Бухгалтерия восстановление учета

  • автор:

Если ведение бухгалтерского учета по тем или иным причинам не осуществлялось в течение длительного времени, то это может привести к проблемам с кредиторами, партнерами и клиентами.
Как можно восстановить бухучет?
Стоимость восстановления бухгалтерского учета зависит от ряда факторов:

  • объема работ;
  • используемой системы налогообложения;
  • срочности выполнения работ;
  • способа восстановления.

Получить консультацию…
Процедура восстановления бухгалтерского учета в среднем занимает от нескольких недель до нескольких месяцев.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг — один из современных способов ведения бухгалтерии предприятия.
При выборе организации для бухгалтерского аутсорсинга стоит обратить внимание на репутацию компании, срок ее деятельности на рынке, наличие лицензий на осуществление аудиторской деятельности, а также на штат специалистов.
Как выбрать компанию для аутсорсинга?
Некоторые аудиторско-консалтинговые компании оказывают широкий спектр услуг по финансовому и бухгалтерскому аутсорсингу.
Актуальные услуги…

В соответствии с законодательством РФ каждый хозяйствующий субъект обязан вести бухгалтерский и налоговый учет. Однако на практике встречаются случаи, когда ведение бухучета в компании либо полностью отсутствует, либо ведется с грубыми нарушениями. Чем это чревато для владельцев организации и как можно исправить положение?

В каких ситуациях может потребоваться восстановление системы бухгалтерского учета

Восстановление бухгалтерского учета — сложнейшее мероприятие, целью которого является приведение в порядок всех бухгалтерских документов компании в соответствии с требованиями законодательства. Существует целый ряд причин, по которым организации может потребоваться процедура восстановления:

  1. Ведение бухгалтерского учета по тем или иным причинам не осуществлялось в течение длительного времени.
  2. Некомпетентность бухгалтера или его неспособность справляться со своими обязанностями и замена на нового сотрудника. В этом случае всю существующую документацию придется корректировать.
  3. Обнаружение ошибок в первичных документах и их несоответствие реальной финансовой ситуации.
  4. Исчезновение бухгалтера со всеми документами компании. Встречаются и такие ситуации, когда уволенный бухгалтер, обиженный на руководство, преднамеренно вредит своему бывшему работодателю.
  5. Полная утрата первичных документов вследствие форс-мажорных обстоятельств: пожара, выхода из строя оборудования, переезда, обрушения электронной базы, и т.д.

Исходя из целей и имеющихся в компании бухгалтерских документов, различают два вида восстановления бухгалтерского учета:

  • Частичное. Требуется, когда необходимо восстановить только определенные участки учета, например, банковские операции, кадастровый учет. Частичное восстановление требует меньших временных и финансовых затрат.
  • Полное. В этом случае проводится комплексный анализ и полная корректировка всех участков бухгалтерского учета, обработка всех первичных документов за отчетный период. Полное восстановление — очень трудоемкий процесс, требующий высокого профессионализма всех его участников.

Цели восстановления бухучета могут отличаться для разных компаний, это может быть:

  1. Создание структуры бухгалтерского учета, которую организация сможет использовать в будущем.
  2. Получение положительного заключения аудиторов за восстановленный период.
  3. Предотвращение ареста банковских счетов предприятия.
  4. Успешное прохождение налоговой проверки.

Несвоевременное восстановление бухгалтерского учета и наличие нарушений может привести к серьезным последствиям для деятельности компании. Прежде всего, возникнут проблемы с государственными органами, включая налоговую инспекцию. Уклонение от уплаты налогов или уплата неправильных сумм влечет за собой административную или даже уголовную ответственность.

Важно!
В соответствии со статьей 199 УК РФ уклонение от уплаты налогов путем непредоставления налоговой декларации или включения в нее ложных сведений наказывается штрафом от 200 000 до 500 000 рублей, или в размере зарплаты за период 1–3 лет, либо принудительными работами на срок до 5 лет с лишением права занимать определенные должности на срок до 3 лет, либо лишением свободы сроком до 6 лет, также с лишением права занимать определенные должности или вести определенную деятельность.

Кроме того, отсутствие грамотного бухучета в компании может отрицательно сказаться на ее бизнесе, включая проблемы с кредиторами, партнерами и клиентами. Несоответствующее ведение документации рано или поздно приведет к тому, что руководство компании не сможет осуществлять и контролировать движение товарно-материальных ценностей, финансовых активов.

В результате нарушение законодательства может обойтись намного дороже, чем проведение восстановления бухгалтерского учета и отчетности с точки зрения финансовых, временных и трудовых затрат.

На восстановление бухгалтерского учета в зависимости от степени утраты требуется в среднем от нескольких недель до нескольких месяцев.

Итак, с чего начать?

Этап 1. Бухгалтерский аудит. Этот этап включает в себя комплексный анализ работ, включающий анализ всех бухгалтерских документов компании, диагностику бухгалтерского и налогового учета. Аудиторский анализ помогает выявить полный перечень имеющихся ошибок, их особенности, благодаря чему становится возможным более быстрое и качественное восстановление учета.

Этап 2. Оценка фронта работ по восстановлению. Именно на этом этапе определяется точный объем работ и формируются основные задачи на весь период восстановления. Кроме того, оговариваются условия сотрудничества (если привлечена сторонняя организация) и решается вопрос, на чьей территории будут проводиться работы с документами. По итогам первых двух этапов составляется отчет о состоянии дел в компании, в котором также даются рекомендации по исправлению имеющихся нарушений и ошибок.

Этап 3. Планирование мероприятий по восстановлению. После ознакомления с состоянием дел в бухгалтерии можно переходить к составлению плана мероприятий, в котором в обязательном порядке прописываются все необходимые действия и сроки их исполнения (см. табл. 1).

Таблица 1. Фрагмент плана мероприятий по восстановлению бухгалтерского учета

№ п/п Планируемые виды работ Сроки
1 Проверка и оценка состояния бухгалтерского учета компании 01.06.–05.06.2017
2 Проверка сохранности и учета основных средств 06.06–11.06.2017
3 Инвентаризация материально производственных запасов 12.06–17.06.2017

Этап 4. Работы по восстановлению. На этом этапе производятся все необходимые мероприятия по восстановлению бухучета. Они включают обязательное восстановление первичных документов — договоров, актов выполненных работ, счетов-фактур, накладных, кассовых и товарных чеков. На основе собранных и откорректированных документов создаются новые регистры бухучета. На этом этапе очень важно обеспечить преемственность восстанавливаемого периода и периода, который предшествовал ему.

Этап 5. Подготовка и сдача бухгалтерской отчетности. После того как все документы восстановлены и откорректированы, производится подготовка и сдача отчетности в налоговый орган. Перед этим необходимо провести сверку с контрагентами, позволяющую подтвердить остатки на бухгалтерских счетах. Затем формируется отчетность по восстановленным данным, формируются налоговые регистры и заполняются декларации, которые сдаются в налоговые органы. На основании корректировочных деклараций уплачиваются все необходимые налоги и штрафы.

Этап 6. Разработка рекомендаций и принятие мер по предотвращению утраты документации в будущем. После завершения всех работ разрабатывается перечень рекомендаций по дальнейшему ведению бухгалтерского учета в компании. Эти рекомендации основаны на нарушениях и ошибках, выявленных на этапах восстановления. Рекомендации должны иметь практический характер и содержать конкретные предложения для оптимизации бухучета в конкретной фирме с учетом специфики ее деятельности.

При грамотном проведении всех этапов восстановления бухгалтерского учета компания получает бухгалтерскую документацию в полном объеме, полную прозрачность деятельности бухгалтерии для руководства организации и возможность избежать наложения штрафов и других наказаний со стороны государственных органов.

Варианты восстановления системы бухучета

Несмотря на существование нескольких различных причин, вызывающих необходимость восстановления системы бухгалтерского учета, существует не так уж много вариантов его проведения. Для осуществления работы можно использовать один из четырех способов:

  1. Доверить работу собственному персоналу. Теоретически и работы по восстановлению бухгалтерского учета можно возложить на кого-то из собственных специалистов. При этом экономятся средства на проведение восстановления, поскольку штатные работники фирмы находятся на фиксированном окладе. Минус этого варианта очевиден — если собственная бухгалтерия не сумела грамотно организовать бухучет в компании, то и компетентно провести его восстановление она вряд ли способна.

  2. Нанять новый персонал. В том случае, если бухгалтерия на предприятии отсутствовала или велась самим руководителем от случая к случаю, можно нанять новый штат бухгалтеров, поручив задачу восстановления им. Также этот метод иногда применяется при увольнении главного бухгалтера, когда его функции возлагаются на нового сотрудника и весь процесс восстановления также должен выполнять новичок. Несомненным плюсом такого подхода также является экономия — нет необходимости платить за услуги по восстановлению бухгалтерского учета. Однако нужно учитывать, что компетентность и профессионализм новых работников на начальном этапе их деятельности определить практически невозможно. Может случиться так, что для проведения полномасштабного восстановления ее будет недостаточно. К тому же новый специалист не знает особенностей работы компании, что может также вызвать сложности при проведении восстановления учета.

  3. Передать работы частному консультанту. На рынке аудита в настоящее время работает немало частных бухгалтеров, предлагающих различные услуги, включая и восстановление отчетности. Найм такого специалиста также сопряжен с определенными рисками, поскольку сложно определить уровень его профессионализма. Кроме того, при привлечении приходящего бухгалтера нередко отсутствуют гарантии качественного выполнения работы, поскольку обычно он ведет несколько фирм и не слишком заинтересован в трате большого количества времени на обслуживание одной конкретной компании.

  4. Заказать услуги специализированной фирмы. На сегодняшний день — оптимальный вариант. Услуги по восстановлению бухгалтерского учета предлагают консалтинговые и аудиторские компании, а также специализированные бухгалтерские организации. Большинство из них дает гарантию качественного обслуживания, закрепленную в договоре. В штате таких фирм, как правило, работают специалисты высокого уровня, а к процессу восстановления привлекаются не только бухгалтеры, обеспечивающие непосредственную подготовку и обработку документации, но и аудиторы, отвечающие за постановку задач, контроль их выполнения и принятие работ в соответствии с законодательством РФ. Кроме того, к процедуре могут быть привлечены эксперты по вопросам оптимизации налогообложения.

    В процессе работы специалисты консалтинговых компаний всегда готовы дать соответствующие пояснения и обоснования тех или иных действий, при этом рекомендации, касающиеся последующей бухгалтерской деятельности предприятия, будут иметь исключительно профессиональный и компетентный уровень.

Выбор одного из вариантов полностью зависит от желания и возможностей компании, но нужно учитывать, что неграмотное восстановление бухучета может иметь для компании серьезные последствия.

Цена восстановления функций и документации бухгалтерского учета

Стоимость восстановления бухгалтерского учета зависит от нескольких определяющих факторов:

  1. Объем работ. Чем крупнее компания, чем больше документов и операций подлежит восстановлению, тем выше итоговая цена. Например, маленькому ИП с небольшими оборотами до 250 000 рублей в месяц восстановление учета обойдется в среднем в 3500 рублей за один месяц. А компании с оборотом в 4–6 млн рублей восстановление будет стоить порядка 22 000 рублей.
  2. Используемая система налогообложения. По законодательству РФ все налоги и сборы исчисляются и уплачиваются фирмами в порядке, установленном используемой системой налогообложения — общей, упрощенной, ЕНВД. Этот порядок также влияет на стоимость услуг по восстановлению бухучета. Самыми распространенными в России по статистике являются упрощенная и общая системы, поэтому и восстановление бухучета на них производится наиболее часто (см. табл. 2). На стоимость услуги влияет также и форма собственности компании — восстановление бухгалтерского учета для ООО стоит дороже, чем для ИП.

Таблица 2. Примерная стоимость восстановления бухучета в зависимости от применяемой системы налогообложения и количества документов

Количество документов в квартал УСН, за восстановленный месяц, руб. Общая система, за восстановленный месяц, руб.
Нулевой баланс (промежуточный) за квартал 1700 1700
До 30 3800 5100
31–100 7700 10 000
101–300 12 800 15 300
301–600 19 100 23 000
601–1000 26 800 33 100

  1. Срочность выполнения работ. Сроки восстановления отчетности, как уже говорилось, могут варьироваться от нескольких недель до нескольких месяцев. Если заказчику по каким-то причинам необходимо срочное выполнение, то аудиторские фирмы возьмут дополнительную плату, составляющую от 5% до 30% от общей стоимости услуг по договору.
  2. Способ восстановления. Частичный способ будет стоить дешевле, чем полное восстановление всей системы бухучета на предприятии. Чем меньше участков подлежит восстановлению, тем ниже будет стоимость работы.

В целом, восстановление бухгалтерского учета в аудиторской фирме — достаточно затратная процедура, но только в этом случае возможны гарантии высокого качества и правильного оформления всех документов. Кроме того, такие исполнители обычно берут на себя и защиту интересов компании-заказчика в налоговых органах.

Как выбрать надежную компанию для восстановления бухгалтерской отчетности

Любая организация, нуждающаяся в восстановлении бухгалтерского отчета и решившая обратиться в специализированную компанию, стремится найти наиболее надежного партнера. Как это правильно сделать, рассказывает Елена Межуева, руководитель практики «Финансовое консультирование» аудиторско-консалтинговой компании КСК групп:

«Существует несколько основных критериев, которым стоит следовать при выборе компании-исполнителя. Конечно, это репутация фирмы и срок ее деятельности на рынке. Пообщайтесь с партнерами и клиентами, возможно, кто-то уже обращался к ней за услугами. Не лишним будет посещение конференций и семинаров, в их рамках можно получить информацию об услугах, предоставляемых той или иной аудиторской компанией. Кстати, КСК групп регулярно проводит подобные мероприятия для своих клиентов, так что будем рады видеть всех у себя.

Важна комплексность оказываемых услуг. На каждом этапе процедуры восстановления учета могут требоваться дополнительные специалисты — в области налогообложения, юристы и даже программисты. Ведь при первичной оценке состояния документации проводится и анализ электронных БД. После того как масштаб проблем и объем восстановления учета выявлен, произведена всесторонняя оценка состояния учета с детализацией комплекса работ, ответственность в плане сотрудничества аудиторов с заказчиком согласована, начинается сбор и восстановление документации, а при этом — сверка всех расчетных данных с контрагентами. На этом этапе может потребоваться помощь юристов. Далее происходит корректировка/создание регистров БУ, профессиональное восстановление налогового учета, где будут необходимы эксперты по вопросам налогообложения. С их участием происходит согласование и полная уплата налогов, пеней, уточнение деклараций. Под контролем аудиторов происходит формирование новой, корректной отчетности, подача исправленных документов в соответствующие органы.

В штате КСК групп — высококлассные специалисты всех нужных направлений, что позволяет проводить необходимые работы комплексно и в максимально короткие сроки.

И, наконец, проверьте актуальность лицензий на осуществление аудиторской деятельности, обратите внимание на то, застрахована ли профессиональная ответственность будущего партнера. В КСК групп имеются все необходимые документы, подтверждающие право компании на работу в области аудита, консалтинга, оценочной деятельности».

P.S. КСК групп — один из лидеров на рынке аудиторско-консалтинговых услуг. За почти четверть века своего существования компания неоднократно входила в списки лучших аудиторских и консалтинговых компаний, по версиям авторитетных рейтинговых агентств.

В организациях нередки случаи ведения учета с ошибками или не ведения его вообще, потери документов из-за пожаров, переездов или ухода бухгалтеров. Руководство и контрагенты не получают точных данных о деятельности и имущественном положении организации, затрудняется контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей, активов и денежных средств. Все это ведет к необходимости восстанавливать учет. Восстановление учета — сложный и долгий процесс, когда все документы приводятся в порядок и восстанавливаются отсутствующие бумаги.

Отсутствие ведения учета не остается безнаказанным. Если не предоставить отчетность в налоговые органы вовремя, работу организации приостановят и расчетные счета заблокируют, а на руководителей наложат штраф. Отсутствие учета и первичных документов приведет к тому, что при налоговой проверке будут наложены штрафы, пени и взысканы суммы неуплаченных налогов.

Цели восстановления учета

Восстановление учета напрямую связано с законодательными требованиями. Все имеющиеся документы приводят в соответствие требованиям, а отсутствующие восстанавливают. Это позволяет минимизировать финансовые потери, связанные с нарушением законодательства. Суд принимает как смягчающее обстоятельство подтвержденные попытки восстановления учета. Если же никакие меры не принимались, суд трактует это как противоправное бездействие, повлекшее правонарушение по неосторожности.

Целью восстановления учета может быть создание или восстановление структуры учета, получение положительных заключений от аудиторских организаций, снятие санкций с расчетных счетов.

В зависимости от целей и объема, восстановление учета подразделяется на два вида:

  • частичное — восстанавливается определенный участок учета (учет ТМЦ, кадастровый учет, банковские операции);
  • полное — восстанавливается учет в комплексе. Включает ввод первичной документации, составление и сдачу отчетности в ИФНС, ПФР, ФСС и т.д.

Сроки восстановления учета

Законодательство не устанавливает сроки для восстановления учета. Они изменяются в зависимости от объемов, периодов и целей работ. Но затягивать с этим не стоит, так как при налоговой проверке отсутствие документов может привести к неприятностям.

Восстановление налогового учета и бухучета нужно проводить за период охвата налоговой проверки. При выездной проверке охватывается период не более трех лет, поэтому восстанавливать документы за больший срок не нужно. Но если налоговая запросит документы давностью более трех лет, обязанность предоставить их остается. Например, при подаче уточненной декларации могут проверяться ее пункты давностью более трех лет.

Кому поручить восстановление учета

Руководство организации может самостоятельно решить, кого привлечь для мероприятий по восстановлению. Учет может восстанавливаться как бухгалтерами предприятия, так и привлеченными лицами или фирмами. Рассмотрим варианты подробнее.

  1. Привлечение для работы своего персонала позволит сэкономить деньги, но под вопросом останутся сроки завершения мероприятий. К тому же бухгалтерия, допустившая такое состояние учета, вряд ли сможет справиться с таким трудоемким заданием: восстановление учета — процесс куда более сложный, чем ведение.
  2. Привлечение для работы новых сотрудников тоже позволит существенно сэкономить, хотя новому сотруднику придется знакомиться со спецификой деятельности организации. Учитывайте, что его компетенции не известны наверняка, а привлечение неопытного сотрудника к мероприятиям по восстановлению может только ухудшить ситуацию.
  3. Привлечение для работы аудиторской или консалтинговой фирмы позволит соблюсти сроки проверки, получить аудит высокого качества и достоверный отчет о процедуре восстановления. Цены на услуги изменяются в зависимости от объема работ, системы налогообложения, сроков и способов. Работа со специализированными фирмами не позволит сэкономить, но даст гарантии по соблюдению процедур и правильности оформления документов. На восстановлении учета не стоит экономить, ведь нарушение законодательства и выплаты штрафов могут обойтись дороже.

Ведите учет в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия: наши специалисты помогут с восстановлением

С чего начать восстановление бухгалтерского учета

Восстанавливать бухучет в организации — долгий процесс, он может занять от недели до нескольких месяцев. Восстановление проводится в несколько этапов.

На предварительном этапе проводится анализ системы учета в организации, выясняется уровень запущенности и выявляются проблемные зоны. После этого руководство принимает решение об объеме работ: полное или частичное восстановление.

Во-первых, проанализируйте имеющуюся документацию и документооборот, проверьте правильность расчета налоговых платежей, составьте налоговые декларации. Заполнение пробелов в учете сопровождается подачей уточненных налоговых деклараций и исправленных форм отчетности. На этом этапе для восстановления учета проводится инвентаризация. Она позволит проверить учет ТМЦ и ОС и восстановить его.

Во-вторых, восстанавливается недостающая первичная документация, которая нужна для заполнения регистров. Проведите систематизацию всех наличных документов. Сверьте данные бухучета и первичной документации. Так выявятся отсутствующие счета-фактуры, ПКО и РКО, накладные и т.д. Восстановить недостающие документы можно самостоятельно или запросив дубликаты у контрагентов, инспекций, банков, ИФНС.

В-третьих, выявите несданную отчетность. После восстановления и корректировки всех документов подготовьте и сдайте отчетность в нужные инстанции. На основании подаваемых уточненных деклараций, уплатите необходимые налоги и штрафы.

После восстановления учетных данных пригласите независимую аудиторскую фирму, которая проверит отчетность и подтвердит отсутствие ошибок. В заключение всех мероприятий разрабатываются рекомендации по дальнейшему ведению учета. Они должны предотвратить утрату документов в будущем. Для разработки мер учитываются все выявленные ошибки и расхождения и сформулировать конкретные предложения для оптимизации учета в организации.

В результате учет становится полностью прозрачным и понятным руководству и проверяющим органам. Организация получает полный архив первичной документации, полный пакет бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном и бумажном виде, который соответствует требованиям закона. На этом этапе можно считать восстановление учета завершенным.

Требуется восстановление учета? Специалисты веб-сервиса Контур.Бухгалтерия и Контур.Бухта проведут восстановление и наладят работу, оставьте заявку для бесплатной консультации. Приведите учет в порядок с нашей помощью и работайте без ошибок в простом облачном сервисе — самостоятельно или с бухгалтером. Первые 14 дней работы в Контур.Бухгалтерии — бесплатно.

Восстановление утраченных первичных бухгалтерских документов

Номенклатура бухгалтерских документов

Составляем график документооборота

Утрата документов – случай не редкий, а особенно у тех субъектов хозяйствования, у которых не налажена работа с документами. Отечественным законодательством предусмотрен определенный порядок действий при утрате бухгалтерских документов. А как быть с остальными документами? В какие органы следует обращаться для подтверждения их пропажи или уничтожения? Какие документы нужно будет оформить самостоятельно? Как восстановить утраченные документы и что делать, если они восстановлению не подлежат? Ответы на эти и другие вопросы – в предложенном материале.

Порядок действий: общие требования

Итак, если у субъекта хозяйствования по каким-либо причинам пропали или уничтожены документы, то важно четко определить порядок действий по фиксированию факта пропажи или уничтожения, чтобы в дальнейшем исключить возможность обвинения самого предприятия и его должностных лиц в их исчезновении или порче. Законодательством установлены лишь требования к порядку действий при утрате документов бухучета, и при этом отсутствуют четкие правила их восстановления.

Так, в п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, сказано, что в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора в случае пожара.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также ГФС в 10-дневный срок.

В случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (в день после окончания явлений) обязательно проведение инвентаризации в объеме, определенном руководителем предприятия. Это предусмотрено абзацем седьмым п. 7 разд. I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879.

Кроме того, нужно помнить, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (абзац первый п. 44.1 Налогового кодекса, далее – НК). Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение таких документов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1 095 дней (2 555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 НК) со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления – с предусмотренного НК предельного срока представления такой отчетности (абзац первый п. 44.3 НК).

В случае утери и повреждения указанных документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном НК для представления налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации. Налогоплательщик обязан восстановить утерянные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган (п. 44.5 НК).

Законодательство не определяет порядок действий при пропаже или уничтожении документов, не относящихся к бухгалтерским. Поэтому, по мнению автора, было бы целесообразно применять изложенный порядок и при пропаже или уничтожении всех видов документов: кадровых, организационно-распорядительных общего характера и т. п., которые, как правило, используются субъектом хозяйствования. Итак, рекомендуем следующий порядок действий при пропаже или уничтожении документов:

  • назначение приказом руководителя предприятия комиссии по расследованию причин пропажи, уничтожения документов;
  • обращение в уполномоченные госорганы, а также проведение инвентаризации в случае утраты документов вследствие чрезвычайных ситуаций: техногенная авария, пожар или стихийное бедствие;
  • принятие мер по восстановлению документов, которые подлежат хранению в течение установленного законодательством срока.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/50111-0

К сведению! Конкретный срок хранения документов определен в Перечне типовых документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5.

Проведение служебной проверки

Как правило, в комиссию по расследованию причин утраты документов включаются специалисты, работа которых непосредственно связана с утраченными документами. Это могут быть работники бухгалтерии, кадрового подразделения, подразделения делопроизводства или канцелярии, юридического подразделения. В зависимости от причин утраты документов при необходимости в комиссию могут быть отдельно включены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимые эксперты. В участии данных лиц заинтересовано прежде всего само предприятие, поскольку они могут документально подтвердить отсутствие вины предприятия и его работников в утрате каких-либо документов, что имеет большое значение.

По результатам работы такой комиссии составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. В нем подробно указываются все выясненные обстоятельства, а также ответственные за сохранность документов лица (бухгалтер, работник подразделения делопроизводства и т. п.).

Если же документы были утеряны, а не утрачены по не зависящим от ответственных работников обстоятельствам, то служебная проверка проводится без привлечения компетентных органов и организаций. Кроме того, к ответственным за хранение утерянных документов лицам в данном случае следует обратиться с требованием о предоставлении письменного объяснения.

К акту необходимо приложить перечень утраченных либо утерянных документов, а также подтверждающие документы, выданные уполномоченными госорганами, если причиной утраты документов послужили техногенная авария, пожар или стихийное бедствие. То есть причина утраты документов должна быть в любом случае оформлена документально!

Подтверждение утраты документов

Факт хищения документов должен быть подтвержден справкой из полиции (талоном-уведомлением, форма которого приведена в приложении 4 к Инструкции о порядке ведения единого учета в органах полиции заявлений и уведомлений о совершении уголовных правонарушений и других событиях, утвержденной приказом МВД от 06.11.15 г. № 1377) или решением суда.

Если документы пострадали вследствие пожара, то нужно направить запрос о предоставлении соответствующей справки из ГСЧС, акта о пожаре, форма которого утверждена приказом МВД от 14.06.17 г. № 503, или других документов, устанавливающих причину возгорания. В случае затопления помещения, в котором хранились документы, следует обратиться в коммунальные или эксплуатационные предприятия для получения соответствующей справки. В случае же стихийных бедствий потребуется справка территориального управления ГСЧС.

В справках рекомендуется указывать перечень утраченных документов, чтобы было понятно, какие именно документы отсутствуют. То есть, обращаясь в уполномоченный орган, одновременно нужно представить опись документов для правильного составления справки. Кроме того, материальные потери должны быть подтверждены актом инвентаризации, в котором фиксируется стоимость утраченного имущества.

Восстановление документов

Стоит ли восстанавливать утерянные или утраченные документы? Законодательство (кроме НК, как было сказано выше) не содержит норм, обязывающих это делать. Тем не менее, лучше не пренебрегать мерами по восстановлению, ведь мнение контролирующего органа иногда основывается на субъективном подходе к толкованию закона, а особенно – подзаконных актов.

И, к примеру, тем же п. 18 Порядка осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденного постановлением КМУ от 26.04.17 г. № 295, установлено: в случае отсутствия документов, ведение которых предусмотрено законодательством о труде, объекту посещения направляется копия акта о невозможности проведения инспекционного посещения или невыездного инспектирования и письменное требование о предоставлении / восстановлении документов (обе формы утверждены приказом Минсоцполитики от 18.08.17 г. № 1338) с указанием срока восстановления документов. На время выполнения такого требования срок проведения инспекционного посещения или невыездного инспектирования приостанавливается.

Поэтому восстановление документов будет свидетельствовать о добросовестности субъекта хозяйствования при предъявлении претензий контролирующими органами, даже если они будут не совсем соответствовать их первоначальному виду, к примеру будут подписаны другими лицами. Для этой цели восстанавливать целесообразно лишь те документы, срок обязательного хранения которых еще не истек. Кроме того, документы могут понадобиться самому субъекту хозяйствования для отстаивания своих интересов. В таблице рассмотрим, каким образом можно восстановить документы:

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/50111-1

Способ восстановления документов

Описание способа

Самостоятельно восстановить документы, имеющиеся в электронном виде

Наиболее простой способ. Так, если сохранились электронные базы документов, то можно распечатать документы снова и заверить их подписями уполномоченных лиц.

Это касается любых документов: бухгалтерских, кадровых, организационно-распорядительных общего характера и т. д. При этом если на предприятии правильно налажен процесс регистрации документов, то задача по их восстановлению существенно упрощается (можно по списку просто распечатывать недостающие документы)

Направить запрос о предоставлении дубликатов документов контрагентам

Способ в основном касается восстановления тех документов, которые подписываются контрагентом: договоров, актов, счетов-фактур, накладных, актов сверки и т. д. Контрагент, в свою очередь, предоставляет дубликат имеющихся у него экземпляров.

В соответствии с п. 13 гл. 10 разд. II Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000), дубликат является особым видом копии документа. Это повторно оформленный служебный документ для использования вместо утраченного или поврежденного оригинала, имеющий такую же юридическую силу.

Дубликат изготавливается на том же бланке, что и оригинал, и содержит информацию, аналогичную информации в оригинале. На нем проставляются оттиск печати предприятия и подписи должностных лиц, имеющих право подписи этих документов на момент оформления дубликата. В правом верхнем углу на дубликате проставляется отметка «Дубликат».

Следует отметить, что некоторые контрагенты, получив запрос о предоставлении дубликата договора, могут предложить просто снова распечатать второй экземпляр договора и подписать его обеим сторонам. Но на это предложение лучше не соглашаться, поскольку:

  • во-первых, могут иметь место несоответствия с предыдущей версией договора, а запрашивающее предприятие не будет иметь возможности сверить данный вариант договора с оригиналом. Ведь недобросовестные контрагенты могут воспользоваться случаем и подкорректировать содержание документа в свою пользу;
  • во-вторых, противоречия могут возникнуть с ранее составленными документами, фиксирующими факт пропажи восстановленного договора

Если документы восстановить невозможно

Итак, большинство документов можно восстановить. Как правило, законченные в делопроизводстве дела должны быть оформлены и учтены после окончания периода, в котором они сформировались. При оформлении дел следует руководствоваться Правилами № 1000.

Перед оформлением дел может быть проведена дополнительная систематизация документов. Полное или частичное (упрощенное) оформление дел производится в зависимости от сроков их хранения (п. 3 гл. 2 разд. VI Правил № 1000). Так, полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного хранения (более 10 лет), в том числе дела по кадровым вопросам (личному составу), а частичному – дела временного хранения (до 10 лет включительно).

Руководствуясь п. 8 гл. 2 разд. V Правил № 1000, по результатам экспертизы ценности документов структурные подразделения подготавливают дела постоянного и долговременного (более 10 лет) хранения для передачи в архив предприятия. Но как формировать дела и передавать их в архив, если каких-то документов не хватает?

По общим нормам п. 9 гл. 2 разд. V Правил № 1000 при установлении в процессе экспертизы ценности фактов недостачи документов и дел, которые внесены в номенклатуру, соответствующими структурными подразделениями предприятия проводится их розыск. При отрицательном результате розыска руководитель предприятия по представлению службы делопроизводства или руководителя архива (лица, ответственного за архив) создает комиссию по служебному расследованию, назначает служебное расследование и издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утрате документов или дел.

Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная членами комиссии и руководителем соответствующего структурного подразделения, передается в архив предприятия. На основании справки архив составляет Акт о недостаче дел (документов) в структурных подразделениях по форме, приведенной в приложении 13 к Правилам № 1000, который подписывается руководителем архива (лицом, ответственным за архив), визируется руководителем подразделения делопроизводства и утверждается руководителем предприятия.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *