Автоматизация работы с поставщиками

  • автор:

Содержание

10 стратегий по управлению взаимоотношениями с поставщиками (SRM)

Говоря простым языком, управление взаимоотношениями с поставщиками (SRM) означает взаимодействие и управление сторонними поставщиками, которые предоставляют товары, материалы и услуги вашей организации. Это звучит достаточно просто — вы выбираете поставщиков, которые являются экономически эффективными и с которыми легко работать, чтобы придать отношениям большую ценность.

Разумеется, как и в большинстве современных бизнес-практик, на деле все оказывается намного сложнее. За последние несколько лет управление поставщиками претерпело значительные изменения из-за роста технологий и глобальных масштабов экономики. Выбор поставщиков настолько велик, что трудно выбрать наиболее подходящего, но использование новых стратегий для оптимизации вашей системы управления поставщиками может очень помочь.

Мы обсудим это, но, чтобы дать всестороннее понимание SRM, обратимся к истокам.

Ранние решения для управления отношениями с поставщиками

Концепция SRM была впервые введена в 1983 году консультантом McKinsey Питером Краличем в статье в Harvard Business Review под названием «Закупки должны стать управлением поставками».

«Вместо того, чтобы просто следить за текущими событиями, менеджмент должен научиться делать вещи с выгодой для себя. Для этого требуется не что иное, как полное изменение перспективы: от закупок (оперативная функция) к управлению поставками (стратегическая)», — написал Кралич.

Это важно для понимания SRM. Отношения должны быть стратегическими, они должны быть ориентированы на рост. Это то, что менеджеры и старшие сотрудники не должны забывать, не важно, покупают они физические материалы или программное обеспечение.

Позже, в 1998 году, в исследовании под названием «Эмпирическое исследование развития поставщиков: реактивные и стратегические процессы» исследователь Дэниел Краузе выделил два подхода к процессу управления поставщиками:

Реактивный подход — компании начинают управлять отношениями с поставщиками только тогда, когда возникают неприятные ситуации, и пытаются выяснить, как улучшить работу ненадежных поставщиков. Этот подход требует большого количества времени и ресурсов, которые лучше потратить на более важные бизнес-процессы.

Стратегический подход — управление отношениями с поставщиками начинается еще до подписания договора, чтобы обеспечить конкурентное преимущество компании в долгосрочной перспективе. Это ориентированный на будущее подход, который может привести к успешным отношениям даже на ранних стадиях.

Стратегический подход к управлению взаимоотношениями с поставщиками всегда был ключом к успешному бизнесу, который полагается на сторонних поставщиков, независимо от отрасли. Например, сделав долгосрочные отношения со своими поставщиками неотъемлемой частью своей стратегии цепочки поставок, Эпл приобрела заслуженную репутацию мирового лидера в управлении цепочками поставок и обеспечила бесперебойную доставку в огромных количествах при запуске новых продуктов.

В этой статье мы рассмотрим стратегии, которые помогут вам улучшить отношения с поставщиками и оптимизировать рабочий процесс SRM.

Важность вашей системы управления поставщиками

Во-первых, давайте посмотрим, с какими типами поставщиков может работать бизнес:

  • Оптовики и дистрибьюторы. Оптовики закупают большое количество товаров оптом, а затем перепродают их в меньших количествах по более высокой цене за единицу. Как правило, они предлагают самые низкие цены, потому что они продают большими партиями, а с небольшими заказами работают неохотно.
  • Производители и поставщики — это поставщики, которые могут продавать товары нескольких разных компаний. Цены могут быть выше, чем у оптовиков, но они обрабатывают небольшие заказы от широкого круга производителей в течение относительно короткого периода времени.
  • Источники импорта — отечественные импортеры могут работать как местные оптовые продавцы и продавать иностранные товары предприятиям.
  • Конечно, есть и другие типы поставщиков, но для целей этого поста лучше упростить. Но независимо от того, с какими типами поставщиков работает ваша компания, все они будут важны. Поставщики могут оказать огромное влияние на процессы компании. Поставщики играют центральную роль в увеличении доходов, и это никогда не следует игнорировать. Возможность работать с надежными, качественными поставщиками может помочь бизнесу расти. Ненадежные поставщики могут создавать узкие места в вашем рабочем процессе и оказывать большее негативное влияние на клиентов и потребителей, чем вы можете представить.

    Теперь давайте перейдем к некоторым стратегиям и решениям SRM.

    Решения и стратегии управления поставщиками для улучшения отношений

    Наличие долгосрочных, доверительных отношений с зарекомендовавшими себя поставщиками должно быть основной целью любого бизнеса, который стремится добиться успеха на рынке, поэтому давайте выясним, какие стратегии могут помочь достичь этого.

    1. Ваши поставщики не просто поставщики

    Они ваши партнеры, и это партнерство должно основываться не только на финансовых операциях, но и на взаимном доверии и лояльности. Пусть ваши поставщики почувствуют себя частью вашего бизнеса. Расскажите им о своих процессах, таких как выпуски новых продуктов и рекламные акции, прислушайтесь к их проблемам.

    2. Технологии упрощают управление отношениями с поставщиками

    Инвестируйте в программное обеспечение для управления поставщиками, чтобы отслеживать информацию о ваших поставщиках в одном месте. Вы даже можете пойти дальше и установить расширенное программное обеспечение для управления заказами, которое вы можете использовать для создания, обработки и отслеживания заказов у ваших поставщиков. Некоторые программные решения, такие как PurchaseControl, интегрируют эти функции управления поставщиками в одну платформу.

    3. Поймите, что своевременные платежи имеют решающее значение

    Если вы не хотите терять своих поставщиков, для начала убедитесь, что вы платите им вовремя. Таким образом вы докажете, что вы надежный клиент и с вами легко работать. Если по какой-либо причине вы не можете произвести платеж в согласованную дату, то как можно скорее сообщите поставщику, когда он может ожидать платеж. Поставщики любят своевременные платежи так же, как вы любите своевременные действия с их стороны. Это действительно настолько просто.

    4. Отношения должны быть крепкими и глубокими

    Убедитесь, что поддерживаете прочную и регулярную связь с каждым из ваших поставщиков. Регулярно информируйте их о своих стратегиях и планах, чтобы они знали, как они вписываются и как могут помочь, спланировать и извлечь выгоду из этих планов. Сделайте их своими партнерами. Если вы цените их работу, покажите им это. Если что-то не работает, также дайте им знать. Более прочные, глубокие отношения с четким и частым общением позволяют этим отношениям стать более органичными.

    5. Цена — это то, что вы платите, ценность — это то, что вы получаете

    Нет ничего лучше для увеличения вашей прибыли, чем получение качественных услуг или материалов по правильной цене. Если у вас есть финансовая гибкость, используйте ее. Вы можете купить оптом и получить лучшую цену, но у вас будет больше запасов на балансе, или вы можете договориться с продавцом заранее, чтобы получить большую скидку. Иногда лучше переплатить, потому что поставщик предоставит вам лучший сервис, который окупится, ведь вам понадобится меньше времени для управления, или потому что поставщику можно доверить доставку вашему клиенту напрямую.

    Как отмечалось в предыдущем разделе, отношения важны, но вы не должны держаться за поставщика только потому, что он вам нравится. Выберите наиболее эффективные услуги для вашего бизнеса и поймите, что эффективность — это продукт, а не просто стоимость.

    6. Подробные соглашения облегчают отношения с поставщиками

    Если вы закупаетесь у поставщика на регулярной основе, вам необходимы соглашения об отношениях. Запишите все, что обе стороны ожидают от совместного партнерства. Это могу быть описание товара или услуги, цена, условия доставки, условия оплаты, связь и т. д. А затем попросите обе стороны подписать соглашение.

    Это может быть простой или сложный документ в зависимости от ваших бизнес-требований. Хорошо задокументированное соглашение об отношениях с поставщиками уменьшит вероятность путаницы или споров. Часто хорошей идеей является создание блок-схемы или колоды , чтобы объяснить процесс вашей команде, чтобы каждый знал свои обязанности и мог понять, что что-то не так в рабочем процессе.

    7. Оцените риски

    Всегда оценивайте риски работы с поставщиком, особенно если у вас сложная цепочка поставок. Попросите ссылки, примеры их предыдущих работ, узнайте, как долго они в бизнесе, уточните области знаний, спросите, как они справляются с кризисом, что они делали в последний раз, когда им приходилось иметь дело с кризисом и т. д. У них конкурентоспособные цены? У них есть нужный вам опыт? Есть ли у них возможность обрабатывать ваши заказы? Они финансово устойчивы? Это лишь некоторые из вопросов, которые вы должны задать. Возможно, у выбранного вами поставщика не самые низкие цены, но он гарантирует 100% своевременную доставку с предложением возврата денег; вы можете с этим смириться, потому что вся цепочка настолько же сильна, насколько ее самое слабое звено, и, если ваш поставщик подведет вас, вся цепочка поставок может оказаться под угрозой, что может повлиять на вашу доставку заказчикам.

    В бизнесе все может оказаться сложнее, но оценка профиля риска поставщиков вместе с хорошим соглашением об отношениях поможет снизить риски и быть готовыми к любым чрезвычайным ситуациям в партнерстве с вашими поставщиками, что может помочь свести к минимуму перебои в работе вашего бизнеса.

    8. Отдельный процесс SRM — это достойное вложение

    В соответствии с отчетом о состоянии глобальных исследований SRM за 2017 год, подготовленным State of Flux, люди и их навыки работы с ядром являются основой SRM, поэтому вам нужен целый отдел для управления отношениями с поставщиками, специальный менеджер по работе с поставщиками, ведь, даже если это только часть чьих-то обязанностей, наличие людей в вашей организации, которые несут ответственность за SRM, имеет важное значение.

    Задокументируйте процесс, который поможет вашей команде управлять поставщиками. В большой организации он может включать в себя блок-схемы, СОП, документы и соглашения или это будет просто документ на 2–4 страницы, который охватывает все пункты соглашения для вас и поставщика. Убедитесь, что все шаги выполнены и документы подписаны после завершения.

    В отчете также говорится, что 37% специалистов по работе с поставщиками имеют более высокий уровень взаимодействия с поставщиками, когда они взаимодействуют с ними таким образом. Создается более прочная связь с поставщиком, где обе стороны заинтересованы в максимальных результатах, и, в свою очередь, это помогает расширять ваш бизнес и сокращать ненужные перерывы в работе, которые могут стать серьезной потерей времени для других бизнес-драйверов.

    9. Не все поставщики равны, мыслите глобально — действуйте локально

    По мере того, как мир становится все более связанным, мы чаще сталкиваемся с поставщиками, находящимися все дальше — по всей стране или по всему миру. Каждый город, штат или страна имеет свои правила, законы и терминологию. Например, слово «вендор» чаще используется в США, в то время как «поставщик» — в Великобритании. А в Бразилии и многих странах Южной Америки каждый документ должен быть проштампован физически при получении.

    Если некоторые из ваших поставщиков находятся в другой стране, вам и вашим специалистам по SRM следует учитывать культурные различия при общении с этими поставщиками. Отношение к работе всегда варьируется от культуры к культуре, поэтому знайте об этом и убедитесь, что для вас это нормально. Вам также следует учитывать разницу в валюте, ставках НДС и других финансовых моментах. Наконец, учтите разницу во временных поясах, помните о времени, когда поставщик доступен для связи.

    10. Самое главное – вовлечь всех в процесс

    Важно иметь процесс управления взаимоотношениями с поставщиками, но критически важно привлечь всех членов вашей организации.

    Согласно отчетам American Express и AT Kearney, 533 миллиарда долларов в год расходуется за пределами надлежащих каналов закупок, это называется индивидуальными расходами, и это означает, что закупки не осуществляются в соответствии с соглашениями, заключенными с поставщиками, что приводит к дополнительным расходам. В частности, указывалось, что, хотя 95% опрошенных фирм имели списки поставщиков, только 50% из них имели системы закупок.

    В отчете определены три ключевых возможности управления расходами:

    • 1. Соответствие: улучшение контроля для обеспечения закупок у предпочтительных или контрактных поставщиков с использованием решения для закупок.
    • 2. Прозрачность управления расходами: если в процесс вовлечены не все, это означает нехватку данных и, следовательно, плохую видимость расходов. Если вы не знаете, сколько тратится с какими поставщиками, и детали того, что покупается, невозможно точно оценить, получаете ли вы хороший сервис или цены, и трудно сравнивать поставщиков.
    • 3. Эффективность автоматизации: одной автоматизации недостаточно. Привлечение всей компании, обучение и использование лучших практик – вот приоритетная возможность.

    Как улучшить рабочий процесс SRM

    Компании не должны недооценивать управление отношениями с поставщиками, если они хотят быть успешными. Каждая копейка, сэкономленная в эффективном управлении поставщиками, идет прямо в прибыль. Экономию времени и затрат не следует недооценивать. Наличие процесса, следование наилучшей практике и использование программного обеспечения для управления расходами поможет вам упростить управление отношениями с поставщиками. Ваши сотрудники получат четкие рекомендации по закупкам и смогут тратить больше времени на выполнение своих ключевых обязанностей. Также это даст вашей компании понимание, необходимое для продолжения анализа и повышения ценности ваших поставщиков для вашей организации.

Работа с поставщиками: стратегия, контроль, требования

Закупаемое сырье и материалы составляют значительную часть в структуре себестоимости выпускаемой продукции. Логично, что вопросы материально-технического снабжения находятся в зоне постоянного контроля экономических служб и топ-менеджеров любой производственной компании. Чтобы повысить эффективность закупок и логистики, нужно найти надежных поставщиков и наладить с ними партнерские взаимоотношения.

СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ПОСТАВЩИКАМИ

Чтобы поставщики не поставили компанию в сильную зависимость от себя, не навязывали невыгодные условия, вырабатывают стратегию взаимоотношений с поставщиками. Представим стратегию, которая широко применяется на практике, которая основана на выборе надежных поставщиков для долгосрочного сотрудничества. Главные стратегические цели — стимулирование выгодных условий партнерства и ограничение рыночной власти поставщиков (рис. 1).

Реализация стратегических целей обеспечит компании стабильную прибыль, исполнение обязательств перед деловыми партнерами и сотрудниками, минимизирует потери от простоев производства, замораживания денежных средств в предоплатах или завышенных партиях закупки.

Чтобы реализовать поставленные цели, построить отношения с поставщиками на принципах партнерства и сотрудничества, нужно выполнить несколько этапов работ. Рассмотрим их.

ЭТАП 1. ЗНАКОМСТВО СО СТРАТЕГИЕЙ И ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ

Знакомим сотрудников, связанных с закупками, со стратегией взаимоотношений с поставщиками. Важно убедиться в их готовности воплощать стратегические цели и задачи. Речь идет не только об отделе снабжения, но и смежных службах (казначейство компании, производственные цеха, склад, бухгалтерия).

ЭТАП 2. ВЫБИРАЕМ ПОКАЗАТЕЛИ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

Выбираем целевые показатели, которые позволят контролировать динамику следования стратегии (табл. 1). Их должно быть не более 10. Это позволит четко понимать цели, исключит манипулирование с целью накручивания премий и бонусов для отделов.

Стратегические показатели нужно ежеквартально и ежегодно контролировать, фиксировать факты достижения/недостижения установленного уровня, принимать корректирующие меры.

Рассмотрим отдельные показатели табл. 1:

  • объем закупок на одного специалиста по снабжению — прогнозируется незначительный рост на перспективу. Нужно увязать его с другими показателями (рост объемов производства на тот же период и штатная численность отдела). Важно добиться эффективной работы персонала даже при высоких объемах закупок (например, автоматизировать процесс закупок, использовать электронные торги);
  • снижение затрат на транспортирование продукции. Актуально в случае, если планируется смена одного вида транспорта на другой, и для железнодорожных перевозок. В качестве показателя можно взять все затраты, связанные с транспортировкой, или затраты на транспортировку единицы стратегического вида сырья;
  • показатель объема дефектных (забракованных) поставок должен стремиться к нулю. Достигается через выполнение комплекса мер:

– заказ только качественной продукции у соответствующего поставщика;

– подробное отражение в договоре характеристик качества, гарантийных условий, порядка замены дефектной продукции, штрафных санкций;

– действенные процедуры приема-передачи;

– работающие регламенты по входному контролю и т. д.;

  • наличие большого количества долгосрочных контрактов — гарантия выгодных условий оплаты и формирования зависимости поставщика от компании;
  • автоматизация заказа продукции у поставщика делает закупки прозрачными, позволяет вести контроль и анализ. По такому пути идут многие торговые сети. Расширенные аналитические возможности, инструменты по рациональному управлению базой поставщиков, инструменты электронного взаимодействия с поставщиками многих программных решений позволяют повышать качество снабжения и снижать риск срыва поставок.
  • поставщиков делят на группы в зависимости от объемов закупки и других экспертных оценок по качеству работ. Группа А — надежные партнеры, поэтому в стратегическом плане предусмотрено увеличение количества поставщиков данной группы.

ЭТАП 3. АНАЛИЗИРУЕМ ОБЪЕМЫ ЗАКУПОК ПО ПОСТАВЩИКАМ

Такой анализ позволяет увидеть главных поставщиков, вклад каждого поставщика, изменение динамики закупок за заданный период времени (важно для классификации поставщиков).

Стоимость материалов — это не всегда полная стоимость. Часто заказчик оплачивает перевозчику доставку отдельно, что обязательно нужно учитывать.

Для простоты примера (табл. 2) все поставщики разделены на две группы:

  • закупки выше среднего (ячейки выделены зеленым цветом);
  • закупки у данного поставщика ниже среднего (серый цвет ячеек).

Важная деталь: в зависимости от специфики можно применять другие группировки:

  • до 100 тыс. руб.;
  • до 1 млн руб. и т. д.

Анализ объема произведенных закупок, представленный в табл. 2, позволяет сделать следующие выводы:

  • ООО «Кристалл» — закупки в отчетном году составили 5800 тыс. руб., что выше среднего (3336 тыс. руб.). Объем поставок составил 128,89 % от прошлого года, рост на 1300 тыс. руб. Это пример партнерского взаимодействия. Компании могут помогать друг другу: предоставить отсрочку или сделать предоплату, совместно реализовывать долгосрочную стратегию;
  • ООО «Галактика» — объем закупок выше среднего, в течение двух лет на одном уровне (3600 тыс. руб.);
  • ООО «Агрегат» — закупки ниже среднего, снизились с 503 тыс. руб. прошлого года до 20 тыс. руб. в отчетном году. Так обычно выглядит оппортунистический тип отношений с поставщиком. Главный плюс в работе с такими поставщиками:

– простота смены поставщика, если компанию перестанут удовлетворять качество, цена или сам продукт;

– оперативные срочные поставки недорогих материалов.

Правила работы с поставщиками: где искать, как учитывать заказы и автоматизировать процесс

Покупатель пошел капризный. Достаточно одной незначительной причины для того, чтобы он перестал ходить в ваш магазин. Не найдет пару раз на полках нужный товар и поминай, как звали. “К сожалению, закончилось” — эта фраза убивает на корню лояльность и портит репутацию. Чтобы так не случилось, надо правильно работать с поставщиками. Сегодня расскажем, как это делать.

Где искать поставщиков

Вообще, ситуация на рынке некоторых товаров парадоксальная. Казалось бы, в наш век потребления можно без особых проблем найти все что угодно. Достаточно вбить в строку поиска интересующую позицию и продукцию привезут на блюдечке с голубой каемочкой. Однако, так бывает далеко не всегда. Часто владельцы магазинов ищут нужный продукт месяцами. Главная причина в том, что топ поиска занят крупными продавцами федерального масштаба и агрегаторами. На практике это выглядит так: вы находите нужную продукцию, но ее надо везти из Якутии. Потому, что владелец якутского сайта потратил больше средств на продвижение и теперь находится в верхних строчках “Яндекс” и Google. Между тем компанию, которая располагается на соседней улице, вы в жизни не найдете. Вспомните, когда вы в последний раз продвигались дальше первой страницы поисковой выдачи?

Поэтому рассчитывать только на поиск поставщиков через интернет приходится далеко не всегда. Придется работать по всем фронтам, в том числе и по старинке. Рассмотрим основные способы поиска поставщиков для розничного магазина.

Поиск через всемирную паутину

На данный момент такой метод является главным. Для розничного магазина это выглядит так: вы определяете ассортимент товаров, после чего начинаете поиск каждой позиции в интернете. Вот несколько советов:

  • не останавливайтесь на первом предложении, попавшемся вам в поисковой выдаче. Лучше потратить некоторое время и сравнить как можно больше поставщиков. Те, кто в топе, часто задирают расценки и сотрудничать с ними менее выгодно;
  • сравнивайте не только цены, но и все остальные условия: время доставки, отсрочку платежа, график работы. Пример: поставщики пива и крепкого алкоголя развозят свой товар до 12 часов дня. При этом у вас бар, который начинает свою работу в 6 вечера. В такой ситуации лучше найти снабженцев, которые привозят продукцию в удобное время;
  • последнее и самое важное: лучше найти поставщиков как можно ближе к вашему магазину. На первый взгляд, расстояние не проблема: транспортные компании работают и привезут товар хоть из Владивостока. Однако на деле здесь трудно прогнозировать сроки и надежность поставок. Снегопад, пробки — и вы сидите без товара.

Поиск по сарафанному радио

По-прежнему неплохо работает. А лучше вообще начать именно с него. Расспросите знакомых предпринимателей, где они закупают товар. Пусть дадут адреса сайтов, номера телефонов — любую контактную информацию. Как ни странно, но немалая часть поставщиков до сих пор не присутствует в интернете. Есть склад с парой работяг на окраине города, каталог с прайсом, распечатанные на принтере — вот вся компания. При этом ассортимент и цены у таких организаций могут быть куда выгоднее, чем у раскрученных интернет-магазинов. Узнать о них можно только обратившись к знающим людям, так что вперед.

Оценка воздействия сарафанного радио

А еще поставщики могут найти вас сами

Каждый, кто открывал розничный магазин, знает: стоит только открыться (а иногда и не успеть открыться), как торговые представители начинают толпами ходить в новый магазин и предлагать свой товар. Часто поставщики заинтересованы в работе с вами больше, чем вы с ними. Это играет на руку: можно сталкивать торговых представителей лбами и просить более выгодные условия сотрудничества. Мол, вас ко мне много ходит, делайте скидки или выберу конкурентов.

Совет: лучше сотрудничать с такими компаниями, которые закрывают как можно больше товарных позиций. Пример: магазин разливного пива. Можно найти поставщика пенного напитка, поставщика снеков, поставщика безалкогольных напитков и так далее. А можно отыскать такую компанию, которая занимается всем сразу. Именно на таких стоит остановить свой выбор. На первый взгляд, работать с большим числом поставщиков не проблема. На деле это тянет за собой лишний документооборот, бесчисленные звонки и обширный учет. Реализовать такое можно только при помощи систем товароучета, которые делают это все в автоматическом режиме.

Договор поставки

Итак, поставщики выбраны, можно начинать сотрудничество. Первый шаг — заключение договора на поставку товара. Вот несколько моментов, на которые нужно обратить внимание.

  • сроки поставки. Понятно: чем они меньше, чем лучше. Но есть тонкость: часто важны не сроки сами по себе, а их прогнозируемость. Что толку, есть в договоре написано, что привезут в течение часа, а на деле доставляют несколько дней?;
  • форма и сроки оплаты. Выбирайте как можно больше способов расчета. Обычно это: оплата наличными, банковским переводом, картой. Многие снабженцы разрешают переводить с карты на карту через онлайн-банк. Найдете таких — будет большой плюс;
  • отсрочка платежа. Новички часто не обращают внимание на этот момент, а зря. Отсрочка позволяет разогнать оборот в разы по щелчку пальца, не потратив на это ни копейки денег. Стандартное время отсрочки — 14 календарных дней. Будете исправно платить — сроки могут быть увеличены до месяца и более;
  • не соглашайтесь со стандартными условиями договора. Почитайте документ внимательно и исправьте пункты, которые вас не устраивают;
  • торгуйтесь, это нормально. Не просто говорите “Везите мне дешевле”, будьте хитрее. Пусть делают скидки при заказе больших объемов, при оплате наличными и в других случаях;
  • диверсифицируйте поставки. Не нужно делать ставку на одного единственного поставщика. Если он, по какой-то причине, подведет (а это бывает не так уж и редко) вы останетесь без товара. Заключите договора с несколькими снабжающими компаниями. Так у вас останется время на маневр.

Образец договора поставки

Как делать заказы и вести учет

Ок, поставщиков нашли, договора заключили. Сделали первые заказы, получили партию товара, начали продавать. На самом деле работа с поставщиками только начинается. Теперь это все нужно как-то систематизировать, чтобы не запутаться и не остаться без товара.

Учет поставщиков

Бывает двух типов — ручной и автоматизированный.

Учет снабжающих компаний вручную годится для небольшого магазинчика с ограниченной товарной номенклатурой — буквально десяток-полтора позиций. Выглядит так: вы заводите несколько папок — по одной на каждого поставщика. Папка должна содержать:

  • договор поставки;
  • всю документацию: накладные, счета-фактуры, чеки и так далее;
  • прилагающиеся к товару документы: справки, сертификаты, санитарную документацию, свидетельства.

Еще нужно завести журнал поставок. Записывайте туда данные о заявках с указанием того, что именно заказано и в каких количествах.

Автоматизированный учет предполагает применение товароучетных программ. При таком подходе все снабженцы вместе с сопроводительной документацией заведены в систему контроля. В любой момент можно открыть карточку поставщика и увидеть данные.

Учет заказов

Самый важный пункт в работе с поставщиками. Тесно связан с товарным и складским учетом. Главная задача: правильно вести товарные базы. Это нужно для того, чтобы знать, сколько и каких товаров есть в наличии, что пора заказывать, а какие позиции пока терпят. Так же, как и в случае с учетом поставщиков, есть 2 пути, ручной и автоматизированный.

Ручной учет заказов работает так: продавцы в течение рабочей смены заносят каждую продажу в журнал или любой другой бумажный носитель. По окончании дня все позиции суммируются, после чего товары списываются с остатков — тоже вручную. Разумеется, такое возможно при ограниченном ассортименте: если наименований товаров несколько тысяч, ручной учет заявок не подойдет. Кассиры и кладовщики будут больше копаться в бумажках, нежели работать. И это не единственный минус, вот еще:

  • серьезная нагрузка на персонал;
  • низкая точность. При ручном учете возможны ошибки, неточности и погрешности;
  • нет никаких интеграций. Вручную придется и вести документооборот, и составлять аналитику, и контролировать персонал.

Пример ведения учета на бумажном носителе

Именно по этим причинам куда более разумным будет автоматизировать все заказы с поставщиками. Здесь тоже не обойтись без специального программного обеспечения — товароучетных систем. Такой софт умеет:

  • автоматически отслеживать наличие позиций на складских остатках и полках магазина. Система видит момент, когда количество товара уменьшается. Она анализирует, на какое время хватит запасов;
  • напоминать ответственным лицам о том, что товар пора заказать. Причем заблаговременно, не дожидаясь, пока полки опустеют совсем;
  • хорошие товароучетные программы вообще сами отправляют заявки поставщикам. То есть, вам не нужно беспокоиться о наличии товаров. Система автоматически закажет то, что заканчивается;
  • анализировать спрос на все позиции. Владелец может посмотреть, что продается хорошо, а что не очень. Это дает возможность корректировать ассортимент;
  • рассчитывать маржинальность, себестоимость, рентабельность и прочие показатели;
  • формировать аналитику для руководителя.

В двух словах о том, как работает цепочка продажи, заказа и списания с товароучетной системой:

  1. Вновь принятый товар заносится в базу.
  2. При продаже позиция моментально списывается с остатков, то есть исчезает из базы. Это происходит благодаря интеграции товароучетных программ с контрольно-кассовым оборудованием. После оплаты и выдачи чека онлайн-касса дает сигнал в товароучетку и та фиксирует выбытие.
  3. Как только количество товара становится критически маленьким (этот показатель задаете вы сами в настройках), система сигнализирует о необходимости сделать заявку. Или делает ее сама. Все зависит от функций товроучетной программы.
  4. После нового поступления приемщик проверяет правильность заказа и оформление документов. Если все в порядке, он делает отметку в системе товароучета и она обновляет количество остатков на количество поступившего товара. Можно продолжать продажи.

Документооборот

Часто немалую часть времени работы персонала занимают не сами бизнес-процессы, а их документальное оформление. Даже небольшой розничный магазин ведет приличный документооборот. Нужно фиксировать входящие документы от поставщиков, заявки, платежные поручения, вести налоговую отчетность. Все средства, потраченные на закупку товара, идут в графу “расходы” на самом популярном режиме налогообложения для розницы — УСН “доходы минус расходы”.

Экономия времени при внедрении электронного документооборота

Ручной учет заключается в сборе, хранении и обработке бумаг бухгалтером или другим ответственным лицом. Он собирает документы от поставщиков в бумажном виде для дальнейшей работы. Все делается по старинке: папочки, журналы, максимум — excel-таблицы. Для небольшого магазина с ограниченным ассортиментом — самое то. Если товаров и поставщиков много, документооборот увеличивается в геометрической прогрессии. Нужен инструмент позабористее “Экселя”.

Как вы догадались, речь опять идет о товароучетных программах. Они ведут документооборот с поставщиками автоматически, непосредственного участия персонала. Сотрудники занимаются лишь вводом первичных данных: информации о товарах, поставщиках, ценах.

Каждая операция в товароучетной программе подтверждается документом в электронном виде. Копии хранятся в облаке. В нужный момент их можно распечатать, завизировать и отправить по назначению. Вот лишь малый список документов, которые формирует, принимает и хранит система складского учета:

  • счета-фактуры;
  • платежные поручения;
  • накладные ТОРГ-12 и другие;
  • акты инвентаризации, списания, уценки;
  • бухгалтерские проводки;
  • финансовые документы.

Для того, чтобы автоматизировать документооборот с поставщиками, есть одно условие: снабженцы тоже должны использовать товароучетные программы. Только в этом случае между вами возможен электронный документооборот. Спойлер: не за горами тот день, когда с программами ЭДО будут работать все участники рынка. Это требование закона об обязательной маркировки товаров, который уже вступил в законную силу.

При всей кажущейся простоте, взаимоотношения с поставщиками имеют множество нюансов. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в главных их них. Удачных продаж!

Правила работы с заявкой

Правила работы с заявкой

Для того, чтобы все сделать грамотно, и получить нужную информацию в нужном направлении, Вам необходимо следовать следующим правилам:

1. Выберите интересующее Вас направление путем нажатия соответствующих полей в таблице «Отдаю» и «Получаю» и нажмите на кнопку Обменять.

2. В открывшейся форме заполните все поля. Во всех полях обязательно указывайте достоверную информацию. В случае несоблюдения данного условия сервис оставляет за собой право отказать в обслуживании и вернуть оплаченные пользователем деньги за вычетом всех комиссий на операции. При заполнении обратите внимание на строку Итого. В ней Вы увидите сумму, которую необходимо оплатить с учетом всех комиссий.

Прочтите, пожалуйста, Правила и Безопасность, и поставьте галочку о прочтении.

3. После нажатия на кнопку Обменять, Вы увидите на экране Вашу заявку. Если Вы заметили неточность в реквизитах или сумме — вернитесь на предыдущую страницу и откорректируйте данные заявки.

4. Внимание! Заявка фиксируется по текущему курсу и исполняется также по нему, если сумма поступила в течение 20 минут после создания. Заявка отменяется, если сумма не приходит в указанное время. В случае оплаты после этого срока, сервис оставляет за собой право завершить заявку по новому курсу, либо вернуть средства отправителю за вычетом комиссий платежной системы.

5. Проверьте Вашу электронную почту. Там Вы увидите письмо с подробностями Вашей заявки.

6. После этого в зависимости от направления перевода Вы либо будете переадресованы на мерчант платежной системы, либо получите реквизиты, на которые нужно провести оплату.

7. Исполнение заявки обычно это занимает от 5 до 30 минут в рабочее время. В редких случаях это может занять до 24-х часов из-за каких-либо технических проблем.

8. По завершению выполнения заявки Вы получите письмо с отчетом.

9. Любые операции могут быть временно приостановлены для дополнительных проверок Службы Безопасности как нашего сервиса, так и Банков с Платежными системами. При работе через Приватбанк комментарий получателю не виден. Поэтому при таком способе оплаты могут быть дополнительно запрошены квитанции, скриншоты. В случае невыполнения дополнительных верификационных процедур, средства будут возвращены отправителю за вычетом возможных комиссий банка.

ВАЖНО! Мы нигде не публикуем наши счета! Вся работа ведется только через сайт! Остерегайтесь мошенников.

Напоминаем, что сервис не несет ответственности за действия третьих лиц после получения средств от нашего сервиса. Проводите операции только с кошельками и счетами, к которым имеете полный доступ.

Если у Вас возникнут вопросы на любом этапе взаимодействия с нашим сервисом — пожалуйста обращайтесь к нашему оператору через Telegram или WhatsApp. Он ответит на все вопросы и окажет помощь относительно работы нашего сервиса.

График работы сервиса: 8.00 — 22.00 по МСК. В ночное время работа ведется по возможности, если есть круглосуточный сервис у Банков и Платежных систем. Если оператора нет в сети, ручные и полуавтоматические переводы будут закончены после возобновления работы.

Благодарим за то, что прочитали правила!

Правила работы с заявками

Основные принципы и правила работы с заявками

  1. Чтобы отправить гостю цену, нажмите на кнопку «Предложить бронь» под заявкой. В открывшемся окне введите итоговую стоимость проживания за весь срок.
  2. Наши услуги бесплатны для гостя и платны для хозяина. Поэтому комиссию вы включаете в цену проживания, которую отправляете гостю.
  3. Пока вы не предложили бронь с итоговой ценой, гость не может забронировать ваше жильё. У него просто кнопки нет кнопки бронирования. Сначала предложите, затем гость забронирует.
  4. Предложение — это еще не сама бронь. Жильё будет забронировано после внесения предоплаты гостем.
  5. Если жильё занято, не подходит срок или число гостей, нажмите на кнопку «Отклонить заявку».
  6. Чтобы предлагать другое жильё, нежели гость запрашивал в заявке, отклоните заявку и затем нажмите «Предложить еще вариант». В открывшемся окне выберите жильё из списка. Жильё должно быть уже добавлено на Квартирку в виде объявления.
  7. Если жильё, которое вы хотите предложить, принадлежит другому хозяину, зарегистрированному на Квартирке, отправьте гостю ссылку на его объявление.
  8. Если вы хотите предложить другие даты, нажмите «Предложить еще вариант».
  9. Если вы не успели ответить на заявку за 24 часа, «Предложить бронь» по заявке нельзя, но можно «Предложить еще вариант». Если вы готовы и хотите заселить гостя, предложите, возможно, гость еще в поисках.
  10. Чтобы показать гостю дополнительные фотографии жилья, добавьте их в объявление.
  11. Всё общение ведётся через переписку.
  12. Переписка нужна для бронирования. Сообщения, препятствующие бронированию, не пропускаются модератором.
  13. Рекомендуем вовремя обновлять цены в объявлении, чтобы соответствовать ценовым ожиданиям гостей. Откройте объявление и нажмите на кнопку «Цены».
  14. Чтобы не получать заявки на даты, которые у вас уже точно заняты, вычеркните их в календаре занятости.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *