Информация в системе управления

  • автор:

текст: Сергей Ядыков
опубликовано: «Консультант» №5’2010

Процесс внедрения информационных систем (ИС) включает в себя существенную реорганизацию компании с перестройкой большей части бизнес-процессов и, что особенно важно, значительные затраты. При этом неизбежно возникает вполне резонный вопрос: что больше повлияет на эффективность бизнеса, подвергнутого глубокой автоматизации, – эффективная отдача от действующей системы или ее дальнейший реинжиниринг? Стоит ли городить огород с новыми внедрениями, платформами, продуктами и т. п.? Что, собственно, есть система и ее эффективность?

Определение эффективности использования ИС – задача достаточно актуальная, хотя и далеко не тривиальная. Технологии управления развиваются стремительно, и сейчас трудно найти серьезную компанию, которая их не использует. Они, конечно, необходимы, это, как правило, не вызывает никаких сомнений у адекватных топ-менеджеров компаний. Но когда возникает задача определения эффекта влияния информационных систем на конкретный бизнес и соответственно оценки ресурсных затрат на корпоративные ИТ, то ее решение найти удается далеко не всегда.

Отсутствие ясных показателей эффективности ИС зачастую приводит к внутренним противоречиям, как при формировании бюджета компании, так и при анализе его исполнения, особенно при превышении плановых расходов на информационные технологии. Так что же такое эффективность использования ИС, как ее посчитать и с чем сравнить? К сожалению, однозначного определения не существует. Поэтому попытаемся ответить на поставленные вопросы исходя из имеющегося опыта и здравого смысла. Для начала определим, что есть информационная система и ее эффективность?

В широком смысле информационная система, есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать определенный круг лиц необходимой информацией.

Информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Эти определения отражают основные моменты, представленные в литературе, разногласия в определении информационных систем — относить ли персонал, обслуживающий систему, и его пользователей к информационной системе. По мнению одних источников, она включает в себя персонал, занимающийся ее эксплуатацией, по мнению других – нет. То же самое можно сказать и о пользователях. Представляется более целесообразным в рамках оценки эффективности обслуживающий персонал включать в состав системы, так как на финансовые показатели существенное влияние будет оказывать фонд оплаты труда обслуживающего персонала. С определением эффективности несколько сложнее, в силу большей общности понятия. Наиболее емкими применительно к рассматриваемой проблематике представляются следующие определения. Эффективность — относительная результативность процесса, операции, проекта, определяемая как отношение результата к затратам, обеспечившим его получение. Экономическая эффективность — результативность производства, соотношение между результатами хозяйственной деятельности и затратами труда на достижение данного результата.

Информация в системе управления

Эта тема раскрывает осваивающим менеджмент следующие вопросы:

  • понятие информации;

  • построение информационной модели;

  • информация как предмет и продукт управленческого труда;

  • носители информации;

  • роль информации в управлении;

  • виды информации;

  • свойства информации;

  • качественные характеристики информации;

  • виды работ информационного процесса;

  • методы сбора и передачи информации;

  • информация как вид ресурсов;

  • понятие и функции информационной системы;

  • этапы развития компьютерных информационных систем;

  • классификация компьютерных информационных систем.

Информация во все времена нужна была людям как средство управления своими действиями, принятия результативного решения. С переходом к рыночным отношениям информация становится наиболее значимым ресурсом (наряду с материальными, трудовыми, энергетическими), резко возрастает стоимость информационных услуг, повсеместно внедряются новые информационные технологии в коммерческих организациях.

Традиционная информационная система не стала удовлетворять требованиям в новых экономических условиях и постепенно заменяется на системы автоматизированной обработки информации для своевременного обеспечения ею пользователей.

10.1. Понятие и роль информации в управлении

Любые изменения, происходящие в природе, в обществе, производстве, являются источником каких-то сведений, знаний, отражающих количественную и качественную характеристики того или иного явления, процесса, события. Все эти сведения в любой форме и любого содержания представляют собой информацию.

Информация – это совокупность сведений (собранных, обработанных и накопленных), отражающая уровень наших знаний о процессах, явлениях, событиях, фактах и их взаимосвязи.

Понятие информации в социально-экономических дисциплинах связывают с отражением в сознании человека окружающего его мира. Информация характеризует одну из важнейших сторон деятельности человека – познание мира (рис. 10.1.1.).

Рис. 10.1.1.

Примером процесса отражения реального мира является хозяйственная инвентаризация, отображающая на данный момент времени ситуацию с материальными средствами (ресурсами) предприятия.

Информационные модели. Трансформация отдельных данных и событий в интегрированную карту реального мира позволяет построить две последовательные модели:

1) информационно-разъясняющую;

2) информационно-управляющую.

Информационо-разъясняющая модель описывает происходящие процессы и позволяет принимать управленческие решения в соответствии с определёнными целевыми установками и критериями. Эта концепция находит применение в качестве представлений об эффективных комбинациях производственных факторов на входе, обеспечивающих достижение желаемых результатов на выходе (в натуральном и денежном выражении).

Информационно-управляющая модель отражает ситуацию накануне принятия решения и прогнозирует варианты её изменения на период после этого. Такая концепция находит применение в качестве управляющего процесса, охватывающего описание всех существующих взаимодействий производственной системы в целом и основана на статистической оценке параметров.

Информация в управлении производством. В социально-экономической системе информация является средством коммуникации между людьми. Этим и определяется её роль в производстве, осуществление которого было бы невозможно без связей, коммуникаций.

Играя важную роль в деятельности человека, информация имеет большое значение в управлении производством. С точки зрения процесса управления информацию можно определить:

• как предмет управленческого труда;

• как совокупность сведений о состоянии управляемой, управляющей систем и внешней среды;

• как продукт управленческого труда.

Напомним еще, что управление производством есть информационная (кибернетическая) система, которую схематично можно представить, как на рис. 10.1.2.

Рис. 10.1.1.

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления (предприятие, его производство) и субъекта управления – управленческого аппарата (рис. 10.1.1). Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т. е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчётной информации о выполнении принятых решений, направляемых в обратном направлении.

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т. д.).

Внешняя среда влияет не только на объект управления, она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояния рынка, наличия конкуренции, величины процентных ставок, уровня инфляции, налоговой и таможенной политики).

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Управление как воздействие субъекта на управляемый объект может быть осуществлено только путём передачи информации. Под этим углом зрения можно утверждать, что информация – это средство воздействия субъекта управления на управляемый объект.

В любой организации, как мы уже знаем, протекает два вида процессов:

1) по производству благ и услуг (материальных и нематериальных);

2) информационный.

Первый имеет место в управляемой (производственной) системе с производственным процессом, второй – в управляющей системе с процессом управления.

В производственной системе между элементами имеется физическая (вещественная) связь (движение предметов и средств труда или вещный обмен), в то время как в управляющей системе элементы взаимодействуют на основе информационной связи: прямой – от субъекта к объекту и обратной – от объекта к субъекту.

Предмет управленческого труда. Им является то, на что направлены действия управленца, т. е. информация. Последнюю руководители, специалисты и технические исполнители собирают, передают, обрабатывают, хранят, используют в процессе управления.

Продукт управленческого труда. Им является информация, преобразованная служащими в качественно новые формы, диктуемые целью трудового процесса. Это может быть управленческое решение, справка, отчёт, приказ и т. д.

Все этапы и стадии процесса управления связаны с переработкой информации. Организационно-практическая деятельность руководителя и аппарата управления также во многом носит информационный характер. Без информации невозможно определить цели управления, оценить ситуацию, сформировать проблему, принять решение и проконтролировать его выполнение.

Носители информации. С момента возникновения информация имеет материальный носитель. Перечислим ряд носителей информации:

• документы;

• чертежи; схемы, фотографии, графики;

• газеты, журналы, книги;

• кинофильмы, диафильмы, слайды;

• записи на магнитной ленте и других запоминающих устройствах;

• сигналы, табло, стенды, условные знаки;

• память (мозг) человека.

Иногда роль информации в процессе управления абсолютизируют, а сам процесс управления рассматривают как процесс движения информации или же как процесс преобразования из исходной в командную, результирующую.

Процесс управления нельзя полностью сводить к преобразованию информации. Его содержание гораздо богаче. Воздействие на человека – не столько акт передачи ему информации, сколько сложнейший социально-психологический процесс взаимодействия людей, включающий такие факторы, которые не умещаются в понятие информации, – интересы, долг, дисциплина, воля, авторитет, мораль и др.

В осуществлении этих актов информация выступает как средство воздействия. Создаётся видимость, что передача информации и есть воздействие. Но это лишь внешняя сторона процесса управления. Одна и та же информация по-разному действует на различных людей. Ведь не только информация оказывает действие процессе управления, но и человек воздействует на человека, по-разному используя информацию: как основу и средство воздействия в зависимости от того, кто или что является объектом воздействия.

3. ЗАДАЧИ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ И ОСНОВНЫЕ СЛУЖБЫ

3.3. Качество информационной системы

Качество информационной системы — это совокупность свойств системы, обусловливающих возможность ее использования для удовлетворения определенных в соответствии с ее назначением потребностей. Количественные характеристики этих свойств определяются показателями, которые необходимо контролировать и учитывать. Основными показателями качества информационных систем являются надежность, достоверность, безопасность (см. выше), эффективность.

3.3.1. Надежность

Это- свойство системы сохранять во времени в установленных пределах значения всех параметров, характеризующих способность выполнять требуемые функции в заданных режимах и условиях применения.

Надежность — важнейшая характеристика качества любой системы, поэтому разработана специальная теория — теория надежности.

Теория надежности может быть определена как научная дисциплина, изучающая закономерности, которых следует придерживаться при разработке и эксплуатации систем для обеспечения оптимального уровня их надежности с минимальными затратами ресурсов.

Надежность — комплексное свойство системы; оно включает в себя более простые свойства, такие как безотказность, ремонтопригодность, долговечность и т д.

Безотказность — свойство системы сохранять работоспособное состояние в течение некоторого времени или наработки (наработка — продолжительность или объем работы системы).

Ремонтопригодность — свойство системы, заключающееся в приспособленности к предупреждению и обнаружению причин возникновения отказов, повреждений и поддержанию и восстановлению работоспособного состояния путем проведения технического обслуживания и ремонтов.

Долговечность — свойство системы сохранять при установленной системе технического обслуживания и ремонта работоспособное состояние до наступления предельного состояния, то есть такого момента, когда дальнейшее использование системы по назначению недопустимо или нецелесообразно.

Показатель надежности — это количественная характеристика одного или нескольких свойств, определяющих надежность системы. В основе большинства показателей надежности лежат оценки наработки системы, то есть продолжительности или объема работы, выполненной системой. Показатель надежности, относящийся к одному из свойств надежности, называется единичным. Комплексный показатель надежности характеризует несколько свойств, определяющих надежность системы.

На сегодняшний день разработано много конкретных практических способов повышения надежности информационных систем.

Для обеспечения надежности технических средств чаще всего выполняется:

1) резервирование (дублирование) технических средств (компьютеров и их компонентов, сегментов сетей и т. д.);

2) использование стандартных протоколов работы устройств ИС;

3) применение специализированных технических средств защиты информации.

Для обеспечения надежности функционирования программного комплекса ИС выполняется:

1) тщательное тестирование программ, опытное исполнение программы с целью обнаружения в ней ошибок (обязательное условие эффективного тестирования — по крайней мере один раз выполнить все разветвления программы в каждом из возможных направлений);

2) использование стандартных протоколов, интерфейсов, библиотек процедур, лицензионных программных продуктов;

3) использование структурных методов для обеспечения надежной работы программных комплексов (иерархическое построение программ, разбиение программ на сравнительно независимые модули и т. д.);

4) изоляция параллельно работающих процессов, в результате чего ошибки в работе одной программы не влияют на работу операционной системы и других программ.

Надежность информационных систем не самоцель, а средство обеспечения своевременной и достоверной информации на ее выходе. Поэтому показатель достоверности функционирования имеет для информационных систем главенствующее значение.

3.3.2. Достоверность

Достоверность функционирования — свойство системы, обусловливающее безошибочность производимых ею преобразований информации. Достоверность функционирования информационной системы полностью определяется и измеряется достоверностью ее результатной информации.

Достоверность информации — это свойство информации отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Достоверность информации измеряется вероятностью того, что отражаемое информацией значение параметра отличается от истинного значения этого параметра в пределах необходимой точности.

Одним из наиболее действенных средств обеспечения достоверности информации в ИС является ее контроль. Контроль — процесс получения и обработки информации с целью оценки соответствия фактического состояния объекта предъявляемым к нему требованиям и выработки соответствующего управляющего решения.

Методы контроля достоверности информации, применяемые в ИС, весьма разнообразны. Классификация методов контроля может быть выполнена по большему числу признаков, в частности: по назначению, по уровню исследования информации, по способу реализации, по степени выявления и коррекции ошибок.

1. Классификация методов контроля достоверности по назначению

Профилактический контроль и одна из наиболее распространенных его форм — тестовый контроль, предназначены для выявления состояния системы в целом и отдельных ее звеньев до включения системы в рабочий режим. Целью профилактического контроля, осуществляемого часто в утяжеленном режиме работы системы, является выявление и прогнозирование неисправностей в ее работе с последующим их устранением.

Рабочий контроль, или контроль в рабочем режиме, выполняется в процессе выполнения системой возложенных на нее функций. Он, в свою очередь, может быть разделен на функциональный контроль и контроль качества продукции. Функциональный контроль может преследовать цель либо только проверки работоспособности (отсутствия неисправностей) системы, либо, кроме того, установления места и причины неисправности (диагностический контроль). Контроль качества продукции является контролем достоверности информации как одного из важнейших показателей качества продукции выпускаемой ИС.

Генезисный контроль проводится для выяснения технического состояния системы в прошлые моменты времени с целью определения причин сбоев и отказов системы, имевших место в прошлом; сбора статистических данных об ошибках, их характере, величине и последствиях (экономических потерях) этих ошибок для ИС.

2. Классификация методов контроля достоверности по уровню исследования информации

Синтаксический контроль — это, по существу, контроль достоверности данных, не затрагивающий содержательного, смыслового аспекта информации. Предметом синтаксического контроля являются отдельные символы, реквизиты, показатели: допустимость их наличия, допустимость их кодовой структуры, взаимных сочетаний и порядка следования.

Семантический контроль оценивает смысловое содержание информации, ее логичность, непротиворечивость, согласованность, диапазон возможных значений параметров, отражаемых информацией, динамику их изменения.

Прагматический контроль определяет потребительную стоимость (полезность, ценность) информации для управления, своевременность и актуальность информации, ее полноту и доступность.

3. Классификация методов контроля достоверности по способу реализации

Организационный контроль достоверности является одним из основных в ИС. Он представляет собой комплекс мероприятий, предназначенных для выявления ошибок на всех этапах участия эргатического звена в работе системы, причем обязательным элементом этих мероприятий является человек или коллектив людей.

Программный контроль основан на использовании специальных программ и логических методов проверки достоверности информации или правильности работы отдельных компонентов системы и всей системы в целом. Программный контроль, в свою очередь, подразделяется на программно-логический, алгоритмический и тестовый.

Программно-логический контроль базируется на использовании синтаксической или семантической избыточности; алгоритмический контроль использует как основу вспомогательный усеченный алгоритм преобразования информации, логически связанный с основным рабочим алгоритмом.

Аппаратный контроль реализуется посредством специально встроенных в систему дополнительных технических схем. Этот вид контроля также подразделяется на непрерывный и оперативный (аппаратно-логический) контроль достоверности, а также непрерывный контроль работоспособности.

4. Классификация методов контроля достоверности по степени выявления и коррекции ошибок

Обнаруживающий фиксирует только сам факт наличия или отсутствия ошибки.

Локализующий позволяет определить как факт наличия, так и место ошибки (например, символ, реквизит и т. д.).

Исправляющий выполняет функции и обнаружения, и локализации, и исправления ошибки.

3.3.3. Эффективность

Это свойство системы выполнять поставленную цель в заданных условиях использования и с определенным качеством. Показатели эффективности характеризуют степень приспособленности системы к выполнению поставленных перед нею задач и являются обобщающими показателями оптимальности функционирования ИС, зависящими от локальных показателей, каковыми являются надежность, достоверность, безопасность.

Кардинальным обобщающим показателем является экономическая эффективность системы, характеризующая целесообразность произведенных на создание и функционирование системы затрат.

ИС управления (ИСУ) – это особый класс аналитических систем, представляющих собой конечные решения для управленцев и аналитиков. Исторически сложилось так, что технологическая основа реализации таких систем существенно различается. Одни из них построены на современных аналитических инструментах, другие — с применением базовых информационных технологий. ИСУ подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подразделений или уровней управления предприятием. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Чтобы легче ориентироваться в этих системах вводится 3 классификации

Классификация

  • по виду решаемой задачи,
  • по масштабу решаемой задачи,
  • по технологическому построению.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

Задачи обработки данных

  • оценка планируемого состояния объекта управления;
  • оценка отклонений от планируемого состояния;
  • выявление причин отклонений;
  • анализ возможных решений и действий.

Информационная автоматизированная система управления (ИАСУ)

ИАСУ — это многоуровневые иерархические автоматизированные системы, которые обеспечивают комплексную автоматизацию управления на всех уровнях и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Предназначена для обеспечения эффективного функционирования управляемого объекта (системы) путем автоматизированного выполнения заданных функций. Степень автоматизации функций управления определяется производственной необходимостью и возможностями формализации процесса управления. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т. д.

Основными классификационными признаками, определяющими вид ИАСУ, являются:

  • сфера функционирования объекта — промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, непромышленная сфера и т.д.;
  • вид управляемого процесса — технологический, организационный, экономический и др.;
  • уровень в системе управления — государственный, отраслевой, промышленное, научное или торгово-производственное объединение, предприятие, производство, цех, участок, технологический агрегат или процесс.

Различают 6 основных типов ИАСУ, тип которых определяется целью, ресурсами, характером использования и предметной областью:

Типы ИАСУ

(информационных автоматизированных систем управления)

( Transaction Processing System ) — для реализации текущих, краткосрочных, тактического характера, часто рутинных и жестко структурируемых и формализуемых процедур, например, обработка накладных, ведомостей, бухгалтерских счётов, складских документов и т.д.

Система информационного обеспечения

( Information Provision System ) — для подготовки информационных сообщений краткосрочного (обычно) использования тактического или стратегического характера, например, с использованием данных из базы данных и структурированных, формализованных процедур.

Система поддержки принятия решений

( Decision Support System ) — для анализа (моделирования) реальной формализуемой ситуации, в которой менеджер должен принять некоторое решение, возможно, просчитав различные варианты потенциального поведения системы (варьируя параметры системы); такие системы используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического или стратегического характера в автоматизированном режиме.

Интегрированная, программируемая система принятия решения

( Programmed Decision System ) , предназначена для автоматического, в соответствии с программно реализованными в системе структурированными и формализованными критериями оценки и отбора (выбора) решений; используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического (стратегического) характера.

Экспертные системы

( Expert System ) — информационные консультирующие и\или принимающие решения системы, основанные на структурированных, часто плохо формализуемых процедурах, использующих опыт, интуицию т.е. поддерживающие или моделирующие работу экспертов, интеллектуальные особенности; системы используются как в долгосрочном, так и в краткосрочном оперативном прогнозировании, управлении;

Интеллектуальные системы или системы, основанные на знаниях

( Knowleadge Based System ) — системы поддержки задач принятия решения в сложных системах, где необходимо использование знаний в достаточно широком диапазоне, особенно, в плохо формализуемых и плохо структурируемых системах, нечетких системах и при нечетких критериях принятия решения; эти системы наиболее эффективны и используемы для сведения проблем долгосрочного, стратегического управления к проблемам тактического и краткосрочного характера, повышения управляемости, особенно, в условиях многокритериальности. В отличие от экспертных систем, в системах основанных на знаниях следует чаще избегать экспертных и эвристических процедур и прибегать к когнитивным процедурам для минимизации риска. Здесь более существенно влияние профессионализма персонала, ибо при разработке таких систем необходимо сотрудничество и взаимопонимание не только разработчиков, но и пользователей, менеджеров, а сам процесс разработки, как правило, происходит итерационно, итерационными улучшениями, постепенным преобразованием (переходом) процедурных знаний (как делать) в непроцедурные, декларативные (что делать).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *