Форма расчетного листка кем утверждается

  • автор:

Главное управление образования и науки Алтайского края Краевое государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «МЕЖДУНАРОДНЫЙ КОЛЛЕДЖ СЫРОДЕЛИЯ И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ» УТВЕРЖДЕНО: Приказом от «С’Х» //, 2016 г. Директор — II.И.Соловьева ПОЛОЖЕНИЕ о порядке выдачи расчетного листка Барнаул — 2016

1. Настоящее положение разработано в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и регламентирует порядок выдачи расчетного листка.. 2. В соответствие со ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: — о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; — о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; — о размерах и об основаниях произведенных удержаний; — об общей денежной сумме, подлежащей выплате. 3. Форма расчетного листка для работников может включать в себя следующую информацию: — оклад по дням /по часам; — компенсационные выплаты; — стимулирующие выплаты (при наличии); — оплата отпуска (если предоставлен отпуск); — оплата листка нетрудоспособности (если предоставлялся); — компенсация за неиспользованный отпуск (компенсации при увольнении); — выходное пособие (если сотрудник уволен по сокращению численности или штата); — денежная компенсация за задержку выплаты заработной платы; — удержания НДФЛ; — выплата аванса (в разделе удержаний); — удержания (добровольные и по исполнительным листам); — внеплановые выплаты (в разделе удержаний) 4. Выдача расчетных листков по заработной плате является обязанностью работодателя, в связи с этим, ответственность за обработку и выдачу расчетных листок возлагается на ведущего бухгалтера в г. Барнауле и на заместителя главного бухгалтера в филиале колледжа. Ведущий бухгалтер и заместитель главного бухгалтера являются ответственными за обработку и выдачу персональных данных о заработной плате работников и несут ответственность за сохранность персональных данных, которые стали известны им в период исполнения своих должностных обязанностей. 5. Выдача расчетных листков по заработной плате в колледже осуществляется двумя способами: — получение расчетного листка работником в бухгалтерии; — при наличии соответствующего заявления работника (Приложение 2) расчетный листок в электронно-графическом виде направляется сотрудником бухгалтерии на рабочую электронную почту работника; 5.1. Получение расчетного листка в бухгалтерии осуществляется работником лично с 5-го по 10-е число месяца следующего за расчетным. После получения расчетного листка, работник ставит подпись о получении расчетного листа в журнале выдачи расчетных листков. Работодатель не несет ответственности, если работник по тем или иным причинам отказывается прийти в бухгалтерию для получения расчетного листка. 5.2. Работник может получить расчетный лист в электронном варианте. Для получения расчетного листа на персональную рабочую электронную почту, необходимо обратиться с заявлением, установленного настоящим Положением образца, в отдел кадров. В данном заявлении работник собственноручно должен указать адрес пер 2

сональной рабочей электронной почты, на который будет отправлен расчетный листок, а также работник должен дать свое согласие на обработку сведений содержащих персональные данные работника о заработной плате, которые будут переданы на персональную рабочую электронную почту. Данное заявление обрабатывается специалистом отдела кадров в г. Барнаул, делопроизводителем в филиале и информация передается лицу, который назначен ответственным за пересылку расчетных листов на электронную почту работников. Получение расчетных листков работником, будет осуществлено только в следующем расчетном периоде после получения отделом кадров заявления (расчетные листы за предыдущие периоды не обрабатываются). 6. Если работник не писал заявления на получение расчетного листа путем направления на электронную почту, то получить расчетный лист работник может только в бухгалтерии. 7. Правила подготовки расчётного листка: 7.1. Рассчитывается сумма общего заработка за текущий расчетный период. 7.2. Рассчитывается оплата отпуска (если предоставлен отпуск); 7.3. Рассчитывается оплата листка нетрудоспособности (если предоставлялся); 7.4. Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск (компенсации при увольнении); 7.5. Рассчитывается выходное пособие (если оно положено сотруднику при увольнении на основании ТК РФ); 7.6. Рассчитывается денежная компенсация за задержку выплаты заработной платы (если выплата не была сделана в установленный срок) 7.7. Рассчитывается и производится удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ). 7.8. Рассчитывается сумма иных удержаний (дополнительных и по исполнительным листам). 7.9. Рассчитывается общая сумма удержаний (включающая в себя все виды удержаний, внеплановые выплаты, аванс). 7.10. Вычитается общая сумма удержаний из суммы общего заработка для расчёта суммы заработной платы к выплате сотруднику. 3

Приложение 1 Форма расчетного листка утверждена приказом от Учреждение КГБПОУ «Международный колледж сыроделия и профессиональных технологий» Месяц начисления Расчетный листок за Учреждение: КГБПОУ «Международный колледж сыроделия и профессиональных технологий» Фамилия Имя Отчество К выплате: Табельный номер Общий облагаемый доход: Применено вычетов по НДФЛ: на «себя» на детей имущественных Вид Период О тработано О плачено Сумма Вид Период Сумма 1.Начислено Оклад по дням Компенсационные выплаты Стимулирующие выплаты Д н и Ч асы Д н и Ч асы 2. Удержано НДФЛ исчисленный Районный коэффициент Всего начислено Всего удержано 3. Доходы в натуральной форме 4. Выплачено Всего натуральных доходов Долг за работником на начало месяца Перечислено в банк (аванс) Перечислено в банк (под расчет) Всего выплат Долг за работником на конец месяца 4

Приложение 2 ОБРАЗЕЦ заявления о пересылке расчетного листа на электронную почту заявление. Директору КГБПОУ «Международный колледж сыроделия и профессиональных технологий» ФИО должность Прошу Вас в соответствии со ст. 136 ТК РФ расчетный листок утвержденный работодателем о моей заработной плате, пересылать на мою рабочую электронную почту: Факт получения мной расчетного листка считаю исполненным с момента получения письма с данными о заработной плате на свой рабочий электронный адрес. Даю согласие на обработку своих персональных данных, а именно на обработку расчетного листка, для пересылки его в электронном виде на мой рабочий электронный адрес. От получения расчетного листка на бумажном носителе отказываюсь. Дата Подпись 5

Куревина Л., эксперт журнала

Журнал «Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 2/2019

Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14-1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.

С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.

При этом о расчетном листке по-прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);

  • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);

  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.

Содержание

Форма расчетного листка

Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:

  • бумажной;

  • электронной.

Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:

  • расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);

  • карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

В расчетном листке отражаются

табельный номер

отработанные дни (часы)

составные части зарплаты

размер пособий по временной нетрудоспособности

компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты и других выплат

размеры и основания произведенных удержаний

общая денежная сумма

Не нужно отражать в расчетном листке иные выплаты, не перечисленные в ст. 136 ТК РФ, например командировочные расходы (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2016 № 14-2/В-154 «О включении в расчетный листок командировочных расходов») и страховые взносы. При этом в расчетном листке указываются суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

Примерная форма расчетного листка приведена ниже.

Расчетный листок

Учреждение

Подразделение/код/табельный номер

Ф. И. О.

Должность/профессия

Оклад (руб.)

Месяц/год

Рабочие дни

Рабочие часы (40-часовая рабочая неделя)

Начислено

Период

Дни

Часы

Сумма (руб.)

Удержано

Период

Сумма (руб.)

Зарплата за отработанное время

НДФЛ

Пособие по нетрудоспособности

Ежемесячная премия

Доплата за работу в выходные (праздничные) дни

Выплата за стаж непрерывной работы

Всего начислено

Всего удержано

Выплачено

Дата

Сумма (руб.)

Аванс

Зарплата

Пособие по нетрудоспособности

Всего выплачено

Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.

Порядок выдачи расчетного листка.

В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.

Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277-6-1).

В какой день нужно выдавать расчетные листки?

Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам. Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению. В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту. В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?

Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.

При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи. В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника. Приведем пример:

(наименование учреждения)

Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.

Подразделение учреждения

№ п/п Дата выдачи расчетного листка Ф. И. О. работника Должность работника Подпись

Ответственный за выдачу

расчетных листков ______________ ____________ _______________

должность подпись расшифровка подписи

Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.

Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

В силу ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).

Хранить или не хранить расчетные листки?

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.

Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:

  • при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;

  • при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

* * *

В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.

Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:

1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.

2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.

3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.

Когда и как оформлять и раздавать работникам расчетные листки

В какой срок компании следует выдать расчетный листок работнику?

Конкретных сроков, когда сотрудники должны получить расчетные листки, нет (ст. 136 ТК). Безопаснее раздать их до того, как выдадите деньги сотрудникам. Точный порядок пропишите в локальных актах компании. Например, в положении об оплате труда.

По какой форме составлять расчетные листки и нужно ли их заверять подписью руководителя или главбуха?

Единой формы расчетного листка нет, поэтому разработайте свой бланк и утвердите его приказом руководителя. Если в компании есть профсоюз, то согласуйте с ним проект формы (ст. 136, 372 ТК). Ставить на расчетных листках подписи должностных лиц компании не нужно.

Указывать ли в расчетном листке сведения об удержаниях из зарплаты?

Да, удержания из зарплаты отражайте в расчетном листке. Всего в нем должно быть четыре вида сведений. Во-первых, составные части зарплаты, например оклад, надбавки, премии. Во-вторых, другие суммы, которые начислены работнику, такие как больничные пособия, компенсации. В-третьих, удержания. В-четвертых, итоговая денежная сумма, которая положена сотруднику (ст. 136 ТК).

Можно ли отправлять расчетные листки по электронной почте?

Да, вы вправе не выдавать сотрудникам бумажные расчетные листки, а отправлять их по электронной почте. Минтруд не против (письма от 23.10.2018 № 14–1/ООГ-8459, от 21.02.2017 № 14–1/ООГ-1560). Но предварительно закрепите порядок в трудовом или коллективном договоре либо в положении об оплате труда. Сотрудников попросите написать заявления, на какой адрес электронной почты присылать листки. Безопаснее также взять с каждого согласие на обработку персональных данных.

Нужно ли выдавать расчетный листок, если выплат работникам не было?

Нет, не нужно. Расчетный листок вручают, когда выдают зарплату (ч. 1 ст. 136 ТК). Если зарплату не выплачивали, то и расчетный листок не оформляйте.

Выдавать сотрудникам расчетные листки при выплате отпускных?

Нет, не нужно. Оплата отпуска — не зарплата. На время отдыха за работником сохраняется средний заработок. Поэтому и расчетный листок при выплате отпускных не оформляйте (ст. 129 ТК, п. 3 письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Нужен ли расчетный листок, когда выдаем аванс?

Можете не выдавать расчетные листки на аванс. Ведь в этот момент еще не известны некоторые части зарплаты, например премии и надбавки. Чиновники также не видят нарушения в том, чтобы выдавать листки раз в месяц (письма Роструда от 20.05.2011 № 1375-6-1, Минтруда от 24.05.2018 № 14–1/ООГ-4375).

Сотрудник на словах просит, чтобы бухгалтерия передала ему расчетный листок через коллегу. Письменное согласие не дает. Чем рискует компания, если пойдет навстречу сотруднику?

Есть риск, что компанию оштрафуют на 75 000 руб. за нарушение законодательства о защите персональных данных (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). В расчетном листке есть личная информация о сотруднике. Передавать такие сведения третьим лицам без письменного согласия работника запрещено (п. 1 ст. 3, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Как подтвердить, что сотрудники получили расчетные листки?

Собирайте подписи сотрудников, когда выдаете им расчетные листки. Например, заведите для этого журнал учета и выдачи листков или добавьте дополнительный столбец в платежную ведомость. Другой вариант — разделить расчетный листок на две части. Одну сотрудник оставит себе, а в другой поставит подпись и вернет в бухгалтерию. Передачу расчетного листка по электронной почте подтвердит уведомление об отправке.

Какие штрафы грозят компании, которая не выдает расчетные листки?

Если трудовые инспекторы на проверке обнаружат, что сотрудники не получают расчетные листки, то оштрафуют компанию на сумму до 50 000 руб. Ответственность установлена и для руководителя. Его оштрафуют на сумму до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *