ГОСТ 51141

  • автор:

Наша статья не ставит своей целью дать детальный анализ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Ее задача в первую очередь информационная: довести до сведения специалистов в области документационного обеспечения информацию о данном стандарте, а также привлечь внимание специалистов к проблемам национальной терминологии в области управления документами (документационного обеспечения).

Новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013, Стандарт) утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст взамен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие с 1 марта 2014 г. ГОСТ Р 7.0.8-2013 устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела.

Нормализация терминологии

Зачастую нормализация терминологии и закрепление ее в терминологическом словаре является первым шагом в унификации терминосистемы. Следующим шагом, как правило, является стандартизация терминов и создание терминологического стандарта. Задачей словаря терминов является нормализация по возможности всей терминологии предметной области, задача же Стандарта – отражение основной, базовой части профессиональной терминологии. Общий объем словаря – 550 терминов, из них более 100 терминов – термины-синонимы (вместо определения такие термины содержат отсылочную статью). В Стандарте же количество делопроизводственных и общих для делопроизводства и архивного дела терминов – 99.

КСТАТИ

ГОСТ Р 7.0.8-2013 является результатом нормализации отечественной терминологии двух смежных областей – делопроизводства и архивного дела. Стандарт – в отличие от ГОСТ Р 51141-98 – содержит не только больший в количественном отношении (в Стандарте 171 термин, в ГОСТ Р 51141-98 – 143), но и отражает качественные изменения, происшедшие в терминосистеме с 1998 г.

Термин – языковая единица (слово, словосочетание, аббревиатура, символ, сочетание слова и символов в виде букв или цифр), являющаяся названием специального понятия какой-либо сферы научной или профессиональной деятельности и употребляемая в особых условиях. В любой сфере человеческой деятельности термины составляют значительную часть лексики языка общения.

Одно из важнейших свойств термина – его конвенциональность: термин всегда является результатом особой сознательной коллективной договоренности, выражая через свое определение наиболее существенные признаки соответствующего понятия. Термин как языковая единица соотносится с понятием как единицей логико-понятийной системы определенной научной области и с определением (дефиницией), раскрывающим содержание понятия, обозначенного термином. Понятие, обозначаемое термином, подвижно, оно изменяется по мере углубления наших знаний и представлений о предметной области, поэтому с течением времени изменяется определение термина, раскрывающее содержание понятия.

К СВЕДЕНИЮ

Термином может быть любое слово, которому дана четкая дефиниция, определяющая именуемое понятие и жестко ограничивающая понятийную сферу, обеспечивая изоляцию значения термина от обывательских смыслов омонимичного слова общеязыковой лексики.

Термином может стать и искусственно созданное слово. Дефиниция термина дает общее представление об именуемом объекте (который может быть как конкретным и вещественным, так и абстрактным умственным конструктом), одновременно устраняя возможную неоднозначность, свойственную одноименному слову общего языка. Она должна быть соизмеримой с тем, что она определяет, не должна содержать порочного круга и не быть негативной там, где возможно позитивное определение.

Структура Стандарта

Структура Стандарта в целом осталась прежней: три основных раздела – «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело» – и подразделы, отражающие составные части предметных областей.

Раздел «Общие понятия» включает термины, в равной степени употребляющиеся в делопроизводстве и архивном деле.

В разделе «Делопроизводство» выделены два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».

В разделе «Архивное дело» – три подраздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Информационная деятельность архива».

Термины расположены в Стандарте в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между терминами в терминосистемах делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия в Стандарте установлен один стандартизированный термин.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 включены не только термины, обозначающие понятия, но и так называемые номены – номенклатурные названия, или идентификаторы, к которым относятся, например, наименования организаций, должностей и др. (такие термины, как служба делопроизводства, архив, Архивный фонд Российской Федерации, государственный архив, муниципальный архив).

Особенности оформления терминов

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом. Их краткие формы представлены аббревиатурой (приводятся в том случае, если они закреплены терминоупотреблением), например:

унифицированная форма документа; УФД

Термины-синонимы в Стандарте набраны курсивом, например:

согласование документа; визирование

Ряд терминов содержит части, заключенные в круглые скобки, например:

документационное обеспечение (управления), ДОУ

При использовании термина в документах по стандартизации часть, заключенная в скобки, может быть опущена.

Нерекомендуемые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк». Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными, например:

архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Содержание понятия и объем понятия

Различают содержание понятия и объем понятия. – это объем признаков, которые в совокупности формируют понятие. Объем понятия – это совокупность предметов, явлений, процессов, составляющих группу, входящую в понятие. Определение термина должно раскрывать содержание понятие, но не его объем. Более того, раскрывая содержание понятия, определение должно указывать только на признаки (свойства) понятия, являющиеся его существенными характеристиками, отличающие данное понятие от других понятий, стоящих в одном ряду с ним. Включение в определение не только существенных признаков приводит к размыванию определения, в результате чего может произойти подмена одного понятия другим.

Рассмотрим это на примере определения понятия «общегородской классификатор», которое приводится в одном из нормативных документов: общегородской классификатор – классификатор, обязательный для применения при межотраслевом обмене информацией городских информационных систем.

В приведенном определении слова «обязательный для применения» не являются существенным признаком определяемого понятия, поскольку любой классификатор, если он утвержден и введен в действие в установленном порядке, является обязательным для применения. Следовательно, данный признак является избыточным. Эту часть следует исключить из определения, в результате определение будет таким: общегородской классификатор – классификатор, используемый при межотраслевом обмене информацией городских информационных систем.

ИЗМЕНЯЕМ ПОНЯТИЯ

Определения терминов в ГОСТ Р 7.0.8-2013 отражают только существенные признаки определяемого понятия. Именно по этой причине приведенные в стандарте определения можно при необходимости изменять – вводить в них дополнительные признаки. Изменения и дополнения, вводимые в определения при их использовании, не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в Стандарте.

Сравниваем

Сравнивая терминологию Стандарта с ГОСТ Р 51141-98, можно выделить следующие группы терминов:

  • термины, определения которых не изменены;
  • термины, определения которых изменены;
  • термины, не включенные в Стандарт как вышедшие из употребления;
  • новые термины, которых не было в ГОСТ Р 51141-98 и которые составляют новую часть терминосистемы.

Термины и определения, сохранившиеся в неизменном виде, составляют ядро терминосистемы, обеспечивая ее стабильность и системность.

Определенная часть терминов претерпела изменения, причем эти изменения затронули не столько сам термин, сколько его определение. Таких терминов в Стандарте немало.

Рассмотрим для примера два термина Стандарта:

юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера;

юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия.

Напомним, что в ГОСТ Р 51141-98 было только понятие юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления, из которого следует, что любой официальный документ:

  • должен соответствовать законодательству;
  • должен быть издан органом власти или должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия;
  • должен быть правильно оформлен.

В соответствии с данным определением и приказ организации, и деловое письмо при соответствии вышеперечисленным признакам имеют юридическую силу. Такое понимание понятия юридической силы документа противоречит пониманию данного понятия юристами, которые связывают его с возможностью реализовывать посредством документов отдельных видов властные предписания органов власти и должностных лиц. С этой точки зрения юридической силой обладают только определенные виды документов – законодательные и иные нормативные правовые акты, т.е. документы, содержащие правовые нормы, обязательные для многократного применения и, как правило, рассчитанные на широкий круг организаций и лиц.

Именно по этой причине понятие юридической силы документа в Стандарте связывается со способностью документа вызывать определенные правовые последствия. Наряду с этим понятием в Стандарт введено понятие юридической значимости документа, которое в последние годы употребляется достаточно активно и связано с доказательной силой документа, возможностью использования документа для подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Безусловно, на делопроизводство влияют информационно-коммуникационные технологии. В связи с этим появляются новые понятия и новые термины, которые встраиваются в терминосистему делопроизводства, расширяя ее и меняя отношения между существующими терминами, например, понятие электронный документ, а также связанные с ним понятия, обозначающие свойства электронного документа и процессы управления электронными документами: аутентичность (электронного документа); достоверность (электронного документа); целостность (электронного документа); пригодность для использования (электронного документа); метаданные; конвертирование, конвертация (электронных документов); миграция (электронных документов).

Кроме того, многие новые термины заимствуются национальной терминосистемой из зарубежных источников, в частности из стандартов ИСО (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов» и др.).

Вместе с тем ряд терминов, включенных в Стандарт, может вызвать неоднозначную реакцию специалистов. К примеру, в нем приведены три термина:

делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов;

документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

В данном случае Стандарт отражает практику терминоупотребления. Все три термина достаточно широко употребляются, но при этом определения терминов, несмотря на то что они являются результатом консенсуса специалистов – разработчиков Стандарта, не содержат признаков, достаточно четко разграничивающих данные понятия. Такая ситуация свидетельствует о том, что данные понятия нуждаются в более глубоком изучении и осмыслении.

Основные положения ГСДОУ

Основные положения ГСДОУ состоят из пяти разделов:

  1. общие положения (включают определение, цель, состав ГСДОУ, сферу распространения основных положений ГСДОУ, правовой статус документа; определяют место службы ДОУ в системе управления организации);
  2. документирование управленческой деятельности (рассматривается состав управленческих документов, правила их оформления; самостоятельный подраздел посвящается унификации и стандартизации управленческих документов);
  3. организация работы с документами (содержатся положения, касающиеся организации документооборота, регистрации документов, контроля их исполнения, разработки номенклатуры дел, формирования документов в дела, проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к сдаче в архив организации);
  4. механизация и автоматизация работы с документами (показан состав и применение средств механизации и автоматизации работы с документами по состоянию на вторую половину 1980-х годов);
  5. служба документационного обеспечения управления (прописаны задачи и структура службы ДОУ, нормирование труда её работников, организация рабочих мест и условия труда).

Разделы дополняются двенадцатью приложениями. Часть из них:

  • перечень межотраслевых унифицированных систем документации;
  • перечень государственных стандартов;
  • перечень общесоюзных классификаторов технико-экономической информации;
  • примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
  • примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
  • перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения;
  • перечень типовых сроков исполнения документов – устарели и уже не соответствуют требованиям современных нормативных актов.

Другие приложения :

  • правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм;
  • форма номенклатуры дел структурного подразделения;
  • форма номенклатуры дел организации;
  • типовые задачи, функции и права службы документации в организации – взяты за основу и с некоторыми изменениями, продиктованными зачастую внедрением новых компьютерных технологий, с успехом используются в настоящее время.

Форма обложки дел постоянного и долговременного хранения осталась прежней.

Несмотря на изменения, происшедшие к настоящему времени в нормативно-правовой базе, несмотря на внедрение в делопроизводство компьютерных технологий, ГСДОУ до сих пор не утратила своей значимости в принципиальных положениях и используется в практической деятельности организаций. Вместе с тем, следует учитывать, что действующими являются те положения, которые не противоречат требованиям современных государственных нормативных актов.

В соответствии с ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании» (2007) «участники работ по стандартизации, а также национальные стандарты, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, правила их разработки и применения, правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации, своды правил образуют национальную систему стандартизации». Обратимся к стандартам. В приведённом определении обозначены национальные стандарты, однако необходимо отметить, что в состав фонда документов национальной системы стандартизации входят межгосударственные, государственные и национальные стандарты, отраслевые стандарты. К числу стандартов, определяющих отдельные направления ДОУ, кроме названных выше, относятся, например:

  • ГОСТ 9327-60. «Бумага. Потребительские форматы»;
  • ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;
  • ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;
  • ГОСТ Р 51511-2001. «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» и др.

Остановимся подробнее на следующих:

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела, принят и введён в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. Дата введения — 1 июля 2003 г. Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД). Устанавливает состав реквизитов документов; требования к их оформлению; требования к бланкам документов; включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Состоит из четырёх разделов:

  • область применения;
  • состав реквизитов документов;
  • требования к оформлению реквизитов документов;
  • требования к бланкам документов.

Разделы дополняются двумя приложениями: в приложении А помещены схемы расположения реквизитов документов, в приложении Б – образцы бланков документов.

Несмотря на провозглашённый законом «О техническом регулировании» принцип добровольного применения стандартов, в отношении оформления документов организациям следует ориентироваться на рассматриваемый ГОСТ Р 6.30-2003. Этот документ аккумулирует огромный опыт отечественного документоведения. Его внедрение способствует унификации документов, которая, в соответствии с ГСДОУ, «проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники» (в настоящее время – компьютерных технологий).

Однако необходимо иметь в виду, что в связи с появлением Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства от 15 июня 2009 г. № 477, федеральные органы исполнительной власти при оформлении документов обязаны руководствоваться Р.III, п.5 Правил гласит: «документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210+297 мм) или А5 (148+210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление». Из стандарта в Правила включен состав реквизитов, необходимых для оформления документов именно федерального органа исполнительной власти, однако в ряде случаев требования Правил расходятся с ГОСТ Р 6.30-2003 (нет «отметки о поступлении документа», нет «идентификатора электронной копии документа», появилась «отметка о конфиденциальности», вместо одного реквизита «подпись», появилось два: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица»). К сожалению, изменены названия некоторых реквизитов. Но, в общем и целом, прописывая состав реквизитов, разработчики постарались сохранить преемственность Правил и стандарта.

Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», как уже отмечалось выше, идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation — Records management — General». Он регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Управление документами в организациях провозглашается основной функцией менеджмента.

Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе её деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях. Стандарт предназначен для руководителей (менеджеров) организаций; специалистов в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудников (персонала) организаций; физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы.

Состоит из следующих разделов:

  • область применения (обозначены предмет регулирования, сфера распространения, рекомендательный характер применения);
  • нормативные ссылки (перечислены использованные международные стандарты);
  • термины и определения (всего — 19; термины приведены с англоязычными эквивалентами; ряд терминов: конвертация, метаданные, миграция и др. являются новыми для отечественного делопроизводства);
  • преимущества управления документами (см. раздел 1 данных методич. указаний);
  • нормативная среда (см. раздел 1 данных методич. указаний);
  • политика управления документами и ответственность (прописана необходимость документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами; распределять и отражать в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации ответственность за работу с конкретными документами между всеми сотрудниками. Особого внимания заслуживают положения об ответственности всех сотрудников организации за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность и об обязанности архивных органов принимать участие в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами);
  • требования к управлению документами (перечислены составляющие комплексной программы управления документами; изложены общие требования к документам, в том числе к электронным: «Документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчётности. Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности»; определены характеристики, которыми должны обладать подлинные документы, а именно: аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования);
  • проектирование и внедрение системы управления документами (обозначены мероприятия, входящие в стратегию внедрения системы управления документами в организации: проектирование системы управления, документирование процессов функционирования системы управления документами, подготовка сотрудников, конвертирование документов в новую систему управления документами и новые форматы, установление стандартов, проверка соответствия им и их соблюдения, определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов; определены характеристики систем управления документами: надёжность, целостность, соответствие, комплексность, системность; прописаны требования к проектированию, внедрению систем управления документами, и прекращению их применения, а также методология этой работы);
  • процессы управления документами и контроль (рассмотрены требования, которые должны предъявляться к экспертизе документированной информации: анализ нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчётности, оценка степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему; прописан процесс принятия решений об определении сроков хранения документов; определены цели управления хранением документов и включения документов в систему управления документами; перечислены методы, обеспечивающие включение документов в систему управления документами: классификация и индексирование, расположение документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и электронных директорий), регистрация, системы, формализующие модели действий, осуществляемых в процессе деловой деятельности; определены цели, требования, методы, действия, необходимые для проведения работ по классификации, хранению и обращению с документами, организации доступа к ним, контролю документооборота, отбору и передаче документов на последующее хранение и уничтожение, документированию процессов управления документами: «Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть чётко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение…Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует чётко документировать и хранить»);
  • мониторинг и аудит (обоснована необходимость проведения мониторинга и аудита, в том числе сторонними организациями, для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов);
  • обучение (для организаций, стремящихся соблюдать требования стандарта, обозначена необходимость подготовки и принятия долгосрочных программ обучения всех сотрудников. В разработке учебных программ могут участвовать сторонние организации).

Основные разделы дополняют предметный указатель и справочное приложение А, содержащее сведения о соответствии национальных стандартов РФ ссылочным международным стандартам. Как и другие национальные стандарты, он носит рекомендательный характер, однако является обязательным для организаций, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества.

Следующую группу нормативных документов по ДОУ составляют общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» «Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (далее — общероссийские классификаторы) – нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с её классификацией (классами, группами, видами и другим) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией» (ст.15).

В настоящее время в стране действует более тридцати общероссийских классификаторов. Для определения состава и оформления организационно-распорядительных документов, в том числе кадровой документации, а также кадровой первичной учётной документации (личная карточка формы Т-2, Т-2ГС, учётная карточка научного, научно-педагогического работника формы Т-4) организациями используются следующие классификаторы:

  • ОК 011-93 — Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
  • ОК 007-93 — Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
  • ОК 009-2003 — Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
  • ОК 016-94 — Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
  • ОК 018 — Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН);
  • ОК 019-95 — Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО).

Особое место среди классификаторов занимает ОКУД, в состав которого входят унифицированные системы документации и формы документов, разрешённых к применению в народном хозяйстве.

ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.

Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.

ГСДОУ призвана упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система включает различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.

ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который содержит основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

ГСДОУ необходимо представлять как систему взаимосвязанных многоаспектных, крупных подсистем. К ним относятся: организационное обеспечение ДОУ; нормативная база; документирование управленческой деятельности (состав управленческих документов, стандартизация документов и их отдельных групп); техническое обеспечение ДОУ. По существу систему можно представить как единый комплекс автоматизированного документирования (текстового редактора): автоматизированного документооборота (электронная почта), автоматизированной ИПС (автоматизированные картотеки, классификаторы и т.д.) и автоматизированного хранения и использования документов (автоматизированная номенклатура дел, описи дел и т.д.).

В первом подразделе первого раздела «Основные положения» раскрываются понятия и сфера распространения ГСДОУ.

Во 2 разделе определяется, что документационное обеспечение управления (делопроизводство) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

ГСДОУ установлены межотраслевые единые требования к документированию информации на различных носителях, порядку ее идентификации, а также к формированию государственных информационных ресурсов и организации использования.

ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:

 установлению ответственности за документационное обеспечение;

 видовому составу управленческих документов;

 оформлению документов;

 организации документооборота;

 построению информационно-поисковых систем;

 организации пользования документами;

 правилам хранения документов.

В разделе «Документирование управленческой деятельности» на наш взгляд наиболее важным и относительно новым является подраздел по разработке табеля форм документов в организации, который логически должен дополнять инструкцию по ДОУ.

Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Организация документооборота в ГСДОУ построена по традиционной схеме деления потоков документации в организации на поступающие, внутренние и отправляемые. Особенностями данного раздела являются положения по обработке документов на нетрадиционных носителях .

В подразделе «Информационно-поисковая система по документам организации» основное внимание уделяется правилам регистрации и индексирования документов.

Существенную роль в организации ИПС играет организация контроля исполнения документов. Контроль исполнения осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. На контроль ставятся документы вышестоящих организаций и документы, отражающие приоритеты деятельности организации. Контроль исполнения других систем документации ведется по поручению руководителя организации в соответствующих структурных подразделениях

В ГСДОУ изложены традиционные вопросы организации хранения документов: составление номенклатур дел и формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, описание дел, организация хранения дел, обеспечение сохранности документов.

Служба ДОУ обеспечивает разработку единой системы ДОУ и контролирует ее выполнение всеми структурными подразделениями.

В структурном подразделении соблюдение правил документационного обеспечения контролирует его руководитель. Руководитель назначает специалиста, который осуществляет предусмотренные ГСДОУ технологические и иные операции, связанные с созданием, использованием, исполнением и хранением, а также связь со службой ДОУ и архивом организации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *