Эдо

  • автор:

Надаємо скорочений варіант статті мовою оригіналу.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

Электронный документооборот (далее – ЭДО) – это перевод всей бумажной документации в электронный формат. Вам не нужно распечатывать документы, ставить на них «мокрую» подпись и печать и отправлять клиенту курьером. Вы просто подписываете документы в электронной форме при помощи ЭЦП (КЭП) и в один клик отправляете его контрагенту.

Что такое ЭЦП? Это файл-ключ в формате .dat, .jks или .zs2. Вероятно, сейчас вы используете его при подаче отчетов в налоговую. При помощи ЭЦП вы можете подписывать любые юридические документы: договоры, счета, акты и пр.

Какую выгоду получили мы и получите вы от ЭДО

  • Экономия времени на формирование, отправку и контроль за возвратом документов.
  • Экономия на почтовых, курьерских услугах, бумаге, картридже и прочих расходных затратах.
  • Отсутствие необходимости хранить ворох бумаг, которые имеют свойство теряться.
  • Ваши клиенты больше не будут возмущаться, что они не получали от вас документы.
  • Ускорение продаж и закупок.
  • Автоматизация процесса работы с документами.

Хочу сразу отметить: ЭДО — это не панацея для всех. Например, если вы работаете с иностранными клиентами или поставщиками, вы пока не сможете полноценно перейти на ЭДО, так как ваша ЭЦП действительна только в Украине.

Почему мы перешли на электронный документооборот

Мы в «Бюро Бумажкин» занимаемся бухгалтерским обслуживанием предпринимателей и компаний. Первичная бухгалтерская документация, счета, акты, договоры, накладные и прочее — это для бухгалтерии как топливо. Задача бухгалтерии в любом бизнесе — корректно обработать документы в рамках бухгалтерского и налогового учета.

С расширением клиентской базы мы сталкиваемся с ростом количества документов, а это увеличивает наши расходы, создает потребность в новых сотрудниках, замедляет процессы. С другой стороны, мы можем компенсировать это повышением стоимости услуг и работать только с узким сегментом клиентов.

Мы осознали, что оборот бумажных документов для нас — это одна из важнейших причин снижения прибыльности, ухудшения масштабируемости и роста бизнеса.

Поэтому для нас результатом перехода на ЭДО будет возможность увеличить прибыль, нанимать сотрудников на удаленную работу, обслуживать практически любого клиента в любой точке Украины.

Хотя для нас все плюсы и минусы ЭДО очевидны, в команде оказались внутренние скептики, которые говорили, что это пустая трата времени и все было хорошо по-старому. Так продолжалось до тех пор, пока они не начали получать ощутимые результаты в плане экономии времени и сил в работе с документами.

С чего мы начинали

Несколько лет назад, когда мы принимали решение о внедрении ЭДО, не было ни нормальных программ и сервисов, ни практики их использования.

Сначала мы изучили законодательство, практику применения, налоговые разъяснения. Сейчас многие большие компании уже используют ЭДО, и это дает уверенность в том, что процесс запущен и обратной дороги нет.

Я бы рекомендовал не тратить много времени на изучение законов. Важно ознакомить с этим вопросом вашего бухгалтера или запросить консультацию юриста, а также изучить программы или сервисы, которые вы будете использовать для ЭДО.

Вот основные законы по данному вопросу:

  • Закон України «Про електронні довірчі послуги»
  • Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»
  • Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»
  • Закон України «Про електронну комерцію»
  • Закон України «Про електронний цифровий підпис»
  • Податковий кодекс України

Следующий важный шаг — нужно изменить свои договоры, внеся в них нужные пункты, заключить дополнительные соглашения или новые договоры с клиентами или подрядчиками, чтобы в соответствии со статьей 207 ГК Украины подтвердить согласие на использование ЭЦП.

Для договора:

Підписуючи цей договір, Сторони погодили використання електронних документів та кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП) в документообігу в межах виконання цього Договору.

Для договора-оферты на сайт:

Приймаючи акцепт цієї Оферти, Користувач також погодився, що у випадку використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) в документообігу в межах виконання цієї Оферти Сторонами погоджено використання такого кваліфікованого електронного підпису в порядку і на умовах, передбачених чинним законодавством.

Какие программы и сервисы мы используем

Мы определили такие требования к сервисам для бухгалтерии:

  • Возможность интеграции с системой бухгалтерского учета и CRM.
  • Простота и удобство пользования для нашего контрагента.
  • Популярность и применяемость другими компаниями.
  • Возможность видеть все документы по клиентам, которых обслуживает наш бухгалтер, в едином онлайн-кабинете.
  • Возможность пользоваться программой удаленно и высокая степень безопасности.

Мы обслуживаем клиентов в разных сферах, и нам было важно найти универсальное решение, которое поможет перевести их бизнес на ЭДО.

Мы остановили свой выбор на программе M.E.Doc <…> — самом популярном бухгалтерском ПО для подачи налоговой отчетности и накладных.

Это значит, что компании — плательщики НДС используют это ПО. И если ваши клиенты являются плательщиками НДС, то с ними вам будет проще перейти на обмен документами в электронном виде.

M.E.Doc можно интегрировать с «1С». Благодаря этому можно создавать и отправлять документы в электронном виде напрямую из учетной бухгалтерской системы.

Самый главный этап: вовлечение контрагентов

Когда юридические и технические вопросы решены, стоит перейти к этапу вовлечения контрагентов и рассказать им о вашем желании использовать ЭДО.

От результатов данного этапа, по сути, и будет зависеть успех всей затеи с электронными документами. В этом вопросе помогут смекалка и креативность. Здесь пригодятся навыки поведения в соцсетях, ведения переговоров и продаж.

Сначала я бы разделил клиентов, поставщиков, подрядчиков на несколько групп: по важности, по используемому ПО и так далее. Мы запускаем ЭДО по-разному для разных групп.

Как правило, подрядчиков мы ставим перед фактом, что мы обмениваемся с ними документами в электронной форме, и указываем это в договоре.

В процессе переговоров с подрядчиком мы или предлагаем свой вариант договора, или дополняем чужой пунктом о подписании документов в электронной форме. Сложностей у нас с подрядчиками почти никогда не возникает: обычно нам удается убедить их, что так делать правильно. Но иногда приходится и помочь им разобраться с программой.

Новых клиентов мы стимулируем стоимостью услуг, поскольку тарифы у нас рассчитаны с учетом использования ЭДО, а за бумагу придется существенно доплатить. При этом мы помогаем им запустить ЭДО.

Чаще всего мы общаемся с собственниками бизнеса, и поначалу все они поддерживают переход на работу с ЭДО. Но когда речь заходит о том, что ЭДО нужно будет предлагать клиентам и подрядчикам, убеждать их, то оптимизм несколько убавляется. Особенно в том, что касается клиентов — многие считают, что их клиенты чувствительны к таким вещам, и не хотят их напрягать.

Мы считаем, что сдаваться, даже не начав диалог, неправильно. Конечно, клиенту должно быть комфортно, но ведь удобно должно быть и вам. Вопрос документов — это еще и вопрос их бухгалтерии. Поэтому мы предлагаем клиенту еще в момент продажи говорить с клиентом о работе с электронными документами. А мы доносим информацию до бухгалтеров наших клиентов и помогаем им.

Если бизнес нашего клиента позволяет запустить электронный документооборот сразу, то мы это делаем, а если нет — решаем этот вопрос по ходу работы.

Разовым клиентам мы говорим, что бумажные документы отправляем не чаще чем раз в месяц, а если нужно быстро, то в электронном виде они уже готовы.

И только единицы просят отправить бумажные документы почтой.

Еще для клиентов, желающих получить бумажные документы, можно применить правило последней отправки: вы сообщаете клиенту, что эта отправка бумажных документов будет последней, уточняете, как им будет удобно получать электронные документы, предлагаете вариант ПО или онлайн-сервиса, который вы выберете для своей работы, и в следующий раз отправляете только в электронной форме.

Как убеждать важных клиентов

Что касается постоянных и важных клиентов, то с ними необходимо провести переговоры и внести изменения в договор. Вы должны быть готовы помочь им в переходе на ЭДО.

Тут нет единой методики, все очень индивидуально. Мы рассказываем о преимуществах ЭДО и помогаем все настроить. Большинство наших клиентов сейчас используют ЭДО полностью или частично. Так как мы ведем их бухгалтерию, все юридические, технические и образовательные вопросы мы взяли на себя. Есть у нас и несколько клиентов, которые так и не перешли на ЭДО. Главная причина этого — внутри компании нет драйвера, продвигающего изменения.

С поставщиками сложнее. Как правило, они сами формируют документы и направляют их в бумажном виде. Мы созваниваемся с их бухгалтерией и сообщаем, что отправка документов будет производиться за их счет, а также спрашиваем, используют ли они ЭДО, и просим в следующий раз отправить документы в электронной форме.

И самое сложное — это клиенты наших клиентов. Вести себя с ними нужно очень деликатно, но в то же время настойчиво убеждать принять наш вариант и помогать внедрить его.

Здесь мы также общаемся с бухгалтером, объясняем плюсы и предоставляем всю информацию о том, как мы можем обмениваться документами в электронной форме. В среднем каждый пятый бухгалтер соглашается с нами. Но и остальных мы не бросаем: повторяем о возможности перейти на ЭДО каждый раз, когда отправляем документы.

Всем контрагентам нужно отправить письмо, где будет сообщено о переходе на ЭДО, описано, как это будет происходить, как они смогут получать документы и полезную информацию, которая поможет разобраться в новом для них процессе.

Последнее, что стоит отметить, — это необходимость провести тестовые отправки, обучение сотрудников, бухгалтера, специалистов отделов продаж, клиентской поддержки и закупок.

Итоги перехода на электронный документооборот

В целом мы довольны своими результатами, но наш процесс перехода на ЭДО еще не закончен, поскольку мы сильно зависим от процессов наших клиентов и нам сложно менять бизнес-процессы, которые давно функционируют.

Серьезная преграда для массового перехода на ЭДО — низкая вовлеченность в процесс больших компаний и государства. Среди руководителей, бухгалтеров и юристов еще много консерваторов, которым хорошо работается в прежних условиях.

Благодаря переходу на ЭДО мы каждый месяц экономим 130 часов сотрудников и 20 тыс. грн.

Начинаем работать с ЭДО

Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:

  • Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
  • Подключиться к интересующему вас оператору.
  • Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.

Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.

За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий

Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:

  1. сколько стоит подключение;
  2. в какие сроки оно будет выполнено.

Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об электронной подписи. Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ (ЭД), который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.

Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.

Для создания и проверки ЭП в сервисах обмена используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.

О подключении контрагентов

Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по подключению контрагентов, поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.

Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.

Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).

Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Что такое ЭДО? Электронный документооборот между организациями. Как это работает?

Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Для чего нужен электронный документооборот компаниям:

  • уменьшить количество бумажных документов в офисе;
  • сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива;
  • снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;
  • уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;
  • избавиться от потерь документов и необходимости выставлять их заново.

Контур.Диадок: электронный документооборот с контрагентами по выгодным ценам!

Контур.Диадок – это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы, равносильные собственноручно подписанным бумажным.
Перевести в электронный вид можно любой документ: счет-фактуру, акт, ТОРГ-12, договор и многие другие.

Система Диадок СКБ Контур обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ.

О системе электронного документооборота Диадок

Кому подойдет?

Система электронного документооборота Диадок подойдет для любой отрасли. Например, если ваша компания:

  • сдает декларации по НДС и работает со счетами-фактурами;
  • обменивается первичными документами с поставщиками и покупателями;
  • имеет большое количество контрагентов из других регионов, филиалов или большие архивы документов;
  • сталкивается с проблемой быстрого поиска нужного документа;
  • работает в 1С
  • и т.д.

Преимущества

Экономия времени и бюджета

Мгновенная отправка, получение и внесение корректировок в документы, отсутствие трат на расходные материалы, почтовую или курьерскую доставку

Интеграция с различными системами

Высокое качество API с открытым кодом, наличие готовых интеграционных решений для 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint и другие

Безопасность

Бесплатное бессрочное хранение электронных документов на защищенных серверах СКБ Контур; шифрование документов при передаче, безопасность, протоколирование передачи документов

Круглосуточная поддержка

Бесплатная техподдержка в любое время 24*7

Надежность

Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews, ваша компания имеет полноценный доступ к своей документации круглосуточно

Удобство

Вы можете работать с документами с любого устройства (ПК, планшет, смартфон); общаться с контрагентами в сервисе через чат

Возможности

В системе электронного документооборота Контур.Диадок вы можете:

  • Обмениваться документами с контрагентами – в том числе и иностранными партнерами без дублирования на бумаге, сверять взаиморасчеты
  • Бессрочно хранить документы на серверах СКБ Контур
  • Находить контрагентов, которые работают в сервисе и отправлять им приглашения к обмену
  • Регистрировать своих сотрудников в сервисе и согласовывать документы внутри компании
  • Находить документацию по удобным расширенным фильтрам и контролировать статусы документа
  • Отправлять и получать документы прямо из своей учетной системы
  • Выгружать документы в систему отчетности, отправлять документы в ФНС и суды
  • Использовать роуминг для обмена документами с контрагентом, подключенным к другим ЭДО

Тарифы и цены

Контур.Диадок – электронный документооборот, стоимость которого для вашей компании зависит только от количества исходящих документов, направляемых вами в течении года через систему ЭДО Диадок

Само подключение к Контур.Диадок и все входящие документы – абсолютно бесплатны!

Стоимость исходящих документов зависит от выбранного пакета (тарифа на год*):

100 Исходящих документов в год
Стоимость пакета: 900
Цена за документ: 9 600 Исходящих документов в год
Стоимость пакета: 4 200
Цена за документ: 7 1200 Исходящих документов в год
Стоимость пакета: 7 800
Цена за документ: 6,5 3 000 Исходящих документов в год
Стоимость пакета: 18 600
Цена за документ: 6,2 6 000 Исходящих документов в год
Стоимость пакета: 36 000
Цена за документ: 6 12 000 Исходящих документов в год
Стоимость пакета: 68 400
Цена за документ: 5,7

Если Вам необходимо отправлять больше 12 000 документов за год, то обратитесь к нам. И мы предложим вам выгодные индивидуальные условия.

Это важно!

*Обращаем ваше внимание, что:

  • Подключиться к любому из выбранных тарифов вы можете один раз год
  • Все тарифы построены по принципу предоплаты. Это значит, что выбрав определенный тариф, вы заранее оплачиваете отправку (в течении года) указанного в тарифе максимального количества документов
  • Действе тарифа заканчивается в двух возможных случаях:
    1. 1. Вы исчерпали лимит на количество исходящих документов
    2. 2. Либо годовой срок действия тарифа подошёл к концу. И вам необходимо оплатить следующий период по данному тарифу и подключиться к другому по вашему выбору

Проверьте кто из ваших контрагентов уже работает в Контур.Диадок

Всё ещё сомневаетесь стоит ли реализовывать переход на электронный документооборот с контрагентами именно с помощью Контур.Диадок? Просто посмотрите кто из ваших контрагентов уже использует ЭДО Диадок:

Контур.Диадок: подключение

ЭДО Контур.Диадок использует все преимущества веб-интерфейса и технологий «клиент-сервер».
Это означает, что для подключения и работы с электронным документооборотом в системе Диадок вам необходимы лишь доступ к интернету и сертификат квалифицированной электронной подписи (ЭЦП).
Если у вас всё еще нет сертификата электронной цифровой подписи, то мы поможем её получить в кратчайшие сроки –

Заявка на подключение

Хотите заказать подключение к ЭДО Контур.Диадок прямо сейчас? Оставьте заявку, заполнив форму ниже:

Задать вопрос

Остались вопросы?
Хотите уточнить индивидуальные условия и стоимость работы или узнать об актуальных акциях и скидках?
Свяжитесь с нашими специалистами, чтобы получить консультацию.
Наши телефоны:

  • в Москве: 8 (495) 240-82-20
  • в Ростове-на-Дону: 8 (863) 303-34-54 , доб.101 — отдел продаж

Вы так же можете написать нам: info@mibok.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *