Делопроизводство программа

  • автор:

Содержание

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить (п. 15 Требований):

  • безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
  • сохранность носителей персональных данных;
  • доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
  • использование средств защиты информации;
  • выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

  1. Формируемые в электронном виде.
  2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Минфин планирует провести эксперимент с электронными кадровыми документами. Как участвовать в эксперименте и какие преимущества он дает, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Узнайте все подробности данной процедуры, получив пробный демо-доступ к системе К+.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.

Подробнее об этом см. по .

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

  • учитывается рабочее время;
  • работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
  • информируют о начале отпуска;
  • оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

  • формировать список лиц для согласования;
  • контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
  • решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

  • все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
  • шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
  • была реализована возможность внесения корректировок;
  • все этапы работы с документом можно было проследить;
  • отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

  • когда запрос получен исполнителем;
  • сколько есть времени на его исполнение;
  • дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

Итоги

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Делопроизводство и документооборот в компании

Делопроизводство в компании — это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством.

Невнимание к грамотной организации делопроизводства может привести к непредвиденным расходам, например, на оплату судебных издержек, штрафных санкций налоговой, технической, санитарной и других инспекций, а также к административной и уголовной ответственности. Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы. В этом могут быть заинтересованы, как отдельные безответственные сотрудники, так и целенаправленно действующие группы, преследующие свои корпоративные интересы. Чем крупнее фирма, тем сложнее установить и поддерживать оптимальное делопроизводство.

Изначально следует организовать делопроизводство в соответствии с действующими государственными стандартами. Это впоследствии снимет многие проблемы и исключит необходимость тратить впустую драгоценное время, например на поиски понадобившегося документа, что часто можно наблюдать в заводоуправлениях, конторах и камеральных помещениях.

Документирование управленческой деятельности должно соответствовать действующим стандартам. Для организационно-распорядительных документов установлен комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

В перечень реквизитов входят:

  1. Государственный герб.
  2. Эмблема предприятия.
  3. Изображение наград.
  4. Код юридического лица по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
  5. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
  6. Наименование министерства, ведомства или вышестоящей организации для предприятий, имеющих ведомственную подчиненность.
  7. Наименование юридического лица.
  8. Наименование структурного подразделения.
  9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке.
  10. Название вида документа.
  11. Дата.
  12. Индекс.
  13. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
  14. Место составления или издания.
  15. Гриф ограничения доступа к документу.
  16. Адресат.
  17. Гриф утверждения.
  18. Резолюция.
  19. Заголовок к тексту.
  20. Отметка о контроле.
  21. Собственно текст.
  22. Отметка о наличии приложения.
  23. Подпись.
  24. Гриф согласования.
  25. Визы.
  26. Печать юридического лица.
  27. Отметка о заверке копии.
  28. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
  29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело для хранения.
  30. Отметка о переносе данных на машинный носитель информации.
  31. Отметка о поступлении входящих документов.

Реквизиты 1 и 3 на документах коммерческих структур не проставляются, а реквизит 2 может использоваться, если фирма имеет товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке.
Код по ОКПО может быть изображен на бланке юридического лица, изготовленном типографским способом, а код по ОКПУ проставляется только на унифицированных документах, предусмотренных перечнем управленческой документации.
Реквизиты 6 и 7 указываются в именительном падеже в строгом соответствии с названиями, поименованными в правовых актах (Устав, Положение, Указ, Постановление и т.д.).
Реквизит 8 указывается только на документах, используемых внутри организации.
Реквизит 9 используется при переписке и не нужен на документах внутреннего пользования. Банковские реквизиты указываются обычно на письмах по вопросам расчетно-денежных операций.
Реквизит 10 проставляется на всех служебных документах, кроме писем. Он указывается прописными буквами (ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ и т.д.), после названия юридического лица.
Реквизит 11 приводится арабскими цифрами обязательно на одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например, 30.09.08. В юридических и финансовых документах допускается применять словесный или словесно-цифровой способ.
Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, входящему и внутреннему документу при его регистрации.
Реквизит 13 проставляется на ответах ниже даты и индекса письма.
Реквизит 14 указывается ниже даты и индекса документа, кроме писем на бланках, где имеется почтовый адрес.
Реквизит 15 отмечается в правом верхнем углу, если документ содержит информацию ограниченного распространения или коммерческую тайну. В государственных организациях используется гриф «Для служебного пользования», а в прочих юридических лицах — «Конфиденциально».
Реквизит 16 проставляют вверху справа на документах внешнего и внутреннего использования. При направлении бумаги в разные организации, реквизит 16 не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресами не пишется. Если необходимо отправить в пять и более адресов, то оформляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один адрес после названия организации, должности и фамилии адресата.
Реквизит 17 состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности утверждающего лица, личной подписи и ее расшифровки (фамилия и инициалы), даты утверждения. Если документ оформлен не на официальном бланке, то необходимо в наименование должности включить название юридического лица. При утверждении документа приказом или протоколом реквизит 17 состоит из слова «УТВЕЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, даты и номера. Реквизит 17 предусмотрен для следующих документов:

  • Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; экспертизы; списания; передачи дел; ликвидации юридического лица и т.д.)
  • Договоры (о материально-техническом снабжении; о сбыте продукции; об аренде помещений и оборудования; трудовые и подряда; о научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.)
  • Задания (на разработку научно-технической продукции; на капитальное строительство; на разработку проектно-сметной документации и т.д.)
  • Инструкции (должностные, по документообороту, технике безопасности, внутреннему трудовому распорядку и т.д.)
  • Нормативы (расхода сырья и полуфабрикатов, материалов, энергии, трудовых ресурсов и т.д.)
  • Отчеты (о производственной деятельности, командировках, выполнении заданий и т.д.)
  • Перечни (должностей; типовых документов; расценок и сроков их действия и т.д.)
  • Планы (производственные; внедрения новой техники; капитального ремонта и т.д.)
  • Положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.)
  • Программы (технического перевооружения; финансовой стабилизации и т.д.)
  • Структура организации, штатное расписание, штатная расстановка.

Реквизит 18 обязательно указывается на документе, а не на отдельном листе, и должен содержать фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и сроки его исполнения, дату и подпись принимающего решение лица. Если указывается несколько исполнителей, то из группы назначается ответственный, который в списке резолюций записывается первым.
Реквизит 19 проставляется сверху слева, после реквизитов бланка, и грамматически согласовывается с названием документа.
Реквизит 20 проставляется только на документах, исполнение которых взято на контроль. Это обозначается буквой «К» или словом «Контроль», выделенных цветом или специальным штампом. Отметка ставится на поле документа, слева от реквизита 19.
Реквизит 21 должен отвечать следующим требованиям:

  • краткость и точность представления информации, исключение возможности двоякого толкования текста;
  • объективность и достоверность информации;
  • составление, по возможности, документа по одному вопросу для облегчения и ускорения работы с ним;
  • структурирование текста документа, т.е. деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство и заключение;
  • использование типовых элементов текста при описании повторяющихся ситуаций;
  • изложение должно вестись короткими фразами, без использования сложносочиненных и сложноподчиненных предложений;
  • представляя объемный материал, необходимо использовать методы свертки информации, например в табличной форме. Если представлено несколько таблиц, то они должны быть пронумерованы, и эти номера соответственно использованы в тексте.

В реквизите 22 перечисляют названия приложений с указанием количества листов и числа экземпляров в каждом. Если в разные адреса направляются различные приложения, то в реквизите 22 указывается против каждого приложения, в какие адреса оно направляется. При большом числе приложений на отдельном листе составляется их опись, которая подписывается и датируется составителем и прилагается к документу.
В реквизит 23 входят: наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка. Если подписей несколько, их располагают одну под другой по нисходящей должностей. Если должности одинаковые, подписи располагают на одном уровне. При отсутствии должностного лица, подпись которого была ранее заготовлена, ставится «Зам.» или «И.о.» и расшифровка фамилии фактически подписавшего лица.
Реквизит 24 разный для внешнего и внутреннего согласования. При внешнем — ставится гриф «СОГЛАСОВАНО» с указанием должности, подписи и ее расшифровки, даты согласования, а при внутреннем производится визирование документа с проставлением должности, подписи и ее расшифровки, а также даты согласования. Если требуется для документа несколько согласований, то их выносят на отдельный лист, оставляя достаточно места для грифа и печатей. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется проводить в такой последовательности:

  • с организациями, интересы которых затрагивает документ;
  • с учреждениями, к которым имеет отношение содержание документа;
  • с общественными организациями, в случае необходимости;
  • с органами государственного контроля или надзора (санитария, экология, пожарная безопасность и т.п.);
  • с вышестоящими или межотраслевыми органами в соответствии с действующим законодательством.

Реквизит 25 не обязательно должен выражать согласие. Его можно дополнить словами, например, «Возражаю» или «Замечания по пяти пунктам прилагаются на двух листах» и т.п. Внутреннее согласование целесообразно выполнять в такой последовательности:

  • составитель документа;
  • руководитель подразделения, в котором составлен документ;
  • заинтересованные должностные лица других подразделений компании;
  • общественные организации, в случае необходимости;
  • руководитель финансовой службы или главный бухгалтер;
  • заместитель руководителя компании, ответственный за данное направление;
  • руководитель юридической службы или юрисконсульт.

Реквизит 25 используется и для фиксации процедуры ознакомления с документом. Он служит и подтверждением документа до сведения. Это фиксируется словами: «С приказом (актом и т.д.) ознакомлен». Реквизит 25 располагают ниже реквизита 23. Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, а остальные — на первом экземпляре.
Реквизит 26 ставится на наиболее важных документах и подтверждает их подлинность. Печати бывают гербовые и простые. В коммерческих структурах используются простые круглые печати. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должности подписавшего. Предусмотрены следующие виды документов, на которые ставится круглая печать:

  • акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);
  • доверенности (на получение товарно-материальных ценностей; на ведение дел в арбитражном суде и т.д.);
  • договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений и оборудования; об оказании услуг, сбыте продукции и т.д.);
  • задания (на проведение строительных и монтажно-наладочных работ; на выполнение проектно-сметной документации и т.д.);
  • заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);
  • заключения и отзывы организаций по представленным на экспертизу документам;
  • исполнительные листы;
  • командировочные удостоверения;
  • нормы расходов;
  • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право на совершение определенных финансово-хозяйственных операций;
  • гарантийные письма;
  • поручения (платежные, пенсионные, проведение валютных операций, выполнение импортных поставоки т.д.);
  • протоколы (согласования, переговоров и т.д.);
  • реестры документов, представляемых в банк и в другие кредитно-финансовые учреждения;
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых видов продукции, на капитальное строительство и т.д.);
  • справки (о начислении и причитающейся зарплате, об использовании финансовых средств, об оплате страховых взносов и т.д.);
  • спецификации (материалов, изделий и т.д.);
  • титульные списки;
  • штатные расписания и изменения к ним.

Если требуется более одного экземпляра, то ксерокопии обязательно заверяются. Для этого ниже реквизита 23 наносится реквизит 27, т.е. делается заверительная надпись «Верно» с указанием наименования должностного лица, заверившего копию, ставится его личная подпись и ее расшифровка, дата заверения. Заверительную подпись удостоверяют круглой печатью.
Реквизит 28 располагают на лицевой или оборотной стороне первого листа документа в левом нижнем углу.
Реквизит 29 включает сведения об исполнении, надпись «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ в целях его последующего использования. Отметка должна быть датирована и подписана исполнителем или руководителем структурного подразделения. Она проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Реквизит 30 указывается на нижнем поле документа и помечается подписью лица, выполнившего перенос.
Реквизит 31 проставляется на входящих документах специальным штампом или от руки. В нем указываются: наименование получателя, дата поступления и регистрационный номер. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения всего круга задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

Одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников и эффективности деятельности организации является уменьшение времени, которое непродуктивно тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов.

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

  • Получение информации и ее обработка;
  • Анализ, подготовка и принятие решений;
  • Выполнение решений;
  • Учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

  • Документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
  • организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
  • систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Для решения этих задач документационного обеспечение управления разработана информационная система «ДелоPro». Система «ДелоPro» предназначена для автоматизации традиционной модели отечественного делопроизводства. Она обеспечивает пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания — до передачи в архив или уничтожения.

Система поддерживает технологию, полностью преемственную технологиям делопроизводства, традиционно сложившимся на российских предприятиях. Она разрабатывалась в соответствии с «Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации» и другими нормативными документами, регламентирующими данную сферу деятельности. В результате была создана система, по возможности воспроизводящая организацию и атрибуты традиционной отечественной технологии и полностью соответствующая нормативным требованиям в части регистрации документов, их рассылки, контроля исполнения и т.д.

Система «ДелоPro» использует самые современные технологии работы с документами. Построенная на основе технологии клиент-сервер, система поддерживает распределенную организацию корпоративного документооборота. В системе реализован механизм управления ходом работ для управления прохождением документов по организации и определению ролевых функций пользователей при работе над документами. Функции управления документами (хранение, поиск и т.д.) реализованы с использованием современных систем управления базами данных масштаба предприятия. Система также поддерживает обмен документами с помощью средств электронной почты, что делает возможным построение на ее основе территориально-распределенных структуры управления документооборотом.

Типовая схема реализации системы документооборота с использованием системы «ДелоPro».

Система готова к использованию. Ввод системы в действие не требует программирования. Достаточно лишь установить ее в компьютерной сети, ввести параметры, описывающие структуру организации и принятые правила делопроизводства, и провести обучение персонала. Таким образом, систему можно рассматривать как готовую технологию делопроизводства.

Краткое описание продукта

Основным объектом автоматизации для системы «ДелоPro» является информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. Как следствие, основной единицей хранения в базе данных системы является регистрационная карточка документа — электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Сама база данных, хранящая регистрационные карточки документов, по аналогии с традиционным документооборотом носит название картотеки.

Функциональные возможности системы поддерживают ведение регистрационной карточки на всех этапах исполнения документа и предусматривают следующий порядок работы:

  • регистрация документа (заведение на документ регистрационной карточки);
  • передача (доклад) документов руководителю;
  • рассмотрение документов руководителем (резолюция);
  • внесение сведений из резолюции (фамилии исполнителей, сроки исполнения) в регистрационную карточку;
  • передача документов исполнителю;
  • контроль исполнения документов;
  • исполнение документа;
  • списание документа в дело.

Однако направленность на автоматизацию делопроизводственных функций не означает, что систему нельзя использовать для непосредственной работы с документами: к каждой регистрационной карточке можно прикрепить неограниченное количество файлов, образующих электронную версию документа. При этом файлы могут быть не только текстовыми, но и любых других форматов (например: графические, аудио, видео и т.д.), поддерживаемых операционной системой и созданных при помощи любых Windows-приложений. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.

Встроенные в систему механизмы формирования стандартных отчетов и запросов к базе документов позволяют осуществлять оперативный контроль исполнения документов и быстрый поиск необходимой информации.

Пользователями системы «ДелоPro» являются сотрудники предприятия, которым предоставлено право работы с системой. При этом разным пользователям могут предоставляться разные возможности. Например, одному пользователю может быть разрешена регистрация документов, другому доступ к этим функциям будет закрыт. Такой механизм разграничения функциональных ролей пользователей в сочетании с многоуровневой настраиваемой справочной системой позволяет гибко адаптировать программу к особенностям работы с документами в конкретной организации.

При автоматизации процесса делопроизводства с помощью системы «ДелоPro» могут быть реализованы различные подходы к распределению пользовательских функций, которые предусматривают различную степень привлечения сотрудников предприятия в качестве пользователей системы. Так, если предусматривается порядок, при котором исполнители продолжают работать с бумажными документами, а автоматизации подлежат регистрационные и контрольные функции, то в качестве пользователей системы может быть привлечен ограниченный круг сотрудников. Если же целью автоматизации является переход к безбумажной технологии, т.е. предусматривается работа исполнителей только с электронными копиями документов, то пользователями системы должны стать все участники делопроизводственного процесса, включая руководителей и исполнителей.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДелоPro» принадлежит к ряду программных продуктов, разработанных с учетом отечественной специфики и нормативной базы, и предназначенных для внедрения именно на отечественных предприятиях. Еще раз подчеркивать данную особенность приходится потому, что традиционные правила делопроизводства в России и за рубежом существенно отличаются друг от друга. И, следовательно, западные программные системы, направленные на автоматизацию делопроизводственной деятельности, зачастую не могут быть использованы напрямую, т.е. без изменения (подгонки) схемы документооборота и правил делопроизводства под западный стандарт.

Основные функциональные возможности ДелоPro:

  • регистрация и сохранение в базе данных различных видов документов;
  • формирование поручений и резолюций к документу;
  • формирование списка документов, связанных с текущим, и поиск документов по списку связности;
  • постановка резолюций и поручений на контроль;
  • ведение регистрационной и контрольной картотек с возможностью задавать сложные критерии поиска документов, создавать собственные виды отчетов и т.д.;
  • рассылка и получение документов между подразделениями организации (по локальной сети) и в другие организации (по электронной почте);
  • создание архива документов по завершению календарного года;
  • настройка прав на ввод, редактирование и другие действия над документами для каждого пользователя.

Для работы системы требуется:

  • Операционная система из cемейства Microsoft Windows (от «Windows XP» до «Windows 10») на х86/x64-совместимых компьютерах;
  • SQL сервер FireBird 1.5.
  • Для получения отчетных выходных форм необходимо наличие на компьютере пользователя любого текстового редактора, поддерживающего формат RTF (рекомендуется MS Word 6.0 или выше).

Статьи и доклады на конференциях

Организация обучения группы пользователей работе в СЭД, журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», № 6, 2011 г.

Работа с проектами документов, журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», №№ 10 и 11, 2011 г.

Приложение и отметка о его наличии, журнал «Секретарь-референт», № 8, 2011 г.

Формы регистрации документов, журнал «Секретарь-референт», № 7, 2011 г.

Использование форм и шаблонов в MS Word, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2011 г.

Организация обучения группы пользователей работе в СЭД, журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», № 6, 2011 г.

Проект документа и способы его согласования, журнал «Секретарь-референт», № 3, 2011 г.

Особенности оформления приказов и распоряжений, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 1, 2011 г.

Номенклатура дел, журнал «Секретарь-референт», № 12, 2010 г.

Бланк документа, журнал «Секретарь-референт», № 11, 2010 г.

Служба делопроизводства (служба ДОУ), журнал «Секретарь-референт», № 7, 2010 г.

Жизненный цикл исходящего документа, журнал «Секретарь-референт», № 5, 2010 г.

Жизненный цикл внутреннего документа, журнал «Секретарь-референт», № 4, 2010 г.

Жизненный цикл входящего документа, журнал «Секретарь-референт», № 3, 2010 г.

Справки, копии и выписки из документов, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 1, 2010 г.

Документационное обеспечение управления и делопроизводство в терминологии ГОСТ Р 51141-98, журнал «Секретарь-референт», № 1, 2010 г.

Основные этапы контроля за исполнением поручений, журнал «Секретарь-референт», № 10, 2009.

ЭЦП и электронное согласование проектов документов с использованием СЭД, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 9, 2009 г.

Совместный документ и внешнее согласование – близнецы-братья?, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 9, 2009 г.

Контроль за исполнением поручений и способы его организации, журнал «Секретарь-референт», № 8, 2009.

Установка паролей на файлы MS Word, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2009 г.

Реквизиты, оформляемые на входящих письмах, журнал «Секретарь-референт», № 6, 2009.

Ошибки в служебных письмах, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 5, 2009 г.

Гриф утверждения документа, журнал «Секретарь-референт», № 4, 2009.

Технологии работы с проектами документов, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 1, 2009 г.

Где должны располагаться инициалы? Журнал «Секретарь-референт», № 11, 2008 г.

Бланк письма и его реквизиты, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 10, 2008 г.

Служебные письма, журнал «Секретарь-референт», № 11, 2008 г

Особенности подготовки и оформления приказов, журнал «Секретарь-референт», № 7, 2008 г.

Использование календаря MS Outlook для планирования рабочего времени, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №№ 6, 7 2008 г.

Особенности оформления совместных приказов, журнал «Секретарь-референт», № 6, 2008 г.

Реквизит «адресат»: все тонкости оформления, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 5, 2008 г.

Некоторые особенности оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, журнал «Секретарь-референт», № 4, 2008 г.

Докладные, объяснительные и служебные записки, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 4, 2008 г.

Какие реквизиты нам нужны? Журнал «Секретарь-референт», № 3, 2008 г.

Функция «слияние» программы MS Word – к вашим услугам, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 3, 2008 г.

Организация контроля за исполнением поручений, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 2, 2008 г.

Бланк документа, журнал «Секретарь-референт», № 12, 2007.

«Все секреты регистрации документов», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №11, 2007 г.

«Особенности оформления совместных документов», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №10, 2007 г.

«Слепой» метод печати: используем программы – тренажеры» , журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 9, 2007 г.

«Слепой» метод печати: способы его освоения», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №8, 2007 г.

«Подготовка многостраничных документов с помощью Microsoft Word», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №7, 2007 г.
Автоматизация документационного обеспечения управления на базе системы «ДЕЛО» (презентация MS PowerPoint, 10332K), лекция на семинаре «Делопроизводство в организации. Организация деятельности секретарей», организованном Учебно-методическим центром документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис» и Администрацией г. Сочи, 23 мая 2007 г.

«Обращения граждан и порядок их рассмотрения», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №4, 2007 г.
«Процедура издания приказов и распоряжений на предприятиях» , журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №2, 2007 г.
«Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №1, 2007 г.
«Некоторые тонкости оформления приложений», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №11, 2006 г.
«Контроль за исполнением поручений с помощью специализированного программного обеспечения», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №10, 2006 г.
«Способы контроля за исполнением поручений, доступные каждому», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №9, 2006 г.
«Делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»: есть ли разница значений?», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №9, 2006 г.
«MS Word – защитник бланков документов», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №8, 2006 г.
«Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №7, 2006 г.
«Составление и оформление служебных писем», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №6, 2006 г.
«Разработка бланков организационно-распорядительных документов», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №8-9, 2005.
«Информационно-справочная система архивной отрасли – официальная база данных Федерального архивного агентства и информационная система архивистов России. Новый этап развития», в сборнике: «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: Доклады и сообщения на одиннадцатой Международной научно-практической конференции 23-25 ноября 2004 г.», М., Росархив/ВНИИДАД, 2005 г.
«Использование информационных технологий при обучении по дисциплине «Документационное обеспечение управления», в сборнике: «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: Доклады и сообщения на одиннадцатой Международной научно-практической конференции 23-25 ноября 2004 г.», М., Росархив/ВНИИДАД, 2005 г.
«Системы информационной поддержки документационного обеспечения управления и архивного дела: «Документовед-Архивист» и «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО) – официальная база данных Федеральной архивной службы России», в сборнике: «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: Доклады и сообщения на десятой Международной научно-практической конференции 25-26 ноября 2003 г.», М., Росархив/ВНИИДАД, 2004 г.

Ответы на вопросы читателей журналов «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт», «Современные технологии делопроизводства и документооборота» и «Справочник секретаря и офис-менеджера»:

  • Шрифтом какого размера нужно оформлять реквизиты бланка письма? (журнал «Секретарь-референт», № 8, 2011).
  • Каким нормативным документом регламентируется регистрация документов? (журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», № 7, 2011).
  • Нужно ли во внутренних распорядительных документах организации (распоряжениях, приказах) указывать реквизит 14 «Место составления или издания документа»? (журнал «Секретарь-референт», № , 2011).
  • Нужно ли на распорядительные документы ставить печать организации? Как оформлять такие документы в соответствии с современными правилами делопроизводства? (журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 6, 2011).
  • Допустимо ли при внешнем согласовании ставить оттиск печати в грифе согласования? (журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 5, 2011).
  • В тексте вновь издаваемого внутреннего документа (Правила) имеется ссылка на ранее изданный внутренний документ (Инструкция по делопроизводству). Утвержденная ранее Инструкция поддерживается в актуальном состоянии, на сегодняшний день внесены 4 изменения, которые необходимо отражать и во вновь издаваемом документе. Допускается ли при ссылке на Инструкцию писать только ее название, без указания реквизитов утверждения? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 10, 2010).
  • Можно ли сделать нумерацию исходящей корреспонденции заново, точнее, присвоить дробные номера? ДЕЛО в том, что в исходящей корреспонденции подшиты служебные записки и прочие документы, которые там быть не должны, но им присвоены номера исходящих (документы 2008 года). Как правильно поступить, чтобы убрать ненужные документы и чтобы номера были в порядке? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 10, 2010).
  • Я работаю в группе компаний, мой отдел обрабатывает корреспонденцию для нескольких юридических лиц. Как правильно это отразить в номенклатуре? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2010).
  • Существуют ли нормативные документы, регламентирующие правила скрепления многостраничных документов? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2010).
  • Как проставляются дата и номер на приказах – авторучкой или их можно печатать?(журнал «делопроизводство и Документооборот на предприятии», № 6, 2010).
  • В этом году бухгалтерия решила сдать нам в архив свои документы, сшитые на 2 прокола (а не на 4), и без твердой обложки. Как мне обосновать отказ? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 6, 2010).
  • Как правильно оформить список рассылки для адресатов документа и сделать на него ссылку в тексте? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 6, 2010).
  • Нам поставили задачу вести архив исходящей корреспонденции только в электронном виде, сканируя исходящие документы. Сколько теперь экземпляров документа направлять руководителю на подпись? И где должен храниться оригинал документа? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 3, 2010).
  • Как правильно оформить реквизит Адресат, если письмо адресуется исполняющему обязанности? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 2, 2010).
  • Если локальный нормативный акт утверждается и вводится в действие распорядительным документом, а также является приложением к нему (возможно не единственным), что стоит писать на самом акте: надпись «Приложение №… к приказу от… №…» или гриф утверждения «Утверждено приказом от… №…»? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2009).
  • Номер и дату инициирующего документа правильнее писать не в тексте письма-ответа, а в специальном реквизите «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Но как его оформить, когда на два, три или более входящих писем мы готовим ответ одним своим письмом? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 6, 2009).
  • Как правильно написать в приказе об утверждении нормативного локального акта: «Утвердить с…» или «Ввести в действие с…»? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 5, 2009).
  • Чья фамилия должна быть указана в реквизите «отметка об исполнителе», оформляемом на приказе: сотрудника, который напечатал приказ, или того, кто составил его? У нас нет сотрудника, который набирает текст; как правило, приказы печатают сами руководители структурных подразделений, но иногда обращаются к секретарю (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 5, 2009).
  • Как часто нужно обновлять (актуализировать) приказы по основной деятельности? Руководитель требует делать это ежегодно, независимо от того, произошли какие-либо изменения или нет, с целью напоминания сотрудникам (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 3, 2009).
  • Как организовать документооборот между головной организацией и ее новым территориально удаленным филиалом? Где ставится регистрационный номер создаваемого документа, если в бланке для него не отведено место? (журнал «Секретарь-референт», № 1, 2009).
  • Нужно ли заверять подпись исполняющего обязанности? Может ли регистрационный номер приказа начинаться с нуля? Кто готовит проекты приказов по основной деятельности? Как организовать документооборот между головной организацией и ее новым территориально удаленным филиалом? Можно ли нумеровать страницы документов в нижнем правом углу? Кто должен присваивать делопроизводственные индексы структурным подразделениям? В какой срок должны рассматриваться обращения граждан? Необходимо разработать инструкцию по документационному обеспечению, на какой актуальный документ Росархива при этом можно ссылаться? (журнал «Секретарь-референт», № 12, 2008).
  • На нашем предприятии часто практикуется внесение изменений и дополнений в ранее изданные распорядительные документы, как правильно это оформлять? Нужно ли обновлять приказ о назначении ответственных за обучение, если содержание приказа не меняется, а сменился только руководитель, подписавший его? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 12, 2008).
  • Как избежать двойной регистрации? С какой периодичностью меняются бланки деловой документации? Можно ли заменить ознакомление согласованием? Обязательно ли указывать на бланке организации ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП? (журнал «Секретарь-референт», № 11, 2008).
  • С какими должностными лицами и в какой последовательности проводится согласование приказов, оформленных по унифицированной форме № Т-1 и № Т-1а? Если внутреннее согласование не проводится, то почему? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 11, 2008).
  • Кто должен контролировать сроки исполнения входящих документов? Как правильно регистрировать распорядительный документ с приложением на нескольких листах? Как осуществляется регистрация входящих заявлений, докладных и служебных записок? Каковы особенности работы с объяснительными записками? (журнал «Секретарь-референт», № 10, 2008).
  • Обязательно ли указывать фактическую должность лица, подписывающего документ? Каким должен быть регистрационный номер на исходящих документах? Правомерно ли размещение реквизита «Справочные данные об организации» на справках и приказах? Можно ли отказаться от телефонограммы? (журнал «Секретарь-референт», № 9, 2008).
  • Обязательно ли размещать Государственный герб Российской Федерации на бланке совместного письма? Где на бланке можно располагать данные о компании? (журнал «Секретарь-референт», № 8, 2008).
  • В каком виде нужно вести регистрацию приказов по основной деятельности? В случае регистрации нескольких писем с одинаковым содержанием, но разными адресатами, каждому письму присваивается отдельный номер или все письма должны иметь один номер? (журнал «Секретарь-референт», № 7 2008).
  • Коллеги утверждают, что при подготовке письма в нижнем левом углу сейчас не пишется слово «Исп.» (исполнитель), а сразу указываются инициалы и фамилия, правильно ли это? Можно ли регистрировать приказ по основной деятельности прошедшей датой в связи с тем, что он не был подготовлен вовремя? (журнал «Секретарь-референт», № 6, 2008).
  • (журнал «Секретарь-референт», №3, 2008).(журнал «Секретарь-референт», №3, 2008).
  • Относится ли докладная записка к внутренним служебным документам, в каких случаях она составляется? Каким документом регламентируется оформление заявления? Как правильно пишется название должности в реквизите «Подпись»: «Генеральный директор» или «генеральный директор»? Нужно ли в начале нового года заводить новые журналы командировок, регистрации входящей и исходящей документации, приказов? В ГОСТ Р 6.30-2003 в образце оформления реквизита «Адрес получателя» указана такая последовательность: Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393. Почему «ул.» ставится после наименования улицы, а «д.» и «г.» – перед номером дома и названием города соответственно и почему именно с наименования улицы указывается адрес? Кто имеет право утверждать документы, относящиеся к организационно-распорядительной деятельности? (журнал «Секретарь-референт» , №2, 2008).
  • В организации, в которой я работаю, нет номенклатуры дел, сейчас хочу убедить руководство в необходимости ее создания, как аргументировать свою позицию?
  • Ситуация: издание совместного приказа пяти юридических лиц (пяти подрядных организаций одной компании), канцелярия каждого юридического лица на своем оригинале на первое место ставит свой регистрационный номер, затем через косую черту записывает все остальные номера, правильно ли это?
  • Необходимо ли ознакомление сотрудников под роспись со всеми распорядительными документами, если в организации введен электронный документооборот? Как правильно написать обращение, если письмо адресовано в две организации? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №1, 2008 г.)
  • Подскажите, какой шрифт и какой размер шрифта следует использовать при подготовке документов? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №6, 2007 г.)
  • Какие существуют правила по подписанию многостраничных документов, их скреплению и проставлению надписи, подтверждающей количество листов? Как правильно заверять копию многостраничного документа? Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется параллельно с прошивкой документа, или прошивка заменяет заверение копии?(журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №4, 2007 г.)
  • В организации с прошлого года используется система автоматизации делопроизводства, которую настраивали наши программисты. Данная система не обнуляет регистрационные номера документов с начала года, а программисты не хотят перенастраивать систему и просят показать документ, а точнее, его пункт, в котором регламентировано, что регистрационные номера документов с начала года должны начинаться с единицы. Самостоятельно ничего не могу найти, поэтому прошу вас помочь и подсказать такой документ, а точнее, его пункт. (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №3, 2007 г.)
  • «Время от времени появляется необходимость зарегистрировать внутренний документ «задним числом» (например, приказ о командировке – вечно не успевают оформить, а главное сообщить вовремя). Понимаю, что такого не должно быть, но когда ОЧЕНЬ НАДО, можно ли присваивать документам номера с дробью. Слышала, что можно оставлять резервные номера каждый день, в таком случае как быть, если эти номера останутся не востребованными? И как быть, пока «завалявшихся номеров нет?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №1, 2007 г.)
  • «Подскажите, в каком случае документы могут утверждаться должностным лицом, а когда требуется издавать специальный документ для утверждения? Какие документы подлежат утверждению?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №12, 2006 г.)
  • «Существует ли какая-то разница между делопроизводителем и документоведом?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», N12, 2006 г.)
  • «5 января 2004 года было принято постановление Госкомстата России, утвердившее новые формы первичной учтенной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов на выплату премии и вознаграждений (N Т-11 и №Т-11а) отличаются от требований к оформлению организационно-распорядительных документов, установленных ГОСТом Р 6.30-2003. В соответствии с этим возникает вопрос, как следует оформлять приказы на выплату премий и вознаграждений – по требованиям, закрепленным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1, или по ГОСТу Р 6.30-2003? Прошу вас также ответить на следующий вопрос. Где должна проводиться регистрация организационно-распорядительных документов – в месте формирования и хранения или в службе документационного обеспечения управления, а храниться документы могут в другом месте?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №8, 2006 г.)
  • «Если заседание начинается 15 мая и после частичного проведения переносится на следующее число, как это следует отразить в протоколе? Как при этом следует начинать или продолжать протокол на следующем заседании по тем же вопросам? Таким образом, какую дату документа следует присвоить протоколу, если заседание длилось два дня, а оригинал протокола окончательно оформляется на следующий – третий день?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №7, 2006 г.)
  • «В какой срок (на основании какого официального документа) я должна ознакомить с приказом заинтересованных в нем лиц? В какой срок (на основании какого официального документа) организация должна дать ответ на письмо-запрос другой организации?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №7, 2006 г.)
  • «Почему в ГОСТе Р 6.30-2003 закреплено два реквизита: «23 – гриф согласования документа» и «24 – визы согласования документа». В чем их разница?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №6, 2006 г.)
  • «У нас в организации ведется регистрация служебных записок в каждом подразделении. Посоветуйте, пожалуйста, где лучше регистрировать документ – в подразделении, которое его готовит, или в подразделении, на имя чьего сотрудника направлен документ?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №6, 2006 г.)

Административное производство – это нормативно урегулированный порядок совершения процессуальных действий, обеспечивающих законное разрешение индиви-дуальных административных дел, объединенных обязательностью предмета.

Все административные производства подразделяются на 2 группы: 1) процессуальное производство; 2) юрисдикционное. Процессуальное производство охватывается понятием делопроизводство. Предметом процессуального производства являются индивидуальные административные дела бесспорного характера. В рамках процедуры производства правовая оценка поведения лица не является обязательной. Процессуальное производство не имеет своим результатом применение принудительных мер. Различают следующие виды процессуальных произ-водств: 1) лицензировано-разрешительные; 2) регистрационные; 3) нормотворческие. Лицензионно-разрешительное производство регулируется ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности», который определяет, что лицензия – это основной документ, который разрешает осуществление определенного вида деятельности в определенные сроки и устанавливает условия осуществления этого вида деятельности. Для получения лицензии заявитель должен представить в лицензирующий орган определенный пакет документов. В большинстве случаев, кроме предоставления документов требуется проведение экспертизы. Срок для выдачи лицензии – 30 дней. Отказ в выдаче лицензии м б обжалован в арбитражном суде. Лицензии выдаются сроком от 3х до 5 лет. Передача лицензии другим лицам запрещается. Лицензирующий орган при наличии нарушений может приостановить действие лицензии на срок до 6 месяцев. Отзыв лицензии возможен только по решению суда, но лицензия на осуществление банковской деятельности только ЦБ. Разрешительная система – совокупность правил, регламентирующих порядок производства, хранения и т.д. оружия, взрывчатых веществ, а также порядок открытия и функционирования оружейных, ремонтных, пиротехнических производств и строительство тиров. Регистрационное производство осуществляется в ФМС, ФНС, ФС кадастрового учета, министерстве юстиции. Министерство юстиции осуществляет регистрацию НПА ФОИВ. ФМС осуществляет учет граждан РФ и иностранных граждан по месту жительства и месту постоянного пребывания. ФНС осуществляет регистрацию юридических лиц. ФС по кадастру осуществляет регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Нормотворческое производство. Общее правило процессуальных действий по принятию НПА практически отсутствует. В большинстве случаев действует правило ведомственного характера. Единственным НА является регламент заседаний правительства. Кроме того, правила подготовки и принятия НА ФОИВ и их государственной регистрации предусматривают обязанность органов ИВ регистрировать свои НА в министерстве юстиции. К юрисдикционному производству относят: 1) производство по делам об административном правона-рушении; 2) дисциплинарное производство; 3) производство по жалобам. Особенности юрисдикционного производства: 1) специфическим предметом административной юрисдикции является конкретный административный спор; 2) правовая оценка поведения лица является важнейшим условием разрешения административно-правового спора; 3) возможность или необходимость применения соответ-ствующих мер юридической ответственности к виновной стороне спора. ТО административная юрисдикция – это администра-тивно-процессуальная деятельность уполномоченных ис-полнительных органов, осуществляемая во внесудебном порядке с целью рассмотрения и разрешения индивидуальных административно-правовых споров и дел. Суть дисциплинарного производства закрепляется в применении дисциплинарного принуждения к лицам, со-вершившим правонарушение в виде дисциплинарного проступка. Дисциплинарное производство регламентировано многими НА, но в общем виде оно выглядит следующим образом: взыскание применяется непосредственно за обнаружение проступка, но не позднее 1 месяца со дня обнаружения и в месяц со дня совершения. До применения взыскания с работника д б затребовано письменное объяснение. Дисциплинарное взыскание налагается прямым или непосредственным начальником в устной или письменной форме. Дисциплинарное взыскание считается погашенным, если в течение года со дня его наложения не будет наложено новое взыскание. Нормативной основой производства по жалобам является ФЗ «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан», «Об обжаловании в суде действий и решений, нарушающих права и свободы граждан», ГПК, АПК. 89.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *