Где в 1С посмотреть отпуска сотрудника

  • автор:

Остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1: где посмотреть, ввод остатков отпусков

Любой работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней. В некоторых ситуациях длительность может увеличиваться за счет дополнительных отпусков. Они могут назначаться, например, из-за особого территориального расположения, вредности, интенсивности труда и проч.

На каждый календарный год составляется график отпусков. Его обязан соблюдать как работодатель, так и работник. Если сотруднику не предоставляется залуженный отпуск более двух лет, на предприятие могут наложить штраф. Сам ежегодный отпуск (основной) предоставляется за фактически отработанное время.

В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С 3.1 ЗУП 8.3, их ввод и то, что на них влияет. Очень важно правильно отражать подобного рода данные в программе. В противном случае может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.

Ввод начальных остатков в программу

Не редко бывает, когда организация «переходит» на 1С уже в процессе своей деятельности. Сотрудники давно приняты на работу. Им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять».

Зачастую при переходе на ЗУП 3.1 ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе и данные не сложно перенести. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести вручную. Для этого в 1С ЗУП служит документ «Ввод остатков отпусков».

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по .
Будем рады помочь Вам!

В нашем случае Волков Марат Савельевич, который является сотрудником компании «Крон-Ц» имеет право на отпуск в размере 28 календ. дней. Фактические остатки отпусков, с учетом предоставленных указываются в нижней табличной части документа.

Отражение отпусков в программе

Теперь рассмотрим ситуацию, когда учет отпусков производится непосредственно в программе. Для оформления отпуска сотруднику воспользуйтесь одноименным документов из раздела «Кадры».

В нашем случае Бажова Светлана Нурисламовна будет находиться в отпуске с 23 по 29 октября 2017 года. Период самого отпуска составит 7 календарных дней. Заполнение остальных полей мы не будем подробно рассматривать. При необходимости вы можете прочитать нашу статью про начисление отпусков в 1С ЗУП.

При отражении в программе отпуска зачастую нужно проанализировать предыдущие периоды. Для этого вы можете воспользоваться специальным отчетом, перейдя по гиперссылке «Как сотрудник использовал отпуск?».

Данный отчет позволяет увидеть не только периоды ранее используемых отпусков, но и количество накопленных дней.

Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП: сколько осталось дней отпуска

В разделе «Кадры» есть специальный подраздел» Кадровые отчеты». В нем вы можете найти отчеты по остаткам отпусков (полный и краткий). Их отличие заключается лишь в интерфейсе, разрезах и количестве выводимых данных.

Сформируем полную версию отчета по остаткам отпусков для Бажовой С. В., как сотрудника «Крон-Ц» на конец октября 2017 года. На рисунке ниже отражен отчет, который был сформирован до внесения в программу отпуска с 23 по 29 декабря.

В отчете видно, что с учетом дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность остаток составляет 29,16 дней.

Теперь внесем в программу отпуск Бажовой С. В. И проведем его. Переформировав отчет, мы видим, что основной и как следствие общий остаток отпуска сократился ровно на 7 дней. Это именно тот период с 23 по 29 октября 2017 года, который был введен в программу.

Как видите, своевременное внесение в программу достоверной информации значительно упрощает жизнь сотрудникам кадровой службы. Не нужно производить сложных расчетов, так как программа может сделать это сама.

Остатки отпусков в 1С:ЗУП 8.3. Где посмотреть и изменить остатки отпусков в 1С: ЗУП 8.3

24 Января 2019

Программа 1С:ЗУП 8.3. дает возможность удобно вести учет отпусков сотрудников организации. Но бывают такие ситуации, что организация только «переходит» на работу в 1С:ЗУП ред. 3.1., а ранее учет велся в других системах или по какой-то другой причине возникает необходимость внести или изменить вручную остатки отпусков.

Все работодатели обязаны предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Обычно размер основного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней, но в некоторых ситуациях длительность отпуска может меняться за счет дополнительных отпусков, назначаемых в организации в зависимости от различных условий. На каждый календарный год составляется свой график отпусков.

Сейчас очень много ситуаций, когда организация «переходит» на работу в 1С ЗУП 3.1 уже в процессе своей деятельности, и ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе. Сотрудники давно приняты на работу, у каждого накоплен какой-то свой «отпускной стаж», им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять». Конечно, при переходе на ЗУП 3.1 эти данные переносятся. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести или изменить вручную.

В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С ЗУП 3.1, их ввод и то, как их изменить. Очень важно корректно отражать подобного рода данные в программе. Иначе может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.

Как быстро посмотреть остатки отпусков по сотрудникам в ЗУП 3.1?

Для того, чтобы посмотреть остатки отпусков в ЗУП 3.1 предусмотрено несколько способов. Рассмотрим каждый из них и разберем, чем они отличаются.

  • Способ 1.
    В карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия». Здесь мы увидим остатки по всем видам отпусков сотрудника по состоянию на текущую дату. Более детальную информацию в разрезе видов отпуска и рабочих лет можно посмотреть в Справке по отпускам сотрудника (Рис. 1 и 2).

Рис. 1

Рис.2

  • Способ 2.
    В документе «Отпуск» по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск». Откроется справка по отпускам сотрудника. В ней мы увидим остатки отпусков по состоянию на дату начала отпуска, указанную в документе «Отпуск». (Рис. 3 и 4).

Рис. 3

Рис.4

  • Способ 3.
    В разделе «Кадры» — кадровые отчеты. Смотрим отчеты «Остатки отпусков» и «Справка об остатках отпусков». Преимущество этих отчетов в том, что остатки можно сформировать по состоянию на любую дату, указанную пользователем. (Рис 5,6,7).

Рис.5

Отчет «Остатки отпусков» — позволяет посмотреть остатки как по конкретному сотруднику, так и в целом по организации на любую выбранную дату.

Рис.6

Отчет «Справка об остатках отпусков» — предназначена для формирования подробной информации по остаткам отпусков индивидуально по сотруднику по состоянию на любую дату.

Рис.7

Как изменить остатки отпусков?

Для ручной корректировки остатков отпусков в ЗУП 3.1 тоже предусмотрено несколько способов:

  • Способ 1.
    В документе «Начальная штатная расстановка» (Документ находится в разделе «Главное» — Данные на начало эксплуатации). При нажатии на ссылку в графе «Отпуска» переходим в открывшееся окно с информацией по отпускам для сотрудника, вводим нужные данные и проводим документ. (Рис. 8,9,10)

Рис.8

Рис.9

Рис.10

  • Способ 2.
    В карточке сотрудника по кнопке «Оформить документ» — Отсутствия – Ввод остатков отпусков. В открывшемся окне можно внести информацию по остаткам отпусков, а также установить сотруднику права на различные виды отпусков. (Рис.11 и 12)

Рис.11

Рис.12

  • Способ 3.

В документе «Остатки отпусков». Документ находится в разделе «Кадры», но по умолчанию мы его там не увидим. Найти документ можно через панель навигации (пиктограмма в виде шестеренок в правом верхнем углу экрана – Рис.13). Выбираем «Настройка навигации» — в открывшейся форме в левом окне находим «Остатки отпусков» и добавляем двойным кликом мыши, либо кнопкой «добавить» в правое окно. С помощью голубых стрелок можно разместить документ в нужном месте и нажать «ОК». (Рис.13,14,15.16).

Рис.13

Рис.14

Рис.15

Теперь с помощью этого документа можно ввести остатки отпусков по сотрудникам, либо изменить их при необходимости.

Рис.16

Своевременное внесение в программу достоверной информации по отпускам сотрудников значительно облегчит работу сотрудников кадровой службы. Контроль остатков отпусков очень важен для формирования многих кадровых документов, отчетности, а также для того, чтобы не иметь лишних расходов по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудников.

Работа с отпусками сотрудников

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) версии 3.1.1 изменилась работа с отпусками сотрудников.

Назначение прав на отпуска

Для того, чтобы повысить уровень удобства использования программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) версии 3.1 изменена схема назначения работникам прав на отпуска, в некоторых моментах она схожа со схемой оформления запланированных начислений.

Отличие будет только в ситуации, когда на предприятии есть учет штатного расписания.

В прошлых версиях программы 1С:ЗУП, когда использовались документы «Прием на работу» и «Кадровый перевод» для назначения или же корректировки прав работника на отпуск, в расчет принимались не только те отпуска, которые полагаются на конкретной должности, куда берут работника (они отмечены на вкладке «Дополнительно» карточки позиции, но также:

  • все типы отпусков с параметром «Предоставляется всем сотрудникам»;
  • отпуск за вредность, если у должности, назначаемой работнику, есть права на него;
  • северный отпуск, если на него есть право в соответствии с территориальным условиям организацией или обособленного отделения.

Сейчас в данных документах остались только те отпуска, которые обозначены в самой карте позиции штатного расписания.

Все вышеуказанные данные нужны для изначального внесения положенных отпусков в самой карте позиции (должности), а оттуда они идут в кадровые формы и документы при оформлении на конкретную должность.

Исключением являются:

  • дополнительный отпуск людям, пострадавшим в аварии ЧАЭС (необходимое к начислению количество дней отображается в отделе «Страхование» карточки работника);
  • северный отпуск в соответствии с расположением в зависимости от региона выполнения работ, в случае если на предприятии есть отдельный территориальный учет.

Эти данные имеют приоритет над информацией, указанной в карточках штатного расписания и напрямую идут во все официальные кадровые документы.

Когда данные в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) обновляются, сейчас в штатном расписании автоматом отображаются отпуска, начисленные в соответствии с занимаемой должностью.

Важно не забыть, что по-прежнему основным приоритетом при начислении и определении отпуска является именно информация, отображенная в кадровых документах. Опция внесения числа дней в других формах дана только для удобства создания приказов и не несет приоритета.

Ввод остатков отпусков

Теперь значительно улучшена система ввода данных об остатках отпусков при начале работы (как системы в целом – формой «Начальная штатная расстановка», так и в отдельности подсистемы учета оставшихся дней отпусков – формой «Ввод начальных остатков отпусков»).

Сейчас есть опция простого внесения остатков, при этом нет необходимости ставить право на этот отпуск. К примеру, когда-то раньше работник имел право на отпуск, этот отпуск официально ему полагался, однако сейчас у работника более нет прав на него, в сухом остатке мы имеем только несколько неиспользованных дней.

Раньше схема работы была усложнена лишними действиями – нужно было назначить право на ноль дней отпуска, или вовсе удалить строчку с правом на отпуск, и оба этих действия блокировали возможность грамотно вести анализ остатков данного отпуска.

Сейчас, если вы вносите остаток отпуска в форму «Начальная штатная расстановка», вы можете отметить прямо – есть ли необходимость дать право на отпуск, либо нет.

Изменено наименование формы «Ввод начальных остатков отпусков» – в новой версии она называется легко «Ввод остатков отпусков», так как ее должны были применять, когда программой 1С:ЗУП уже начали пользоваться, а учет остатков в системе корректируется уже позднее.

Заметьте, что автоматически эта форма не попадает в интерфейс системы, но очень легко ее можно вытащить через конфигурацию навигации (значок шестеренки справа наверху в отделе «Главное»).

В точности по такой же схеме внесены корректировки и в процесс работы с формой «Ввод остатков отпусков». Сейчас в таблице наверху (где указаны права на отпуск) больше нет опции удаления типа отпуска, по которому существуют остатки внизу в таблице. Но вы можете легко отменить права на отпуск, за который проставлены остатки в прошлых периодах, если прав на него более нет.

Справка по остаткам отпусков

В прежних версиях программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) документ по остаткам отпуска можно было выводить только лишь из самой карты работника или же из формы «Отпуск». В новой версии 3.1.1 после анализа запросов многих пользователей, появилась новая форма «Справка по остаткам отпусков» (отдел «Кадры» далее «Кадровые отчеты»).

С помощью этих опций сейчас вы можете вывести документ, во-первых, на любую дату, которую захотите указать, во-вторых, документ можно формировать списком на несколько работников.

Еще один плюс – в форму расшифровки дней по годам внесены данные по дням в каждом отдельном году. Значительно увеличена точность округления данных, которое рассчитывается при делении годовых прав на двенадцать.

Отпуска сезонным работникам

Статья Трудового кодекса номер 295 ТК РФ указывает на то, что людям, занятым на сезонных работах, положен отпуск равный двум рабочим дням, начисленным за каждый месяц труда (точно по такой же схеме, как и работникам, которые подписали договор на менее чем 2 месяца).

Чтобы отразить эту статью в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП), в версии 3.1.1 в кадровые документы (а именно «Прием на работу», «Кадровый перевод») внесен параметр «Для выполнения сезонных работ». Параметр открыт для редактирования только при срочном договоре, его нужно вносить вручную, и не сверяться основанием, прописанным в трудовом договоре

Получается, что тем работникам, в договоре с которыми появляется этот параметр, система будет рассчитывать отпуск в соответствии с ТК РФ – а именно, будет добавлять 2 дня ежемесячно.

Ввод количества дней отпуска без сохранения оплаты

Обновления документа «Отпуск без сохранения оплаты» коснулись даты его начала и периода действия – теперь их можно проставить. При этом если вы внесли дату начало и количество дней, то дата окончания подтянется автоматически (по формуле).

Корректировка остатков отпусков в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1.

21 Января 2020

Обращение клиента:

Как откорректировать остатки отпусков в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1 после переноса данных из 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5?

Ответ специалиста линии консультаций:

Для анализа остатков отпусков по сотруднику можно использовать отчет Справка об остатках отпусков, который находится в разделе Кадры – Кадровые отчеты. Данный отчет позволяет сформировать подробную информацию по уже предоставленным отпускам, а также покажет сколько дней отпуска накопилось и сколько уже использовано.

У сотрудника на начало года оставалось еще 9 дней отпуска. Одним из способов корректировки остатков отпусков является использование документа Остатки отпусков. Данный документ мы можем открыть из раздела Главное – См. также.

В таблице Права на отпуск необходимо указать какой вид отпуска положен сотруднику, а также продолжительность отпуска. В Таблице Остатки отпусков по рабочим годам указываем какое количество дней отпуска осталось у сотрудника с прошлых периодов.

Помимо данного документа, для ввода остатков отпусков можно использовать документ Начальная штатная расстановка. Он находится в разделе Главное – См. также.

В документе необходимо нажать на ссылку Ввести в графе Отпуска.

Откроется форма для ввода остатков отпусков, которая заполняется аналогично документу Ввод остатков отпусков.

Проверяем корректировки с помощью отчета.

Данную информацию также можно проверить при помощи отчета Остатки отпусков. Он находится в разделе Кадры – Кадровые отчеты. Он так же формируется на конкретную дату, но содержит меньше информации.

Таким образом мы откорректировали остатки отпусков сотруднику.

Как ввести остатки отпусков в 1с 8 3 зуп в связи с началом работы?

По умолчанию документ «Ввод остатков отпусков» не отображается. Чтобы он появился нужно перейти в пункт меню Главное — Остатки отпусков, там в правом верхнем углу есть пункт меню «Настройка навигации» (колесик такой с зубчиками, на него нужно нажать). Откроется еще окошко с меню, в нем кликнуть по документу «Остатки отпусков» и нажать на кнопку добавить.
Это если сразу по нескольким работникам нужно делать. По одному сотруднику ввести остатки отпусков в 1с зайдя в справочник сотрудника. Там кликаем по нужному человеку, открывается форма в ней посередине есть кнопка «Оформить документ». Щелкаем по ней, вываливается меню, в нем выбираем: Отсутствия – Ввод остатков отпусков. Там просто выбирается вид отпуска, дата установления остатка и количество дней в разрезе периодов, за которые они положены, не отгулянных сотрудником на конкретную дату.
Есть еще вариант ввода остатков через документ «Начальная штатная расстановка». Если он не отображается в меню закладки «Главное», также через настройки меню «Остатки отпусков». В штатке есть крайнее правое поле – отпуска, если щелкнуть по нему открывается документ «Ввод остатков отпусков» по сотруднику.
Да и если сотрудник отгулял отпуск авансом, указывается период, за который он это сделал, а также дни «перегул» с минусом. Всеми этими способами можно ввести остатки отпусков в 1с зуп 8.3.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *