Этикет письма

  • автор:

Содержание

Деловой этикет: пишите правильные письма!

Автор gulnara 14.05.2007 09:08

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на…» (Attention of…). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам «, излишнюю вежливость (» Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста «), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (» мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой «).

Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.
При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (» вам следует связаться с нами по телефону… «). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: » Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.
В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ

ОБРАЩЕНИЕ

Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: «Уважаемый…». Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.

Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные». В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение «сударь — сударыня» (милостивый государь — милостивая государыня).

При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия», например:

Уважаемый господин Васильев!
Уважаемый г-н Иванов!
Уважаемый Алексей Степанович, …
Дорогая Ирина Петровна!

Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: «Уважаемый господин директор!», «Уважаемый господин посол!». К судьям обращаются «Ваша честь!»

Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии.

При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: «Глубокоуважаемый…», «Многоуважаемый…», например «Глубокоуважаемый Николай Васильевич!»

В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово «гражданин».

При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:

Уважаемые господа!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)
Многоуважаемые ветераны!

Работники тратят, в среднем, около четверти рабочей недели, прочесывая сотни электронных писем.

Несмотря на то, что мы уже успели прилипнуть к своим кнопкам «Ответить», карьерный коач Барбара Пэчтер говорит, что масса профессионалов до сих пор не знает, как уместно пользоваться электронной почтой.

Из-за явного и чрезмерного шума писем, которые мы читаем и пишем, мы можем быть склонны совершать неловкие ошибки, которые могут иметь серьезные последствия.

Пэчтер рассказывает об основных принципах современного этикета электронной переписки в своей книге «Основы делового этикета». Мы собрали самые основные правила, которые вам следует знать.

1. Пишите чёткую и понятную тему письма

Примерами хороших тем письма являются: «Дата совещания изменена», «Быстрый вопрос по поводу вашей презентации» или «Советы по поводу предложения».

«Люди зачастую принимают решение о том, открывать письмо или нет, основываясь на его теме», — говорит Пэчтер. «Выбирайте тему, которая даст читателям знать о том, о каких вопросах или деловых проблемах в нём будет идти речь».

2. Используйте профессиональный электронный адрес

Если вы работаете на компанию, то вы должны использовать корпоративный электронный адрес. Но, если вы используете личный аккаунт электронной почты – не важно, являетесь ли вы фрилансером или используете её для личной переписки – вы должны быть осторожны в выборе адреса, говорит Пэчтер.

Вы всегда должны иметь электронный адрес, который содержит ваше имя, чтобы получатель знал, кто конкретно присылает ему письмо. Никогда не используйте электронные адреса (возможно, оставшиеся со времен вашего выпускного класса), которые являются неуместными для рабочих вопросов, вроде «babygirl@…» или «beerlover@…» — вне зависимости от того, как сильно вы любите холодное пиво.

3. Подумайте дважды, прежде чем нажать на кнопку «ответить всем»

Никто не хочет читать электронные письма от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. Игнорировать электронные письма бывает сложно, учитывая, как много людей получают уведомления о новых сообщениях на своих смартфонах или при помощи всплывающих окон на их компьютерах. Воздержитесь от нажатия кнопки «ответить всем», если вы не уверенны до конца, что все люди в списке должны получить ваше электронное письмо, говорит Пэчтер.

4. Включайте блок подписи

Предоставляйте читателям немного информации о себе, рекомендует Пэчтер. «В основном, подпись должна включать в себя ваше полное имя, должность, название компании и вашу контактную информацию, включая ваш телефонный номер. Вы также можете добавить туда немного рекламы для себя, но не переусердствуйте с какими-либо высказываниями или иллюстрациями».

Используйте один и тот же шрифт, размер и цвет, как и у остального текста электронного письма, говорит она.

5. Используйте профессиональные приветствия

Не используйте просторечные, разговорные приветствия, вроде «Привет, ребята», «Здорово», «Привет, народ».

«Расслабленная природа наших писем не должна влиять на приветствие в электронном письме», — говорит она. «Привет – это очень неформальное приветствие и в большинстве случаев его не стоит использовать на рабочем месте. Слово ‘здорово’ тоже не совсем подходит. Используйте ‘здравствуйте’ или ‘добрый день’ вместо них».

Также она советует не пользоваться сокращенными вариантами имён. Лучше скажите: «Здравствуйте, Майкл», если вы не знаете, что он действительно предпочитает, чтобы его называли «Майк».

6. Не злоупотребляйте восклицательными знаками

Если вы решили воспользоваться восклицательным знаком, то используйте его лишь в тех случаях, когда хотите передать своё волнение, говорит Пэчтер.

«Иногда люди слишком увлекаются и ставят массу восклицательных знаков в конце предложения. В результате письмо может стать слишком эмоциональным или инфантильным», — пишет она. «Во время письма восклицательные знаки следует использовать с большой осторожностью».

7. Подходите к юмору с осторожностью

Юмор может запросто потерять свой изначальный смысл без правильного выражения лица. В профессиональной переписке лучше оставить юмор за границами, если вы точно не уверены, что получатель письма правильно воспримет вашу шутку. Кроме того, фраза, которая может казаться вам смешной, не обязательно покажется смешной другому человеку.

8. Помните, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному

Недопонимание может запросто возникнуть на почве культурных различий, особенно в письменной форме, когда мы не можем наблюдать язык тела своего собеседника. Постарайтесь подгонять свои сообщения под культурную платформу получателя, насколько хорошо вы её знаете.

Хорошее правило, которое следует держать в голове, по мнению Пэчтер, заключается в том, что в культурах, где принято общаться лично (японская, арабская или китайская), люди хотят предварительно познакомиться с вами, прежде чем иметь с вами какие-то дела. Отсюда следует и тенденция деловых людей из этих стран быть более личными в своих письмах. С другой стороны, люди из культур, где более распространены электронные переписки (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают максимально быстро переходить к основной теме.

9. Отвечайте на ваши электронные письма – даже если оно было предназначено не для вас

Отвечать на абсолютно все полученные электронные письма может быть сложно, но вы точно должны попытаться, говорит Пэчтер. Этот совет включает в себя случайно присланные электронные письма, которые были предназначены не вам, особенно если отправитель ожидает ответа. Ответ на письмо не является обязательным, но такой шаг соответствует духу этикета электронных переписок, особенно если отправитель письма работает в той же компании или в той же сфере, что и вы.

Вот пример ответа на такое письмо: «Я знаю, что вы были очень заняты, но я не думаю, что это письмо предназначалось мне. И я хотел сообщить вам об этом, чтобы вы могли отправить это письмо нужному человеку».

10. Перечитывайте каждое сообщение

Ваши ошибки не останутся незамеченными получателями вашего электронного письма. «И, в зависимости от получателя, вы можете быть подвергнуты осуждению за эти ошибки», — говорит Пэчтер.

Не полагайтесь на орфографическую проверку. Читайте и перечитывайте ваши электронные письма по несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять их.

«Один из моих руководителей хотел написать мне ‘Простите за беспокойство’», — говорит Пэчтер. «Но он положился на проверку орфографии во встроенном редакторе, что в итоге привело к тому, что он написал мне ‘Простите за недержание’».

11. Добавляйте электронный адрес в последнюю очередь.

«Вы явно не хотите, чтобы ваше письмо случайно отправилось человеку, прежде чем вы закончите писать его и проверите его на ошибки», — говорит Пэчтер. «Даже когда вы отвечаете на чье-то письмо, хорошей мерой предосторожности будет удалить адрес получателя и вставить его только тогда, когда вы будете уверенны в том, что письмо готово к отправке».

12. Дважды проверьте, что вы выбрали правильного получателя.

Пэчтер советует уделять огромное внимание тому, как вы пишите имя получателя в вашей адресной книге в строке «Кому». «Очень легко вписать неправильное имя, что может смутить как вас, так и человека, который получит это письмо по ошибке».

13. Используйте классические шрифты

Фиолетовый Comic Sans имеет своё место и время (а имеет ли?), но для деловой переписки лучше выбирать классические шрифты, цвета и размеры шрифта.

Главное правило: ваши электронные письма должны легко читаться другими людьми.

«В основном, лучше всего отдать предпочтение размеру шрифта в 10-12 пунктов и хорошо читаемый шрифт, вроде Arial, Calibri или Times New Roman», — рекомендует Пэчтер. В качестве цвета чёрный будет самым безопасным выбором.

14. Следите за своим тоном.

Точно так же как в процессе написания могут теряться шутки, ваша внутренняя интонация может быть неправильно истолкована без контекста, начиная с вашего голоса и заканчивая выражением лица. Соответственно, становится гораздо проще показаться более резким, чем вы сами хотели. Вы имели в виду «напрямую», а они прочитали как «зло и кратко».

Чтобы избежать недопониманий, Пэчтер рекомендует читать ваши письма вслух, прежде чем нажимать на кнопку отправки. «Если вам кажется, что какая-то фраза звучит слишком резко, то она покажется резкой и читателю вашего письма», — говорит она.

Для ещё более достойного результата постарайтесь отказаться от использования однозначно негативных слов («провал», «неправильно» или «пренебрежительно») и всегда говорите «спасибо» и «пожалуйста».

15. Ничто не остается конфиденциальным – поэтому пишите соответственно

Всегда помните то, что, по всей видимости, забыл бывший директор ЦРУ Дэвид Петраэус, предупреждает Пэчтер: Каждое электронное письмо оставляет свои следы.

«В качестве базового правила следует помнить, что другие люди могут увидеть то, что вы пишете», — говорит она. «Поэтому не пишите о вещах, о которых вам бы не хотелось рассказывать другим людям». Если говорить более свободно: не пишите ничего, что может навредить вам или другим людям. В конце концов, электронные письма невероятно легко переслать, поэтому лучше следовать базовым мерам безопасности, а не извиняться в дальнейшем.

businessinsider.com, перевод: Артемий Кайдаш

Правила этикета при написании писем

Дата обновления: 01.06.2018

Правила написания писем остались незыблемыми, не смотря на то, что жизнь изменилась. Уже никто не пишет писем на бумаге руками. Их заменили смс, электронная почта и мессенджеры. Поэтому письма стали короче и лаконичней. При этом эпистолярный жанр никуда не исчез. Каждому из нас надо помнить и соблюдать нормы этики, чтобы доносить свои мысли и чувства до адресата.

Задача еще больше осложняется тем, что текстом надо суметь передать суть своей просьбы при взаимодействии с партнером по бизнесу, при устройстве на работу, при попытках убедить клиента купить дорогой продукт – словом, в бизнес-среде.

Сохраните эту статью у себя в закладках и используйте как шпаргалку перед написанием каждого письма – не пожалеете!

А теперь по порядку.

Правила написания писем:

  • Необходимо отвечать на все полученные письма.
  • Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.
  • Если вам нечего написать адресату в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.
  • Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.
  • Даже личное письмо обязательно должно быть композиционно выстроенным.
  • Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.
  • Писать письмо надо тогда, когда вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.
  • Писать анонимные письма неприлично.
  • Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.
  • Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.
  • Личные письма следует писать тогда, когда вы находитесь в одиночестве.
  • Читать чужие письма без разрешения неприемлемо.
  • Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не вам адресовано.

Виды писем

I. Открытка

Если вы хотите написать что-то личное на открытке, следует упаковать её в конверт. Когда отправляете открытки сразу на несколько адресов, надо следить за тем, чтобы текст на всех был разным.

II. Благодарственное письмо

Благодарственное письмо существует для того, чтобы вы могли в письменной форме отблагодарить человека за оказанную им помощь, выразить свою признательность. По объёму благодарственное письмо довольно невелико.

III. Письмо-напоминание

Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить человеку о невыполненном обязательстве, о забытом долге и т.п. Пишется оно в максимально вежливой манере. Письмо-напоминание непременно должно быть запечатано, чтобы ненароком не поставить получателя в неприятное положение перед другими людьми.

IV. Письмо-извинение

Письмо-извинение пишут в том случае, если действительно осознают свою вину и раскаиваются в содеянном. Оно должно быть написано от сердца, вежливо и тактично.

V. Письмо-соболезнование.

Письмо-соболезнование пишется немедленно по получении скорбных вестей. Если вы не успели его отправить вовремя, не посылайте вовсе: не следует лишний раз напоминать людям об их горе. По объёму письмо-соболезнование должно быть небольшим. Писать его следует от души, без использования красивых цитат, без разного рода вычурностей. Письмо-соболезнование составляется от руки на обычной бумаге. Не стоит прилагать к такого рода письму открытку.

Правила написания личных писем

  1. Начинать письмо следует с обращения к адресату.
  2. Если это ответное письмо, необходимо поблагодарить за ранее полученную весточку.
  3. Если вы задержались с ответом, следует извиниться за то, что не могли написать раньше. Упомянуть о причинах.
  4. Затем надо ответить на все вопросы, заданные адресантом в его письме. Можно начать с фразы: «В своём письме ты спрашиваешь меня о …».
  5. Потом можно перейти к интересующей вас теме, рассказать о том, что волнует, поделиться своими радостями, проблемами и т.д.
  6. После этого закономерным будет задать вопросы по теме переписки, чтобы дать возможность продолжить общение. Если вы рассказывали о своей жизни, неплохо было бы поинтересоваться, как у него обстоят дела.
  7. Затем следует написать фразу типа: «С нетерпением буду ждать твоего ответа», «Надеюсь вскоре получить от тебя весточку», «Пиши скорее!» и т.д.
  8. В конце письма хорошо бы поставить клише («С любовью, Ольга», «Искренне Ваш, Олег Евгеньевич», «С наилучшими пожеланиями, Маша» и т.д.) и свою личную подпись.

Правила этикета для написания делового письма

Существуют деловые письма разных жанров: резюме, письмо-жалоба, письмо-запрос информации и т.д.

Схема написания письма о приёме на работу:

  • Официальное обращение.
  • Объяснение причины, по которой вы пишите письмо.
  • Указание источника информации о вакансии.
  • Можете пояснить, почему вас заинтересовала предложенная работа.
  • Затем необходимо дать краткое описание имеющегося у вас образования и опыта работы.
  • Можете описать свои индивидуальные качества, которые более всего соответствуют требованиям к претенденту на предложенную должность.
  • Далее следует указать, что прилагаете своё резюме и выразить готовность в случае необходимости предоставить дополнительную информацию.
  • В конце необходимо указать ФИО и дату написания официального письма. Поставить личную подпись.

Валентина
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!

Интеграция с электронной почтой доступна для всех типов лицензий во всех аккаунтах Wrike. Гостевые пользователи и пользователи с ограниченным уровнем доступа к папкам не могут создавать новые задачи и изменять важную информацию о задачах.

⏱Чтение займет 10,5 мин.

  • Обзор
  • Важная информация:
  • Подготовка
  • Создание задачи по электронной почте
  • Изменение атрибутов задачи по электронной почте
  • Добавление задачи в папку по электронной почте
  • Отправка комментария к существующей задаче по электронной почте
  • Дополнительные возможности

Обзор

Патентованный механизм интеграции электронной почты Wrike позволяет заниматься задачами Wrike непосредственно по электронной почте. Вы можете создавать задачи и папки, добавлять комментарии, обновлять статус задач, задавать сроки выполнения и т. п.

Возможность отправки важных операций в Wrike в виде задач означает, что вы сможете легко работать над задачей вместе со всей своей командой, причем вся обработка будет тщательно организована и сосредоточена в одном месте. После того как задача окажется в Wrike, вы также сможете получать уведомления, чтобы подробнее знать о состоянии дел в текущих проектах.

Важная информация:

  • Вы можете создавать и редактировать задачи только отправляя сообщения с элекронного адреса связанного с вашим аккаунтом.
  • Как правило, отправка сообщения в папку по уникальному электронному адресу папки или проекта (wrike+intoFolderID@wrike.com) позволяет отправить задачу непосредственно в соответствующую папку или проект без добавления названия папки или проекта в теме письма. Однако, получив сообщение с префиксом «Re:» в строке темы, Wrike игнорирует уникальный адрес электронной почты. Если необходимо отправить задачу в определенную папку или проект и в строке темы имеется префикс «RE», то необходимо изменить строку темы для того, чтобы указать в какую папку или проект должна быть добавлена задача.
  • Добавив префиксы «RE:» и «FW:» в начале строки темы, вы сможете редактировать существующие задачи.
  • С помощью интеграции с эл. почтой вы сможете создавать не более 250 задач или комментариев в час.

Подготовка

Прежде чем отправлять в Wrike электронную почту, следует проверить настройки интеграции электронной почты.

Изменение настроек интеграции электронной почты:

  1. Нажмите на свое изображение в правом верхнем углу рабочего пространства.
  2. Выберите «Настройки профиля».
  3. Перейдите на вкладку «Настройки эл. почты».
  4. Проверьте, настройки какого адреса эл. почты вы изменяется, в поле «Письма от».
  5. Выберите папку в поле «Создавать задачи в папке», чтобы указать, где должны создаваться задачи.
  6. Выберите тип создаваемых задач.
  7. Добавьте дополнительный адрес электронной почты, чтобы можно было создавать и обновлять задачи с разных электронных адресов.

Обратите внимание, что настраивать интеграцию можно лишь для одного аккаунта одновременно. Если вы пользуетесь несколькими аккаунтами Wrike, сначала нужно указать аккаунт, для которого вы собираетесь изменить настройки интеграции.

  1. Нажмите на свое изображение в правом верхнем углу рабочего пространства.
  2. Проверьте, какой из аккаунтов вы сейчас просматривайте.
  3. Если вам нужно сменить аккаунт, наведите курсор на команду «Войти в другой аккаунт» и выберите нужный аккаунт из появившегося списка.

Если в настоящее время настройки применяются к одному из аккаунтов и вы хотите применить их к другому аккаунту, необходимо сначала удалить настройки из аккаунта с уже настроенной интеграцией. Для этого:

  1. Откройте «Настройки профиля» в аккаунте, где интеграция уже настроена.
  2. Наведите курсор на адрес эл. почты, для которого есть возможность интеграции.
  3. Нажмите на появившийся справа значок «Х».
  4. Нажмите «Сохранить изменения».

Создание задачи по электронной почте

С помощью электронной почты можно легко создавать задачи, используя следующую процедуру:

  1. Введите в строке темы название задачи (обязательно).
  2. Добавьте другие необходимые сведения о задаче. Добавлять дополнительные сведения о задаче необязательно. Если не заданы сроки и статус задачи, она создается в активном статусе с использованием папки и дат по умолчанию, определенных в вашем профиле. Если не указать папку/проект, где должна быть создана задача, она автоматически будет создана в папке/проекте/пространстве, указанных в настройках профиля.
  3. Изменение строки темы. Помимо названия задачи, в строке темы можно указать любые следующие сведения: папку/подпапку, в которой следует создать задачу, статус задачи и дату начала и/или срок выполнения задачи. Для изменение строки темы запишите нужную информацию в любом порядке, поместив имя папки, даты задачи и статус в квадратные скобки. Например: название задачи .
  4. Добавьте адресатов сообщения в поле «Кому». Задача будет назначена пользователям Wrike, чьи адреса электронной почты указаны в этом поле.
  5. Отправьте задачу в Wrike. Это можно сделать несколькими способами:
  • Укажите в поле «Кому» или «Копия» адрес “wrike@wrike.com”. Если wrike@wrike.com — единственный получатель, задача будет назначена вам. Чтобы создать задачу без указания исполнителя, введите адрес “wrike@wrike.com” в поле «СК» в качестве единственного получателя.
  • Если вы часто посылаете задачи по электронной почте в одну и ту же папку, можете добавить ее уникальный адрес электронной почты (wrike+intoFolderID@wrike.com) в свою адресную книгу. После этого можно будет отправлять задачи прямо по этому адресу. В этом случае указывать имя папки или проекта в строке темы не потребуется, за исключением случаев, когда префикс «RE» также присутствует в строке темы. Чтобы узнать адрес электронной почты для папки, перейдите в раздел «Сведения о папке» 1, нажмите кнопку «Постоянная ссылка» 2 и скопируйте адрес из поля «Адрес для добавления задач в эту папку».

Нажмите «Отправить», и ваша задача будет добавлена в Wrike.

Добавление задачи в папку по электронной почте

Создавая задачу по электронной почте, можно добавить ее в уже существующую или в новую папку.

Чтобы добавить задачу в существующую папку, добавьте в строку темы имя папки в квадратных скобках. Если имеется несколько папок или подпапок с одинаковым именем, укажите полный путь, чтобы задача попала в нужное место. Составляя путь к папке, укажите все родительские папки, разделяя их знаками косой черты («/»), и заключите весь путь в квадратные скобки. Например:

Также можно использовать уникальный адрес электронной почты папки, чтобы отправить задачу непосредственно в эту папку.

Чтобы добавить задачу в новую папку, добавьте в строку темы имя новой папки (в квадратных скобках). Если эта папка не существует, Wrike создаст ее и добавит в нее задачу. Если вы отправите электронное сообщение на адрес wrike@wrike.com, новая папка будет создана в разделе «Доступные для меня». Задачу можно также создать в новой подпапке, указав путь к папке и добавив в его конец имя новой подпапки. Новая папка, созданная по электронной почте, может быть предоставлена в общий доступ только пользователям, имеющим доступ к ее родительской папке; если у нее нет родительской папки, значит, это личная папка. Создание папки на основе сообщения электронной почты не означает автоматической передачи ее в общий доступ получателям сообщения.

Примечание: в именах папок учитывается регистр символов. Чтобы задачи попадали в нужную папку, убедитесь, что введенное имя папки в точности совпадает с именем папки, в которой должны создаваться задачи, передаваемые по электронной почте.

Изменение атрибутов задачи по электронной почте

Интеграция электронной почты позволяет не только создавать задачи, но также изменять и добавлять по электронной почте различные атрибуты задач:

  • Назначение задачи
  • Предоставление доступа к задаче
  • Прикрепление файлов
  • Планирование задачи
  • Обновление и добавление статуса задачи
  • Изменение степени важности задачи

Обратите внимание: 1) изменить поле описания задачи по электронной почте невозможно; 2) электронные сообщения без указания темы не приводят к обновлению задачи.

Назначение задачи по электронной почте

Чтобы назначить задачу конкретным пользователям, просто укажите их адреса электронной почты в поле «Кому».

Чтобы переназначить задачу, включите в поле «Кому» адрес электронной почты нового исполнителя и добавьте «FW:» в начало строки темы.

Предоставление доступа к задаче

Задача, созданная по электронной почте, становится доступной получателям этого электронного сообщения, а также всем пользователям, уже имеющим доступ к папке, в которую добавлена задача. Если задача добавляется в существующую папку Wrike, пользователи, подписанные на эту папку, получат уведомление о новой задаче.

Доступ к задаче можно открыть другим участникам аккаунта Wrike, добавив их адреса электронной почты в поле «Копия».

Если у получателей электронного сообщения есть доступ к папке, в которую добавлена задача, эта задача автоматически становится для них доступна. Но можно и не давать общий доступ другим получателям сообщения (которые еще не имеют доступа к папке). Для этого нужно указать их адреса электронной почты в поле «СК» сообщения.

Добавление вложений

Если добавить в электронное сообщение файлы или изображения, они появятся в списке прикрепленных к задаче файлов в Wrike.

Планирование задачи

Если в строке темы электронного сообщения не указаны даты, задача будет обработана в соответствии с вашими настройками профиля и определена как находящаяся в очереди или запланированная на сегодня. Даже если в настройках выбрано создание задач по умолчанию как однодневных задач, можно планировать задачи, находящиеся в очереди, добавляя в строку темы.

Задачу можно также запланировать на определенные дни, добавив в строку темы начальную дату и срок выполнения. Начальную и конечную даты следует вводить в формате ММ/ДД (или ДД/ММ, в зависимости от ваших настроек формата дат) и заключать в квадратные скобки: . Задачи автоматически планируются на текущий год, но можно их запланировать и на будущий год. Для этого следует использовать формат или , в зависимости от ваших настроек формата дат.

Чтобы перенести задачу, убедитесь, что в строке темы электронного сообщения содержится «RE:», и укажите начальную и конечную даты задачи в формате (или ДД/ММ, если в вашем аккаунте определен другой формат дат).

Обратите внимание: при выборе варианта «Однодневная задача на сегодня» в разделе «Тип задач» на вкладке «Адреса электронной почты» задачи, созданные на основе электронного сообщения, автоматически назначаются отправителю.

Статус задачи

Если для задачи, отправляемой по электронной почте, статус не указан, она по умолчанию создается в активном статусе. В аккаунтах с подписками Business и Enterprise задаче, статус которой не указан (и которая создается в папке с настраиваемым рабочим процессом), назначается первый активный статус из этого рабочего процесса.

Чтобы установить или изменить статус задачи, просто добавьте нужный статус (в квадратных скобках) в строку темы сообщения электронной почты. Если требуется использовать настраиваемый статус, добавьте «CS:» перед именем статуса. Например, . Примечание: статусы, используемые по умолчанию*, вводятся без учета регистра символов, а настраиваемые статусы — обязательно с учетом регистра. Если добавить по электронной почте статус задачи «Завершено» («completed»), задача автоматически помечается в Wrike как завершенная.

*Для аккаунтов, созданных до 20 декабря 2016 года, есть следующие статусы по умолчанию: Активно, Выполнено, Отложено и Отменено. Для аккаунтов, созданных после этой даты, есть следующие статусы по умолчанию: Новое, В работе, В ожидании, Выполнено и Отменено)

Важность задачи

Задачам, создаваемым по электронной почте, присваивается в Wrike уровень важности, соответствующий приоритету электронного сообщения, поэтому для изменения степени важности задачи достаточно изменить приоритет сообщения.

Отправка комментария к существующей задаче по электронной почте

Комментарий к существующей задаче можно отправить несколькими способами:

  1. Если по электронной почте было получено уведомление о задаче, достаточно ответить на это уведомление, сохранив в списке получателей адрес wrike@wrike.com (или wrike+taskID@wrike.com). Инструмент Wrike Intelligent Email Engine™ удаляет подписи и повторяющийся текст, добавляя только ваше сообщение в виде комментария.
  2. Если вы хотите переслать какое-либо сообщение электронной почты в задачу и добавить его содержимое в виде комментария, отправьте его на адрес wrike@wrike.com и введите префикс Re: название задачи в строке темы 1. Получив сообщение с префиксом «Re:» в строке темы, Wrike ищет задачу по названию и добавляет комментарий из текста сообщения в Ленту новостей задачи. Если в указанной папке будет обнаружено несколько задач с заданным именем, вы будете уведомлены по электронной почте о данном конфликте. Если задачу не удастся найти в указанной папке, Wrike попытается найти ее в вашем рабочем пространстве.
  3. Другой способ добавления комментария в существующую задачу заключается в отправке сообщения по уникальному адресу электронной почты задачи 2. В этом случае Wrike ищет задачу по ее идентификатору, т. е. указывать точный путь к папке в строке темы необязательно. Однако строка темы не должна быть пустой, в противном случае к задаче невозможно будет добавить комментарий.

Дополнительные возможности

Отправка задачи по электронной почте в подпапку

Задачу можно отправить по электронной почте не только в папку, но и в определенную подпапку. Если имеется несколько подпапок с одинаковым именем, укажите полный путь к подпапке, чтобы задача попала в нужное место. Составляя путь к папке, укажите все родительские папки, разделяя их знаками косой черты («/»), и заключите весь путь в квадратные скобки.

Отправка задачи по электронной почте в несколько папок

Для этого необходимо указать через запятую имена всех папок, в которые следует добавить задачу, заключив весь список папок в квадратные скобки. Если статус не указан, будет использован рабочий процесс задачи из первой папки в списке.

Создание задачи-вехи

Укажите только срок выполнения, без начальной даты: .

Упоминание коллеги в комментарии по электронной почте

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *