Бухгалтерские штампы

  • автор:

Обзор решений для управления печатью

Привет, Гиктаймс! Решение проблем, связанных с созданием и обеспечением корпоративных инфраструктур печати, начинается с их мониторинга. Отслеживать состояние устройств печати настоятельно рекомендуется даже в том случае, если компания невелика и все ее потребности закрывает одно единственное сетевое МФУ с общим доступом. Даже в этой ситуации можно в один прекрасный день остаться вообще без принтера, занявшись поисками способов ремонта «по факту». Если же в организации имеется полноценная инфраструктура из нескольких (будь то 10 или 100) принтеров и МФУ, то аудит такого парка – задача не из простых. И здесь не обойтись без специальных программных решений и сервисов, о кторых и пойдет речь под катом.

Если верить аналитикам из Gartner или Nuance, в российских офисах в среднем 60% сотрудников в день печатают от 11 до 50 страниц. При этом, разумеется, большую часть из них совершенно не волнует объем затрат работодателя на печать. А они , кстати, могут достигать в компаниях с большими объемами печати нескольких сотен долларов ежегодно в пересчете на каждого сотрудника.
Эти расходы можно и сократить, и грамотно распределить. В первую очередь, необходимо избавиться от нецелевого использования устройств печати («анкета на паспорт»), забытых распечаткок в лотках принтеров, нецелесообразной печати в цвете, возможного воровства (перезаправка или совместимый картридж вместо оригинального), возможного жульничества и завышенных счетов от компаний-аутсорсеров, если вы пользуетесь их услугами.
Нас отговаривали упоминать тему нечистоплотности сотрудников, чтобы не вызвать негатив читателей Geektimes, но это действительно распространенный случай, и без него сегодняшний пост был бы как борщ без сметаны. Как это происходит? Сотрудник, отвечающий за работу печатной техники в офисе, заявляет, что расходные материалы закончились. Компания по этой заявке закупает оригинальные картриджи. Получив картриджи, сотрудник обращается в специальную фирму, занимающуюся скупкой оригинальных (читай, ворованных) картриджей. По нашим данным, средняя стоимость оригинального тонер-картриджа Hewlett-Packard, например, составила в 2016 году 10 500 рублей. Оригинальный картридж сотрудник продает со значительным дисконтом, а потом за еще существенно меньшие деньги покупает совместимые или заказывает перезаправку.

А ведь есть еще такие задачи, как технический контроль устройств и состояния расходных материалов, организация использования принтеров и т.д. Обойтись без специальных средств тут просто невозможно.
Мы в своей практике предлагаем заказчикам разные средства, исходя из тех задач, которые они решают, и состава их инфраструктуры печати. Ведущие вендоры, как правило, имеют в своих портфелях собственные разработки. Но подойдут они только тем редким компаниям, которые используют технику только от одного производителя. Таких – единицы. Парк принтеров и МФУ формируется годами, и в нем в подавляющем большинстве случаев присутствуют устройства разных производителей и разной степени «свежести». Поэтому вполне логично обсудить универсальные решения.

FollowMe (компания Ringdale)


Одно из них, FollowMe, обеспечивает решение сразу нескольких задач, таких как учет печати и контроль доступа к устройствам, а также маршрутизацию заданий в соответствии с выставленными настройками. Учет использования всех принтеров и МФУ на предприятии, отслеживание активности отдельных пользователей или рабочих групп и интерактивная печать – для таких задач FollowMe подходит лучше всего.

MegaTrack (компания Fontware)


Это приложение ведет мониторинг устройств печати и собирает статистику для последующего создания отчетов и анализа. Достоинство этого решения – возможность работать не только с сетевыми, но и локальными принтерами. В настройках для каждого принтера можно ввести стоимость одного отпечатка, и система будет выдавать еще и экономические выкладки по каждому устройству. Решение поддерживает кластерную конфигурацию Windows Cluster Server 2000/2003, мультиязычно и имеет веб-интерфейс для удаленного доступа.

Pcounter (компания A.N.D. Technologies)


Особенность Pcounter – очень простая интеграция в существующую инфраструктуру и последующее масштабирование. Система учитывает все задания печати, отправленные на устройство, собирает статистику его использования, а в качестве дополнительной функции имеет возможность перенаправления заданий. Помимо печати Pcounter способен организовать и сканирование. Дополнительно загружаемое приложение собирает статистику копирования, сканирования и отправки факсов с использованием корпоративных МФУ.

JetAdvice 2.0 (компания EuroForm A/S)


Еще один простой продукт для сбора информации о корпоративных устройствах печати и расходных материалах. JetAdvice 2.0 ведет мониторинг состояния расходных материалов в устройствах, подключенных к корпоративной сети, и при снижении уровня тонера до критической отметки отсылает на электронную почту уведомление сотрудникам, ответственным за поддержку или контакт с внешней сервисной службой. Поддержка широкого спектра марок особенно будет ценна компаниям, располагающим «зоопарком» принтеров и МФУ разных вендоров, в том числе и нестандартизированными устройствами.

Equitrac (компания Nuance)


Ценность этого решения – в возможности проводить с его помощью кампании по поощрению ответственного отношения сотрудников компании к печати. Equitrac создает виртуальную очередь печати, когда документ следует за пользователем и может быть распечатан на любом принтере, подключенном к корпоративной сети. Речь идет и о сознательном выборе пользователем наиболее подходящего устройства для конкретного задания. Equitrac при этом не требует отдельного сервера и легко устанавливается на любой сетевой принтер или МФУ.
Все это – простые решения, предлагающие разный набор возможностей. Но есть среди средств управления печатью и те, что позволяют решать самый широкий круг задач – от мониторинга всей инфраструктуры до обеспечения доступа к принтерам и МФУ в соответствии с корпоративными политиками и правами.

PrintStat (компания Nicotech)


PrintStat – программное решение для мониторинга принтеров и МФУ всех известных на рынке производителей. Это решение действительно универсально – база моделей насчитывает более 1000 пунктов и, с обновлением своих линеек производителями, пополняется. Это позволяет использовать PrintStat даже в той компании, где работает целый парк устройств, от совсем старых до новейших.
Принцип работы PrintStat прост – данные собираются со встроенных датчиков печатающих устройств, консолидируются системой и визуализируются при помощи настраиваемого интерфейса. Доступ к системе можно получить из любого компьютера в сети через веб-интерфейс, можно и настроить периодическую отсылку уведомлений по электронной почте.
Какие данные позволяет получить PrintStat? Их состав практически полностью покрывает потребности, обеспечиваемые мониторингом печати в компании. Первый комплекс данных – мониторинг состояния расходных материалов. Система оценивает ресурс установленных картриджей, прогнозирует их расход в соответствии с нагрузкой на принтер или МФУ и может даже отправить заявку в адрес поставщика расходных материалов. Пресловутые склады в коридорах офиса из коробок с картриджами становятся неактуальными. Помимо оптимизации затрат при отсутствии запаса расходных материалов и его хранения, происходит высвобождение человеческих ресурсов.
Естественно, мониторингом одних только расходных материалов PrinStat не ограничивается. Решение постоянно контролирует данные, поступающие со счетчиков отпечатанных страниц и ресурсных деталей. Благодаря этому отслеживается и текущая нагрузка на устройство, и его ресурс. Эта информация крайне важна для оптимизации печати в офисе. Сравнив нагрузку двух одинаковых или сходных по своим возможностям МФУ можно, например, оптимизировать их расположение в помещении для того, чтобы сотрудники использовали оба аппарата равномерно.
Существует масса примеров, когда один из сетевых принтеров простаивал, в то время, как другой использовался чрезмерно много, и причиной такой неравномерности в нагрузке была необходимость сделать к одному из устройств несколько лишних шагов.
Планирование текущего обслуживания – столь же важная задача при управлении офисной печатью и мониторинг печати позволяет в значительной мере предугадать выход из строя ресурсных деталей и спланировать их замену. Такой подход к техническому обслуживанию дает возможность проводить бюджетирование расходов на заблаговременно, а не «по факту» поломки. Результат тоже очевиден – планомерные и планируемые расходы для любой компании всегда проще и удобнее экстренных.
Явное достоинство PrintStat – возможность отдать процесс сбора и анализа информации компаниям-аутсосерам, которые занимаются обслуживанием техники. Для того чтобы прогнозировать обслуживание, им вполне достаточно будет отслеживать уведомления по электронной почте, не получая доступа в корпоративную инфраструктуру заказчика.
И еще одно достоинство PrintStat – автоматическое масштабирование при расширении или обновлении парка устройств в компании. Система самостоятельно определяет вновь установленный принтер и начинает отслеживать его использование.

Print Manager Plus (компания Print Manager)

Второй из числа наиболее популярных и универсальных продуктов, предназначенных для мониторинга корпоративной инфраструктуры печати. Print Manager Plus (PMP) обладает большими возможностями, чем PrintStat. Она может использоваться, в том числе, и крупными компаниями с большим и разнообразным парком принтеров и МФУ. Поддерживаются устройства всех основных производителей, что гарантирует от сложностей при расширении или обновлении парка. PMP может не просто собирать статистику и контролировать расходные материалы, но и помогает организовать доступ к принтерам и МФУ с отслеживанием использования техники пользователями и политик доступа.
К примеру, PMP позволяет и отследить, кто, что и на каком принтере печатал, и рассчитать стоимость печати для конкретного пользователя или отдела. И даже распределять задания по устройствам в зависимости от заданных условий. К примеру, для печати объемных документов лучше использовать более производительные устройства, и PMP позволяет настроить их автоматическую отсылку на мощные принтеры, а распределение по типу файла даст возможность соблюдать требования конфиденциальности внутри офиса.
Явное достоинство – собственный модуль статистики, который позволяет проводить анализ состояния инфраструктуры печати непосредственно в PMP. При этом есть еще и генератор отчётов на основе Crystal Reports, и больше сотни вариантов визуализации. При всей сложности PMP проста в использовании и совместима практически с любым платформенным ПО – от UNIX до Windows-серверных систем (сертификат совместимости от Microsoft у системы, кстати, имеется). Устанавливается на сервер за минуту, настраивается еще за пять.
В принципе, последние два решения способны обеспечить все потребности, связанные с мониторингом печати и решить попутно еще и дополнительные задачи, вроде обеспечения прав доступа к принтерам и МФУ. Одно из них больше подойдет для крупных компаний, другое лучше соответствует потребностям СМБ-сегмента. Но, прежде чем разворачивать любое из них, стоит провести предварительную процедуру аудита инфраструктуры – вполне возможно, что наилучшим окажется другая разработка, предлагаемая специализированными интеграторами.
Постепенно мы подобрались к самому интересному – к оптимизации затрат на расходные материалы, но об этом поговорим в следующем посте.

По роду деятельности приходится часто заправлять картриджи. Делаю я это на совесть,
но с некоторыми «особо одаренными» клиентами случаются конфликты по причине
«не знаю куда делась краска с принтера». Решил протестировать программу для
подсчета отпечатанных листов. Первое (бесплатное), что попалось — Paper Cut Print Logger.
Скачать ее можно здесь:
Отчет об испытаниях буду выкладывать по катом
Скачивание и установка программы вопросов не должна вызывать.
Через несколько дней поделюсь результатами
Ну вот, первые впечатления…
У программы видимых настроек не обнаружено. Внешне она также себя никак не проявляет, хотя
заметна в диспетчере задач. Но порывшись в папке программы я обнаружил логи. При стандартной
установке логи будут находиться по адресу: C:\Program Files\PaperCut Print Logger\logs\
Как видим, там находятся 2 папки. В папке C:\Program Files\PaperCut Print Logger\logs\csv находятся
логи, которые можно прочитать редактором таблиц типа Excel
Честно говоря, вывод логов в таком виде мне совсем не понравился. Возможно, это дело вкуса.
Как мне показалось, куда более удобен просмотр с помощью любого браузера. Лог в виде html
находится по адресу C:\Program Files\PaperCut Print Logger\logs\html\index.htm
Вывод в вот таком красивом и удобном виде:

Как видим, в удобной форме предоставлен доступ к файлам в виде csv и html.
Причем, все разбито по датам. Откроем для наглядности свежий лог, щелкнув мышкой на
нужной дате

Наглядно и подробно расписана полная информация. Указано время печати, количество
документов и страниц, имя пользователя, название документа и принтер, на котором ве-
лась печать.
Таким образом, программа удовлетворяет все мои (а может и ваши) запросы. Огромное
спасибо ее создателям!

Датеры и штампы с бухгалтерскими терминами

Каталог

  • Визитки
  • Печати
    • Печати по оттиску
    • Восстановление печатей
    • Изготовление латунных печатей
    • Копия печати
  • Штампы
    • Рекламные штампы
    • Праздничные штампы
    • Личные штампы
    • Прикольные штампы
    • Детские штампы
    • Штампы по оттиску
  • Факсимиле
  • Экслибрис
  • Образцы печатей и штампов
  • Оснастка для печатей и штампов
    • Автоматическая
    • Металлическая
    • Карманная
    • Ручная, простая
  • Ручка со штампом
  • Подушки штемпельные
    • Настольные (офисные)
    • Сменные для автоматов
    • Многоцветные
    • Для спиртовых красок
  • Краска штемпельная
    • Для бумаги (водная основа)
    • Для разных поверхностей (спирт)
    • Для металлических клише (масло)
    • Невидимые краски
    • Неоновые краски
    • УФ брелок для невидимых красок
  • Опечатывание дверей, сейфов
    • Пломбир на пластилин или сургуч
    • Пломбиратор для свинцовых пломб
    • Наклейки и клипсы
  • Печати под сургуч
  • Металлические клише
  • Самонаборные печати и штампы
  • Датеры
  • Нумераторы
  • Оборудование
    • Экспонирующие камеры
    • Расходные материалы
    • Диск с заготовками для печатей
    • Обучающее видео
  • Аксессуары для печатей
    • Чехлы, футляры для печатей
  • Данные для заказа
  • Готовые макеты, требования
  • Видео
  • Отзывы

Печать кадровой службы: ставить или нет?

Журнал «Кадровое дело», № 04 апрель 2011
Подписка на журнал «Кадровое дело»

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна? Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров? Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.

Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.

Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?

Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.

Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.

Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.

Применение печатей

Вид печати

Основание
Применение гербовых печатей Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»
Применение обычных печатей Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ч. 7 ст. 2), Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ч. 5 ст. 2), Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (п. 4 ст. 3) и др.

Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?

Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.

Организации же, не относящиеся к перечисленным выше (а именно общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации), вправе иметь зарегистрированную в установленном порядке эмблему. Их печати не могут называться гербовыми. Такие организации могут иметь как одну, так и несколько печатей. Отличаться друг от друга они могут лишь дополнительной надписью (например «Отдел кадров», «Отдел снабжения» и т. д.).

Теперь давайте разберемся, что означает термин «Работодатель». Трудовое законодательство определяет работодателя, как физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).

Таким образом, когда мы говорим о печати работодателя, мы подразумеваем печать (печати) либо организации, либо физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.

Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.

Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).

Документы в тему

Документ

Поможет вам
Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» Узнать, в каком случае на печать может быть помещен Государственный герб РФ
Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» Узнать о праве акционерных обществ иметь свою печать
Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» Уточнить, какие особенности имеют печати обществ с ограниченной ответственностью
Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» Узнать о печатях некоммерческих организаций
Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» Разобраться в особенностях использования печатей с Государственным гербом РФ

Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся:

  • трудовые книжки и вкладыши к ним**;
  • копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников***;
  • справки с места работы;
  • заявления на загранпаспорт.

Особое внимание хотелось бы уделить вопросу использования оттиска печати кадровой службы для заверения подписи должностного лица, наделенного правом ведения трудовых книжек.

Как известно, в марте 2008 года Правительством России**** были внесены некоторые изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*****. Изменения, в частности, коснулись пункта 35 Правил, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».

Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели. Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников.

Совет
Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.

Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя.

Исправляем ошибку

Ошибка

Многие работники кадровых служб заверяют запись об увольнении работника печатью отдела кадров.

Как правильно

В пункте 35 Правил указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

Что будет, если…

Если при проверке это будет обнаружено уполномоченным органом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать негативных последствий, работодателю следует поставить в трудовой книжке основную печать организации, не зачеркивая ранее поставленную печать отдела кадров.

В противном случае, чья же она?

Пример

В организации есть структурное подразделение «Отдел кадров», руководитель которого наделен полномочиями заверять записи в трудовой книжке работника при его увольнении. Эти полномочия закреплены в его должностной инструкции, а обязанность по ведению трудовых книжек возложена на него приказом генерального директора. Начальник кадровой службы организации вносит запись об увольнении в трудовую книжку работника. Остается заверить свою подпись печатью. Встает вопрос, какой именно печатью: основной печатью организации или печатью отдела кадров? Доступа к основной печати нет по объективным причинам. Что следует предпринять начальнику отдела кадров – задержать выдачу трудовой книжки работнику до тех пор, пока не удастся поставить основную печать организации, или поставить печать отдела кадров и своевременно выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику? Многие кадровики предпочитают второй вариант, поскольку слишком формальный подход может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работников.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Ольга Абашникова,
ведущий специалист по кадровому администрированию БДО «Юникон Бизнес Сервис» (Москва):

– Заверять записи в трудовой книжке при увольнении работника желательно основной печатью работодателя – юридического лица во избежание разногласий с проверяющими инстанциями. При невозможности своевременного доступа к основной печати возможно заверение записей печатью отдела кадров во избежание нарушений трудового законодательства.

Юлия Сафина,
юрист группы компаний «Юрконсул» (Москва):

– Печать отдела кадров организации имеет право на существование при наличии отдела кадров как структурного подразделения. Пунктами 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек допускается проставление печати кадровой службы в трудовых книжках (на титульном листе, внутренней стороне обложки). Кроме того, печатью кадровой службы можно заверять копии кадровых документов, выдаваемых по просьбе работника.

Екатерина Добрикова,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Руководитель организации имеет право подписывать кадровые документы, заверяя свою подпись основной печатью, а не печатью отдела кадров. В то время как работник кадровой службы вправе заверять свою подпись на таких документах печатью отдела кадров.

Галия Измалкова,
начальник отдела кадров ООО «Рисар» (г. Казань):

– Далеко не все кадровые документы нуждаются в печати. Но, к сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и, если да, какую именно печать. Поэтому в большинстве случаев руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе.

* Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.

** При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 2.2).

*** Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003.

**** Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225».

***** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Учет печатей и штампов в организации

Количество печатей в организациях зависит от масштабов их деятельности. Небольшим фирмам, где числится только генеральный директор, достаточно одной печати, на более крупных предприятиях необходимо несколько печатей и штампов. В статье рассмотрим учет печатей и штампов, дадим примеры проводок.

Бухгалтерский и налоговый учёт печатей и штампов

Поскольку печать не может стоить дороже 40 тысяч рублей, а срок эффективного пользования более 1 года, то стоимость необходимо отнести к материально – производственным запасам. Это прописано в пункте 5, Положения о бухгалтерском учёте 6/01. Читайте также статью: → “Учет основных средств» (ПБУ 6/01)». Стоимость только что приобретенной печати учитывается по дебету счёта 10, который называется «Материалы». Сумму необходимо брать без учёта НДС.

Например, если цена 1 000 рублей, то на счету «Материалы» отразится только 847,46 рубля. Когда НДС, «в том числе», то есть уже включён в сумму, то для его извлечения применяется ставка 18/118. Счёт 10 имеет несколько субсчетов, печати и штампы необходимо отразить на 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». На нём числится наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

В тот же день необходимо сумму списать в расходы. Если организация оказывает услуги, то для этой операции используется счёт 26 «Общепроизводственные расходы». Торговые фирмы используют 44 счёт «Расходы на продажу». Далее печати и штампы хранятся на забалансовом счете 013 до их списания.

Важно! В частных организациях, учёт печатей ведётся как материально-производственные запасы, а не основное средство.

Пример 1. Фирма «Капитошка» занимается оптовой торговлей. 2 апреля 2016 года приобрела печать стоимостью 2 900 рублей, в том числе НДС 18%. Печать была доставлена в офис 2 апреля со всеми сопровождающими документами (накладной, счёт-фактурой), в тот же день бухгалтер перечислила за неё оплату с расчетного счёта.

Проводка Сумма Расшифровка
Дт 60 Кт 51 2 900,00 Перечислены средства за печать
Дт 10.9 Кт 60 2 457,63 (стоимость печати без НДС) Печать подлежит бухгалтерскому учёту
Дт 19 Кт 60 442,37 Входной НДС по приобретенным ценностям
Дт 68 Кт 19 442,37 НДС принят к вычету
Дт 44 Кт 10.9 2 457,63 Стоимость печати списана в расходы
Дебет 013 2 457,63 На забалансовом счету числятся активы стоимостью менее 40 тысяч

В налоговом учёте, при расчёте налога на прибыль, можно отразить всю сумму затрат (только без учета НДС») в графе «Косвенные расходы». Приложив накладную, либо акт об оказанных услугах. Это уменьшит сумму налога на прибыль. При заполнении декларации по косвенному налогу, полученную при покупке печати счёт-фактуру, также обязательно отразить в Книге Покупок, входящая сумму НДС уменьшит данный налог. Читайте также статью: → “Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».

Стандартные проводки в бюджетных учреждениях

Учет печатей бюджетных подразделениях намного сложнее, чем обычных. Изначально, принимается решение, по какой статье необходимо отразить: 310 (если печати будут использоваться более года) или 340 (срок использования меньше 1 года).

На основании Инструкцией № 157н, учёт объекта, который применяется в работе более года,ведётся как основное средство, при этом не зависимо от их цены. Когда в работе печати используются меньше года. Если срок полезного использования менее года, тогда печати относят к материальным запасам. Решение об этом принимает комиссия.

  1. Если принятие осуществилось в качестве Основного средства. В проводках указывается стоимость всех затрат,с учётом НДС. Если она менее 3 тысяч рублей, то списание со счета происходит с одновременным отражением на его на 21 «Основные средства стоимостью до 3 тысяч рублей включительно в эксплуатации»».
  2. При отнесении печати к категории «Материальные запасы». Если принято решение зачислить их в качестве материальных запасов, то отнесение к ним происходит на основании документов:
  • товарной накладной;
  • счет-фактуры;
  • товарно-транспортной накладной;
  • акт о приёме установленной формы (0315004). Читайте также статью: → “».

В бюджетных организациях, специальная комиссия решает способ учёта печати.

Пример 2. Государственная организация приобрела печать стоимостью 590 рублей, том НДС в том числе (90 рублей ). Стандартные проводки при отнесении объекта к основному средству:

  • Отражены затраты на покупку печати:

Дт 4 106 31 310 Кт 4 302 31 730 – 590 рублей

  • Переведены денежные средства Продавцу:

Дт 4 302 31 830 Кт4 201 11 610 – 590 рублей

  • Объект принят к учету как основное средство:

Дт 4 101 38 310 Кт 1 106 31 310 – 590 рублей

Проводки при отнесении объекта к МЗ:

  • Приняты к учёту:

Дт 2 105 36 340 Кт 2 208 34 660 – 500 рублей

  • Перечислены денежные средства: 590 рублей

Дт 2 302 36 830 Кт 2 201 11 610

  • Входный НДС принят к вычету: 90 рублей

Дт 2 210 01 560 Кт2 208 34 660

При принятии печати в качестве основного средства, отражается сумма с НДС, а если принято как запасы – в проводках указывается сумма за вычетом косвенного налога.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как заполняется журнал учёта печатей и штампов

Все печати и штампы должны строго учитываться Для этого существует специальный журнал. В нём содержатся их оттиски и информация о том, в какой отдел они переданы, с подписью ответственных лиц. Журнал содержит 8 граф:

№ п/п Наименование печати/штампа Оттиск Выдача в пользование Возврат Примечание
должность и ФИО получателя подпись, дата получения должность и ФИО получателя подпись, дата получения
1 2 3 4 5 6 7 8
  • В первой графе указывается порядковый номер.
  • В графе «Наименование печати» прописывается её назначение, например «Печать для документов».
  • В третьей графе обязателен оттиск, он должен быть чётким, не размытым.
  • В графе № 4 указывается, например: «менеджер по продажам Коваленко А.М.»
  • В 5 графе – подпись ответственного лица с указанием даты получения.
  • 6-7 графа заполняются аналогично графам № 4 и 5, только в случае возврата.
  • Строка «Примечание» заполняется в случае уничтожения печати, с указанием номера акта и даты составления.

Журнал заполняется в рукописном виде, поскольку в нём необходимо наличие оригинальной подписи ответственных лиц. Название столбцов может меняться, в зависимости от необходимости и деятельности организации. Строго установленной формы Журнала нет. Форма не регламентирована законодательством.

Несмотря на это вести его необходимо с соблюдением всех требований строгой отчетности:

  • обязательна порядковая нумерация страниц;
  • журнал необходимо прошнуровать;
  • на документе ставится печать и подписьруководителя;
  • хранится журнал в железном сейфе.

Законодательством не установлен обязательное наличие граф в Журнале. Организация вправе их корректировать, в зависимости от своей деятельности.

Хранение печатей и штампов в организации

Способ хранения печатей и штампов зависит от их вида и назначения. Круглая печать (основная), находитсяв сейфе, доступ которому есть только у руководителя организации. В случае его длительного отсутствия – передается под расписку ответственному сотруднику.

Вспомогательные печати и адресные штампы находятся у ответственных работников, которые пользуются ими для исполнения ежедневной работы. Хранятся он также в опечатанных металлических шкафах, к которым имеет доступ определенный круг лиц. Штампы должны находиться в задвигающихся ящиках.

Проверка состояния печатей и штампов

Процедура бывает плановой, а может поводиться при наличии подозрений на использование поддельной печати. В любом из перечисленных случаев собирается специальная комиссия. По результатам проверки составляется акт, который передается руководителю организации. В нем излагаются выявленные проблемы, недочёты и рекомендации по их устранению.

При увольнении работника, генеральный директор направляет комиссию для установления факта наличия печатей, а также установления их подлинности. По итогам составляется акт приёма – передачи, с которым необходимо ознакомить нового сотрудника. Выявить подлинность печати опытный эксперт может даже визуально, если появляются подозрения, то для их подтверждения предмет исследования отправляют в лабораторию.

Как осуществляется замена печатей

Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:

Утилизация собственными силами Обращение за помощью к специализированной штемпельной организации
Производится специально назначенной комиссией Печать сдаётся в стороннюю штемпельную организацию
После исполнения поручения оформляется акт, с указанием следующих данных:

  • времени и места проведения;
  • состав комиссии;
  • причины уничтожения;
  • наименования оттиска печати;
  • способ утилизации (изделия из полимеров, возможно сжечь, либо разделить на мелкие части, а металлические – опиливают перекрестными линиями)
  • заключение, вынесенное комиссией
  • подписи всех проверяющих
Одновременно с печатью предоставляется комплект документов:

  • заявление о намерение уничтожить оттиск, заверенное руководителем;
  • ксерокопия паспорта директора;
  • копия доверенности, в которой прописаны полномочия на осуществление таких действий;
  • ксерокопия паспорта лица, ответственного за уничтожение;
  • заверенная копия выписки из ЕГРЮ, срок её получения не должен превышать одного месяца;
  • платежный документ, подтверждающий перечисление денежных средств, за оказываемые услуги (оригинал квитанции, либо платежное поручение с отметкой банка).

При утилизации собственными силами, акт необходимо хранить на всём протяжении деятельности организации, чтобы избежать неоднозначных споров. Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно. Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.

Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета. Способ утилизации фирма выбирает сама

Ключевые моменты по контролю печатей и штампов

Организации всегда были обязаны иметь круглые печати, на которых, в обязательном порядке, содержалась информация о наименовании фирмы и её адрес. Федеральный закон № 82 ФЗ говорит не об обязанности, а о праве иметь такую печать.

Из этого же закона следует, что информация о печатях должна содержаться в уставе. Несмотря на то, что законодательство не прописывает обязательное наличие печати, деятельность фирмы без нее просто невозможна. Она необходима:

  1. при принятии (если это первое место работы) и увольнении сотрудника;
  2. при предоставлении документов в налоговые органы (заверенные копии, декларации на бумажном носителе);
  3. сдача отчётности в ФСС и ПФР;
  4. оформление внутренней кадровой документации, составление писем и многое другое.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Нужно ли регистрировать новую печать?

Обязательная регистрация отменена, сделать это можно по желанию, для присвоения регистрационного номера.

Вопрос №2. Можно использовать логотипы, графические изображения в оттисках?

Это не запрещено, если не является недобросовестной конкуренцией и скрытой рекламой организации.

Вопрос №3. Обязательно ли уничтожать печать при реорганизации фирмы?

Нет, не обязательно, но лучше утилизировать, чтобы избежать вопросов.

Вопрос №4. В чём отличие печати от штампа?

Штамп не имеет юридической силы, а служит для облегчения работы.

Вопрос №5. Отличается ли учет печатей в частных и бюджетных организациях?

Да, план счетов в бюджетной организации совсем другой, соответственно и бухгалтерский учёт печатей сильно отличается.

Типовые ошибки при учете печатей и штампов

  1. При передаче руководителем основной печати, в период его отсутствия, не составляется расписка, процедура осуществляется на словах. В результате печать хранится у ответственного лица незаконно.
  2. Не всегда печать находится в специально оборудованном металлическом сейфе, часто её местоположение – стол или ящик руководителя.
  3. Распространённое нарушение – вынос печати из офиса, без составления соответствующих документов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *