Автоматизация розничного магазина

  • автор:


«Сайт — главный инструмент интернет-магазина” — это прописная истина для каждого интернет-предпринимателя. При этом у подавляющего большинства интернет-магазинов бек-офис совсем не автоматизирован. Для начинающего бизнесмена эта задача не кажется приоритетной. Главное — выйти на определенный оборот и получить прибыль. Никто не задумывается о цене, которая будет платиться за отсутствие автоматизации отдельных направлений интернет-магазина впоследствии.
Опишем главные, на наш взгляд, задачи по автоматизации бизнес-процессов, которые необходимо решить на самой ранней стадии развития интернет-магазина.

Учет заказов и клиентов

Все заказы, пришедшие в интернет-магазин с сайта, по телефону или по электронной почте, должны где-то храниться. Как правило, для этого используется база CMS интернет-магазина. Заказы, оформленные клиентами на сайте, автоматически попадают в базу CMS. Остальные заказы, например, полученные по телефону, менеджер оформляет за клиента, используя ту же форму на сайте. Недостатком такого подхода является отсутствие инструментов для формирования отчетности, поэтому приходится пользоваться услугами программиста.
Очень важно начать накапливать любую информацию о заказах и клиентах как можно раньше. Это позволяет сделать важные выводы для дальнейшего развития продаж и интернет-магазина в целом. Также, результатом анализа статистики может стать изменение рекламных компаний и прочих маркетинговых инструментов.
Для учета заказов и клиентов рекомендуем не экспериментировать и не придумывать «велосипед”, а использовать проверенные продукты с достаточной для небольшого бизнеса возможностью по интеграции с CMS: Мой Склад, 1С управление торговлей.

Учет финансов

Каждая компания, в том числе интернет-магазин, создаётся с целью получения финансовой выгоды. Для точного понимания рентабельности интернет-магазина необходимо вести учет всех расходов и доходов.
Можно вести финансовый учет в Excel и на начальном этапе нет смысла вкладывать деньги в специальное программное обеспечение. Но на определенном этапе развития бизнеса необходимо начать использовать программное обеспечение для торгового и финансового учета, которое, как правило, требует интеграции с сайтом и доработки под особенности бизнеса. Эта задача решается приобретением 1С бухгалтерии или любой другой бухгалтерской программы.

Загрузка остатков на сайт

Многие интернет-магазины не имеют собственных складов, поэтому вынуждены работать со складов поставщиков. Информацию о складских остатках поставщик рассылает в произвольном формате, чаще всего в Excel. Если вы работаете с несколькими поставщиками, то получаете несколько файлов в разных форматах. Загрузка информации о наличии товаров на сайт интернет-магазина(«проливка”) каждый раз требует специальной подготовки данных. Этот процесс занимает достаточно много времени, а делать его зачастую необходимо каждый день.
Вывод: необходимо максимально автоматизировать данный процесс обновления статусов наличия на сайте интернет-магазина.
Вот несколько вариантов решения этой проблемы:

  • Фрилансеры готовы обновлять статусы наличия и копаться с Excel файлами.
    На деле: Дорого и самое главное не всегда вовремя.
  • Написать собственный обработчик.
    На деле: В полученных от поставщика файлах часто встречаются ошибки разметки и т.д. Это мешает нормально автоматизировать процесс обработки файлов.
  • Нанять человека для ежедневного обновления наличия товаров на сайте.
    На деле: Актуально только для средних и крупных интернет-магазинов.
  • Самостоятельно обновлять наличие товаров на сайте.
    На деле: Почти все так и делают пока интернет-магазин не вырастет.

Учет и контроль задач

Если ваш проект развивается, то ваша команда должна постоянно выполнять задачи по определенному плану. Создайте план развития в Excel и расставьте задачи согласно этого плана исполнителям. Но для автоматизации учета задач и получения статистики по их выполнению Excel файла будет уже недостаточно. Необходимо использовать специальные системы или сервисы, позволяющие вести проекты и ставить задачи как сотрудникам, так и внештатникам, и фрилансерам.
Программ для учета и контроля задач великое множество, на начальном этапе можно использовать любую: Megaplan, Teamlab, Basecamp и проч…

E-Mail рассылки

Не секрет, что почтовые рассылки способны увеличить объем продаж. Для подготовки писем и выполнения рассылки требуется автоматизация.
Существует несколько сервисов для почтовых рассылок:
MailChimp — мощный функционал аналитики, но сложная настройка и высокие требования к клиентской базе интернет-магазина.
UniSender — достаточный функционал, более простая настройка.
Рекомендуем выполнить интеграцию сервисов с Вашим интернет-магазином на самом раннем этапе развития интернет-магазина. Это позволит с самого начала собирать электронные адреса Ваших покупателей и научит Вас делать правильный e-mail- маркетинг, результат от которого с ростом магазина будет только увеличиваться. Затраты на данный инструмент практически равны нулю.
Несмотря на кажущуюся исключительно маркетинговую составляющую данного инструмента, результаты e-mail-маркетинга могут отобразить очень важные особенности и предпочтения аудитории Вашего сайта. Анализируя полученную информацию, возможно, Вы поменяете концепцию всего бизнеса.

Вывод

Любой бизнес требует постоянной аналитики всевозможных показателей. Невозможно понять эффективность компании не имея статистики и метрик. Всегда собирайте как можно больше метрик и регулярно анализируйте их, а автоматизация поможет вам в этом. Автоматизация даже на самом простейшем уровне потребует от Вас значительных трудозатрат, но результатом будет возможность увидеть бизнес совсем с других сторон. Это позволит принимать правильные стратегические решения уже на ранних этапах.
Желаем успехов! Ждите продолжения серии статей на тему «Эффективный интернет-магазин”

Автоматизация розничной торговли – сложный процесс, который включает в себя целый ряд особенностей. Автоматизация нужна в разных областях — в безопасности магазина, для кассового оборудования и, наконец, для учета движения товаров, начиная от поступления до его продажи. И если раньше каждый предприниматель сам решал стоит ли игра свеч и нужно ли заниматься автоматизацией, то со вступлением 54-ФЗ в силу все изменилось. Теперь это обязанность каждого розничного магазина, даже самого маленького. Без специального ПО для онлайн-кассы не обойтись. Но, как вы понимаете, ПО для кассы влечет за собой и программу для учета. Часто они связаны единым сервисом, что значительно облегчает контроль за магазином или сетью магазинов.

Как автоматизировать магазин и что для этого понадобится?

Программа для кассы. Основные требования к ней:
-должна легко устанавливаться на основные модели онлайн-касс,
-должна уметь регистрировать не только продажи, но и возвраты,приходы, расходы.
-понятная и простая
-владелец должен иметь возможность видеть, что происходит в кассе, в удаленном режиме.
Программа для складского учета. Склад – это то место, которое в первую очередь нуждается в автоматизации. Без неё появляются такие неприятные моменты, как недостачи,неучтенные товары, а такие процессы как оприходование, инвентаризация и списывание товара занимает массу времени. Основные требования к программе для складского учета:
— возможность импорта данных из электронных таблиц
— кассовое приложение прилагается к программе учета
— возможность аналитики (средний чек, прибыльность, маржинальность)
— напоминания о задолженностях, о необходимости провести закупку и так далее.


Программа для клиентской базы. Многие владельцы небольших магазинов игнорируют учет покупателей, хотя его оптимизация может значительно увеличить продажи.Основные требования к учету покупателей:
— возможность устанавливать персональные и накопительные скидки.
— возможность вести аналитику продаж по клиентам
Программа для аналитики. Какие данные важно отслеживать? Это может быть выручка за месяц, средний чек, прибыль, количество продаж за определенный период и многое другое.Что должна уметь такая программа?
— отчеты по сотрудникам (для отслеживания эффективности продавцов)
— финансовые отчеты (для облегчения бухгалтерской отчетности, в том числе).
— отчеты по потребительскому спросу.
Идеально, если аналитика, кассовое приложение, клиентская база — всё это в одном сервисе. Такие программы, как правило, универсальны и подойдут для любого типа розничной торговли, будь то маленький магазин одежды, продуктовый магазин или цветов.

Традиционная функциональная модель управления бизнесом постепенно отходит в прошлое и лидирующие позиции занимают решения, реализующие процессное управление предприятием. Автоматизированные системы наиболее востребованы в торговых предприятиях: приходится анализировать большой объем информации по ценообразованию, по наличию товаров на складе и в магазине, по покупательской способности и другим показателям за достаточно короткий промежуток времени и на основе этого анализа принимать соответствующие управленческие решения.

К нам ежедневно обращается множество клиентов, которые совершают одни и те же ошибки при автоматизации розничных магазинов. В нашей статье мы решили собрать ТОП-10 самых распространенных промахов автоматизации розничной торговли и рассказать о том, как их избежать, чтобы автоматизация вашего бизнеса прошла идеально.

№ 1. Автоматизировать рабочие места кассиров в продуктовом магазине на базе «тяжеловесных» программных продуктов

В первую очередь, это касается магазинов у дома, супермаркетов, кулинарий, магазинов с высокой проходимостью покупателей.

Почему не стоит так делать?

К примеру, многие автоматизируют кассу на базе «1С:Розницы» – это «тяжеловесная», объемная программа с довольно широкой аналитикой, отчетами и другими возможностями. Эти факторы влияют на оперативность работы системы на кассе, вследствие чего есть риск образования очередей, не говоря уже про часы пик.

Что выбрать?

Оптимальный вариант для таких магазинов специализированные кассовые программы, например, «Frontol Торговля». В этом продукте есть все необходимое:

    • быстрая печать чека (быстрее, чем в «1С:Рознице» примерно в 5 раз),
    • настройка скидок, чеков,
    • возможность подключения любого торгового оборудования без дополнительных затрат на драйверы,
    • интеграция с системами видеонаблюдения,
    • учет продаж по сотрудникам (по чекам, по товарам, вознаграждения и т.д.), и множество других полезных функций.

    Но главное в ней – это скорость!

    № 2. Автоматизировать магазин одежды на базе POS-систем

    Почему не стоит так делать?

    По сравнению с автоматизацией на базе обычного ПК или POS-компьютера с установленной программой «1С» это дороже примерно в 2 раза, а существенных преимуществ практически нет.

    POS-система, как правило, идет в комплекте с кассовой программой и периферийным торговым оборудованием (сканер, клавиатура, ридер карт, денежный ящик). Однако на нее нельзя поставить программные продукты «1С», так как не подходят технические характеристики, кроме того, POS-системы оснащены POS-монитором (слишком маленьким для работы в «1С») и программируемой клавиатурой, что исключает работу с мышью.

    При этом «1С:Розница» обычная или отраслевая («1С:Розница. Магазин одежды и обуви», «1С:Розница. Магазин автозапчастей», «1С:Розница. Аптека», «1С:Розница. Салон оптики» и т.д.) – наилучшее функциональное решение для подобных предприятий.

    Что выбрать?

    Самый верный вариант: ПК или POS-компьютер + «1С» + отдельно POS-периферия.

    Если у вас планируется сеть магазинов, то у «1С:Розницы» есть возможность создания РИБ (распределенной информационной базы), что позволяет контролировать все магазины из одной точки (центральной базы).

    Кроме того, это программное обеспечение позволяет:

    • производить приход товара на склады,
    • проверять ход его реализации и инвентаризировать,
    • очень удобно проводить перемещения между магазинами сети (или их складами), подключать различные акции (скидки или формирование комплектов для продажи),
    • разрабатывать и печатать ценники, этикетки и штрихкоды на товар.

    В бэк-офисе (товароучетной системе) при этом лучше всего установить «1С:Управление торговлей», программный продукт, нацеленный на повышение эффективности бизнеса торгового предприятия. Важной особенностью программы является универсальность — система поддерживает все основные виды торговли (розничную, оптовую, в кредит, по предварительному заказу, комиссионную), благодаря чему ее можно внедрить в большинстве торговых организаций.

    «1С:Управление торговлей 8» позволяет оптимизировать цепочки продаж, информацию по клиентам, управление закупками и финансами. Кроме того, система дает возможность оценивать результаты маркетинговых акций, вести учет товаров на складах, а также анализировать эффективность работы торговой компании.

    № 3. Автоматизировать бэк-офис (товаровед/администратор/директор) продуктового магазина на базе неподходящих неотраслевых программных продуктов;

    Почему не стоит так делать?

    Мы заметили, что многие автоматизируют бэк-офис на базе «1С:Розницы» или «1С:Управления торговлей». Это нерационально и неудобно. В указанных программах нет множества необходимых для этой отрасли функций: нет возможности вести полноценный учет алкоголя, вести производство (если у вас своя кулинария: вы сами готовите салаты или выпечку), неудобно реализован обмен данными с программой Frontol (а мы уже определились выше, что она – наилучшее решение для кассы продуктовых магазинов).

    Что выбрать?

    «Далион. Управление магазином.ПРО» — это:

    • полный учет алкоголя в соответствии с последними законами ФС РАР (Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка),
    • учет производства со всеми калькуляциями и технологическими картами,
    • прекрасный обмен с «1С:Бухгалтерией» и Frontol,
    • продвижение магазина (СМС-рассылки, интеграция с интернет-магазином),
    • организация коммуникации между сотрудниками (постановка задач, контроль их выполнения, обсуждение рабочих вопросов, система напоминаний).

    № 4. Игнорировать существование антикражных систем

    По оценке Global Retail Theft Barometer на 2014 год годовой прямой ущерб от воровства в магазинах превышает 128 млрд долларов. Непрямые потери по оценкам той же организации составляют столько же или больше. И это данные только по цивилизованным странам, где удалось провести исследование!

    Россия на 7 месте среди крупных рынков по доле потерь магазинов от оборота. Так, за 2014-2015 годы потери розничного бизнеса от краж в РФ составили 6,18 миллиардов долларов! (источник http://www.odesus.gr/images/nea/eidhseis/2015/3.Global-Retail-Theft-Barometer-2015/GRTB%202015_web.pdf)

    Если посмотреть на указанную сумму более локально, то это 10-12% ежемесячной выручки магазина. Свести эту цифру к нулю практически нереально, но минимизировать потери не только можно, реально, но и остро необходимо! Способы для этого есть следующие:

    • Антикражные системы
    • Видеонаблюдение
    • Физическая охрана

    Идеальное решение – это совокупность всех трех пунктов. Если нет возможности осуществить это, нужно проанализировать свой товар на тему того, насколько часто его воруют (посмотреть статистику). Например, чаще всего хищениям подвергаются дорогой (и не очень) алкоголь, CD и DVD-диски, одежда. Эти товары занимают почетное первое место. Для их защиты лучше всего подходят антикражные системы.

    Продукты питания в большей степени помогут защитить видеонаблюдение и антикражные системы. Можно также использовать схему: антикражная система + муляжи камер видеонаблюдения (как показывает практика, даже муляжи очень действенны).

    По нашим наблюдениям и отзывам клиентов, такие вложения окупаются от 1 до 3 месяцев.

    «Россия на 7 месте среди крупных рынков по доле потерь магазинов от оборота»

    № 5. Экономить на детекторе валют

    В 2015 году рост количества фальшивых купюр составил 13,3% по сравнению с 2014 годом (источник tass.ru). Как показывает практика, чаще всего подделывают пятитысячные купюры. Только в IV квартале 2015 года их было обнаружено 11 188 штук (в III квартале – 12 939) – это почти 56 миллионов рублей! (источник arb.ru)

    Банкноты номиналом в тысячу рублей находятся на втором месте по подделыванию у мошенников. За этот же период всего было найдено 4 361 штук – это 4 миллиона рублей! На третьем месте — пятисотрублевые купюры (435 штук).

    Технологии фальшивомонетчиков не стоят на месте, а в 2016 году с учетом кризиса и экономической ситуации в стране, эта цифра однозначно увеличится. В то же время, средняя цена хорошего детектора валют составляет около 10 000 рублей. Как видите, затраты на оборудование несоизмеримы с возможными рисками, поэтому, советуем вам не экономить на детекторе валют.

    № 6. Не следить за прогрессом (Экономить на новинках)

    Эта ошибка также вытекает из соображений экономии или из субъективного ощущения «у меня и так все хорошо». Технологии не стоят на месте, и если вы за ними не будете успевать, то потери нести придется тоже вам.

    Возьмем, к примеру, терминалы эквайринга (оплата банковскими картами). Уже много лет в России официальная заработная плата сотрудникам выплачивается не наличными, а переводится на пластиковые карты. Тем не менее, только в 2014-2015 годах торговые предприятия начали приобретать оборудование, принимающее оплаты картами, и то только потому, что вышел соответствующий закон.

    Представьте себе, что в жилом районе находятся 3 магазина «у дома» и 2 супермаркета. И только в одном из них можно расплачиваться картой. Как вы думаете, что произойдет? У торговой точки с эквайрингом моментально будет приток клиентов, в отличие от остальных, которые не подумали об этом вовремя. Упущенную прибыль им никто не вернет.

    «Технологии не стоят на месте, и если вы за ними не будете успевать, то потери нести придется тоже вам»

    То же можно сказать и о прайс-чекерах (самостоятельная проверка цен в магазине), слайсерах (услуга нарезки сыров, колбас в продуктовых магазинах), весах самообслуживания (покупателям не надо ждать, чтобы подошел продавец и помог со взвешиванием), мобильных приложениях и т.д.

    Поэтому наш совет: не экономьте на новинках, идите в ногу со временем и будьте всегда на шаг впереди своих конкурентов!

    № 7. Автоматизировать магазин с помощью фрилансеров

    Безусловно услуги фрилансеров дешевле, чем услуги специалистов авторизованных компаний, но если углубиться и проанализировать все риски, которые эта экономия за собой влечет, то вы удивитесь насколько вы в итоге переплачиваете!

    • Во-первых, среди фрилансеров часто встречаются студенты или просто некомпетентные специалисты, которые могут допустить множество ошибок в вашей системе. Отвечать за которые будете вы сами.
    • Во-вторых, фрилансер может просто уйти в отпуск или уехать, не сообщив об этом, и в итоге вы останетесь без поддержки.
    • В-третьих, ваш бизнес со всей базой данных находится в руках человека, не несущего никакой юридической и финансовой ответственности, и в теории, ему ничего не мешает передать ее вашим конкурентам. Поэтому ни о какой конфиденциальности и безопасности не может быть и речи.

    Работая с проверенной компанией, вы всегда застрахованы от вышеперечисленных рисков. Кроме того, такие компании имеют в своем составе сертифицированных специалистов, что гарантирует высокое качество выполнения необходимых услуг, начиная от внедрения и установки программ и торгового оборудования до обучения персонала и последующего сопровождения.

    № 8. Использовать неправильную архитектуру информационной системы

    Из-за недальновидности руководителей или лиц, ответственных за автоматизацию, на предприятиях часто встречается целый «зоопарк» несовместимых программных продуктов, которые очень сложно связать друг с другом в единое целое. Самая большая проблема заключается в том, что исправлять ИТ-архитектуру гораздо дороже, чем изначально сделать ее правильной.

    Это влечет за собой замену программных продуктов, перенос данных, стресс для сотрудников вашей организации, затраты на обучение, настройку обменов и т.д. А ведь автоматизация призвана упрощать вашу работу, а не усложнять ее!

    Поэтому совет: не забывайте думать о будущем, делайте изначально все правильно, и найдите специалистов, которые расскажут вам обо всех преимуществах и недостатках вариантов автоматизации и помогут сделать правильный выбор.

    «Исправлять IT-архитектуру компании гораздо дороже, чем изначально сделать ее правильной»

    № 9. Не автоматизировать магазин

    Учитывать все на бумажных носителях невозможно! Только представьте:

    • сроки годности,
    • поддержание минимального наличия ключевых позиций на складе,
    • ценообразование,
    • контроль над продавцами,
    • поддержание лояльности покупателей (акции, скидки, бонусы),
    • анализ продукции (что лучше продается и в какое время).

    Чтобы за всем этим уследить без автоматизации, вам придется буквально переехать в магазин на ПМЖ!

    Бизнес не должен становиться тюрьмой для его владельца! Как мы писали выше, воровство и злоупотребление персонала – явление повсеместное. Автоматизация не избавит вас от этих неприятностей на все 100%, но на 60-70% — точно.

    № 10. Считать, что автоматизация – это «заплатил и забыл»

    О таком подходе мечтают все, но он утопичен.

    Автоматизация — это совместная работа вас и автоматизирующей вас компании. И от того, как вы сработаете в команде, зависит конечный результат.

    Вам тоже придется вникать в этот процесс, как, впрочем, и происходит с выбором товаров для продажи – их ведь вы тщательно подбираете? К тому же, в этой системе будете работать вы и ваши сотрудники, и если решение подобрано неверно, то неудобно будет всем.

    Обратите внимание, если выбранный вами партнер не задал 1001 вопрос о вашей компании и целях автоматизации, значит с очень большой вероятностью для вас подберут неверное решение.

    Наш вам совет: берясь за автоматизацию, заранее освободите себе время в календаре, и все обязательно пройдет успешно!

    Список неправильных решений при автоматизации можно продолжать еще долго, мы же поделились с вами основными ошибками. Автоматизируйте свой магазин грамотно: планируйте все заранее, выбирайте правильного партнера для реализации проекта, вникайте вместе с ним в процессы автоматизации вашего магазина, не бойтесь использовать новинки – вот увидите, клиенты оценят вашу заботу о них!

    Ну, а мы желаем вам побольше продаж, лояльных клиентов и процветания бизнеса!

    Материал предоставлен экспертом Центра комплексного развития бизнеса Еленой Лемешкиной, http://www.roznice.ru/

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *