Документы по делопроизводству в РБ

  • автор:

Делопроизводство в Республике Беларусь

Делопроизводство в Беларуси – это важная сторона деятельности каждой компании, которая заключается в правильном движении документации. Стандарты делопроизводства регламентируется государством.

Виды делопроизводства:

  • кадровое делопроизводство;
  • финансовый документооборот;
  • делопроизводство материальной части.

Как связаны понятия «делопроизводство» и «документооборот»?

Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование работы компании. По правилам делопроизводства осуществляется документооборот, создаются, хранятся и используются документы. Понятие «делопроизводство» появилось еще несколько веков назад и подразумевает под собой действия по созданию документа и работой с ним. Таким образом, делопроизводство – это широкое понятие, которое включает в себя всю «жизнь» документа: от создания до списания или уничтожения. Документооборот является частью делопроизводства и обозначает совокупность передвижений документов.

Как определяется объем документооборота?

Любая организация отвечает за документы от их создания или получения до помещения в архив или отправки контрагенту. Под объемом документооборота понимают совокупность документов, поступающих в компанию и создаваемых в рамках ее деятельности. Отчет о документообороте периодически создается в каждой организации. Частота формирования отчета зависит от внутренних правил компании.

При подсчете учитывается:

  • исходящая документация;
  • входящая документация (с учетом запросов и обращений граждан/клиентов);
  • копии бумаг (тираж следует пометить отдельно).

Оставь заявку на обратный звонок!

Делопроизводство в Беларуси 2020

Нормативно-правовой базой делопроизводства и документальной фиксации управленческих процессов входит: Конституция Республики Беларусь, законодательные и иные акты (Указы Президента РБ и Правительства РБ).

В компании также разрабатываются свои правила, которые регламентируют создание, оформление, ведение, хранение документов.

Конкретные алгоритмы ведения и рекомендации по делопроизводству описаны в следующих документах:

  • «Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ» – утверждена Министерством юстиции РБ 19.01.2009;
  • СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Инструкция по делопроизводству в организации

За оформление делопроизводства в РБ несет ответственность руководитель фирмы. Вопросами контроля за соблюдением делопроизводственных норм занимаются работники Государственной архивной службы, которая является подразделением Министерства юстиции.

Рекомендации по делопроизводству

Ответственность

Организация делопроизводства (создание инструкции по делопроизводству, следование правилам обращения с бумагами и хранение документации) – это зона ответственности руководителя компании. При назначении нового руководителя, его предшественник должен передавать все дела, для чего составляется акт передачи.

Совет. Назначьте ответственного за документы по делопроизводству и соблюдение инструкции в организации. Он разрабатывает номенклатуру дел на год. Указывает в ней основные направления работы компании и срок хранения дел.

Отвечающий за делопроизводство в компаниях составляет номенклатуру на будущий год. К первому января номенклатуру следует заверить подписью, экспертной комиссией и руководителем организации.
В организациях делопроизводство контролирует экспертная комиссия, которая создается специально для этих целей. Она состоит минимум из 3 человек: председателя, главного бухгалтера и лица, отвечающего за делопроизводство. Состав утверждает приказом директор компании. Председателем комиссии назначается заместитель директора компании. Полномочия комиссии регулирует специальное положение. Каждый год комиссия отбирает документы для отправки в архив. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Документы

Документы в делопроизводстве в Беларуси, относящиеся к номенклатуре:

  • Учетно-регистрационные формы (книги, журналы);
  • Справочные картотеки;
  • Документы, созданные как результат временной деятельности комиссий, советов и т.д.

К номенклатуре не относится периодика, сборники нормативно правовых актов, вспомогательная документация.

Все документы в организациях хранятся в архиве: постоянно или временно сроком до 10 лет. Здесь же хранятся кадровые документы сотрудников, на протяжении 75 лет. Ответственного за архив назначает руководитель организации.

Документы после получения/создания регистрируют в специальных журналах. Это касается фирм и организаций с объемом документов до 600 в год.

Журнал учета входящей документации содержит сведения о:

  • дате поступления и индексе документа;
  • адресате;
  • краткой сути документа;
  • кому адресован документ;
  • расписке в получении;
  • отметке об исполнении/

Журнал учета исходящих документов содержит сведения о:

  • дате отправки и индексе документа;
  • адресате;
  • краткой сути документа;
  • отметке об исполнении.

Кроме журналов, входящих/исходящих документов, ведутся журналы учета договоров, доверенностей, приказов. Если организация работает с гражданами, то ведется учет жалоб/предложений и ответов на них.

Резюме

Чем крупнее ваша фирма или организация, тем сложнее бизнес-процессы в ней. И каждый документ – это отражение работы всей компании. Если у вас работают несколько отделов – то участки делопроизводства и ответственные в них свои.

Проверяющие из контролирующих органов запрашивают разные пакеты документов. А без порядка в ведении делопроизводства организации бумаги теряются. Это грозит дополнительными тратами на восстановление документов и штрафами. Например, за неправильную работу с обращениями граждан штраф составляет от 4 до 20 б.в., за уничтожение документов можно получить административный штраф от 10 до 35 б.в., за нарушения в отношении хранения документов в архиве предусмотрен штраф до 20 б.в.

Специалисты компании «Консалт» помогут наладить делопроизводство в вашей. С нами вы будете уверены в правильном движении документов в фирме компании и принимать проверяющих из государственных служб без опасений за оформление и ведение документации. Потому что профессиональная ответственность бухгалтеров компании «Консалт» застрахована. Это значит, если контролирующие органы обнаруживают у вас нарушения правил документооборота, мы возмещаем клиентам убытки.

Обновление — Апрель 2020

Делопроизводство в организации: актуальные вопросы

Делопроизводство неразрывно связано с деятельностью любой организации. На наиболее часто задаваемые вопросы по его ведению ответил А.Е. Рыбаков.

Чем необходимо руководствоваться при создании и оформлении документов — Инструкцией по делопроизводству или СТБ 6.38-2016?

Нормы Инструкции по делопроизводству распространяются на все организации независимо от формы собственности (государственные, частные) и организационно-правовой формы (ООО, УП и т.д.) <*>. Соответственно, правила делопроизводства, закрепленные в данной Инструкции, необходимо соблюдать всем организациям.

Ограничение сферы применения норм Инструкции по делопроизводству установлено, например <*>:
— для документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию;
— обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

При работе с данными документами необходимо руководствоваться актами, непосредственно регламентирующими вопросы документирования и организации работы с ними. Лишь в той части, которая не урегулирована этими актами законодательства, следует применять нормы Инструкции по делопроизводству.

Что касается СТБ 6.38-2016, то данный документ является госстандартом. Его применение организациями является добровольным <*>. Однако если организация закрепила в своих ЛНПА обязательство по его соблюдению, то она обязана это делать.

При оформлении каких документов необходимо соблюдать требования Инструкции по делопроизводству?

Соблюдать требования Инструкции по делопроизводству необходимо при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации <*>. Соответственно, нормы данной Инструкции распространяются на приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др.

Что касается, например, договоров, отчетно-статистической, расчетно-денежной, научно-технической, медицинской документации, то при подготовке и оформлении данных документов соблюдать нормы Инструкции по делопроизводству не требуется. Однако на такие документы распространяются требования Инструкции по делопроизводству в части организации работы с документами<*>. Например, необходимо осуществлять их регистрацию, учет, контроль исполнения, а также хранение по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству.

Корректно ли оформление бланка для письма на одном языке с угловым расположением реквизитов?

Нет, некорректно. Бланк для письма должен оформляться на двух языках с продольным расположением
реквизитов <*>. Данное требование распространяется на все организации независимо от формы собственности.

Напомним, что при продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей <*>.

Какие риски несет организация при несоблюдении требований, установленных Инструкцией по делопроизводству?

Основными рисками, которые несет организация при несоблюдении Инструкции по делопроизводству, являются:
— материальные и временные затраты на устранение нарушений, выявленных контролирующими органами. Например, если имеющиеся бланки для письма и общие бланки разработаны с нарушениями, организации придется разрабатывать и тиражировать новые;
— недействительность документа при отсутствии обязательных реквизитов. Какие реквизиты документов относятся к обязательным, отражено в схеме <*>.

Какие функции возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ)? Какое наименование она может носить и обязательно ли ее создание в организации?

На службу ДОУ возлагается выполнение следующих функций <*>:
— организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации;
— контроль за соблюдением установленных правил работы с документами;
— методическое руководство работой с документами;
— обучение работников основам делопроизводства;
— внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами.

Служба ДОУ может называться по-разному: управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.
Она может состоять из нескольких подразделений. Ее структура, задачи, функции закрепляются в положении
о службе ДОУ <*>.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность данных работников определяются их должностными инструкциями <*>.

В чем особенности электронного документа?

Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением <*>:
— изображения Государственного герба Республики Беларусь;
— оттисков печатей и штампов.

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей <*>:

1) общей — это непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа электронно-цифровой подписью (далее — ЭЦП);

2) особенной — это ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.).

Обратите внимание!
Должность, собственное имя, отчество (если таковое имеется) и фамилия владельца ЭЦП, подписывающего электронный документ, должны соответствовать указанным в общей части <*>.

В каких форматах должны создаваться электронные документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота госорганов?

Данный перечень является закрытым. То есть в других форматах создавать и передавать электронные документы в госорганы не допускается.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *