Документы из раздела финансовые и кадровые

  • автор:

Ответы на вопросы 1 тура конкурса «Бухгалтер — профессионал-2018»

Правильный ответ подчеркнут.

1. Информационный банк «Разъясняющие письма органов власти» предназначен

  1. Всем целевым аудиториям
  2. Всем пользователям, кроме сотрудников бюджетных организаций
  3. Только бухгалтерам
  4. Только юристам

2. Примечания на Правой панели позволяют получить:

  1. Все существующие консультации, связанные с применением нормы
  2. Информацию, позволяющую быстро разобраться в вопросах применения нормы
  3. Полный список документов, в которых имеются ссылки на данную норму
  4. Список документов, на которые ссылается данная норма

3. Следующая характеристика не относится к «Готовым решениям»:

  1. Она актуализируется
  2. Содержит ответы на популярные вопросы
  3. Содержит образцы заполнения документов
  4. При наличии спорной ситуации содержит ссылки на судебную практику

4. В системе КонсультантПлюс не предусмотрено сохранение текста документа в формате:

  1. EPUB и PDF
  2. TIFF и JPG
  3. RTF и TXT
  4. FB2 и HTML

5. «Материалы по вопросам налогообложения, аудита», подготовленные специалистами Консультант Плюс находятся:

  1. В Путеводителе по налогам
  2. В Справочной информации
  3. В «Азбуке права»
  4. В Обзорах

6. Наиболее простым способом, позволяющим найти материалы «Финансовой газеты» за 2018 год, является:

  1. В поле «Текст документа» Карточки поиска раздела «Финансовые и кадровые консультации» задать: ФИНАНСОВАЯ ГАЗЕТА 2018
  2. В окне «Пресса и книги» (вызывается по кнопке «Пресса и книга») выбрать значение: ФИНАНСОВАЯ ГАЗЕТА 2018
  3. В поле «Текст документа» Карточки поиска раздела «Финансовые и кадровые консультации» задать: ФИНАНСОВАЯ ГАЗЕТА; в поле «Дата» задать диапазон: Позже 01.01.2018
  4. В поле «Организация» Карточки поиска раздела «Финансовые и кадровые консультации» задать: ФИНАНСОВАЯ ГАЗЕТА; В ПОЛЕ «Дата» задать диапазон: Позже 01.01.2018

7. «Блок напоминаний и готовых решений» добавлен на стартовую страницу профиля:

  1. Универсальный
  2. Бухгалтерия и кадры бюджетной организации
  3. Кадры
  4. Бухгалтерия и кадры

8. Треугольный значок справа от редакции в окне со списком всех редакций документа означает:

  1. Данную редакцию нельзя выбрать для сравнения с другой редакцией
  2. Имеется неопределенность с началом действия данной редакции
  3. Нельзя перейти в текст данной редакции
  4. Данная редакция является недействующей

9. Обзор изменений Налогового кодекса, созданный специалистами КонсультантПлюс, можно получить:

  1. С помощью ссылки «Обзор изменений документа» на Правой панели окна с текстом кодекса
  2. Задав в Быстром поиске ОБЗОР ИЗМЕНЕНИЙ НАЛОГОВОГО КОДЕКСА
  3. В окне «Обзоры», доступном по кнопке «Обзоры» на Панели инструментов
  4. Задав в поле «Название документа» Карточки поиска ОБЗОР ИЗМЕНЕНИЙ НАЛОГОВОГО КОДЕКСА

10. Готовое решение – это:

  1. Ответы на житейские вопросы, которые помогают понять, какие шаги, как и в какой последовательности необходимо сделать
  2. Статьи ведущих бухгалтерских и финансово-экономических, кадровых, банковских, страховых изданий
  3. Материалы по наиболее популярным запросам представлены в компактном виде в формате «проблема-решение»
  4. Типовые ситуации с ответами на популярные вопросы из практики бухгалтера и кадровика

11. В списке с результатами поиска под названием документа может присутствовать фрагмент текста документа, содержащий слова из запроса:

  1. Только для запросов Быстрого поиска
  2. Только для запросов с использованием поля «Текст документа» Карточки поиска
  3. Как для запросов Быстрого поиска, так и для запросов с использованием поля «Текст документа» Карточки поиска
  4. В списках по запросам как Быстрого поиска, так и Карточки поиска всегда представлены только названия документов

12. Чтобы наиболее точно найти консультации, посвященные порядку увольнения работника по сокращению штата, описанному в п.2 ст.81 Трудового кодекса РФ, следует:

  1. С помощью окна «Кодексы» найти Трудовой кодекс. В тексте кодекса найти п.2 ст.81, нажать «i» у названия пункта и в полученном списке выбрать материалы раздела «Финансовые и кадровые консультации»
  2. В карточке поиска раздела «Финансовые и кадровые консультации» в поле «Текст документа» задать: СОКРАЩЕНИЕ ШТАТА
  3. В карточке поиска раздела «Финансовые и кадровые консультации» в поле «Название документа» задать: СОКРАЩЕНИЕ ШТАТА
  4. В строке Быстрого поиска набрать: СОКРАЩЕНИЕ ШТАТА

13. В системе КонсультантПлюс не предусмотрена следующая операция:

  1. Экспорт в Word
  2. Одновременный поиск по всем разделам
  3. Удаление(добавление) документа из информационного банка
  4. Объединение папок

14. В информационный банк «Корреспонденция счетов» включены:

  1. Формы договоров
  2. Официальные разъяснения налоговых органов
  3. Авторские материалы независимых экспертов
  4. Официальные разъяснения специалистов Минфина РФ

15. При работе с папками документов (окно «Избранное») возможны следующие действия:

  1. Передача файла с папками на другой компьютер с установленной на нем системой КонсультантПлюс и переименование папок
  2. Переименование папок и создание любого количества уровней вложенности папок
  3. Создание любого количества уровней вложенности папок и сохранение в папке нескольких экземпляров одного и того же документа
  4. Сохранение в папке нескольких экземпляров одного и того же документа и передача файла с папками на другой компьютер с установленной на нем системой КонсультантПлюс

16. При использовании вкладки «Основной поиск» поля Текст документа нельзя:

  1. Одновременно использовать несколько логических условий
  2. Получить только те документы, в текстах которых заданные слова образуют словосочетание и имеют именно те окончания, с которыми они были введены
  3. Использовать общепринятые сокращения (аббревиатуру)
  4. Получить только те документы, в которых введённые слова образуют словосочетание, но могут иметь различные окончания, отличные от тех, с которыми они были введены

17. Документы из раздела «Финансовые и кадровые консультации» будут найдены, если в поле «Вид документа» Карточки поиска раздела «Законодательство» задать:

  1. ПРИКАЗ
  2. ИНСТРУКЦИЯ
  3. ПИСЬМО
  4. ЗАКОН

18. Информация об источнике публикации документа, вносящего изменения в просматриваемый нормативный акт, имеется:

  1. В тексте акта, в который вносятся изменения
  2. В Справке к акту, в который вносятся изменения
  3. В окне, открываемом при щелчке по полю «Источник публикации» в Справке к акту, в который вносится изменения
  4. В Справке к документу, на основании которого внесены изменения в рассматриваемый акт

19. Если в поисковой строке Быстрого поиска задать CONSULTANT.RU , то :

  1. Будет осуществлен переход на сайт www.consultant.ru
  2. Будет осуществлен переход на сайт edu.consultant.ru
  3. Будут найдены только документы, в названии которых содержатся введенное значение
  4. Будет получен список документов, содержащих введенное значение

20. Чтобы наиболее точно найти консультации о порядке обложения налогом на доходы физических лиц процентов по банковским вкладам в рублях и в валюте (данной проблеме посвящена статья 214.2 НК РФ (ч.2)), следует:

a) Перейти (например, из окна «Кодекс») в текст налогового кодекса (ч.2)

b) Найти статью 214.2, нажать кнопку «i» у названия этой статьи

с) В полученном списке выбрать раздел «Финансовые и кадровые консультации»

a) в Карточке поиска раздела «Финансовые и кадровые консультации» в поле «Налоги. Взносы. Платежи» выбрать: НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ;

b) В поле «Текст документа» задать: ПРОЦЕНТЫ ВКЛАДЫ

Тест по теме «Работа в программе Консультант Плюс»

Тест по дисциплине «Информатика»

Тема: «СПС КонсультантПлюс»

Вопрос №: 1

Раздел «Законодательство» содержит, в частности, информационные банки…

Варианты ответов:

  1. «Законопроекты» и «Версия Проф»

  2. «Версия Проф» и «Пермский край»

  3. «Пермский край» и «Корреспонденция счетов»

  4. «Корреспонденция счетов» и «Законопроекты»

Вопрос №: 2

Федеральный закон от 23.02.2013 №15-ФЗ «Об охране здоровья граждан от воздействия окружающего табачного дыма и последствий потребления табака» содержится в информационном банке…

Варианты ответов:

  1. «Версия Проф»

  2. «Решения высших судов»

  3. «Эксперт-приложение»

  4. «Законопроекты»

Вопрос №: 3

На стартовой странице нет ссылки…

Варианты ответов:

  1. Кодексы

  2. Пресса и книги

  3. Законы и постановления

  4. Путеводители

Вопрос №: 4

Эффективный доступ к последним просмотренным документам в системе КонсультантПлюс реализован… Варианты ответов:

  1. По кнопке «Избранное» на панели быстрого доступа

  2. По окне «Обзор изменений документа» на правой панели в тексте документа

  3. По кнопке «Назад» панели инструментов

  4. Из стартовой страницы по ссылкам в ее нижней части

Вопрос №: 5

На стартовой странице можно воспользоваться… Варианты ответов:

  1. Быстрым поиском

  2. Оглавлением документа

  3. Поиском редакций документа

  4. Умными ссылками

Вопрос №: 6

В системе КонсультантПлюс имеются следующие основные виды поиска… Варианты ответов:

  1. Экспресс-поиск, умный поиск, быстрый поиск

  2. Правовой навигатор, карточка поиска, интернет-навигатор

  3. Быстрый поиск, карточка поиска, правовой навигатор

  4. Быстрый доступ, креативный поиск, интернет-поиск

Вопрос №: 7

С помощью быстрого поиска могут быть найдены документы… Варианты ответов:

  1. Только из информационного банка «ВерсияПроф»

  2. Только из раздела «Законодательство»

  3. Только из разделов «Законодательство» и «Финансовые и кадровые консультации»

  4. Из всех установленных на компьютере пользователя разделов и информационных банков

Вопрос №: 8

Если какое-то поле карточки поиска не заполнено, то при выполнении запроса… Варианты ответов:

  1. Система выдаст сообщение об ошибке

  2. Будет считаться, что пользователя устраивают документы с любым заполнением этого поля

  3. Не будет найдено ни одного документа

  4. В это поле будет случайным образом внесено какое-нибудь значение из словаря данного поля

Вопрос №: 9

Для формирования запроса в карточке поиска… Варианты ответов:

  1. Можно заполнить любое количество полей
  2. Надо обязательно заполнить все поля
  3. Надо обязательно заполнить поле «Дата»
  4. Надо обязательно заполнить поле «Номер»

Вопрос №: 10

Информацию о курсах доллара США и евро, установленных Центральным банком РФ, наиболее просто можно найти… Варианты ответов:

  1. Через кнопку «Обзоры»

  2. Через поле «Тематика» карточки поиска

  3. Через кнопку «Справочная информация»

  4. В системе такая информация отсутствует

Вопрос №: 11

Строка поиска имеется в словарях следующих полей… Варианты ответов:

  1. «Дата», «Принявший орган», «Номер», «Тематика»

  2. «Принявший орган», «Номер», «Тематика», «Вид документа»

  3. «Номер», «Тематика», «Вид документа», «Дата»

  4. «Тематика», «Вид документа», «Дата», «Поиск по статусу»

Вопрос №: 12

Количество слов, которые одновременно можно использовать при поиске по полю «Текст документа», равно… Варианты ответов:

  1. 3
  2. 4
  3. 10
  4. Любому количеству

Вопрос №: 13

Был построен список документов с помощью Правового навигатора. Если нажать кнопку «Назад», то произойдет… Варианты ответов:

  1. Переход к карточке поиска
  2. Переход на стартовую страницу
  3. Переход в окно Правового навигатора
  4. Закрытие системы КонсультантПлюс

Вопрос №: 14

Если один и тот же документ дважды добавить в папку «Избранное», то… Варианты ответов:

  1. В папке окажется один экземпляр этого документа
  2. В папке этот документ будет отсутствовать
  3. В папке окажется два экземпляра этого документа
  4. При попытке во второй раз занести документ в папку появится сообщение о недопустимости этой операции

Вопрос №: 15

Если при экспорте в редактор Word фрагмента текста документа

в редакторе уже открыт какой-либо документ, то фрагмент текста будет перенесен…

Варианты ответов:

  1. Всегда в новый документ Word
  2. В конец уже открытого документа
  3. Либо в то место открытого документа, где находится курсор, либо в новый документ
  4. Появится сообщение об ошибке

Вопрос №: 16

Выделенный фрагмент текста документа нельзя…

Варианты ответов:

  1. Сохранить в файл
  2. Поместить в папку «Избранное»
  3. Распечатать
  4. Экспортировать в Word

Вопрос №: 17

При печати из текста документа…

Варианты ответов:

  1. если ни одна строка текста не выделена, то ничего распечатано не будет
  2. если выделено несколько фрагментов текста, то будет распечатан только первый выделенный фрагмент
  3. нельзя выделить для печати одновременно несколько фрагментов
  4. если ни одна строка текста не выделена, то будет распечатан весь текст

Вопрос №: 18

В системе КонсультантПлюс закладку можно поставить…

Варианты ответов:

  1. только в тексте последних на текущий момент редакций документов
  2. в тексте любых документов, за исключением старых редакций документов
  3. в тексте любых документов
  4. в тексте любых документов, но к закладке, поставленной в тексте старой редакции документа, нельзя написать комментарий

Вопрос №: 19

Чтобы поставить документ на контроль (находясь в тексте документа

или на его названии в списке), надо…

Варианты ответов:

  1. нажать кнопку «Добавить в избранное» в пиктографическом меню и выбрать вкладку «Документы на контроле»

  2. нажать кнопку «Избранное» в пиктографическом меню и выбрать вкладку «Документы на контроле»
  3. нажать кнопку «Добавить в избранное» в пиктографическом меню и, выбрав вкладку «Документы и закладки», создать там папку «Документы на контроле»

  4. нажать кнопку «Избранное» в пиктографическом меню и, выбрав вкладку «Документы и закладки», создать там папку «Документы на контроле»

Вопрос №: 20

Снять документ с контроля …

Варианты ответов:

  1. нельзя
  2. можно в любое время

  3. можно, только если в документе произошли изменения после постановки на контроль

  4. можно, только если документ не изменялся после постановки на контроль

Ответы

Формы регистрации документов

Для регистрации документов могут использоваться карточная или журнальная формы. Причем обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте, когда журнал или карточки создаются на бумажном носителе, так и в автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного обеспечения. Какую форму и режим регистрации документов целесообразно использовать в настоящее время? Ответить на этот вопрос вы сможете после прочтения статьи, в которой описываются обе формы регистрации в двух режимах и перечисляются преимущества и недостатки каждой из них.

Регистрация документов в системе электронного документооборота

Карточная форма регистрации в автоматизированном режиме в большинстве случаев ведется в системе электронного документооборота (СЭД). В СЭД при регистрации документа создается регистрационная карточка (РК) или регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. В нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронная копия документа (рис. 1 и 2), после чего внесенные данные и прикрепленные файлы сохраняются в базе данных СЭД.

Совокупность реквизитов (полей) и вид РК документов в разных СЭД могут различаться. При этом некоторые системы позволяют для РК определенной группы самостоятельно добавлять перечень дополнительных реквизитов или создавать внешний вид РК и определять, какие реквизиты она должна включать.

Отметим, что приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) содержит перечень сведений, которые должны вводиться в СЭД при регистрации документов, среди которых:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование текста.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся адресант, дата поступления документа, входящий номер документа.

Рис. 1. Регистрационная карточка входящего документа в СЭД «ДЕЛО»

Рис. 2. Регистрационная карточка исходяшего документа в СЭД «ДЕЛО»

При этом Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разрешают во время регистрации вводить в СЭД и другие сведения о документах, т.е. состав реквизитов, вносимых при регистрации в регистрационную форму, не ограничивается и может при необходимости самостоятельно дополняться организацией.

Преимущества регистрации документов в СЭД

Регистрация документов в СЭД в настоящее время является удобнее и эффективнее для дальнейшей работы по сравнению с другими способами регистрации.

■ СЭД позволяют вести регистрацию разных групп документов централизованным или децентрализованным способом. То есть некоторые виды документов (например, приказы руководителя организации по основной деятельности) могут регистрироваться централизованно в службе ДОУ, а другие – децентрализовано (например, каждое подразделение может регистрировать служебные записки, которые создаются в нем).

■ Независимо от места регистрации (централизованная или децентрализованная регистрация) все данные о документах сохраняются в одной базе данных. При этом права пользователей в СЭД разграничиваются на регистрацию, редактирование, удаление, просмотр документов и т.д. Соответственно, обладая определенными правами, можно ознакомиться в СЭД с разными документами, которые были зарегистрированы в разных подразделениях организации.

■ СЭД предоставляет удобный механизм поиска зарегистрированных документов и данных о них. Поиск документа или нескольких документов может осуществляться по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в РК, а также по прикрепленным файлам текстового формата. Кроме того, СЭД очень быстро отбирает документы, соответствующие поисковому запросу, и при этом учитываются права пользователей на доступ к информации в системе. Например, за несколько секунд можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, а можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, поступившие от определенного корреспондента и посвященные определенному вопросу, и т.д. Найденные документы, как правило, отображаются в виде таблицы (журнала), каждая строка которой содержит сведения об одном документе. При выборе какой-либо строки открывается РК документа. При необходимости таблица, содержащая сведения о найденных документах, может быть распечатана или отправлена по электронной почте.

■ СЭД предоставляют удобные механизмы заполнения РК. В настроенной СЭД заполнение РК осуществляется, как правило, быстрее, чем внесение такого же объема информации в электронный журнал в MS Excel или бумажный журнал, а также бумажную карточку. В большинстве СЭД некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно использовать механизм автопоиска (автоподставки), позволяющий в кратчайшие сроки выбрать необходимое значение из справочника, или использовать заранее сохраненные списки значений. Отметим, что выбор значений из справочников, во-первых, позволяет пользователям не совершать орфографических ошибок при заполнении карточек, во-вторых, в дальнейшем облегчает поиск документов.

Остальные поля РК являются текстовыми (например, краткое содержание документа или текст резолюции), и для экономии времени при их заполнении можно использовать заранее сохраненные списки текстов, выбирая из них нужный текст или его часть. Кроме того, некоторые СЭД при заполнении текстовых полей позволяют использовать механизм автозамены.

■ Действия пользователей в СЭД протоколируются, т.е. записываются в специальный системный журнал. Благодаря этому можно посмотреть точное время регистрации документа, каким именно пользователем был зарегистрирован документ, вносились ли изменения в РК документа, какие пользователи и в какое время просматривали РК и сам документ и т.д.

■ СЭД позволяет нескольким пользователям одновременно регистрировать документы одной группы. Например, при большом объеме документооборота входящие документы могут одновременно регистрировать несколько человек. При этом регистрационные номера документов присваиваются автоматически, по порядку и с учетом требований инструкции по делопроизводству организации.

■ Большинство СЭД поддерживают однократную регистрацию документов и позволяют отслеживать движение документов как в электронном, так и бумажном виде. Другими словами, при использовании СЭД исчезает потребность в повторной регистрации документа, поступившего из другого подразделения. Документ регистрируется в СЭД однократно (один раз документу присваивается регистрационный номер, один раз заполняется и сохраняет РК), а затем в системе автоматически фиксируются все данные о передаче документа (его РК). И в любом подразделении можно легко получить список документов, поступивших из других подразделений за указный период времени.

■ СЭД позволяют прикреплять к РК файлы, содержащие электронный документ или электронную копию документа. При этом многие СЭД позволяют быстро и удобно сканировать документы на бумажном носителе. Например, некоторые СЭД предоставляют возможность поточного сканирования документов на бумажном носителе для создания их электронных копий и сохранения этих копий в базе данных СЭД. Технология поточного сканирования основана на том, что при регистрации на документ наносится уникальный штрих-код, который однозначно идентифицирует РК этого документа и содержит информацию о параметрах сохранения электронной копии. При сканировании любого количества документов СЭД самостоятельно анализирует штрих-код каждого документа, автоматически обрабатывает и прикрепляет электронные копии документов к соответствующим РК.

■ Многие СЭД позволяют проводить автоматическую проверку на повторность поступления документов. Например, сначала входящее письмо может прийти по факсу и быть зарегистрировано в СЭД. Через некоторое время это же письмо может быть доставлено почтой, и при его регистрации СЭД выдаст сообщение о том, что данный документ ранее поступал в организацию и уже зарегистрирован в системе.

■ СЭД позволят устанавливать связки или связывать несколько РК документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивает переход к работе из одной РК документа в другую. Например, можно установить связку между РК письма-запроса и РК письма-ответа.

■ СЭД позволяют в автоматизированном режиме формировать различные отчеты. То есть для подготовки отчета нужно задать только его параметры (например, период времени, виды документов, по которым формируется отчет, и т.д.), все остальное сделает СЭД.

Обратите внимание! Если в организации внедрена СЭД, то регистрация документов обязательно должна производиться в системе. Без выполнения данного условия (создания и заполнения РК документа) не получится автоматизировать в СЭД дальнейшую работу с документами.

В настоящее время СЭД используются не во всех организациях. Некоторые организации на начальном этапе формирования системы делопроизводства не могут позволить себе приобретение и внедрение СЭД или думают, что СЭД им не по карману. Но ряд СЭД (не все) позволяют внедрять их поэтапно: на первом этапе можно купить несколько рабочих мест СЭД только для работников службы ДОУ, автоматизируя некоторые процессы делопроизводства (в т.ч. регистрацию документов) в службе ДОУ, или рабочие места для работников службы ДОУ и работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Далее можно автоматизировать больше функций делопроизводства, к тому же при таком внедрении пропадет потребность в повторной регистрации документов, поступающих в структурные подразделения.

Регистрация документов в электронных журналах

Электронные журналы регистрации удобнее всего вести в табличном процессоре MS Excel. При данном способе регистрации на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо завести отдельный электронный журнал. А для организации удобной работы с электронными журналами рекомендуем для каждого из них создать отдельный файл MS Excel. Другими словами, не нужно размещать несколько журналов на разных листах одного файла.

Состав столбцов в каждом электронном журнале определяет организация самостоятельно. А так как виды документов отличаются по составу реквизитов, то состав столбцов в электронных журналах может различаться. Для подготовки электронных журналов можно использовать приведенный выше Перечень обязательных сведений о документах из Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, при необходимости дополняя его другими данными. Например, для удобства ведения справочно-информационной работы в электронный журнал можно включить столбец, содержащий ссылки на отсканированные образы документов (рис. 3), т.е. при нажатии на ссылку будет открываться электронная копия документа.

Данные по каждому документу вносятся в отдельную строку таблицы (см. рис. 3).

Для удобства регистрации желательно выделить шапку таблицы (строку, содержащую наименования столбцов) и зафиксировать ее область. Для этого необходимо выделить строку, расположенную под шапкой таблицы, и на вкладке Вид в группе Окно щелкнуть кнопку Закрепить области, а затем выбрать команду с таким же наименованием (см. рис. 3). Выполнение данной операции позволить наименованиям столбцов таблицы всегда находиться в поле зрения.

Рис. 3. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel.

Закрепление области

Для ведения справочно-информационной работы по документам в MS Excel можно использовать функции поиска и фильтрации. Например, для быстрого получения информации о документе по исходящему номеру (регистрационному номеру, присвоенному корреспондентом) удобно использовать поиск. Для этого сначала желательно выделить столбец, содержащий исходящие номера, а затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Найти и выделить и выбрать команду Найти (рис. 4). В результате откроется окно Найти и заменить (рис. 5), в которое можно ввести номер и быстро перейти к строке, содержащей информацию о нужном документе.

Рис. 4. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel. Поиск документа

Рис. 5. Окно найти и заменить

Для получения, например, перечня документов, поступивших от одного корреспондента, будет удобнее воспользоваться фильтром (рис. 6). В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются. После отбора данные о документах можно просматривать, выводить на печать, преобразовывать в диаграммы, копировать и т.д.

Кроме того, возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т.е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных. Например, можно получить перечень документов, поступивших от определенного корреспондента за определенный период времени.

Рис. 6. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel. Использование фильтров

Для создания фильтра нужно выделить ячейку в области данных, которые в дальнейшем нужно будет фильтровать, и затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Сортировка и фильтр и выбрать команду Фильтр. После установки фильтра в каждой ячейке с наименованием столбца появится кнопка, позволяющая выбрать условия фильтрации (см. рис. 6).

В рамках данной статьи нельзя рассказать подробно про функции поиска и фильтрации MS Excel. Однако всю необходимую информацию о работе данных функций можно найти в справке MS Excel, которая открывается при нажатии клавиши F1 на клавиатуре. А для освоения MS Excel будут полезны бесплатные учебные курсы, размещенные на сайте Microsoft: http://office.microsoft.com/ru-ru/training/CR010047968.aspx.

Итак, возможности MS Excel по регистрации документов и дальнейшей работе с данными значительно уступают СЭД. Поэтому данный способ регистрации можно использовать при небольшом объеме документооборота, когда регистрацию документов в каждом электронном журнале осуществляет один человек. Если документов много, то стоит задуматься о приобретении СЭД.

Однако регистрация документов в MS Excel удобнее и эффективнее по сравнению с использованием бумажных журналов и карточек. Функции MS Excel позволяют более оперативно и качественно вести информационно-справочную работу по документам. При необходимости в MS Excel кроме названных нами функций поиска и фильтрации можно использовать другие средства: сводные таблицы, диаграммы, формулы и т.д.

Регистрация документов с использованием бумажных картотек

При данном способе регистрации РК создаются и заполняются на бумажном носителе, а затем вручную расставляются в картотеки в соответствии с используемыми классификаторами. На один документ может создаваться несколько РК, включаемых одновременно в несколько самостоятельных картотек. При этом могут использоваться следующие картотеки:

● справочная (информационная);

● тематическая (кодификационная);

● сроковая (контрольно-справочная).

Справочная (информационная) картотека используется для регистрации документов и их дальнейшего поиска. По одной картотеке, в которой РК систематизируются по видам документов и регистрационным номерам, не всегда удобно производить поиск документов. Поэтому в организации могут одновременно вестись сразу несколько справочных картотек, в которых РК систематизируются по другим параметрам: корреспонденту, исполнителю и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создается тематическая (кодификационная) картотека. В данной картотеке составляется отдельная карточка на каждый вопрос, содержащийся в тексте документа. Сами карточки в данной картотеке систематизируются в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Сроковая (контрольно-справочная) картотека используется для осуществления контроля за исполнением документов и поручений.

Формы РК самостоятельно определяет организация и закрепляет их в инструкции по делопроизводству. Обычно РК делаются на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).

Регистрационная карточка входящего документа

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Наименование корреспондента

ООО «Траст-Инвест»

Наименование вида документа Кол-во листов документа Кол-во листов прилож.

Письмо (входящие) 2 10

Дата документа

Регистрационный номер документа

Исходящая дата документа

Исходящий номер документа

Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

О страховании транспортных средств

Поручение / резолюция (исполнитель, содержание, автор, дата)

Резолюция Павлова Н.Н. от 04.07.2011:

Смирнову Г.Н. прошу рассмотреть предложения ООО «Траст-Инвест» и доложить о них к 07.07.2011.

Срок исполнения 07.07.2011

Оборотная сторона

Ход исполнения

Отметка об исполнении поручения и направлении документа в дело

Для ведения нескольких картотек, т.е. для создания нескольких РК по одному документу, используют одну из следующих технологий:

● заполняют несколько РК и затем расставляют их по картотекам;

● заполняют одну карточку, затем снимают необходимое количество копий карточки и расставляют их по картотекам.

Итак, карточная форма регистрации, построенная на применении традиционных ручных средств, является неудобной и трудоемкой для самого процесса регистрации. Кроме того, такой способ регистрации не удовлетворяет современным требованиям оперативности и полноты получения информации. При работе с РК, созданными на бумажном носителе, затруднено составление статистических и аналитических обобщающих сводок, проведение оперативного многоаспектного поиска, накопление, обработка и хранение больших объемов информации.

Однако данный способ регистрации нельзя назвать самым неэффективным. Самый трудоемкий и неудобный способ регистрации – это регистрация в бумажных журналах. Кратко опишем особенности использования журналов на бумажном носителе.

Регистрация документов с использованием бумажных журналов

Регистрация документов в бумажных журналах является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

При использовании бумажных журналов (аналогично с электронными) на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо заводить отдельный журнал. Состав столбцов в каждом бумажном журнале также самостоятельно определяется организацией.

Бумажные журналы значительно уступают по удобству использования электронным аналогам. Традиционные журналы не имеют никаких средств, позволяющих облегчить поиск документов, составление отчетов и т.д. Журнал на бумажном носителе предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Поэтому при поиске нужно постранично просматривать все записи в журнале, а это очень трудоемко и неэффективно. Кроме того, несколько человек не могут одновременно работать с одним бумажным журналом и во время просмотра журнала в него нельзя вносить данные о регистрируемых документах. Поэтому использовать бумажные журналы для регистрации организационно-распорядительных документов нецелесообразно. Сегодня нужно регистрировать документы в бумажных журналах только в том случае, если требование к ведению журналов на бумажных носителях закреплено в правовых актах или когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии и конфликтные ситуации (например, при выдаче документов об образовании, пропусков).

Извлечение

из Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства

(утверждены приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н)

50. Журнал регистрации денежных чеков ведется органом Федерального казначейства на бумажном носителе в следующем порядке…

Далее в статье оба вида карточек будут обозначаться аббревиатурой РК.

Максимальный эффект от СЭД может быть достигнут, когда рабочие места системы установлены всем должностным лицам, осуществляющим работу с документами. Однако если СЭД позволяет внедрять ее поэтапно, то многие организации пользуются этим. При таком подходе внедрение на первых этапах требует меньше времени и стоит дешевле. В последующем организация может принять решение о докупке необходимого числа рабочих мест и расширении состава автоматизируемых функций делопроизводства. При этом большинство работ на последующих этапах внедрения могут осуществлять работники организации, которые уже хорошо знают систему.

Для того чтобы СЭД можно было установить только в службе ДОУ и работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, система должна позволять настраивать права пользователям таким образом, чтобы один пользователь в СЭД одновременно мог работать за нескольких должностных лиц. Это нужно для того, чтобы работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, мог в одном разделе СЭД получать документы, адресованные любому должностному лицу в подразделении, мог вводить в систему резолюции руководителя подразделения и его заместителя, а также контролировать их исполнение и т.д. В дальнейшем рабочие места СЭД могут быть докуплены для всех работников подразделения, а права пользователя, ответственного за ведение делопроизводства, могут быть изменены.

Для некоторых видов документов (не относящихся к системе организационно-распорядительной документации) вид журнала регистрации может устанавливаться правовыми актами, принятыми на общегосударственном или региональном уровне.

Здесь и далее порядок действий указан для MS Excel 2007.

Или можно использовать горячие клавишы Ctrl+F.

С нашей точки зрения, электронные журналы, которые должны храниться до 10 лет, не нужно распечатывать в конце года для их хранения. При этом в номенклатуре дел в графе «Примечание» стоит делать отметку о том, что журнал ведется в электронном виде. А чтобы избежать потери данных в процессе заполнения журналов, следует периодически делать резервную копию файлов с электронными журналами. Если же журнал регистрации должен храниться постоянно или свыше 10 лет, то в конце года при необходимости он распечатывается.

Для некоторых видов документов (не относящихся к системе организационно-распорядительной документации) вид журнала регистрации может устанавливаться правовыми актами, принятыми на общегосударственном или региональном уровне.

Порядок передачи документов на архивное хранение

Рано или поздно у любой компании возникает необходимость в передаче документов на архивное хранение. Старые акты, приказы, договора, многие документы кадрового делопроизводства, которые более неактуальны, нельзя уничтожать полностью: ряд бумаг может потребоваться для проверок налоговой и других инстанций, в судебных разбирательствах, при анализе коммерческой деятельности, а также бывшим работникам. Для этого мало создать архив: нужно грамотно классифицировать и подготовить бумаги.

Порядок подготовки документов фиксируется в Инструкции по делопроизводству. Это внутренний нормативный акт организации, который можно составить, ориентируясь на Правила, утвержденные приказом Минкультуры (от 31 марта 2015 г. № 526), и Правила, одобренные Коллегией Росархива (от 6 февраля 2002 г.). В Инструкции нужно прописать правила формирования и оформления дел, экспертизы ценности документов, составления описей и передачи дел в архив.

Кроме инструкции, при подготовке необходимо собрать экспертную комиссию (ЭПК) из сотрудников организации. Такая комиссия должна действовать постоянно.

Когда и какие документы нужно передавать архив или на уничтожение?

Первый этап подготовки к передаче документов в архив – экспертиза ценности. На экспертизу попадают бумаги, утратившие актуальность. Сроки надобности тех или иных документов необходимо прописать в Инструкции. Например, кадровую документацию, согласно правилам Росархива, нужно хранить 3 года после окончания сотрудничества с работником. После этого их либо уничтожают, либо отправляют в архив.

В архиве организации также разрабатывают график передачи дел. Его согласуют с другими отделами и утверждают у руководителя.

Как только истекает срок надобности документов, они поступают на проверку экспертной комиссии. Её члены должны определить ценность и принять решение: отправить документ в архив или на уничтожение. Так, в архив кадровых документов должны попасть все приказы, акты, договора, которые подтверждают стаж, деятельность, доходы работника в организации.

Подготовка документов для архива

Итак, как только экспертная комиссия выбрала документы для передачи в архив, их необходимо подготовить: структурировать, систематизировать, объединить в дела. Дела составляют, ориентируясь на время составления, тип бумаг, их направленность и многое другое. Например, бухгалтерские документы объединяют по времени создания (год, квартал, месяц), кадровые – по имени работника, отдельному подразделению компании, времени сотрудничества.

Документы, объединенные в одно дело, переплетают и помещают в папку (обложку). На обложке размещают основную информацию:

  • название организации, код ее подразделения;
  • номер дела и его заголовок;
  • даты;
  • срок хранения;
  • число листов;
  • архивный шифр.

Обязательно нужно составить опись дел (в двух экземплярах). Информация в описи и на обложках дел должна совпадать. Если документы отправляются в архив организации, их принимает и проверяет ответственное лицо в присутствии работника, предоставившего бумаги. На обоих экземплярах описи проставляют отметки о том, что дело в наличии. В конце описи указывают количество переданных дел, номера тех, что отсутствуют, дата передачи и подписи. При передаче ценных документов проверяют число листов в делах.

Если за время работы архива изменилось название компании, новое необходимо прописать на обложке каждого дела, указав старое в скобках.

Если возможности хранить бумаги и заниматься подготовкой к хранению у компании нет, можно передать обязанности сторонней компании (по договору), а сами документы перенести в электронный вид. Законом это не запрещено.

ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству
– что проверяет инспекция по труду и как подготовится к проверке

Выписка из «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения», утвержденная приказом Росархива от 6 октября 2000 года.

Многие сроки начинаются с момента отметки ЭПК (экспертно-проверочной комиссии)

Вид документа

Срок хранения документов

Примечание

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Постоянно

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров

5 лет ЭПК

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5 лет

Записки, заменяющие приказы по личному составу

75 лет ЭПК

5 лет – о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках (по России)

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другое):

а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания

Постоянно

б) работников

75 лет ЭПК

Характеристики работников, не имеющих личных дел

75 лет ЭПК

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

75 лет ЭПК

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 лет ЭПК

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и другое) лиц, не принятых на работу

1 год

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования

Невостребованные – 50 лет и более

Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и другое), не вошедшие в состав личных дел

5 лет

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность

Постоянно

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

75 лет ЭПК

Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей

3 года

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности

3 года

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

15 лет

При отсутствии приказов – 50 лет и более

Список (штатно – списочный состав) работников

Постоянно

Списки:

50 лет – при отсутствии лицевых счетов

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

Постоянно

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

Постоянно

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Постоянно

г) работников

75 лет

д) кандидатов на выдвижение по должности

5 лет

е) военнообязанных

3 года

ж) прошедших аттестацию

5 лет

з) получающих персональные ставки, оклады

10 лет

Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных

3 года

Переписка об оформлении командировок

5 лет

10 лет ЭПК – для заграничных командировок

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 года

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

5 лет

50 лет ЭПК – при отсутствии приказов

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5 лет

Графики предоставления отпусков

1 год

Карточки, указатели к приказам по личному составу

75 лет

Книги, журналы, карточки учета:

После увольнения

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 лет

б) работников, направленных в командировки

5 лет

в) военнообязанных

3 года

г) отпусков

3 года

д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений

75 лет

е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет

ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3 года

з) выдачи командировочных удостоверений

5 лет

Архивное делопроизводство и номенклатура

Делопроизводство и архивное дело: термины и определения

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Если вы откроете этот ГОСТ, вам объяснят, например, что такое:

  • документационное обеспечение (ДОУ);
  • архивное дело (АД);
  • документ (официальный, электронный, архивный);
  • подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
  • сроки хранения документов;
  • многое другое.

Фактически этот ГОСТ — настоящий толковый словарь документоведа организации.

Требования к оформлению документов

Если вы хотите узнать, как именно должны выглядеть документы (из чего состоят и как оформить реквизиты, где расположить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, что собой представляют унифицированные бланки и т. д.), нужно обратиться к ГОСТу Р 7.0.97-2016, который был принят на замену ГОСТу Р 6.30-2003.

В новом ГОСТе дано больше образцов бланков документов, расширены реквизиты (например, добавлена информация об электронной цифровой подписи).

Использование ГОСТа — дело добровольное: это рекомендации, применяя которые, делопроизводитель или кадровик может упростить работу и усовершенствовать документооборот организации.

Архивное дело

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, АД — это деятельность организации или специализированного подразделения компании по комплектации, хранению, учету и предоставлению доступа к документации.

Деятельность любого архива — от государственного, муниципального, отраслевого до архива организации — регулируется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Однако этот термин может быть применен и к определенной совокупности документов, скомпонованных по принципу подобия и подшитых в папку, сданных в архив и образующих единицу хранения.

Архивное делопроизводство

В архиве традиционно хранится огромное количество документов, причем они должны не лежать «мертвым грузом», а быть легко доступны. Следовательно, нужна прозрачная каталогизация, которая обеспечит быструю навигацию по фондам.

Для этого, во-первых, разрабатывается шифр (аналогичный библиотечному), который облегчит поиск нужного документа.

Во-вторых, создаются учетные книги, фиксирующие поступающие и выбывающие документы, а также их состояние и количество.

Так, приемка дел оформляется сдаточной описью, актом приема-передачи на хранение. Запись об этом заносится в книгу учета поступления и выбытия документов.

Образец описи для передачи в архив

Выдача из архива также регистрируется в книгах учета и оформляется:

  • заказом на выдачу;
  • актом о выдаче.

Уничтожение документов также подтверждается актом после проведения экспертизы их ценности. Вывоз признанных не подлежащими хранению документов на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

Образец акта уничтожения

Текущая работа архивариуса также заключается в том, что он упорядочивает документы в дела по определенным принципам и правилам, составляет опись дел, их описания, создавая таким образом научно-справочный аппарат архива. Удобным инструментом работы с фондами могут быть архивный путеводитель и архивный каталог (разница в том, что путеводитель дает общую картину имеющегося фонда, а каталог показывает документы в виде классификатора).

Взаимодействие архива и отдела делопроизводства организации

Специалисты архива могут оказывать методическую помощь сотрудникам организации, ответственным за документационное обеспечение: например, в формировании номенклатуры, оформлении дел, определении сроков хранения документов в подразделениях организации и подготовки к передаче их в архив.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *