Документооборот организация

  • автор:

Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

— централизованная;

— децентрализованная;

— смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

— характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

— объем документооборота организации;

— наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Организация делопроизводства

Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.

Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.

■ Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела. Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями.Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.

■ Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации. Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.

■ Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ). Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.

В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.

Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.

Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации. Содержание инструкции можно представить в виде следующих основных разделов:

● Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);

● Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);

● Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

■ Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

ГУМАНИТАРИИ ЮГА РОССИИ HUMANITIES OF THE SOUTH OF RUSSIA 2017 Том 23 № 1_2017 Tom 23 Issue № 1

ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ

УДК 331

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК ФОРМА СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Иванова Елена Владимировна

Кандидат философских наук, доцент, Институт сферы обслуживания и предпринимательства (филиал) Донского государственного технического университета в г. Шахты, e-mail: E.Ivanova.rd@mail.ru

В данной статье раскрыты наиболее эффективные направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве. В работе анализируются системы электронного документооборота. Рассмотрена идеальная система автоматизации документооборота. Приведены наиболее популярные на российском рынке системы автоматизации делопроизводства и документооборота.

Ключевые слова: документ, делопроизводство, электронный документооборот, автоматизация делопроизводства, архив документов, система документооборота.

ELECTRONIC DOCUMENT FLOW AS A FORM OF MODERN RECORDS MANAGEMENT

Elena V. Ivanova

Введение

Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов. Документы — одно из

основных средств делового общения. Деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу и другим видам деятельности. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство — один из факторов делового успеха.

В настоящее время организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения как совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивает движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по доку-ментопотокам.

Актуальность проблемы изучения электронного документооборота заключается в том, что сегодня совершенствование управления, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство на предприятиях.

Целью изучения данной темы является выбор системы электронного документооборота на предприятии.

Для реализации поставленной цели были сформулированы следующие задачи исследования: раскрыть понятие термина «документооборот»; рассмотреть автоматизацию делопроизводства; охарактеризовать электронный документооборот как форму современного делопроизводства; раскрыть подсистемы автоматизации документооборота; описать функции системы документооборота; проанализировать автоматизацию системы делопроизводства и документооборота.

В работе были использованы общенаучные методы и приёмы исследования, такие как анализ и синтез, сравнение, аналогия и обобщение.

Еще в 2012 г. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.

Определение электронного документа дает Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Современные технологии электронного документооборота

Проблема электронных технологий в делопроизводстве — это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства — от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.

На сегодняшний день, в реальных условиях медленного развития законодательной базы электронного делопроизводства (ЭД) в РФ, целесообразно выделить актуальные проблемы документоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и, предваряя законодательное закрепление, попытаться их решить в качестве временных, называя ориентировочно срок пять лет. В первую очередь к таким проблемам необходимо отнести использование электронных технологий в традиционном бумажном делопроизводстве .

При этом следует исходить из традиционной тематики, которой занимается документоведение и решения которой ждут от Федеральной архивной службы: документационное обеспечение управления, делопроизводство, организационно-распорядительная документация, архивное хранение. Кроме того, следует исходить из того, что на практике делопроизводство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне компьютеризации в организации. Не говоря уже о том, что архивное хранение остается бумажным.

Можно назвать три наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:

1. Подготовка документов с использованием электронных технологий — осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов.

2. Электронная передача информации — используется для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

3. Электронная регистрация поступления документов в систему -предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строятся учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм.

Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует .

Автоматизация делопроизводства в современных условиях

Термин «документооборот» можно трактовать как отражение термина «делопроизводство», достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении, при использовании его в компьютерной индустрии. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства -формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнения и формированию соответствующей отчетности.

К сожалению, подобного термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту», в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от пристрастий и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами :

DMS (Document Management Systems) — в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод — «архивы документов»;

DocFlow-системы — системы маршрутизации документов;

WorkFlow-системы — более точно данный термин переводится как «системы автоматизации бизнес-процессов», имеется и другой перевод данного термина — «системы поддержки управления».

У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности сложилась традиция использовать термин «документооборот» еще в одном аспекте: под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию бумажной отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.

В последнее время появились новые термины, близкие к теме автоматизации документооборота — Document Warehousing («хранилища документов») и Knowledge Management («управление знаниями»). Проблемы, стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хранилищ данных (Data Warehousing) и оперативного анализа данных (OLAP) относятся к системам оперативной обработки транзакций (OLTP). Таким образом, системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота и необходимы для структуризации и долго-

срочного хранения больших массивов, накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации в массиве разнородных накопленных документов.

Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных «бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Дополнительные сложности вызываются тем, что до сих пор четко законодательно не закреплен статус электронного документа. Существуют определенные сложности с сертификацией систем электронной подписи и систем обеспечения секретности доступа к документам .

Задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, движение документов тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.

Все перечисленное позволяет сделать вывод, что система автоматизации документооборота — достаточно сложный механизм. Система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Система автоматизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности.

Рассмотрим некоторую идеальную систему автоматизации документооборота, включающую в себя максимальное количество функций. Любая реальная система будет включать в себя лишь подмножество функций, необходимых для каждого конкретного случая .

В системе автоматизации документооборота можно выделить несколько аспектов использования термина «документ».

Бумажный документ представляет собой объект, непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиша, изображение, видеозапись и пр.

Электронный образ документа — копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств, его идентифицирующих (название, категорию, дату создания и пр.) При этом

данная информация хранится не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.

Электронный документ — в отличие от образа документа, электронный документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть «сырыми», т.е. не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы Binder Microsoft Office.

Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не существует в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты в другое подразделение и снова погружен в систему. В силу природы приложений документы данного типа изначально содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы документов или ссылки на них .

К последней группе документов относятся отчеты, порождаемые в результате работы прикладных АРМ. Это особый тип документов, динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе, так как он живет только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.

Выделим характерные подсистемы идеальной системы автоматизации документооборота и формализуем их функции, учитывая при этом различные типы документов.

Система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем. Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота :

— системы автоматизации делопроизводства;

— архивы документов;

— системы ввода документов и системы обработки образов документов;

— системы управления стоимостью хранения документов;

— системы маршрутизации документов;

— системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Кратко остановимся на функциях каждой из них.

Функции автоматизации делопроизводства включают фиксацию документов в специальной базе данных, выражающуюся в заполнении специальной карточки документа. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации положение о делопроизводстве.

Архив документов — это то, что, собственно, хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то, и другое. Помимо хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

В отличие от систем предыдущего класса в архивах хранятся сами документы, поэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля, определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей, система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.

Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив, т.е. перевод документов из бумажного в

с __с _____

электронный вид. В простейшем случае эта процедура сводится к сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно.

Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и пр. Кроме того, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов.

Системы управления стоимостью хранения обеспечивают возможность работы с различными периферийными устройствами — накопителями на жестких магнитных дисках, оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и СБ-ЯОМ-устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных на более «дешевые» устройства в случае, если доступ к ним осуществляется не очень часто.

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбором информации о текущем статусе документов, осуществляют группирование документов по завершении работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.

Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами.

Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow-системы, или системы комплексной автоматизации процессов управления, или бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных, используемых в бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать, и все необходимые для этого данные. WorkFlow-приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow-системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу (определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и пр.) выполняет система WorkFlow. Функции WorkFlow-приложений выходит за рамки функций систем документооборота, однако технологии, используемые в данных приложениях, очень близки тем, которые используются в системах маршрутизации документов, которая может рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow-систем.

В заключение приведем схему идеализированной системы документооборота .

В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему,

поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и пр.) и управление данными.

Структура идеализированной системы автоматизации

документооборота

Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота

Автоматизация документооборота сокращает время обработки, улучшает поиск данных, обеспечивает контроль исполнения, предоставляет полную аналитическую информацию и снижает вероятность всевозможных ошибок.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации :

— документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

— организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

— систематизация архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия решений).

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации.

Документооборот — это движение документов в рамках ДОУ.

Система документооборота будет совершенствоваться в процессе эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и развитием организации.

Представим наиболее популярные на российском рынке системы:

— «ИнтерТраст», Company Media ;

— LanDocs, «Ланит» ;

— Optima Workflow, «Оптима» ;

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

— «БОСС-Референт», «АйТи» ;

— «Дело», «Электронные офисные системы» .

Кроме того, в последнее время мощную рекламную политику проводит компания «Документум Сервисиз», официальный дистрибьютор Documentum, Inc. . Поэтому система Documentum также включена в обзор, хотя по сути ее надо было бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и т.д.

Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства.

Таким образом, электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Смысл внедрения автоматизированной системы документооборота состоит в том, чтобы избавить бюрократическую машину делопроизводства от бумажных завалов. Именно для выполнения данной цели и используется электронное делопроизводство и электронный документооборот.

Литература References

5. Автоматизация документооборота. Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах. Автоматизированные системы документооборота . URL: http://www. directum.ru/ 425833.aspx (дата обращения: 10.12.2016).

6. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. 2010. № 3. С. 40-47.

7. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. 2011. № 7-8. С. 23-25.

8. Мысин М.Н., Сушкова Л.М., Суш-ков С.А. Документооборот: от традиционного к электронному : учеб.-практ. пособие. Самара, 2009. 211 с.

9. Курченков К.Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота // Вестник Воронежского ин-та высоких технологий. 2014. № 12. С. 102-106.

11. LanDocs . URL: http://www.landocs.ru/ (дата обращения: 12.12.2016).

12. OPTIMA-WorkFlow . URL: http://optima-workflow.ru/ (дата обращения: 12.12.2016).

13. Ай-Ти: БОСС-референт . URL: http://ais.rissoft.ru/4-8.html (дата обращения: 12.12.2016).

14. СЭД «ДЕЛО» . URL: http://www.eos.ru/eos_products/eos_ delo/ (дата обращения: 12.12.2016).

Поступила в редакцию

7. A. Bertyakov, A. Sumin. Avtoma-tizaciya dokumentooborota // Finansovyy direktor. 2011. № 7-8. P. 23-25.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

11. LanDocs . URL: http://www.landocs.ru/ (data obrashcheniya: 12.12.2016).

12. OPTIMA-WorkFlow . URL: http://optima-workflow.ru/ (data obrashcheniya: 12.12.2016).

13. Ay-Ti: BOSS-referent . URL: http://ais.rissoft.ru/4-8.html (data obrashcheniya: 12.12.2016).

Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.

Архивное дело регулируется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, вступившем в силу с начала марта 2014 г. В стандарте приводятся значения следующих понятий:

  • делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
  • под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
  • документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
  • архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
  • под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
  • документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
  • номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
  • под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

  • организационная структура и штатное расписание предприятия;
  • разработанные в предыдущие годы реестры дел;
  • описи дел временного и постоянного хранения;
  • при наличии — типовые номенклатуры дел;
  • правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
  • перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

  1. Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
  2. Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

Авдюшин Денис, генеральный директор «Делис Архив».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *