Деловое письмо на английском

  • автор:

Из данной статьи вы узнаете о стилях деловых писем, их структуре, грамотном оформлении, приветствии и заключении такого рода писем.

Кроме того, сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также выписать важные подсказки, которые всегда помогут вам в нужный момент.

Советуем к прочтению: Деловой английский для начинающих

Написание делового письма на английском языке может заставить многих людей переживать по поводу (и без повода) своих навыков и скудности словарного запаса для деловой переписки.

Но если придерживаться наших советов и рекомендаций ниже, у вас получится отличное деловое письмо на английском (business letter). Trust is above all!

Структура делового письма

Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:

Пройдите тему в онлайн тренажере:

  • Топ 100 слов уровня Pre-Intermediate
  • Топ 100 слов уровня upper-intermediate
  • Топ 100 слов уровня Intermediate
  • Топ 100 фразовых глаголов
  • Топ 100 слов уровня Elementary

Общие правила написания делового письма

  • Используйте правильный формат и приветствие.

Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).

Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.

При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.

Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.

В этом случае советуем прочесть нашу статью о формах обращения в английском языке.

Dear Sir/Madam – Уважаемый господин (госпожа).
Dear Mr. Smith – Уважаемый мистер Смит.
Dear Ms. – Уважаемая госпожа.
Dear Jack Johnson – Уважаемый Джек Джонсон.
Dear Customer – Уважаемый покупатель.
Gentlemen – Господа.

А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):

With reference to your letter of 7 September, I … – Ссылаясь на Ваше письмо от 7 сентября, я …
I am writing to enquire about … – Направляю Вам письмо с целью уточнения информации о …
After having seen your advertisement in … , I would like … – В связи с Вашим рекламным объявлением в …, я бы хотел(а) …
After having received your contact information from … , I … – В связи с получением Ваших реквизитов (контактных данных) от …, я …
I received your address from … and would like … – Я получил Ваши контактные данные от … и хотел бы …
We/I recently wrote to you about … – Недавно мы/я направлял(и) Вам информацию о …
Thank you for your letter of 3 November. – Благодарю Вас за Ваше письмо от 3 ноября.
Thank you for your letter regarding … – Благодарю Вас за Ваше письмо относительно …
Thank you for your letter/e-mail about … – Выражаю Вам благодарность за ваше письмо/электронное письмо о …

In reply to your letter of 2 June, … – В ответ на Ваше письмо от 2 июня …

Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.

В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы, чтобы запрос был максимально вежливым.

Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»

Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.

Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»
Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения, нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.

Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».

  • Указывайте свою цель.

Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.

Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожести:

  • Они поясняют главную суть. Каждое отвечает на вопрос: «What is it?».
  • Они лаконичны и не грубы.
  • Они содержат положительные слова: «благодарю вас», «пожалуйста», «рад», «признателен», «благодарим», «поздравляю», «успешно», «одобрить» и т. д.:

As per our phone conversation …
В продолжение нашего телефонного разговора …
I am writing to provide the information you have requested.
Направляю запрошенную вами информацию.
It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last Monday.
Было рад встретиться с вами на собрании/конференции в прошлый понедельник.
Thank you for writing to us about your experience in our research center last week.
Благодарим вас за то, что написали нам о своем опыте в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.
I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshop.
Рад написать о подтверждении нашего в Вами соглашения в отношении летней мастерской.
Thank you so much for contributing to our auction.
Большое спасибо Вам за то, что вы внесли свой вклад в наш аукцион.
I am applying for graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.
Я подаю заявку в аспирантуру по специальности «биология морской среды», и я был бы крайне признателен, если бы Вы написали рекомендательное письмо для меня.
Thank you for writing to ask about attending the conference in Baltimore. I wish I could approve your request.
Благодарю Вас за письмо по поводу конференции в Балтиморе. Хотел бы я одобрить Ваш запрос. К сожалению, …
Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am very sorry that I was unable to attend.
Примите мои извинения за пропущенную встречу вчера. Мне очень жаль, что я не смог присутствовать.
Congratulations on successfully passing your bar exam. You are now officially an attorney!
Поздравляем Вас с успешной сдачей экзамена. Теперь Вы официально являетесь уполномоченным лицом!
I fully meet or exceed the requirements of the Business Analyst III position, and I am pleased to apply for it.
Я полностью отвечаю требованиям бизнес-аналитика III категории или превосхожу их, и я рад возможности подать заявление на данную должность.

10 видов бизнес-писем

  • Коммерческое письмо. Sales Letter.

Типичные коммерческие (рекламные) письма начинаются с сильного заявления, чтобы привлечь внимание читателя, поскольку цель заключается в том, чтобы побудить его к действию.

Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

  • Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

  • Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.

Для тех, кто не в курсе, рекламация — претензия на низкое качество товара с требованием возмещения убытков. Слова и тон, которые вы решите использовать в письме-жалобе, могут быть решающим фактором при его рассмотрении.

Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.

  • Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.

Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

  • Письмо-запрос. Inquiry Letter.

Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

  • Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.

Обычно это рекламное письмо, посланное вслед за другим (в случае непоступления заказа, например). Такие письма обычно отправляются после определенного вида начального сообщения.

Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.

Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.

  • Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.

Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.

Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.

  • Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.

Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.

  • Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.

Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.

  • Заявление об увольнении. Letter of Resignation.

Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.

Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Подсказки по написанию делового письма

  • При написании вашего письма важно придерживаться простоты и целенаправленности, чтобы смысл вашего письма был ясен.
  • Используйте простые и сжатые слова вместо укоренившихся.
  • Лучший способ начать письмо — указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он устанавливает тон для последующего текста письма, захватывая интерес читателя.
  • Однако, если ваше письмо доставляет плохие новости, прямой подход нецелесообразен. Вместо этого используйте косвенный, указывая плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
  • Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми. Всегда уделяйте внимание усилиям и чувствам читателя.
  • После вступления необходимо указать детали проблемы.
  • Укажите необходимую информацию о проблеме и вариант ее решения.
  • Сообщите читателю о причинах принятого решения.
  • Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте двойные пробелы между абзацами, выровняйте свое письмо по левому краю (block style – выключка строк до конца влево). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
  • Будьте откровенны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят делом, поэтому переходите прямо к делу без «воды».
  • Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana». Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
  • Всегда ставьте преимущества читателей перед своими. Вместо того, чтобы говорить о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите то, что вы можете им предложить.
  • Будьте осторожны и внимательны с именем и названием компании получателя.
  • Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным; не будьте чрезмерно формальными.
  • Избегайте жаргона, самоуверенности, высокомерия и бахвальства.
  • В письме используйте действительный залог и личные местоимения.
  • Всегда заканчивайте письмо запросом на действие.
  • Оставьте пустую строку после приветствия и перед заключительной частью. Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма.
  • При необходимости, оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи.
  • Деловые письма должны всегда печататься на белой бумаге формата A4, а не на цветной или на каких-либо личных канцелярских бумагах.
  • Заканчивайте письмо также профессионально и вежливо.

И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).

Преимущества электронной почты

Электронное деловое письмо оформить куда быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться и это минус.

Если вы хотите быть уверены в доставке своего обращения, то не забудьте проконтролировать процесс и поставить галочку в окне с обратным уведомлением.

В зависимости от того кому вы пишете, и зачем, вам может понадобиться отправить письмо с живой подписью, заверенные документами с печатью (хотя скан копии никто не отменял). Тогда, разумеется, выбор очевиден.

Но помните, что электронная почта — это экономия денег (она в основном бесплатна, в то время как вы должны оплатить доставку (а то и марки) обычного делового письма) и сохранение окружающей среды, в отличие от писем, которые требуют потребление бумаги. Помните о деревьях!

А также не забывайте нашем специальном курсе «Бизнес английский», где вы сможете уточнить все непонятные вам нюансы связанные с формальным английским напрямую у опытного преподавателя. Take your chances and be acknowledged!

Окончание делового письма

В последнем абзаце вашего произведения искусства нужно писать:

Please feel free to contact us in case you have any questions.
Обращайтесь в случае возникновения каких-либо вопросов.

Или следующие выражения, в случае если вы прилагаете дополнительные документы, фотографии:

«I am enclosing… » или «Please find the enclosed/attached …»

Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully», если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely» — для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша искренность для незнакомого человека может оказаться довольно подозрительной и вызвать смущение.

Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards» или «Kind regards». В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность.

Напоминаем о необходимости проверить свое письмо на наличие ошибок перед отправкой!

Примеры выражений в конце делового письма:

Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Искренне Ваш);
Regards (С уважением);
Best (Всего наилучшего);
Best regards (С уважением);
Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
Yours truly (Искренне Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (С уважением);
Respectfully yours (С совершенным почтением);
Thank you (Благодарю Вас);
Thank you for your consideration (Благодарю вас за внимание).

После этого ставьте запятую, и с нового абзаца пишите свои данные:

Name
Email Address
Phone Number

Если вы информируете своего коллегу по статусу текущего проекта, то формальное заключение будет не совсем уместно (хотя многие просто прописывают его по умолчанию); а если вы, например, вступаете в борьбу с целью продвижения по карьерной лестнице, то оно определенно потребуется.

И никаких «Later», «Thanks», «TTYL», «Warmly», «Cheers» и подобных разговорных словечек! Вас не поймут.

Примеры фраз для окончания делового письма

Такие фразы обычно используются для ссылки на последующие события; повторной просьбе прощения; предложения помощи и т.д.

If you require any further information, feel free to contact me at any time. / Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time. / If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Если Вам нужна дополнительная информация, обращайтесь в любое время.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я с нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to seeing you.
С нетерпением жду встречи с Вами.
Please advise as necessary.
При необходимости выносите свои рекоммендации.
We look forward to a successful working relationship in the future.
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Мы надеемся, что можем рассчитывать на Ваши ценные заказы.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен за Ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
I await your reply with interest.
Я ожидаю Вашего ответа с заинтересованностью.
We look forward to building a strong business relationship in the future.
Мы настроены на построение прочных деловых отношений с Вами в будущем.
I look forward to our meeting on the 7th of October.
Я с нетерпением жду нашей встречи 7 октября.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.
Thanks again for your attention, consideration, and time.
Еще раз спасибо за внимание, рассмотрение и время.
It’s always a pleasure doing business with you.
С Вами всегда приятно иметь дело.
Thanks again for sharing your expertise in this matter.
Еще раз спасибо за обмен опытом в этом вопросе.
I am looking forward to getting your input on this issue.
Я с нетерпением жду возможности внести ваш вклад в этот вопрос.

Клише деловых писем

В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.

  • Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.

Dear :

I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.

Sincerely yours,

  • Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.

Dear :

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Sincerely,

Примеры делового письма на английском

Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.

Первый пример.

Dear Student:

Sincerely,

Mr. Rogers

Business Ed. Teacher

*Enclosure* (if needed)

Второй пример.

Organization Letterhead
March 16, 2016

Mr. Ernie English

English Company

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

Sincerely,

*Signature*

Lucy Letter
President

*Enclosure*

Вот вы и в курсе дела! Теперь можете пробовать устроиться в самые различные иностранные компании, красиво заявляя о себе и своих навыках, намерениях и достижениях в соответствующем официальном письме на английском. И пусть удача вам улыбнется!

Советуем почитать: Учебники для делового английского

Когда речь идет о переводе работника, может подразумеваться как перемещение его у одного и того же работодателя (например, на другую должность или с полной ставки на полставки), так и перевод к другому работодателю. А всегда ли нужно составлять заявление об увольнении в порядке перевода и как такое заявление написать, расскажем в нашей консультации, а также приведем образец заявления на увольнение переводом.

Когда потребуется заявление на увольнение в связи с переводом?

В общем случае заявление на увольнение пишется в том случае, когда планируется прекращение трудового договора с работником. Например, составляется заявление на увольнение по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, если работник не планирует после назначения ему пенсии трудиться у этого работодателя.

Если же изменяются лишь условия трудового договора с работником, а сам договор не расторгается, писать заявление об увольнении не нужно. К примеру, работник переводится в другое обособленное подразделение, на другую должность или на иной режим работы. В таком случае работник составляет заявление о переводе (без увольнения) или работодатель и работник заключают соответствующее соглашение, после чего вносятся изменения в трудовой договор с таким работником.

Даже перевод работника к другому работодателю с увольнением с предыдущего места работа не всегда требует заявления от работника. Это касается случая, когда инициатором перевода выступает не сам работник, а его текущий или потенциальный работодатель. В этом случае от работника требуется лишь согласие о переводе.

Типичный случай, когда работник пишет заявление об увольнение при переводе, — это перевод к другому работодателю по просьбе самого работника.

Как написать заявление на увольнение переводом?

Обязательной для всех формы заявления на увольнение с последующим переводом нет. А потому такое заявление составляется в произвольной форме. Хотя если у вашего работодателя утверждена типовая форма такого заявления, лучше воспользоваться ей.

Заявление адресуется руководителю нынешнего работодателя. В заявлении указываются Ф.И.О. и должность работника, его просьба об увольнении переводом к другому работодателю со ссылкой на п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, наименование нового работодателя. В заявлении также стоит указать реквизиты документа, подтверждающего намерение нового работодателя взять работника к себе (например, согласие или ходатайство). Сам такой документ нужно будет приложить к заявлению. Наличие согласия или иного документа от нового работодателя для работника важно. В этом случае новый работодатель обязан будет заключить трудовой договор с работником. Такая обязанность у него сохраняется в течение 1 месяца со дня увольнения работника с предыдущего места работы (ч. 4 ст. 64 ТК РФ). Необходимо также учитывать, что работнику, приглашенному в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями, не может устанавливаться испытательный срок (ч. 4 ст. 70 ТК РФ).

Учитывая, что увольнение переводом к другому работодателю производится по просьбе работника, дата увольнения (и соответственно, дата приема к новому работодателю) должна быть согласована с обоими работодателями. Если прийти к соглашению не удается, работник всегда может уволиться по собственному желанию на общих основаниях – предупредив работодателя об увольнении не позднее чем за 2 недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ).

Приведем для заявления на увольнение в порядке перевода образец его заполнения.

Пред. / След. Скачать форму заявления на увольнение переводом в другую организацию можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Оформляем документы при увольнении в порядке перевода и производим расчет

При увольнении работника по его просьбе в порядке перевода к другому работодателю, текущий работодатель издает приказ и вносит запись об увольнении в трудовую книжку.

Формулировка основания расторжения трудового договора будет следующая: «Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (п. 6.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

При увольнении работника работодатель должен произвести с ним окончательный расчет (в т.ч. выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска) и выдать документы, связанные с работой (в т.ч. трудовую книжку). Сделать это нужно в последний день работы сотрудника (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 127, ч. 1 ст. 140 ТК РФ).

С появлением электронной почты бумажные письма, казалось бы, утратили популярность. Однако совсем без них обойтись не получается — пока возникает необходимость написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным партнером или, например, оформить жалобу в банк.

В любом из этих случаев важно, чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект. Для этого письмо должно быть:

  • правильно оформленным
  • коротким и содержательным
  • написанным по существу
  • написанным грамотно
  • вежливым, даже если это жалоба или претензия

Если вы отвечаете на письмо, обратите внимание, как это письмо оформлено и какие выражения в нем используются. В свою очередь, постарайтесь соответствовать заданному уровню как в подборе словесных формулировок, так и в стандартах оформления.

В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового письма. Общий совет: старайтесь писать просто, ясно и лаконично.

Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.
E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.

Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.

Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя.
Формат даты также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16 или 07/04/16. Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату: April 7, 2016). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.

Обращение

  1. Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam. Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание.
  2. Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
  3. В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
  4. Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. Huxley; Dear Prof. Atkinson.

Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая:

Dear Mr Smith,

В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

Dear Mr. Stevens:

Обязательно убедитесь, что правильно написали имя адресата. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.

Завершение письма:

  1. Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully.
  2. Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely.
  3. Ваша подпись.

Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете:

Olga Smirnova (Ms)

Общее содержание делового письма

  1. Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
  2. Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
  3. Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.

Стиль делового письма

В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо «Please send me…» («Пожалуйста, вышлите мне…») вы можете написать: «I would be grateful if you could send me…»(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне…»).

Старайтесь не использовать фразовые глаголы (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.

Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.

10 самых распространенных ошибок в деловых письмах

В видеоролике от службы английского языка Espresso English на чистом английском перечислены десять распространенных ошибок, которые совершают люди при написании деловых писем, а также предлагаются способы их исправления:

Читаем дальше:

Как правильно писать русские имена английскими буквами

Как правильно писать даты в английском языке

Деловой английский в США

Совещаемся по-английски

Как правильно написать электронное письмо на английском и какие фразы можно использовать в email-сообщениях? Об этом мы и поговорим.

Начнем с того, что электронные письма, как правило, короче обычных. Иногда могут состоять всего из нескольких строчек, но в этих строчках будет заключаться самая суть. Поэтому способность четко формулировать свои мысли — достаточно важный навык, необходимый при написании email. Также отметим, что электронные письма обычно менее формальны, чем печатные деловые письма, но несмотря на это, вам никогда не простят излишне фамильярный тон. В связи с этим рассмотрим ключевые моменты, которые помогут написать хороший email.

Subject line (тема email)

Обязательно указывайте тему письма в строке Subject (Тема). Тема должна отражать содержание вашего сообщения. Хорошо, если в название будет входить какое-либо ключевое слово, которое поможет адресату запомнить тему, а затем легко найти нужное среди других писем.

Как начать email сообщение?

С приветствия и обращения. В деловом общении предпочтительно использовать:

Dear Mr.Jones, / Dear Ms.Jones, (Miss или Mrs по отношению к женщине, как правило, не используют, так как не всегда известно, замужем она или нет);

Dear Sir, или Dear Madam, (используется в случае, если вы не знаете имени адресата);

Dear Sir or Madam, (употребляется в том случае, если вы не знаете пол лица, к которому обращаетесь);

To Whom It May Concern: («Кого это касается» — вполне допустимая фраза, если вы не знаете, к кому обратиться по данному вопросу);

Hi Nick, или Hello Nick, (допустимое приветствие в деловом общении, если вы хорошо знакомы с адресатом и находитесь в дружеских отношениях).

В неформальных email-сообщениях приветствие — на ваш выбор.

Обратите внимание, что после обращения может стоять запятая или двоеточие. Двоеточие чаще всего используется в строго-официальных письмах. Если вы используете фразу To whom it may concern, то после нее всегда стоит двоеточие.

Первое предложение в email-сообщениях

Если вы отвечаете на полученное письмо, то после приветствия можно поблагодарить за сообщение:

Thank you for your email (letter) of 11th July, asking about … (our tours to Italy). — Спасибо за письмо (от 11 июля) с вопросом о …

Thank you for your email of 11th July, enquiring about … (the upcoming TOEFL exam dates). — Спасибо за письмо с вопросом о …

Thank you for your email of 11th July concerning … (the conference in Brussels). — Спасибо за письмо относительно …

Thank you for your email of 11th July regarding … (the upcoming meeting). — Спасибо за письмо относительно …

Thank you for your prompt reply. — Спасибо за быстрый ответ.

Thanks for getting back to me. — Спасибо, что ответили мне.

Thank you for contacting Our Company. — Спасибо за то, что обратились в Нашу Компанию.

Если вы являетесь инициатором письма, то сначала можно представиться, при условии, что вы не знакомы (My name is Lana Golubenko), а затем сообщить цель вашего email:

I am writing in connection with … (immigration to Australia). — Я пишу в связи с …

I am writing to enquire about … (volunteering at your school). — Я пишу, чтобы узнать о …

I am interested in … (joining your Nursing Program) and would like to know … (the start dates) . — Я интересуюсь … и хотела бы знать…

I am writing in reference to … (my account at myefe.ru). — Я пишу относительно …

With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… (your article has been selected for publication.). — Что касается нашего телефонного разговора в пятницу, я бы хотела дать вам знать, что …

Заключительная реплика

Ваша заключительная реплика покажет, какие действия вы ожидаете от собеседника.

If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

I look forward to hearing from you. — С нетерпением жду вашего ответа.

I look forward to your reply. — С нетерпением жду вашего ответа.

Thank you for your cooperation. — Спасибо за сотрудничество.

Как завершить email сообщение?

Последний шаг — грамотно закончить письмо:

Yours faithfully, (если вы обращались к адресату Dear Sir / Dear Madam) — Искренне Ваш;

Yours sincerely, (если вы обращались к адресату по имени Dear Mr.Jones) — С уважением;

Kind regards, — С уважением..

Regards, — С уважением…

Yours Truly, — Искренне Ваш…

Sincerely Yours, — С искренним уважением…

Вложения

Если в письме есть вложения, то следует обязательно указать на это в своем email-сообщении:

Please find attached … (photos from the conference). — Пожалуйста, найдите во вложении …

I am attaching … (my CV for your consideration). — Я прилагаю …

I am sending you … (the brochure) as an attachment. — Я отправляю вам … во вложении.

Мы рассмотрели основные моменты, которые помогут вам грамотно написать электронное письмо делового стиля. Неформальные email-сообщения, хотя и имеют свои особенности, пишутся в свободной форме и допускают употребление сленга и разного рода сокращений.

Электронные письма делового стиля. Образцы

Предлагаю вам в качестве примера образцы электронных писем делового стиля:

Ты молодец!

Я в тебя верю! Ты все сможешь, если захочешь!

Спорт, работа, изучение английского языка – все в твоих руках!

Приятно слышать в свой адрес слова поддержки, правда?

Во всем мире есть вежливые фразы, которыми люди хвалят и приободряют друг друга. В английском языке они, конечно, тоже есть. Например, в США «positivity”, то есть позитивное отношение к жизни, является важной частью культуры. Поэтому, если вы хотите освоить американский английский, знать слова и выражения с позитивным значением просто необходимо.

Мы отобрали для вас 25 английских вежливых фраз, которые используются, чтобы сделать собеседнику комплимент, приободрить его, поощрить, поздравить и вообще сказать ему, что он молодец.

Download: This blog post is available as a convenient and portable PDF that you can take anywhere.

Важность позитивных выражений в американской культуре

Хотя позитивные выражения используются носителями любой культуры, американцы без них просто жить не могут. Они все время друг друга хвалят и подбадривают. Вот ситуации в которых без вежливых фраз просто не обойтись:

  • Спорт. Американцы обожают спорт. Самые популярные виды спорта в США – бейсбол, американский футбол, баскетбол, футбол и хоккей. В спортивной среде позитивные фразы звучат постоянно. Тренеры и товарищи по команде обязательно говорят друг другу, что они крутые и лучшие в мире.
  • Работа. Американцы много работают и любят это делать. Согласно данным CNN Money, Соединенные Штаты на седьмом месте в мире по продолжительности рабочего времени. Американцы считают, что работать легче и приятней в позитивной атмосфере. А еще они – большие оптимисты; если вам интересно, почитайте эту статью.

  • Обучение. Учебный процесс гораздо эффективнее, если на уроке уровень стресса низкий, а уровень удовольствия – высокий. Это одинаково верно и для тех, кто учится, и для тех, кто учит. Если преподавателю удается мотивировать учеников и вселить в них уверенность в собственных силах, они лучше учатся. (То же самое, впрочем, относится и к самостоятельному обучению. Позитивный настрой помогает и здесь!)
  • Взаимоотношения. Приятные вещи хочется слышать в свой адрес друзьям, членам семьи, коллегам и остальным окружающим вас людям. Доброе слово ценят все; оно разряжает обстановку, поднимает настроение и делает мир немного лучше.

25 позитивных английских фраз

Комплименты

Комплимент (a compliment) это похвала, одобрение или восхищение, облеченные в приятные слова. Можно сделать комплимент в адрес другого человека, похвалив его внешность (одежду, улыбку, глаза), работу или даже личные качества, которые вам нравятся. Комплименты приятно и делать, и получать.

1. Your skirt is so pretty. – Какая у тебя юбка красивая.

Your hat is so cute. Where did you get it?
У тебя такая милая шляпка. Где ты ее купила?

2. You look great today. – Ты сегодня прекрасно выглядишь.

Когда ты знаешь, что выглядишь хорошо, то и настроение сразу поднимается. Эта фраза – самый подходящий вариант, чтобы сказать собеседнику, что он хорошо выглядит, не вдаваясь в подробности.

Можете заменить «great” другими словами: «good”, «beautiful”, «cute”, «handsome” или «amazing”.

You look really cute today!
Ты сегодня очень хорошенькая!

3. You’re a fantastic cook. – Ты великолепный повар.

Эту же конструкцию можно использовать, чтобы сделать другой похожий комплимент:

You’re a(n) + + .

В место слова «cook” вставьте любое другое слово: «teacher”, «friend”, «writer”, «singer”, «painter”, «musician”, «listener”, «babysitter” и т.д.

А вместо прилагательного «fantastic” можно использовать синонимы: «superb”, «talented” или «excellent”.

Не забудьте, что если ваше прилагательное начинается на гласный звук, вместо артикля «a” следует использовать «an”, например:

You’re an amazing mother!
Ты замечательная мать!

4. I like your new haircut. – Мне нравится твоя новая стрижка.

Если вы заметили в собеседнике какие-то перемены, скажите пару теплых слов. Это может быть что угодно – новая прическа, машина, туфли или мобильный телефон; комплимент подтвердит, что ваш собеседнику сделал правильный выбор.

I really like your new belt.
Мне очень нравится твой новый ремень.

5. You have the best style. – У тебя лучший в мире стиль.

Еще один комплимент по поводу внешности. Не волнуйтесь, «the best” здесь употребляется не в буквальном значении. Оно значит просто «очень хороший».

В этой фразе слово «style” можно заменить другими словами: «ideas”, «laugh”, «smile”, «books” ,”dog” и другими.

Точно так же, вместо «the best” можно взять другое прилагательное в превосходной степени: «the coolest”, «the most creative”, «the brightest”, «the prettiest” и т.д.

You have the best voice. I love hearing you sing!
У тебя прекрасный голос. Я так люблю слушать, как ты поешь!

Ободрение

Иногда можно оказать человека большую помощь, просто приободрив его в нужный момент. Несколько слов поддержки могут стать той пушинкой на чаще весов, которая поможет человеку принять решение, сделать выбор или достичь цели. Ниже вы найдете пять вежливых английских фраз, которые часто произносят, чтобы приободрить собеседника.

6. You can do it! – Ты сможешь!

Эта фраза помогает собеседнику обрести уверенность в себе и решительность, которая нужна для достижения цели. Недаром она была написана на известном американском плакате времен Второй мировой войны. Слоган президентской кампании Барака Обамы 2008 года – «Yes we can!” – означает то же самое, что и «We can do it”.

Ту же фразу вы можете повторять и самому себе, только надо заменить «you” на «I”: «I can do it!” Есть даже детская книжка, которая называется «’I Can Do It’ Day” (День «Я все могу»).

Эту фразу часто произносят, когда собеседник выражает неуверенность в собственных силах, например:

A: This engineering exam is going to be really hard.
Этот экзамен по проектированию будет очень сложный.

B: You can do it!
Ты сможешь!

7. Don’t give up! – Не сдавайся!

Иногда, вместо того чтобы говорить другому человеку, что ему следует сделать, можно посоветовать ему чего-то не делать. Хотя такая фраза будет содержать отрицание, смысл у нее остается позитивным. Начинаться она будет со слова «don’t”, например: «Don’t stop!” или «Don’t lose hope!” (Еще один пример – песня группы Journey под названием «Don’t Stop Believing”.)

«To give up” это фразовый глагол, который означает «сдаваться». Например, друг загадал вам загадку; через 15 минут, после нескольких неправильных ответов вы говорите: «I give up” (Сдаюсь!).

Но если вы делаете что-то очень важное или сложное, порой бывает так необходимо услышать от другого человека: «Don’t give up!”

A: I can’t remember the next line! Ah, I don’t know if I can memorize this poem by the end of the week.
Я никак не могу запомнить следующую строчку! Наверное, я не смогу выучить это стихотворение к концу недели.

B: Don’t give up!
Не сдавайся!

8. You’re almost there! – У тебя почти получилось!

Это прекрасная мотивирующая фраза, которая помогает сделать последнее усилие и достичь цели. Слово «there” в ней не значит «там» и не указывает ни на какое конкретное место (хотя теоретически это возможно). Скорее, оно означает «финиш».

A: I’ve been writing this paper for two months. All I have left is the conclusion, but I don’t want to work on it!
Я пишу эту работу уже два месяца. Осталось только заключение, но мне так неохота!

B: You’re almost there!
Ты почти закончил, поднажми!

9. You’ve made it this far. – До сих пор у тебя все получалось.

Этой фразой мы подчеркиваем успехи, которые уже достигнуты собеседником, чтобы поддержать его и не дать угаснуть энтузиазму. В данном контексте «this far” означает, что человек уже прошел довольно значительное расстояние к своей цели.

Глагол «to make”, которые обычно означает «сделать что-либо», здесь использован в переносном, разговорном смысле: «достичь», «дойти», «добиться успеха». Часто он значит «стать известным», «состояться»: «She made it” это то же самое, что «She’s famous now”.

«You’ve made it this far” в целом можно перевести как «Не останавливайся на достигнутом».

A: Do you think I’ll ever sell 100 copies of my e-book?
Думаешь, мне удастся продать 100 экземпляров своей электронной книги?

B: Of course you will—you’ve made it this far! You only have 60 more to sell.
Конечно, ведь пока все идет хорошо! Осталось продать всего 60 штук.

10. Keep it up! – Так держать!

Одно из значений фразового глагола «to keep up” – сохранять нужный темп или скорость. Например, фраза «I keep up with my class assignments” значит, что вы успеваете делать все домашние задания вовремя.

Восклицание «Keep it up!” имеет производный от этого значения переносный смысл; оно значит «продолжай в том же духе». Его используют, когда у кого-то уже хорошо получается, и мы хотим, чтобы он и дальше был успешен.

This piano piece sounds excellent; you must have practiced a lot. Keep it up!
Эта пьеса для фортепиано звучит отлично; ты, наверное, много занимался. Так держать!

Высокая оценка

В английском есть глагол «to appreciate”, который означает «высоко ценить», «отдавать должное». Приведенные ниже вежливые фразы помогают поблагодарить собеседника и сказать, что вы его высоко цените.

11. Thanks for your help. – Спасибо за вашу помощь.

Не забывайте говорить людям «спасибо», ведь знать, что человек оценил твою помощь, очень важно! Вам помогут следующие простые конструкции:

Thanks (so much) for + .
Thanks (so much) for + .

Например, в предложениях «Thanks for coming!” (Спасибо, что пришли) или «Thanks so much for babysitting for us next week” (Спасибо, что согласились посидеть с нашим малышом на следующей неделе) глаголы имеют окончание -ing. А в следующем примере употреблен не глагол, а существительное, «a card”.

Thanks for the lovely birthday card you sent in the mail. It really made my birthday special!
Спасибо за прекрасную открытку, которую ты прислал мне на День рождения! Это был настоящий праздник.

12. I couldn’t have done it without you. – Без тебя я бы не справился.

Один из способов сказать человеку, что он незаменим.

Поблагодарить за помощь можно и так: «What would I do without you?” (Что бы я без тебя делал?) Это риторический вопрос, и ответ на него не требуется.

Thanks for helping me plan this wedding. I couldn’t have done it without you!
Спасибо, что помогла мне организовать свадьбу. Без тебя я бы не справилась!

13. I’m so proud of you. – Я так горжусь тобой.

Гордость за другого человека – одно из самых приятных чувств на свете. Не менее приятно, когда гордятся тобой. Поэтому если вы очень довольны кем-то, скажите ему об этом.

Your art portfolio is fantastic—you’ve worked really hard! I’m so proud of you.
Твое портфолио просто фантастика. Поработал на славу! Я так горжусь тобой.

14. You’re so awesome. – Ты бесподобен.

Простая, но эффективная фраза. Слово «awesome” имеет немного разговорный оттенок и переводится как «супер», «отпад», «крутой» и так далее. Его можно заменить на более литературные слова: «incredible” (невероятный), «genius” (гениальный), «helpful” (отзывчивый), «sweet” (милый) или любое другое подходящее прилагательное.

You’re so talented. You play the piano really well!
Ты такой талантливый. Так на пианино хорошо играешь!

15. I appreciate your support. – Я ценю вашу поддержку.

Поддержка может быть любой – например, материальной или моральной. В этом предложении слово «support” можно заменить на «help”, «time”, «effort” или другое подходящее существительное.

I appreciate your positive attitude.
Я ценю ваш позитивный настрой.

Положительный отзыв

Когда другие люди от вас ждут оценки – например, своего произведения искусства или выполненной работы – важно, чтобы критика уравновешивалась положительным отзывом. Это означает, что вы должны отметить как отрицательные, так и положительные стороны.

В американской культуре широко используется так называемый «критический сэндвич» (criticism sandwich). Вы начинаете с хорошего, потом говорите о том, что не понравилось, а заканчиваете снова на позитивной ноте. Два позитивных высказывания, в начале и в конце, немного сглаживают критику в середине, которая воспринимается не так остро.

Вот пять вежливых фраз, которые используются в положительных отзывах.

16. You did a good job on the project. – Вы хорошо поработали над проектом.

Эту фразу и ее варианты можно использовать, чтобы похвалить кого-то за выполненную работу или задание. Ее также можно видоизменять:

Как и во многих предыдущих примерах, слово «good” можно заменить на любой подходящий синоним.

Слово «project” также можно заменить на что-то более конкретное. На самом деле, чем конкретнее будет ваша похвала, тем лучше. Если вместо существительного вам нужно употребить глагол, он снова будет употребляться с окончанием -ing; в этом случае предлог «on” вам не понадобится:

You did a good job + on + .

You did a good job + + .

Пример глагольной структуры: «You did a good job playing the song at the right tempo” (У вас отлично получилось играть песню в нужном темпе).

You did a great job on your website. I really like the design!
Ты отлично поработал над своим сайтом. Мне очень нравится дизайн!

17. Great work on the presentation. – Отлично сделанная презентация.

Эта фраза очень близка по значению к предыдущей, но немного более разговорная. И снова вы можете заменить «great” на другое прилагательное с позитивным смыслом, а слово «presentation” на другое подходящее существительное.

Excellent work on the interview questions!
Ты отлично поработал над вопросами для интервью!

18. I like the way you give instructions. – Мне нравится, как вы объясняете.

«I like the way you…” (Мне нравится, как вы… ) это один из способов похвалить другого человека за какое-то действие. После этой конструкции используются только глаголы.

I like the way you made the headings bold and blue. That style really helps the headings stand out.
Мне нравится, что ты выделил заголовки жирным синим шрифтом. Так они сразу бросаются в глаза.

19. You are improving a lot. – Ты делаешь большие успехи.

Так говорят, когда хотят отметить улучшения. Если дальше вы собираетесь покритиковать собеседника, то скажите конкретно, что именно он может сделать еще лучше, и как.

You are improving a lot. Keep on practicing English 15 minutes each day!
Ты делаешь большие успехи. Продолжай заниматься английским 15 минут каждый день!

20. I can tell you worked really hard on this. – Сразу видно, что ты над этим здорово потрудился.

Когда кто-то потратил много времени и усилий, ему будет приятно, если это заметят окружающие. Эта фраза как раз нужна, чтобы похвалить человека за усердный труд.

I can tell you worked really hard on the monthly newsletter.
Сразу видно, что ты хорошо поработал над месячной рассылкой.

Поздравления

Наконец, когда вы радуетесь чьим-то хорошим новостям, то это повод поздравить! День рождения, свадьба, рождение ребенка, получение диплома – со всем эти можно и нужно поздравлять.

21. Happy anniversary! – С годовщиной!

Слово «anniversary” в английском чаще всего означает «годовщина свадьбы». Слово «happy” используется и в других поздравлениях, например «Happy New Year” (Счастливого нового года), «Happy retirement” (для нас звучит странно, но это «Счастливой пенсии») и, конечно же, «Happy birthday!”

Happy 30th anniversary!
Поздравляю с 30-й годовщиной свадьбы!

22. Congratulations! – Поздравляю!

Универсальное слово, которым можно поздравить кого угодно с чем угодно. Друг нашел новую работу, босс купил дом, подруга родила ребенка и так далее.

Congratulations on the new job!
Поздравляю с новой работой!

23. I’m so happy for you! – Я так рад за тебя!

Собеседник поделился с вами своей хорошей новостью, и это – универсальный ответ на нее. Прилагательное «happy” можно заменить на другое, например «excited” или «thrilled” (взволнованный).”

I can’t believe he proposed (asked you to marry him)! I’m so happy for you!
Не могу поверить, что он сделал предложение! Я так рада за тебя!

24. Good job! – Отличная работа!

Эта короткая фраза годится, чтобы похвалить не только за выполненную работу, а вообще за что угодно. Друг сдал экзамен? «Good job!” Соседка перекрасила стены и позвала вас посмотреть? Снова «Good job!”

This cake looks amazing. Good job!
Торт выглядит потрясающе. Отличная работа!

25. Good luck with your new job. – Желаю удачи на новом рабочем месте.

Наконец, вы можете пожелать собеседнику удачи. Обычно «good luck” говорят накануне экзамена, собеседования, выступления или другого важного дела.

Good luck with your presentation on Friday! You’re going to be great.
Желаю удачно выступить с докладом в пятницу! У тебя все будет отлично.

Надеюсь, после такой ударной дозы английских вежливых фраз у вас больше не возникнет трудностей с поздравлениями, комплиментами и положительными отзывами. И помните, лучше перехвалить, чем недохвалить! Доброе слово ценят все.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *