострадавший может через рот).
3. Приложите холод к переносице и на затылок (мокрый платок, снег, лед и т. п.).
4. Для остановки кровотечения вставьте в нос ватный тампон.
5. После остановки кровотечения осторожно выньте тампон. Пострадавший должен избегать резких движений и не есть горячей пищи.
УШИБЫ, ПЕРЕЛОМЫ, ВЫВИХИ
Переломы бывают:
— открытые;
— закрытые.
При открытых переломах костные обломки через поврежденные мягкие ткани выходят наружу. Первая помощь заключается в фиксации и иммобилизации (создание неподвижности) поврежденной конечности или части тела.
Фиксация заключается в создании максимального покоя травмированной зоны (с помощью мягкотканных повязок, шин), чтобы при транспортировке или перемещении пострадавшего не причинить ему боль и не вызвать дополнительной травмы (например, травмы мягких тканей острыми осколками костей) или смещения перелома/вывиха).
Иммобилизирующая повязка должна захватывать один сустав вверх и вниз от места перелома/вывиха (например, при переломе голени необходимо зафиксировать голеностопный голеностопный и коленный суставы).
Для профилактики развития отека тканей и кровотечения к месту повреждения приложите холод (лед, снег и т. п.).
В случае открытого перелома закройте область перелома стерильной салфеткой или куском бинта.

СЕРДЕЧНО-ЛЕГОЧНАЯ РЕАНИМАЦИЯ
-заключается в проведении искусственной вентиляции легких и наружного массажа сердца.
Показания для проведения сердечно-легочной реанимации:
— отсутствие пульса на сонных артериях;
— зрачки расширены и не реагируют на свет;
— отсутствие дыхания (дыхательных движений грудной клетки);
— цвет кожи синюшный или бледный;
— отсутствие тонуса мышц.
Искусственную вентиляцию легких проводят методом «рот в рот» или «рот в нос».
Вентиляцию осуществляют после вытирания марлевым тампоном (носовым платком) ротовой полости пострадавшего. Дыхание «рот в рот» проводят через специальное устройство. (оставить если устройство есть в аптечке.)
Обязательным условием при искусственной вентиляции легких является запрокидывание головы пострадавшего так, чтобы его шея, грудная клетка и голова располагались в одной плоскости, и гортань была открытой.
При возможном переломе/вывихе в шейном отделе позвоночника (например, после удара в область шеи сзади) запрокидывание головы запрещается.
Действия:
— Встаньте с правой стороны от пострадавшего.
— Положите левую руку на лоб пострадавшего и запрокиньте его голову назад. Положите под плечи валик из одежды (куртка или др.).
— Поместите указательный палец правой руки на подбородок пострадавшего под нижнюю челюсть и слегка поднимите ее. Можно дополнительно захватить подбородок большим пальцем под нижней губой.
Будьте осторожны, не давите сильно на мягкие ткани пострадавшего под подбородком, поскольку это может привести к нарушению проходимости дыхательных путей.
— Удалите инородные тела или рвотные массы из ротовой полости.
— Наклоните свою голову так, чтобы ваше левое ухо было над ртом пострадавшего, а ваш взгляд был устремлен на его грудную клетку. Пальцы положите на сонную артерию.
— Оцените состояние больного по пульсу на сонной артерии.
Если пульс отсутствует, немедленно приступайте к проведению искусственной вентиляции легких и наружном массажу сердца. Для обеспечения собственной безопасности используйте маску или другие простейшие приспособления, которые вы можете найти в аптечке (можно использовать салфетку, край тонкой одежды и т. п.).
— Обеспечьте проходимость дыхательных путей.
— Вдохните (не дышите глубоко, иначе вы не сможете проводить вентиляцию долго).
— Зажмите нос пострадавшего и проводите искусственное дыхание рот в рот.
— Сделайте два пробных искусственных вдоха.
— Оцените состояние пострадавшего по наличию пульса на сонной артерии и наличию самостоятельных дыхательных движений (во время искусственного вдоха грудная клетка должна подниматься; если надувается живот, значит воздух попадает в желудок).
— Между вдуваниями делайте паузу 2 секунды. Искусственный вдох должен быть обычный, не форсированный. Наружный массаж сердца. Пострадавший должен быть уложен на твердую поверхность. Реанимирующий располагается справа от больного.
Наложите ладонь левой руки на нижнюю треть грудины, перпендикулярно продольной оси тела. На тыльную поверхность левой кисти перпендикулярно ей накладывается правая ладонь. Правой рукой ритмично, надавливают на кисть левой руки, а через нее на грудину. Толчок-сдавливание производят быстро, употребляя силу плечевого пояса и вес тела, чтобы грудина смещалась по направлению к позвоночнику на 3-4 см.
— Если вы проводите реанимацию одни, то после 2 вдуваний делайте 10-15 массажных движений в области сердца. Выдох происходит пассивно — грудная клетка пострадавшего возвращается в исходное положение сама. Голова пострадавшего при выдохе должна оставаться запрокинутой. Рот и нос пострадавшего должны быть открыты.
При восстановлении у пострадавшего дыхания и при отсутствии подозрений на повреждение шейного отдела положите его в устойчивое безопасное положение (см. рисунок), в котором он может находиться до прихода врача.
ТЕПЛОВОЙ (СОЛНЕЧНЫЙ) УДАР
Признаки:
— влажная кожа, иногда побледнение кожи;
— повышенная температура тела;
— жалобы на слабость, утомление, тошноту, головную боль;
— учащение сердцебиения и повышение артериального давления.
Действия:
1. Поместить пострадавшего в прохладное, проветриваемое место (в тень, к распахнутому окну и т. п.)
2. Расстегнуть воротник, ремень, обувь.
3. Смочить голову и одежду холодной водой.
4. Напоить слегка подсоленной водой (можно минеральной).
При обмороке обеспечьте приток крови к голове:
— низким наклоном головы пострадавшего (положение сидя);
— наклоном головы в сторону (положение лежа).
Уложите пострадавшего. Положите ему на голову смоченное в холодной воде полотенце. Делайте холодные примочки на шею и паховые области. Можно на несколько минут завернуть пострадавшего в мокрую простыню или облить водой.
При судорогах прижмите голову и туловище пострадавшего к полу (постели).
При пропадании пульса у пострадавшего начинайте реанимацию.

ПОРАЖЕНИЕ ЭЛЕКТРОТОКОМ
Признаки:
— Обморочное состояние, остановка дыхания, судороги, параличи.
— Появление на коже термических ожогов («знаки тока» или «знаки молнии» — участки кожи желтовато-бурого цвета или древовидные разветвленные красные полосы).
Действия:
1. Соблюдая меры безопасности, освободите пострадавшего от действия электротока подручными токонепроводящими средствами.
2. Проверьте реакцию зрачков пострадавшего на свет.
3. Проверьте, есть ли пульс на сонной артерии.
4. Расстегните одежду на пострадавшем.
Если не дышит и не обнаруживается пульс на сонной артерии:
— Нанесите удар кулаком по грудине. Проверьте, появился ли пульс. При отсутствии пульса начинайте реанимацию.
— Приподнимите ноги пострадавшего. Обеспечьте приток свежего воздуха. Приложите холод к голове.
— Немедленно пошлите кого-нибудь за врачом.
— Продолжайте реанимацию до восстановления дыхания и сердцебиения.
— Разотрите тело пострадавшего и укройте его.
Помните, пострадавшему нельзя давать пить.

ПРИПАДОЧНЫЕ СОСТОЯНИЯ
Эпилептический припадок
Признаки:
Слуховые галлюцинации, усиление аппетита или жажда, перемена настроения.
Потеря сознания, возможны дефекация и мочеиспускание.
— Постепенное восстановление сознания с амнезией (пострадавший не помнит, что случилось). Сознание пострадавшего проясняется или наступает глубокий сон.
Действия:
— Оберегайте конечности и голову пострадавшего от ушибов (подложите под голову мягкие предметы).
— Не сдавливайте крепко конечности пострадавшего, т. к. это может привести к травме!
— Чтобы пострадавшего не прикусил язык, введите между верхней и нижней челюстями ручку ложки или любой другой предмет, обернутый салфеткой, полотенцем, бинтом.
— Не засовывайте палец в рот пострадавшего (он может откусить).
— Расстегните пуговицы на одежде пострадавшего и снимите с него пояс.
— После припадка не будите пострадавшего.

Истерический припадок
Признаки:
— Пострадавший падает постепенно, как бы сползая, не причиняя себе телесных повреждений.
— При падении и до него могут возникать беспорядочные движения: пострадавший то катается по полу, то выгибается дугой.
— Одновременно с этим он рыдает, выкрикивает отдельные слова, соответствующие психотравмирующим обстоятельствам.
— Припадок прекращается сразу (без последующего нарушения сознания).
Действия:
1. Прекратите истерику, используя фактор неожиданности (например, ударьте по щеке, облейте холодной водой, с грохотом уроните предмет и т. д.).
2. Вызовите врача и дождитесь его, находясь рядом с пострадавшим и следя за ним.
Нельзя потакать пострадавшему, находящемуся в истерике, быть на поводу его требований, что может навредить ему самому и окружающим.
СДАВЛЕНИЕ КОНЕЧНОСТЕЙ
До освобождения от сдавления (если конечность сдавлена более 15 минут)
1. Немедленно пошлите кого-нибудь за врачом.
2. Обложите придавленные конечности пакетами со льдом, снегом, холодной водой.
3. Дайте пострадавшему 2-3 таблетки анальгина, обильное теплое питье.
4. Наложите жгуты выше места сдавления.
5. Туго забинтуйте поврежденные конечности, не снимая жгута.
После освобождения от сдавления
1. Сразу наложите жгуты (если они не были наложены) и туго забинтуйте конечности. Наложите шины.
2. Приложите холод к поврежденным конечностям.
3. Дайте обильное теплое питье, 2 таблетки анальгина или иное обезболивающее.
Нельзя освобождать сдавленные конечности до наложения защитных жгутов и приема пострадавшим большого количества жидкости.
ПИЩЕВЫЕ ОТРАВЛЕНИЯ
Признаки:
— Боль в животе.
— Тошнота, рвота.
— Понос (стул бывает до 10-15 раз в сутки, сначала жидкими каловыми массами, а потом водянистыми обильными зловонными испражнениями).
— Повышение температуры, появление озноба, учащение сердцебиения.
— Понижение артериального давления.
— Возможен обморок, иногда судороги мышц.
Действия:
Вызвать врача по телефону и дождаться его приезда.
При подозрении на отравление или явном отравлении выясните возможный характер яда и путь, каким этот яд попал в организм (помогут сведения, полученные от самого пострадавшего или окружающих его людей, упаковка от препарата, запах от пострадавшего, вид и запах рвотных масс и т. д.).
— Дайте пострадавшему выпить 4-5 стаканов теплой воды.
— Вызовите рвоту, надавив на корень языка или пощекотав зев.
— Промойте желудок повторно до полного очищения.
— Дайте пострадавшему 5 таблеток растолченного активированного угля (запивается водой).
— Дайте обильное питье: щелочные минеральные воды, 2%-й раствор пищевой соды. При рвоте в бессознательном состоянии поверните голову пострадавшего набок. Это необходимо сделать даже в тех случаях, когда на первый взгляд, отравление протекает легко, т. к. через некоторое время может наступить резкое ухудшение состояния пострадавшего.

IV. Требования охраны труда по окончании работы

27.Привести в порядок рабочее место.

28.Выключить электрооборудование, электроосвещение.

29.Снять рабочий халат.

30.Тщательно вымыть руки с мылом.

31.Закрыть помещение.

Разработал:

Ведущий специалист Управления

социально-экономического развития

Лист ознакомления с инструкцией по охране труда

для архивариуса

Примерное положение об архиве организации

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального архивного
агентства от 11.04.2018 г. № 42

Зарегистрирован в Минюсте России 15.08.2018.
Регистрационный № 51895.

    I. Общие положения

  1. Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).

  3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

  4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

    После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

  5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

  6. Архив организации хранит:

    а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

    б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

    в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

    г) фонд пользования (архива) (при наличии);

    д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

  7. К задачам Архива организации относятся:

    7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

    7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

    7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

  8. Архив организации осуществляет следующие функции:

    8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

    8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

    8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

    8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

    а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

    в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

    г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

    8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

    8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

    8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

    8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

    8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

    8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

    8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

    8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

    8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

    8.17. Оказывает методическую помощь:

    а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

    б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

    V. Права Архива организации

  9. Архив организации имеет право:

    а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

    б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

    в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

    г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

    д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.

Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.

Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Досье на проект

Пояснительная записка

приказываю:

1. Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации.

2. Признать утратившим силу приказ Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 18 августа 1992 г. N 176 «О примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».

Руководитель А.Н. Артизов

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального архивного агентства
от _________2017 г. N ____

1. Примерное положение об архиве организации (далее — Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее — Архив организации).

3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация (далее — соответствующий архив).

4. На основе Примерного положения организация разрабатывает положение об Архиве организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, — с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях*(1), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива организации

6. Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и по личному составу организаций — предшественников (при их наличии);

в) личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (микрофотокопии и другие копии документов, в том числе на электронных носителях, необходимые для практической работы организации) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

7. К задачам Архива организации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II Примерного положения.

7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий архив.

7.6. Методическое руководство и контроль формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачи их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

8. Архив организации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.3. Представляет в соответствующий архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации*(2).

8.4. Осуществляет систематизацию и размещение документов, образовавшихся в деятельности организации, поступающих на хранение в Архив организации.

8.5. Готовит и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения, государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов Архива организации в соответствии с установленными правилами.

8.9. Организует выдачу документов из архивохранилища, копий документов работникам организации, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам, иным пользователям.

8.10. Исполняет социально-правовые и тематические запросы юридических и физических лиц, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.11. Обеспечивает защиту сведений ограниченного доступа, содержащихся в архивных документах при организации работы и использовании документов архива организации.

8.12. Ведет учет использования документов Архива организации.

8.13. Создает фонд пользования документов Архива организации и организует его использование.

8.14. Ведет и совершенствует справочно-поисковые средства к документам Архива организации.

8.15. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

8.16. Консультирует юридических и физических лиц по вопросам местонахождения архивных документов.

8.17. Участвует в разработке нормативных и методических документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.18. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

8.19. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

V. Права

9. Архив организации имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, входящим в компетенцию Архива организации;

г) требовать от структурных подразделений организации своевременной передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

*(1) Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

*(2) Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

Положение об архиве

УТВЕРЖДАЮ ___________________________ ___________________________ (должность руководителя организации, наименование организации) ___________/______________/ (подпись) (Ф.И.О.) «__»___________ ____ г. М.П.

ПОЛОЖЕНИЕ об архиве _____ «_______________»

1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.

1.4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:

— осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;

— осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;

— осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;

— обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;

— подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;

— участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;

— повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела;

— ___________________________________________________.

1.5. Архив является самостоятельным структурным подразделением Организации (входит в состав отдела документационного обеспечения).

1.6. В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Организации.

1.8. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.9. Заведующий Архива:

— руководит всей деятельностью Архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;

— осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;

— распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками Архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

— вносит руководству Организации предложения по совершенствованию работы Архива, оптимизации его структуры и штатной численности;

— участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;

— принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников Архива;

— участвует в подборе и расстановке кадров Архива, вносит руководству Организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

— совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;

— осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.

1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.

1.14. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования Архива.

2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВА

2.1. Планирование, организация и контроль деятельности Организации и ее структурных подразделений в области архивного дела.

2.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

2.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве (информирование руководства и сотрудников Организации о составе и содержании документов Архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в Архиве).

2.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

2.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в Архив.

2.6. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством документов.

2.7. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий Организации и соответствующего государственного Архива.

2.8. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.9. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях Архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

2.11. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Организации.

2.12. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Заведующим Архива, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в Архив, и утвержденному Руководителем Организации.

3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ АРХИВА

3.1. Работники Архива в процессе своей деятельности имеют право:

— получать поступающие в Организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

— запрашивать и получать от руководителей Организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;

— осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Организации по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству Организации;

— вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы Архива и Организации в целом;

— участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

— вносить предложения руководству Организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников Архива и других структурных подразделений Организации по своему профилю деятельности;

— участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Архива;

— контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования Архива.

3.2. Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

— выполнение возложенных на Архив функций и задач;

— организацию работы Архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

— рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

— состояние трудовой и исполнительской дисциплины в Архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

— соблюдение работниками Архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

— ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

— предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности Архива;

— готовность Архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;

— несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

— утрату и несанкционированное уничтожение документов;

— необоснованный отказ в приеме на хранение документов;

— нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством РФ.

3.3. Прием каждого дела производится Заведующим Архива в присутствии работника структурного подразделения.

3.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив сотрудником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

3.5. Дела, увязанные в связки, доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы.

С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_____________/

<1> Должностные обязанности Заведующего архивом регламентированы в Разделе I Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *