Автоматизация системы бюджетирования

  • автор:

Бюджетирование – так называется сумма всех процессов внутри предприятия, которые связаны с:

  • Разработкой бюджетных стратегий
  • Планированием бюджета
  • Отслеживанием и контролем движения средств
  • Анализом и корректировкой принятых бюджетов
  • Отчетностью по исполнению бюджета

Ещё недавно считалось, что автоматизация бюджетирования нужна только для самых крупных компаний, где работают сотни сотрудников. Но сейчас всё больше руководителей приходят к пониманию, что прозрачный и понятный бюджет, а также простое управление им необходимы любой компании.

Что даёт автоматизация бюджетирования

Зачем нужно проводить автоматизацию управления бюджетом? Данная инициатива обеспечивает целый ряд преимуществ:

  • Построение бюджетной стратегии, то есть приоритетных целей, под которые нужно выделять бюджет. Цели выстраиваются в иерархию.
  • Планирование бюджета. Сюда входит ежегодное, ежеквартальное, ежемесячное, еженедельное планирование. Это касается и приходной, и расходной части.
  • Контроль бюджета.
  • Анализ бюджета: какие статьи дают больше всего прихода и расхода, какие траты оказались целесообразными, а какие нет.
  • Корректировка бюджета в случае форс-мажорных и иных обстоятельств. Гибкость является обязательной характеристикой грамотно выстроенного бюджета фирмы, потому что позволяет оперативно принимать изменения, если обстоятельства меняются.
  • Сопоставление плана бюджета и итогового фактического бюджета за отчётный период. Получение отчётов становится возможным в режиме реального времени.
  • Упрощение и прозрачность процесса принятия, согласования и утверждения решений по изменениям бюджета. Централизованное управление уменьшает издержки и нецелевое расходование средств.

Автоматизация процесса бюджетирования помогает устранить потери средств, повышает прозрачность всех происходящих бизнес-процессов, затрагивающих финансы предприятия, увеличивает гибкость бюджета, позволяет в любой момент получить исчерпывающую информацию о его состоянии.

Трудности при автоматизации бюджетирования

Автоматизация работы с бюджетом компании в большинстве случаев не проводится сама по себе, а осуществляется либо совместно с автоматизацией управленческих процессов, либо на её базе. Первый этап автоматизации бюджетирования состоит в том, чтобы начать накапливать и заносить в базу данные по бизнес-процессам компании, связанных с исполнением бюджета. После этого появляется возможность для планирования, контроля и анализа.
Прежде чем приступать к поиску программных решений, полезно выстроить структуру бюджета предприятия, внедрить системы сбора данных, выстроить стратегии разработки, принятия и утверждения решений по бюджету. После этого есть смысл заняться выбором программных продуктов.
Само по себе внедрение программы не является волшебным средством для улучшения показателей фирмы, а представляет собой один из этапов на пути к этому. При выборе программного продукта приходится сталкиваться с тем, что:

  • Программные продукты дорого стоят. Это относится, в первую очередь, к импортным решениям от зарубежных производителей. Доплата за бренд и известность разработчика в этой ситуации может оказаться весьма заметна.
  • Внедрение программ для автоматизации бюджетирования на предприятии предполагает большие затраты. Это и затраты на приобретение программы, но ещё в большей степени – затраты на её обслуживание и настройку. Часто руководитель фирмы «не видит» полной реальной стоимости программы на этапе приобретения, потому что не закладывает в смету обслуживание. В итоге расходы вырастают в разы по сравнению с предполагаемыми.
  • Отдельные программы не обладают достаточным функционалом для потребностей фирмы, например не поддерживают прогнозирование. Другие, напротив, обладают слишком широким функционалом, который не будет реально использоваться сотрудниками.
  • Почти всегда для настройки и оптимизации программного решения под конкретную фирму нужно привлекать разработчиков, в ряде случаев – создавать IT-отдел, что приводит к постоянным дополнительным затратам.
  • Несовместимость программы автоматизации бюджетирования с другими программными решениями является не просто недостатком, но критической проблемой. Ведь чаще всего, как уже говорилось, такая программа встраивается в уже существующую систему управления бизнес-процессами фирмы.

Решение для автоматизации бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform

Все решения на базе Comindware Business Application Platform доступны по цене, легко встраиваются в систему предприятия и не предполагают сложного обслуживания. Автоматизация бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform предполагает:

  • Внедрение продукта без дорогостоящего обслуживания и настройки
  • Интеграцию с другими продуктами, в том числе с линейкой 1С
  • Интеграция с системой управления сотрудниками, если она уже есть на предприятии
  • Отслеживание исполнения расходной и доходной части бюджета
  • Оперативное создание заявок на включение затрат в расходную часть бюджета, согласование и утверждение руководством
  • Взаимодействие между разными специалистами и отслеживание этапов конкретных заданий не требует переписки или телефонных переговоров сотрудников
  • Внесение новых данных происходит через браузер или мобильное приложение, для работы с системой подойдёт любой компьютер или любой смартфон
  • Внесение изменений в работу программы можно производить «на лету», без остановки её работы и серьёзных изменений в коде
  • Существует возможность хранить данные на отдельном сервере компании либо в облаке, что более доступно по цене

Система автоматизации бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform поддерживает три уровня планирования бюджета:

  1. Стратегический
  2. Тактический
  3. Оперативный

Объектом программы являются разделы и статьи бюджета, а также центры финансовой отчётности. Это позволяет не просто сводить воедино данные и цифры, но чётко видеть, как соотносятся конкретные бизнес-процессы с конкретными затратами, а на основании этого делать выводы.

Если вы ищете недорогое, но работающее решение для автоматизации бюджетирования вашей фирмы, попробуйте продукт на базе Comindware Business Application Platform. Закажите демонстрацию бесплатно и оцените все его возможности без ущерба для вашего бюджета.
Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Автоматизированная система бюджетирования — это финансовая модель предприятия, представленная в электронном виде в форме связанных между собой различных бюджетов, среди которых: бюджет продаж, производства, закупок, инвестиций и другие. Такая модель необходима как для возможности осуществлять планирование движения денежных потоков для каждого ЦФО (центра финансовой ответственности) и сравнения их с реальными данными, так и для анализа того, какое влияние настоящие и будущие отклонения показателей окажут на финансовое положение предприятия.

В процессе моделирования (АСБ) должны участвовать и финансовый директор, и менеджеры, в чьи служебные обязанности входит составление и исполнение бюджетов.

Так как информация, используемая для анализа, заимствуется из других установленных на предприятии корпоративных систем, то автоматизация бюджетирования должна выполняться так, чтобы готовые системы должны включать в себя функциональные блоки, перечисленные ниже:

  • систему бюджетов;
  • средства для работы с ней (включая редактор отчетов и другие функции);
  • инструменты, применяемые для возможности организации совместной работы сотрудников;
  • средства для импорта (иначе, перевода) учетных данных из одной системы в другую.

Преимущества автоматизации бюджетирования

Наша компания имеет честь предложить вам эффективную автоматизацию бюджетирования при помощи соответствующей подсистемы, являющейся компонентом нашей разработки на базе платформы 1С «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ». Система бюджетирования полностью совместима со многими системами учета, которые уже могут быть установлены на вашем предприятии, и не требует изменения программного кода, что значительно ускоряет и облегчает ее внедрение.

Автоматизация управленческого учета и бюджетирования выполняется с использованием гибкой системы настройки. Это позволяет вам получить модель бюджетного управления, ориентированную именно на ваш бизнес. Такая автоматизация бюджетирования проводится в соответствии с потребностями именно вашей компании.

Плюсы от автоматизации системы бюджетирования для предприятия при использовании нашей системы:

  • оперативно формируемые отчеты, отражающие реальное положение дел на предприятии и включающие в себя прогнозный баланс и анализ эффективности центра учета;
  • финансовая модель компании, созданная на определенный плановый период;
  • операционные, функциональные и финансовые бюджеты, делегированные согласно структуре центров финансовой ответственности;
  • эффективное управление денежными средствами организации по всем направлениям ее бизнеса;
  • увеличение числа благоприятных факторов, способствующих реализации стратегических целей и задач.

А разве автоматизации на базе Microsoft Excel недостаточно?

Действительно, автоматизация системы бюджетирования возможна:

  • с использованием программы Microsoft Excel;
  • с помощью специализированных программных продуктов, предназначенных для бюджетирования;
  • путем внедрения программ бюджетирования и финансового учета, таких, как «1С».

До недавнего времени, в первую очередь по причине дешевизны и простоты использования, очень часто в роли системы бюджетирования выступало приложение Excel от Microsoft, входящее в пакет Office. В пользу этой программы бюджетирования также говорило то, что большинство финансистов умели ею пользоваться, к тому же она позволяет вводить различные формулы, находить взаимосвязи и создавать прогнозы. Такая автоматизация бюджетного процесса обеспечивала легкий импорт данных из многих систем учета, и вставка текстовых файлов, облегчающая ввод информации.

В то же время у постановки бюджетирования на базе Microsoft Excel есть много минусов, среди которых:

  • сложности при совместной работе – два человека не могут работать с одной таблицей одновременно;
  • каждый вариант бюджета требует создания отдельного файла, что может вызвать неразбериху, появление дублей и приводит к излишней нагрузке на сервер компании;
  • консолидацию данных приходится осуществлять вручную, что может привести к появлению ошибок и разночтений;
  • уровни доступа к информации практически невозможно разграничить: данные могут быть доступны всем работающим с программой бюджетирования, в то время как часть из них должна быть известна только лицам, имеющим соответствующие полномочия;
  • защита введенных данных от исправлений, в результате которых они могут быть потеряны, тоже отсутствует.

К тому же программа Microsoft Excel имеет низкую производительность. Если вам, например, понадобится отредактировать бюджет, сформированный на 3 года по 10 центрам финансового учета, разбитый по месяцам, вы будете должны не только открыть все файлы, связанные с бюджетом, но и после каждого вносимого изменения еще раз пересчитывать все показатели. Вот почему при больших объемах данных осуществление финансового управления с помощью программного обеспечения Microsoft Excel является весьма проблематичной задачей. Эффективная автоматизация бюджетирования и управленческой отчетности требует использования более производительных, функциональных и удобных инструментов.

Главный недостаток Excel: при значительном объеме показателей, требующих планирования и контроля, создать качественно работающую систему бюджетирования на базе этой программного продукта практически невозможно.

Гарантия точного учета и планирования

В последнее время интерес к внедрению бюджетирования в автоматизированных системах у отечественных компаний значительно возрос. Руководители осознали необходимость планирования движения финансовых средств и подходят к выбору автоматизированной системы с большой осторожностью, что вполне объяснимо. На рынке присутствует достаточное число разработчиков и интеграторов систем, но далеко не все из них могут подтвердить, что внедрение созданных ими разработок принесло заказчику значительные конкурентные преимущества. Правда, долго такие производители ПО существовать просто не смогут по причине неэффективности собственной работы и отсутствия положительного опыта сотрудничества у их клиентов.

При выборе интегратора системы бюджетирования следует опираться на опыт работы, эффективность предлагаемого решения, индивидуальный серьезный подход к каждой компании и количество удовлетворенных заказчиков. Внедрение автоматизированной системы учета – это как раз та сфера, где за сами себя говорят результат и точная информация, а не рекламные лозунги.

Каковы же критерии выбора автоматизированной системы для бюджетирования со стороны потенциальных клиентов?

В первую очередь, это список функциональных требований, среди которых:

  • возможность контроля корректности вносимых данных;
  • иерархически организованные измерения бюджетов;
  • их многовариантность;
  • эффективные средства консолидации, расчета и распределения данных;
  • создание бюджетных отчетов;
  • наличие поддержки и контроля над регламентом бюджетирования;
  • возможность контроля над исполнением бюджетов.

Автоматизация процесса бюджетирования должна соответствовать и техническим требованиям:

  • создание единой базы данных;
  • интеграция с установленными ранее системами учета;
  • многопользовательский режим;
  • повышенная безопасность данных;
  • большие возможности для гибкой настройки.

Подсистема «Бюджетирование», встроенная в программно-методический комплекс «ИТАН: Управленческий баланс» соответствует вышеперечисленному набору функциональных и технических требований. Об этом свидетельствует успешный опыт использования системы многими крупными компаниями, успевшими убедиться в том, что только автоматизация бюджетирования может стать гарантией точного учета, планирования и контроля, эффективно способствующих повышению прибыли.

Автоматизация бюджетирования на предприятии с помощью комплекса «ИТАН: Управленческий баланс» позволит оптимизировать управление, обеспечит принятие эффективных и обоснованных управленческих решений, поможет улучшить финансовые показатели.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *