Докладная или служебная?

  • автор:

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору

ООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

Настиной И.А.

Служебная записка

05.04.2019 № 4 г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Д. Оформление служебных писем (записок)

Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Письма оформляются на бланках установленных образцов. Если письмо подписывается несколькими должностными лицами, то письмо оформляется на стандартном листе бумаги.

Письмо, оформленное на бланке, имеет следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Слова «МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» — только для писем Министра обороны Российской Федерации;

слова «ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» — только для писем первых заместителей Министра обороны Российской Федерации;

слова «ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» — только для писем заместителей Министра обороны Российской Федерации.

3. Наименование органа военного управления, например: УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

4. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса.

5. Дата.

Оформляется словесно — цифровым способом: 10 сентября 1997 г.

6. Адресат.

Располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются центрованным способом в границах, отведенных для реквизита «Адресат». Длина максимальной строки не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

Письма адресуют органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам.

Например:

Президенту Российской Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА
ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ
Председателю Государственной Думы
И.О.ФАМИЛИЯ

СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ
Председателю Совета Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ

Председателю Правительства
Российской Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ

Первому заместителю Председателя
Правительства Российской Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ

Заместителю Председателя
Правительства Российской
Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ

Министру иностранных дел
Российской Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ

Министру внутренних дел
Российской Федерации
воинское звание И.О.ФАМИЛИЯ

Письма адресуются также организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. Наименования организации и структурного подразделения пишут полностью в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения — в дательном.

Например:

Управление делами
Президента Российской Федерации

Начальнику (наименование управления
или отдела)
И.О.ФАМИЛИЯ

При адресовании письма руководителю организации или подразделения Администрации Президента Российской Федерации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты пишутся в дательном падеже).

Например:

Руководителю Администрации
Президента Российской Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ

Если письмо отправляют в несколько однородных подразделений или организаций, их следует указывать обобщенно:

Руководителям
самостоятельных подразделений
Администрации Президента
Российской Федерации

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишут. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляют указатель рассылки и на каждом письме указывают только одного адресата.

При оформлении писем указывается полный почтовый адрес организации (кроме писем, адресованных органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям) или частного лица.

7. Заголовок.

Печатается от левой границы текстового поля документа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

8. Текст.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст письма печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.

В письмах — ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

В этом случае дата и номер документа могут быть вынесены в заголовок.

9. Приложение.

Слово «Приложение» печатается с красной строки и подчеркивается. После слова «Приложение» ставится двоеточие.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложения: 1. Проект государственного оборонного заказа на 20 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту государствен ного оборонного заказа на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложения: письмо (наименование органа военного управления) от 29 августа 1997 г. N __ и приложение к нему,всего на 11 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

10. Подпись.

Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями.

Для писем, оформляемых на бланках Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, подпись состоит из личной подписи, инициала имени и фамилии:

Личная подпись И.Фамилия

Исключение составляют письма, адресованные руководителям (заместителям) федеральных органов исполнительной власти, имеющим воинские (специальные) звания. В этих случаях указывается воинское звание Министра обороны Российской Федерации (его заместителей).

Для писем, оформляемых на бланках с наименованием органа военного управления, подпись состоит из сокращенного наименования должности, воинского звания (если письмо направляется в орган военного управления), личной подписи, инициала имени и фамилии:

Начальник управления
воинское звание
личная подпись И.Фамилия

Наименование должности, состоящее из одной строки, печатается от левой границы текстового поля. Если наименование должности состоит из двух и более строк, то слово «Начальник» может располагаться центрованным способом по отношению к последующим строкам реквизита.

Инициал имени и фамилия печатаются на расстоянии не менее 12,4 см от левой границы текстового поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещать ее в сторону площади, отведенной для подписи.

При подписании письма несколькими лицами (оформляется на стандартном листе бумаги) равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей. При разных должностях подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

На расстоянии 2 — 3 интервалов от реквизита «Подпись» проставляется дата, ниже через 1 интервал — номер.

Дата и номер печатаются от левой границы текстового поля.

11. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта N 6 или 8.

12. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Печатаются в левом нижнем углу на оборотной стороне последнего листа письма.

Например:

Исп. Фамилия И.О. (орган военного управления)

т. 293-79-80

Образцы прилагаются.

Образец

Докладываю.

В соответствии с Вашим указанием от 26 сентября 1997 г. N ____

Управлением делами совместно с (указываются органы военного управления) разработан проект указа Президента Российской Федерации (наименование проекта указа).

Проектом указа предусматривается…

При Вашем согласии прошу проект прилагаемой записки Президенту Российской Федерации подписать, а проект указа Президента Российской Федерации завизировать (прилагается).

Начальник управления
воинское звание
личная подпись И.Фамилия

UKAZ_128.DOC 20.10.1997 УД МО И.О.Фамилия

Образец

Об утверждении положений о Министерстве

обороны Российской Федерации и Генеральном

штабе Вооруженных Сил Российской Федерации

Уважаемый (имя, отчество)!

В соответствии с Федеральным законом «Об обороне» Минобороны России разработан проект указа Президента Российской Федерации «Об утверждении положений о Министерстве обороны Российской Федерации и Генеральном штабе Вооруженных Сил Российской Федерации»…

Проект указа Президента Российской Федерации по данному вопросу прилагается.

И.Фамилия

UKAZ_128.DOC 20.10.1997 УД МО И.О.Фамилия

Образец

Об образовании межведомственной комиссии по вопросу…

Уважаемый (имя, отчество)!

В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 1997 г. N ВЧ-П4-34456 Минобороны России совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти рассмотрен вопрос…

По мнению Минобороны России…

С учетом изложенного Минобороны России полагало бы целесообразным…

Проект постановления Правительства Российской Федерации по данному вопросу прилагается.

И.Фамилия

POST_33.DOC 23.10.1997 УД МО И.О.Фамилия

Если проекты документов согласовывались с федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, заинтересованными организациями, то в этих случаях в проектах писем (записок) оговаривается это согласование.

Например:

Если проекты документов согласовывались с руководителями (заместителями) пяти и более федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, заинтересованных организаций, то в проекте письма (записки) пишется:

«С заинтересованными федеральными органами исполнительной власти согласовано.»

или

«С заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации согласовано.».

В случае, если к проекту записки прилагается проект (проекты) закона, указа (распоряжения) Президента Российской Федерации или проект постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации, то проект записки заканчивается словами: «Проект федерального закона прилагается.», или «Проект указа (распоряжения) Президента Российской Федерации прилагается.», или «Проект постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации прилагается.». Если проект записки носит информационный характер и проекты документов к ней не прилагаются, то текст проекта записки заканчивается словами: «Докладывается в порядке информации.» или «Докладывается на Ваше решение.».

Первый экземпляр проекта записки не визируется. Второй экземпляр визируется руководителями (лицами, их замещающими) органов военного управления, принимавших участие в подготовке этого проекта, и начальником Управления делами Министерства обороны Российской Федерации (заместителем).

Документы, о которых пойдет речь в статье, обеспечивают информационный обмен в организации. Информация, которая содержится в этих документах, может побуждать к действию или быть лишь принята к сведению. В статье даны рекомендации о том, в какой ситуации составление какого вида документа будет уместно, а также разъясняются правила составления документов и их особенности.

Докладная записка

Докладная записка (служебная записка), объяснительная записка относятся к информационно-справочным документам.

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся:

– на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);

– отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся:

– на внутренние – адресуются руководителю организации;

– внешние – адресуются руководителю вышестоящей организации.

Справочно: внутренние докладные записки нужно оформлять на стандартных листах бумаги формата А4 или А5; внешние – только на бланке организации.

Этот документ составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Докладные записки информационного характера: например, начальник структурного подразделения пишет на имя руководителя организации докладную записку, в которой сообщает о ходе выполнения каких-либо работ. Побуждающими к действию будут докладные записки, например, об отстранении работника от работы, устранении нарушений, затрудняющих выполнение должностных обязанностей, и т.д.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне – снизу вверх, т.е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

При составлении докладной записки необходимо соблюдать требования к оформлению документа, установленные:

– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4;

– Государственным стандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004).

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части излагают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагают выводы, предложения, просьбы.

Справочно: внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации. Датой докладной записки является дата ее подписания.

Как правило, используют угловое расположение реквизитов при оформлении заголовочной части докладной записки. Именно такое расположение использовано при создании унифицированной формы этого документа (код унифицированной формы 0225230001 по ОКУД).

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения – автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и располагается от границы левого поля. Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2013 г. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. На докладной записке могут быть проставлены визы заинтересованными лицами, но обязательно на документе должна быть оформлена резолюция руководителя. Она будет являться подтверждением того, что документ рассмотрен и на его основании принято решение.

Унифицированная форма докладной записки имеет заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О поощрении Иванова И.И.».

Мы уже упомянули, что текст докладной записки состоит из 2 частей. Однако он также может состоять из 3 частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки.

Образец докладной записки об отстранении смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

Служебная записка

В унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25, отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Однако он широко используется на практике. Рекомендуем оформлять данный документ в соответствии с СТБ 6.38-2004 и правилами оформления докладной записки.

Тем не менее служебные записки – это отдельный вид документа. В отличие от докладных записок, служебные обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки направляют обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Образец служебной записки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.21 журнала.

Объяснительная записка

Значение этого документа становится понятным уже из наименования. Его составляют, когда необходимо объяснить нанимателю (руководителю), например, причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или производственной дисциплины. Иногда они используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа и ее следует оформлять на общем бланке организации.

В случаях, установленных Трудовым кодексом РБ (далее – ТК), письменные объяснения являются обязательными. Например, для соблюдения порядка применения дисциплинарных взысканий (ст. 199 ТК) наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника.

Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки. Чего в объяснительной записке не может быть, так это выводов и предложений.

Структура документа следующая: фактическая часть, в которой указывают факты, послужившие поводом к написанию записки; причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Образец объяснительной записки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.

Помещено в тему: Информационно-справочные документы

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

В.Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

На №

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

В.Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/304@ от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела В.Н. Загодайкин

Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

На №

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

К записи 1555 комментариев

Владимир | 27 04 2020

Добрый день! Помогите написать служебную записку. Пришло время заменить гидравлическое масло в станке в количестве 240 литров

admin | 30 04 2020

Здравствуйте! Напишите: «В связи с необходимостью замены гидравлического масла в станке по технологическим условиям прошу выписать 240 литров масла”.

Айнура | 02 06 2020

здравствуйте! Правильно ли я написала СЗ? В связи не исправностью табло (курсови) в СБК прошу Вас дать распоряжение для ремонта.

admin | 08 06 2020

Здравствуйте! Из Вашего текста просьба служебной записки понятна, но написана СЗ неграмотно. «Неисправность” пишется слитно. Кроме того, начинать такой текст принято со слов «прошу Вас”. Предлагаю изменить текст так: «Прошу Вас дать распоряжение на ремонт табло СБК в связи с его неисправностью”.

Лариса | 09 06 2020

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как составить служебную записку на приобретение счётчиков банкнот. Дело в том что он особо не нужен. Но бывают моменты когда есть острая необходимость в них

Заранее спасибо.

admin | 15 06 2020

Здравствуйте! Можно написать: «Прошу Вас выдать распоряжение на приобретение счётчика банкнот в связи с необходимостью пересчета большого объема купюр”.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *