График дежурств в праздничные дни, образец

  • автор:

Преимущества программы «Отдел Кадров Плюс»

Скриншоты программы «Отдел Кадров Плюс»
Раздел «Вопрос-ответ» по программе «Отдел Кадров Плюс»
Пользователи программы «Отдел Кадров Плюс»

ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММЫ ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС :
— Формирование 34-х документов (унифицированных форм и кадровых приказов),

соответствующих постановлению Госкомстата России

— Формирование 36-ти дополнительных статистических отчетов

— Формирование произвольных документов (внутренних приказов) и отчетов

— Возможность обмена данными по сотруднику (включая табель) с программой 1С

— Возможность загрузки данных по сотруднику из Excel (и обратно)

— Возможность подключать классификаторы (КЛАДР, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР)

ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММЫ ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС :

1. Сохранение кадровых приказов, отчетов и документов в редактируемых форматах XLS и DOC (MS Office)
2. Совместимость с Open Office

3. Возможность обмена персональными данными по сотруднику с 1С

4. Возможность загрузки данных по сотруднику в базу данных программы из Excel (и обратно)
5. Гибкое штатное расписание:
— без ограничений количества уровней
— возможность включения филиалов с собственной структурой и реквизитами
6. Возможность кадрового учета неограниченного количества организаций в
одной программе
7. График отпусков
8. Возможность хранения внутри программы внешних документов в различных
форматах (Word, Excel, изображения и т.д.).
Например: трудовой договор, должностные инструкции.
Количество документов не ограничено.
9. Табель учета рабочего времени. Автоматически формируется на основании
существующих приказов по сотруднику и его графика работы.
С удобным интерфейсом редактирования и ввода отработанных часов.
Формируются печатные формы Т-12 и Т-13
10. Возможность редактирования табеля сразу по подразделению или всей
организации.
11. Все изменения внесенные в табель сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов
12. Удобный, структурированный журнал приказов
13. Хранение информации о кандидатах и уволенных сотрудников
14. Возможность приема нескольких сотрудников по различным ставкам на одну штатную единицу
15. Возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках
одной организации на различных ставках

Перечень форм кадровых приказов и документов, которые можно распечатать с помощью данной программы.

1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1)
2. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1 с доп. параметрами)
3. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1 с надбавками)
4. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1 с северной надбавкой)
5. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1 с тарифно-часовой ставкой)
6. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а)
7. Личная карточка работника (форма Т-2)
8. Личная карточка работника (форма Т-2 бланк)
9. Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС(МС))
10. Штатное расписание (форма Т-3)
11. Штатное расписание с фамилиями работников (форма Т-3)
12. Штатное расписание со стоимостью часа работы (форма Т-3)
13. Штатное расписание с фамилиями работников и стоимостью часа работы(форма Т-3)
14. Штатное расписание по подразделению (Т-3)
15. Архив штатного расписания
16. Архив штатного расписания без ФИО
17. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4)
18. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5)
19. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5а)
20. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6)
21. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а)
22. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)
23. График отпусков (форма Т-7 с сортировкой по ФИО, подразделениям, должностям, дате)
24. График отпусков по подразделениям (форма Т-7 с сортировкой по ФИО, подразделениям, должностям, дате)
25. Приказ об увольнении (расторжении трудового договора) с работником (форма Т-8)
26. Записка-расчёт при расторжении трудового договора (увольнении) (форма Т-61)
27. Приказ об увольнении (расторжении трудовых договоров) с работниками (форма Т-8а)
28. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9)
29. Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а)
30. Командировочное удостоверение (форма Т-10)
31. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)
32. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11)
33. Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а)
34. Анкета застрахованного лица (форма АДВ-1)
35. Опись документов, передаваемых работодателем (форма АДВ-6)
36. Табель учета рабочего времени (форма Т-12 с сортировкой по позиции ШР, группировкой по подразделению, отдельно с цифровыми или буквенными обозначениями)
37. Табель учета рабочего времени (форма Т-13 с сортировкой по позиции ШР, группировкой по подразделению, отдельно с цифровыми или буквенными обозначениями)
38. Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма №148н)
39. Табель учета использования рабочего времени (форма №52н)
40. Табель учета использования рабочего времени (форма №52н+СНИЛС)
41. Табель учета использования рабочего времени и расчета зараотной платы (форма №173н)
42. Журнал приказов (общий)
43. Среднесписочная численность
44. Количество сотрудников
45. Количество мужчин и женщин
46. Возраст сотрудников
47. Дети сотрудников
48. Категории персонала
49. Соотношение должностей
50. Количество сотрудников, вакансий, средний возраст
51. Список работающих сотрудников
52. Список вакантных должностей
53. Список сотрудников с отделом и датой приема
54. Количество отработанных сотрудниками лет или дней
55. Список застрахованных сотрудников
56. Список уволенных сотрудников
57. Список иностранных сотрудников
58. Список сотрудников на испытательном сроке
59. Список сотрудников с окладами и надбавками
60. Список сотрудников по отделам
61. Список временных сотрудников
62. Список принятых сотрудников
63. Список переведенных сотрудников
64. Список штатных сотрудников
65. Список сотрудников в отпуске
66. Список дней рождений
67. Список надбавок
68. Список командировок
69. Движение численности сотрудников
70. Движение численности сотрудников по категориям
71. Отчет по больничным
72. Отчет по взысканиям
73. Отчет по аттестации сотрудников
74. Отчет по повышению квалификации
75. Отчет по сертификатам сотрудников
76. Список сертификатов с должностью
77. Пофамильные списки
78. Отзыв из ежегодного отпуска по производственной необходимости
79. Сведения о медицинских и фармацевтических кадрах (форма №17)
80. Заявление о выборе (замене) страховой медицинской организации
81. Приказ о продление ежегодного отпуска по болезни
82. Уведомление об отпуске
83. Трудовой договор
84. Трудовой договор (срочный)
85. Прохождение инструктажа на рабочем месте
86. Эффективный контракт
87. Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника
88. Приказ о досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком
89. Приказ о досрочном выходе из отпуска без сохранения заработной платы
90. Приказ о работе в выходной день
91. Приказ о работе в выходной день (групповой)
92. Приказ о взыскании сотрудника
93. Приказ о смене фамилии (имени, отчества)
94. Справка о расходах
95. Справка о расходах (бланк)

ВОЕННЫЙ УЧЕТ:

96. Личная карточка работника для военно-учетных работников (форма Т-2)
97. Список бронированных граждан, пребывающих в запасе
98. Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (Форма № 6)
99. Карточка учета организации (Форма № 18)
100. Список военнообязанных сотрудников

Часто приходится иметь дело с MS Excel? Тогда не пропустите порцию советов по оптимизации работы в этой программе.

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращенные (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из e-mail’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения — тонкий черный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания черным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

Отображение данных из таблицы Excel на карте

В версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Это можно сделать и по с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Быстрый переход к нужному листу

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щелкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

  1. Выделите диапазон.
  2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
  3. Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определенных значений из разрешенного набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

  1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
  3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
  4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

«Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

  • Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  • Введенные формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
  • Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  • На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

Восстановление несохраненных файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчет, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмете «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придется восстанавливать утраченное.

На самом деле, есть неслабый шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» — «Последние» (File — Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохраненные книги» (Recover Unsaved Workbooks). В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» — «Сведения» — «Управление версиями» — «Восстановить несохраненные книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks). Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или измененных, но несохраненных книг.

Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

  1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
  2. Выберите на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
  3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

Подбор (подгонка) результатов расчета под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчете Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матерым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолет — перелет», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причем быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ «что если»»и выберите команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Николай Павлов

Проектирование силового электрооборудования — Графики производства работ

Страница 11 из 17

Для организации производства электромонтажных работ используются линейные (календарные) и сетевые графики. В линейных (календарных) графиках отражаются сроки начала и окончания работы, последовательность выполнения операций. Однако такие графики не отражают все взаимосвязи между отдельными видами работ. При изменении условий монтажа эти графики необходимо полностью перерабатывать. Кроме того, в линейных графиках не выделяется работа, определяющая срок электромонтажа.
Графики, которые имеют ряд преимуществ в сравнении с линейными, а именно:
на графике выделены работы, от которых зависит продолжительность электромонтажа;
отсутствует необходимость детальной проверки руководителем всех работ по графику, его внимание сосредоточивается только на работах, расположенных на критическом и близких к нему путях;

Рис. 3. Изображение параллельной работы
возможно прогнозирование хода электромонтажа, т.е. можно предвидеть, каким образом отклонение от графика отразится на выполнении последующих работ и, в конечном счете, на сроке монтажа;
определяются взаимосвязи между отдельными работами, т.е. по графику можно установить, какие трудовые операции должны быть выполнены до начала следующей работы;
обеспечивается наглядное представление о технологической последовательности работ; сетевой график является графической моделью процесса нет необходимости в многократной переделке графиков из-за изменения условий на монтажной площадке, достаточно лишь изменить цифры, показывающие продолжительность работ;
7) обработку данных можно производить с помощью электронно-вычислительных машин.
Элементами сетевого графика являются событие, работа и зависимость.
Событие — факт окончания одной или нескольких работ, необходимый и достаточный для начала последующих работ, например, «трубы уложены», «светильники подвешены» и т.п.
Работа — производственный процесс, требующий затрат времени и ресурсов. Например, «монтаж КТП», «монтаж силового оборудования».
Зависимость отражает правильную взаимосвязь работ при построении сетевого графика (не потребляет ни времени, ни ресурсов).
Работа на сетевом графике изображается одной сплошной стрелкой, а зависимость — пунктирной. Длина и направление стрелок не связаны с продолжительностью работ. Продолжительность работы в единицах времени (напри-
мер, в днях) проставляется над стрелкой, наименование работы — под стрелкой.
Работа кодируется номерами двух событий: предшествующего и последующего. Код работы, изображенной на рис. 2, 1—2.
Построение сетевых графиков осуществляется по следующим правилам:
а) направление стрелок в сетевом графике следует принимать слева направо;
б) график должен иметь простую форму без излишних пересечений, большинство работ следует изображать горизонтальными линиями;
в) при выполнении параллельных работ, т.е. если одно событие служит началом двух или более работ, заканчивающихся другим событием, вводится зависимость и дополнительное событие (рис. З);
г) в сетевом графике не должно быть замкнутых контуров (циклов), т.е. работы не должны возвращаться к тому событию, из которого они вышли. Если таковые обнаружены при первоначальном построении сетевого графика, это свидетельствует об ошибке в исходных данных (рис. 4).

Рис. 4. Замкнутый контур (цикл)

Рис. 5. Сетевой график с нанесенным критическим путем
Непрерывная последовательность работ в сетевом графике называется путем. Длина пути определяется суммарной продолжительностью составляющих его работ.
Таблица 10
Карточка-определитель работ для сетевого графика

Объем работ

Сметная

Сред

Трудоем

Продолжи

Наименование
работ единица измерения

количество

стоимость, руб.

няя выработка, руб.

кость, чел.-дн.

тельность работы, дн.

1. Прокладка

труб диаметром.

до 25

100м

11,3

до 40

100 м

до 70

100 м

3,7

2. Затяжка

проводов пло

щадью сечения.

2,5

100 м

до 6

100 м

до 35

100 м

2,5

до 70

100 м

64,5

1,1

до 95

100м

1,1

до 150

100 м

78,5

1,5

3. Монтаж ши

100 м

нопровода

4. Прокладка

100 м

1974,5

кабеля

5. Монтаж и

шт.

сдача КТП

6. Монтаж

а) шин за

100 м

земления

б) распреде

шт.

74,34

литель

ных пунк

тов

7. Монтаж маг

шт.

75,8

19,5

нитных пускателей

8. Монтаж:

а) освеще

шт.

ния

3791,32

б) освети

100 м

тельной

сети

9. Подготовка

шт.

68,19

5,7

к включению

Путь наибольшей длины между начальным и конечным событием называется критическим. Его длина определяет срок электромонтажа. Работы, лежащие на критическом пути, называются критическими (рис. 5).
Сокращение или увеличение продолжительности критических работ соответственно сокращает или увеличивает общую продолжительность работ по объекту.
В сетевом графика между начальным и конечным событиями возможны несколько путей, например, на рис. 5 пути 1—3—9, 1—2—7—9 и т.д.
Все работы по сетевому графику заканчиваются для рассматриваемого примера на 36-й день, т.е. когда выполнены все работы критического пути.
Составление модели сетевого графика является первым этапом его разработки. Для этого необходимо иметь: 1) нормы продолжительности монтажа и срок окончания работ; 2) проектно-сметную документацию на объект;
проект производства электромонтажных работ и технологические карты;
опытные данные о технологии монтажа (организация работ, продолжительность, трудозатраты) аналогичных объектов; 5) действующие нормы и расценки на электромонтажные работы; 6) сведения о сложившейся структуре и наличии ресурсов монтажной организации, материально-технической базе монтажа (парке машин и механизмов, мощности МЭЗ и т.д.); 7) данные о продолжительности выполнения отдельных работ на основании практического опыта.
На основании этих данных заполняется табл. 10, которая служит исходным документом для составления сетевого графика.
При составлении сетевого графика производства работ устанавливается конечная цель (конечное событие) и определяется критический путь и запас времени.
Конечной целью является ввод в эксплуатацию объекта.
Разработка исходного сетевого графика начинается с составления укрупненной схемы графика с ограниченным количеством событий. Сетевые графики могут иметь различную степень детализации в зависимости от принятой схемы производства работ (деление объекта на участки, зоны и т.д.).

РАСЧЕТ СЕТЕВОГО ГРАФИКА

Следующим этапом при составлении сетевого графика является его расчет, который заключается в определении раннего и позднего начала и окончания работ, критического пути и работ, лежащих на нем, запасов времени и календарных дат.
Раннее начало работы — это самое раннее время, в которое может быть начата данная работа. Оно определяется самой длинною пути от начального до предшествующего события.
Раннее окончание работы — время окончания работы, если она начата в ранний срок. Это время определяется суммой раннего начала и продолжительности данной работы.
Позднее начало работы — время начала работы, которое не вызовет увеличения общего срока монтажа. Оно определяется разностью продолжительности критического пути и самого длинного пути от предшествующего до конечного события.
Позднее окончание работы — время окончания работы, если она начата в поздний срок. Это время определяется суммой позднего начала и продолжительности данной работы.

Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.

Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).

Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.

Заполняем вводные данные функциями Excel

Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.

Скачать табель учета рабочего времени:

В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.

Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.

В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.

Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.

Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.

Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;»»). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.

Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.



Автоматизация табеля с помощью формул

Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.

Для примера возьмем такие варианты:

  • В – выходной;
  • Я – явка (рабочий день);
  • ОТ – отпуск;
  • К – командировка;
  • Б – больничный.

Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;»Я»;»В»). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:

Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» — «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24=»В»;»»;8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:

Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:

Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.

Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» — простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы:

Все формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки по всему списку сотрудников. При заполнении такого табеля нужно будет корректировать условные обозначения по работникам.

  • Бланк Т-13
  • Бланк Т-12

Если изменяется календарь, то меняются выходные и явки. Вручную проставляем прогулы, отгулы и т.п. Все остальное посчитается автоматически.

Как автоматизировать табель учета рабочего времени Т-12

ВНИМАНИЕ: Прежде чем пользоваться предложенным автоматизированным табелем, убедитесь в том, что у вас в Excel настроен автоматический режим обновления ячеек.

Как известно, Табель учета рабочего времени — это главный документ, в соответствии с которым начисляется заработная плата. Т.е. документ этот очень важный и допускать ошибки в нем крайне нежелательно. Мало того, что нужно внимательно занести данные о явках, больничных, отгулах, работе в выходные дни, нужно еще и посчитать общее количество отработанных дней и часов для каждого работника.

Сегодня мы будем автоматизировать в Excel Табель учета рабочего времени, а именно вторую его страницу. Заведем формулы в ячейки, где считаются итоговые значения. Таким образом, при внесении изменений, итоговые данные будут пересчитываться автоматически.

Главная проблема, с которой мы столкнемся, — это специальные коды, которые используются для обозначения дней. Так день явки обозначается как «Я» или «01», больничный — «Б» или «19», работа в выходной день — «РП» или «03» и т.д.

Каким же образом можно сосчитать буквы или цифры в текстовом формате?

Для того, чтобы сложить значения, необходимо присвоить всем явочным дням значение единицы, а неявочным — нуля.

Для решения этой задачи, вновь воспользуемся логическим оператором «ЕСЛИ», который имеется в функциях Excel (Функции (обведено красным) => Другие функции => Логические => ЕСЛИ).

Логический оператор «ЕСЛИ» поможет нам преобразовать буквенные или числовые выражения в текстовом формате в цифры.

Однако, размещаться эти цифры будут не в поле Табеля учета рабочего времени, а за его пределами. Необходимо выделить для этого поле, равное по размерам полю учета рабочих дней и часов Табеля, в любом месте страницы. Именно там мы и будем колдовать.

Начнем в того, что закрепим поля, чтобы нам было удобно работать (оставим в закрепленном поле несколько столбцов учета рабочих дней, так как на них мы будем ссылаться).

Ну, а теперь справа от всех полей Табеля начнем заводить формулы с помощью оператора «ЕСЛИ». Выбираем любую ячейку на уровне соответствующего поля таблицы и вызываем оператор.

Заполняем поля оператора.

Смысл операции заключается в том, чтобы присвоить текстовому формату «01» (либо «Я») значение равное «1». Итак, логическое выражение будет выглядеть следующим образом:
если адрес преобразуемой ячейки (в нашем случае D8) = «01», то значение ячейки AV8 будет считаться равным «1»

Прописываем данное выражение в полях оператора. Значение, которому присваивается число (в нашем случае «01») обязательно нужно взять в кавычки:

Поле Значение_если_ложь можно оставить пустым, либо записать в него «0». Мы оставим его пустым.

Теперь только после появления в ячейке D8 значения «01» в ячейке AV8 появится единица. В противном случае мы увидим надпись «ложь» (либо ничего, в случае, если бы мы поставили «0» в поле оператора Значение_если_ложь). Например:

Текстовый формат ячейки в Excel

Стоит обратить внимание на один существенный момент. Если вы вводите в ячейку значение «01», а в ней появляется «1», значит, формат ячейки является числовым, а не текстовым. Его нужно поменять. Иначе формула работать не будет.

Выделяем нужную ячейку, вызываем правой кнопкой мыши меню и выбираем «Формат ячеек». В закладке «Число» выбираем «текстовый» формат.

После смены формата нужно еще раз ввести значение в ячейку.

Если нужно сменить формат сразу во всех ячейках поля, выделить нужно все эти поля и поменять формат одновременно во всех с помощью той же функции.

На заметку: если после смены формата формулы не работают, значит, в ваших параметрах обновление стоит в ручном режиме.

В этом случае необходимо обновить ячейку с формулой вручную (щелкнуть по ней два раза и нажать «enter») либо нажать кнопку F9, которая одновременно обновляет весь лист Excel.

Если вы хотите настроить автоматическое обновление страницы (а это просто необходимо сделать в нашем случае, иначе каждый раз придется вручную обновлять все ячейки), зайдите в «Сервис» => «Параметры» => «Вычисления» и выберите вариант «автоматически»:

Итак, мы ввели в ячейку одно условие. Но как быть со всем остальным списком обозначения дней?

Все довольно-таки просто! В строке состояния копируем все выражение кроме знака «=»,

ставим «;» перед последней скобкой выражения и вставляем после него скопированное выражение:

Исправляем во втором выражении «01» на «03» (работа в выходной день):

Готово! Смысл этого выражения будет звучать так:
Если значение ячейки D8 соответствует “01”, то значение ячейки AV8 нужно считать за 1, если нет, то действует новое условие: .
И так со всеми последующими условиями.

Теперь добавим любой код дня неявки. Скопируем второе выражение, сразу захватив «;»:

и вставим опять же перед всеми скобками:

Исправляем «03» на «16» (отпуск за свой счет), и «1» на «0», чтобы этот день не учитывался как отработанный:

Вот и всё! Все остальные коды проставляем аналогичным образом.

Учтем, что логический оператор «ЕСЛИ» позволяет использовать не более 7-ми аргументов, поэтому если количество используемых вами кодов больше 7-ми, можно проставить коды только для явочных дней. Все остальные коды Excel в любом случае посчитает как «0».

Копируем полученную формулу и вставляем во все ячейки, которые соответствуют ячейкам Табеля учета рабочего времени:

Теперь можно считать итоговые значения. Выделяем ячейку с итоговой суммой за первую половину месяца и с помощью автосуммы складываем значения, полученные в поле справа от Табеля учета рабочего времени:

То же самое делаем со второй половиной месяца.

Далее считаем количество часов за каждую половину месяца. Можно сделать это с помощью автосуммы, т.к. в ячейках, где указаны часы, применен числовой формат:

Однако на практике можно столкнуться с тем, что при работе с табелем (копирование, вставка, вырезание ячеек) происходит сбой формата ячеек. Поэтому отметим одну особенность подсчета суммы в Excel.

Для того, чтобы сосчитать значения в любом формате нужно пользоваться ручным суммированием. Автосумма считает только значения в числовом формате.

Используем в нашем табеле эту особенность:

Теперь складываем количество дней за первый и второй период, потом — количество часов.

Для этого активизируем ячейку, в которой хотим создать формулу, и пишем в ней БЕЗ ПРОБЕЛОВ соответствующие знаки или активизируем (выделяем левой клавишей мыши) соответствующие ячейки в следующем порядке:

= + ENTER

При желании можно автоматизировать столбец «Количество неявок». Для этого вне поля Табеля учета рабочего времени выделим ячейку, в которой будем проставлять количество календарных дней в текущем месяце.

С помощью абсолютной ссылки посчитаем дни неявки:

и часы неявки по формуле:

= * — ENTER

Все полученные формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки табеля до конца списка сотрудников.

Все, что можно было автоматизировать, мы автоматизировали. Теперь можно скрыть столбцы, которые находятся справа от Табеля учета рабочего времени.

Остался один маленький нюанс. В случае, если количество сотрудников превышает число строк готового табеля, необходимо скопировать готовый лист и добавить столько его копий в файл, сколько необходимо для внесения всех сотрудников.

Как скопировать лист и вставить в существующий файл

Активизируем нужный нам лист (внизу страницы нажимаем на него левой клавишей мыши), вызываем меню правой клавишей мыши и выбираем «Переместить/скопировать»:

Выбираем лист, перед которым нужно поместить копируемый лист и стмечаем галочкой квадратик «создавать копию»:

Нажимаем ОК и получаем новый лист, полностью идентичный копируемому. Созданная копия помечается цифрой 2, заключенной в скобки — (2).

Полученный лист можно переименовать. Таких листов можно сделать неограниченное количество.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *