Автоматизация основных средств

  • автор:

Автоматизация учета строительства основных средств

Методологические и практические подходы к автоматизации учета капитального строительства основных средств, обобщающие опыт компании «Ажур-Синтез» в автоматизации учета в телекоммуникационных компаниях, будут интересны всем предприятиям с активной инвестиционной политикой, которых интересуют вопросы учета технически сложных объектов основных средств. В статье освещается один из аспектов построения автоматизированной системы бухгалтерского и налогового учета на программной платформе «1С:Предприятие 7.7», успешно внедренной в информационную систему национального оператора Интернет-услуг ОАО «РТКомм.РУ».

Современные телекоммуникационные компании, последовательно и динамично развивающие свою деятельность в области высоких технологий, уделяют большое внимание вопросам внедрения высокоэффективных IT-систем.

Этим объясняется повышенный интерес предприятий отрасли к автоматизации отражения своей деятельности в бухгалтерском и налоговом учете.

Справка

РТКОММ — национальный оператор

ОАО «РТКомм.РУ» создано в 2000 году, и является одной из ведущих компаний на российском телекоммуникационном рынке, предлагающих услуги Интернет и VoIP для операторов, услуги по проектированию и созданию ведомственных мультисервисных сетей для госструктур, а также полный комплекс услуг для корпоративных клиентов.

Для решения поставленных заказчиком задач необходимо было создать подсистему автоматизированного учета капитального строительства основных средств.

При создании такой системы необходимо было решить следующие задачи:

  • своевременное, полное и достоверное отражение всех произведенных расходов при строительстве объектов по видам затрат на строительство и учитываемым объектам;
  • учет поступления и монтажа оборудования к установке, в том числе получаемого в лизинг;
  • обеспечение контроля за ходом выполнения строительства, вводом в действие сооружений связи;
  • правильное определение и отражение инвентарной стоимости вводимых в действие и приобретенных объектов основных средств;
  • получение отчетов о наличии и движении материальных ценностей по регионам/адресам хранения и использования.

Применяемая ранее автоматизированная программа учета уже не удовлетворяла поставленным требованиям, поэтому в качестве программной платформы была выбрана платформа «1С:Предприятие 7.7» и начато сотрудничество с компанией «Ажур-Синтез», имеющей опыт внедрения подобных проектов.

Методология учета

В рамках настоящей статьи основное внимание мы будем уделять технике учета, понимая под этим совокупность приемов и методов, с помощью которых осуществляется процесс учета. Под техникой учета можно понимать регламентированную последовательность действий бухгалтера, выполнение которых обеспечивает методологически правильное отражение хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Для начала определимся с понятием «стройка» и «объект строительства» применительно к технике учета. Постановление Госкомстата России от 03.10.1996 № 123 дает определение таких понятий.

Стройкой является совокупность создаваемых зданий и сооружений (объектов), строительство, расширение и реконструкция которых осуществляется, как правило, по единой проектно-сметной документации, на которую в установленном порядке утверждается отдельный титул стройки (или заменяющий его документ). Из приведенного описания можно сделать вывод, что стройка является больше понятием планирования и анализа, чем объектом учета.

Объектом строительства является каждое отдельно стоящее здание или сооружение (со всем относящимся к нему оборудованием, инструментом и инвентарем, внутренними инженерными сетями водоснабжения, канализации, газопроводов, теплопроводов и другими работами и затратами), на строительство, реконструкцию, расширение или техническое перевооружение которого должен быть составлен отдельный проект и смета. Как мы видим, приведенное описание не дает бухгалтеру указаний, как же организовать учет по элементам вложений в пределах объекта строительства.

Положение по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций достаточно подробно описывает требования отражения в учете технологической структуры расходов, в то же время ограничиваясь указанием о ведении учета долгосрочных инвестиций в целом по строительству и по отдельным объектам (зданию, сооружению и др.), входящим в него. В пункте 9 статьи 5 ПБУ 2/94 (утв. приказом Минфина России от 20.12.1994 № 167) четко прописана задача по завершении строительства объекта определить инвентарную стоимость каждого вводимого в эксплуатацию в составе объекта строительства элемента, становящегося в процессе эксплуатации отдельной единицей ОС. Учитывая поставленные перед учетом задачи, полагаем возможным утверждать, что набор отдельных элементов (объектов) в составе стройки должен однозначно соответствовать набору отдельных инвентарных номеров вводимых в эксплуатацию ОС по завершению строительства.

Исходя из вышеизложенного, со стороны техники учета понятие «объект строительства» определяется как совокупность объектов капитальных вложений, каждый из которых по завершении строительства получит статус основного средства.

В настоящее время в подавляющем большинстве случаев комплектацией строительства оборудованием и материалами занимается заказчик-застройщик. Давайте представим сложность работы бухгалтера, не имеющего специального технического образования, по классификации матценностей, поступивших в компанию по накладной (или инвойсу) от поставщика. Как классифицировать каждую номенклатурную позицию (да еще указанную на иностранном языке), как решить, отнести ее к оборудованию, или к материалам?

В Инструкции по заполнению форм федерального государственного статистического наблюдения по капитальному строительству, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 03.10.1996 № 123, определен перечень оборудования, требующего монтажа. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, вводимое в действие только после сборки его отдельных частей или установки на фундаменты и опоры. Мы прекрасно понимаем, что здесь приведено самое общее определение, не конкретизирующее отраслевые особенности компаний. На помощь может прийти только отраслевой классификатор материальных ценностей, разработанный и утвержденный в компании.

При его разработке должно применяться следующее самое общее методологическое решение — единица оборудования к установке, приобретаемая компанией для монтажа в составе капитального строительства, признается потенциальным будущим инвентарным объектом основного средства. Если материальная ценность, используемая в процессе монтажа, теряет свою индивидуальность в дальнейшем процессе учета, и служит только приспособлением или принадлежностью к основному элементу (объекту) вложений, справедливо классифицировать такую номенклатурную единицу уже не как оборудование, а как материал. А уже техническими приемами для классификации материальной ценности на оборудование или материал может служить или обращение к ОКОФ, или наличие серийного номера, или другие признаки, выбранные организацией. Внутри одной отрасли такой классификатор может достаточно серьезно отличаться друг от друга. Если говорить про отрасль телекоммуникаций, то у предприятий фиксированной связи и у предприятий сотовой связи будут разные подходы к классификации материальных ценностей на оборудование и материалы. Мы же привели только общие методологические подходы.

Наличие в организации классификатора материальных ценностей также позволяет решить вопрос о порядке учета сложных технических объектов в составе ОС, так как, к сожалению, новые Методические указания по бухгалтерскому учету ОС не внесли ясность в этот вопрос.

Классификация материальных ценностей в момент их поступления в организацию на оборудование и материалы делает более стандартизированным процесс дальнейшего учета движения ценностей. Оборудование может входить в состав капитальных вложений и не может быть списано на текущие затраты. Материалы двойного назначения, если они только заведомо не приобретались для нужд капитального строительства, по умолчанию считаются приобретенными для текущих ремонтных нужд, что позволяет возмещать НДС, и только при передаче материалов в состав капитального строительства, НДС восстанавливается.

Достаточно часто телекоммуникационные компании получают в лизинг не готовое к эксплуатации ОС, а только оборудование, которое требуется монтировать. Лизинговое оборудование классифицируется как оборудование к установке по уже приведенным правилам, только в зависимости от вида заключенного с лизингодателем договора, учитывается или на отдельном субсчете к 07 счету, или на забалансовом учете.

Понятие инвентарного объекта ОС, приведенное в ПБУ 6/01 на наш взгляд, вполне подтверждает данное определение объекта строительства и оборудования к установке. Инвентарным объектом ОС признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Инвентарный объект — это единица оборудования к установке, приспособления и принадлежности — это материалы. Таким образом, в результате технической трактовки нормативных положений у нас получилась стройная логическая цепочка: оборудование к установке — объект капитальных вложений — инвентарный объект основных средств.

Дополнительные расходы и суммовые разницы практически должны повторять эту цепочку, с одним условием, если на момент отражения дополнительных расходов или суммовых разниц строительство уже завершено, то они отражаются в составе прочих доходов или расходов на счете 91.

Понятно, что по правилам налогового учета, определяющим порядок формирования первоначальной стоимости амортизируемого имущества, не все затраты на строительство включаются в стоимость основных средств. Те же суммовые разницы, или допустим, командировочные расходы по целевым командировкам на строительство сверх норм, заведомо не включаются в первоначальную стоимость амортизируемого имущества по правилам налогового учета.

Из приведенного общего правила определения взаимосвязи оборудования с инвентарным объектом ОС могут быть исключения — оборудование может терять свою уникальность и входить в состав другого основного оборудования, но общий принцип остается неизменным.

Подходы к классификации оборудования на требующее и не требующее монтажа, тема отдельного разговора.

Если материалы, расходы на строительные и монтажные работы, а также прочие затраты относятся к конкретным элементам оборудования, то их стоимость прямым способом увеличивает стоимость объектов капитальных вложений. Если расходы на строительные и монтажные работы, а также прочие затраты относятся к нескольким видам оборудования, то их стоимость распределяется между отдельными видами оборудования (объектами капитальных вложений) пропорционально стоимости оборудования.

Достаточно часто встречаются ситуации, когда объект строительства строится одновременно и подрядным способом и собственными силами. Как бухгалтеру определить стоимость работ, на которую в соответствии с пунктом 10 статьи 167 НК РФ нужно начислять НДС? На основании подпункта 3 пункта 1 статьи 146 НК РФ объектом обложения НДС признается строительство объекта хозяйственным способом для использования в своей деятельности. Подрядные работы в это определение не включаются. Поэтому при осуществлении «смешанного» строительства стоимость подрядных работ в общую стоимость работ, выполненных организацией хозяйственным способом, не включается. Аналогичное мнение высказывается и в письме МНС России от 24.03.2004 № 03-1-08/819/16 «О порядке определения налоговой базы по налогу на добавленную стоимость». Для правильного определения налоговой базы по НДС организации необходимо в учете капитального строительства обеспечить ведение раздельного учета затрат на выполнение СМР хозяйственным и подрядным способами.

В дальнейшем инвентарная стоимость установленного (смонтированного) оборудования (которая складывается из фактических затрат по приобретению оборудования, а также расходов на строительные и монтажные работы, прочие капитальные затраты, относимые на стоимость вводимого в эксплуатацию оборудования по прямому назначению) включается в состав основных средств.

Автоматизация учета

На основе приведенных методологических подходов, согласованных с Заказчиком, была произведена доработка типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7».

Для отражения в программе информации о начале строительства был разработан документ «Уведомление о начале строительства» (см. рис. 1), в котором указывается название объекта строительства и указывается адрес строительства. Данный документ служит электронным аналогом приказа по предприятию. Справочник «Адреса» в конфигурации создан на основе Общероссийского классификатора адресов (КЛАДР).

Рис. 1

Приведенный документ, никаких проводок не порождает, но в справочнике «Объекты внеоборотных активов» создает группу (папку) с названием объекта строительства и в папке создает предопределенный элемент с типом «Накладные расходы» (см. рис. 2).

Рис. 2

Проблема классификации элементов, входящих в объект строительства, в конфигурации решена путем ввода перечисления «Вид вложений», которое может принимать только следующие значения:

  • Оборудование собственное;
  • Оборудование по лизингу на балансе;
  • Оборудование на забалансовом учете;
  • Накладные расходы;
  • ОС, не требующие монтажа;
  • НИОКР;
  • Нематериальные активы;
  • Прочее строительство и модернизация.

При поступлении оборудования по договору лизинга, в зависимости от того, будет ли оборудование учитываться на балансе лизингополучателя или на балансе лизингодателя, пользователю предоставляется возможность уже в документе оприходования указать порядок принятия оборудования к учету (см. рис. 3).

Рис. 3

К счету 07 введены субсчета 1 «Оборудование к установке собственное» и 2 «Оборудование к установке в лизинге». Если договор лизинга предполагает учет лизингового имущества на балансе лизингополучателя, то будет сформирована проводка по дебету счета 07.2, если предполагается учет на балансе лизингодателя, то оборудование будет учтено на специальном забалансовом счете.

Напомним, что в компании разработан и утвержден классификатор материальных ценностей с четкой классификацией позиций на оборудование и материалы. Для облегчения работы бухгалтеров в конфигурацию был включен документ «Сводное поступление» (см. рис. 4), который с одной стороны является электронным аналогом накладной поставщика, а с другой стороны, обеспечивает классификацию номенклатурных позиций.

Рис. 4

В целях обеспечения достоверного формирования первоначальной стоимости инвентарных объектов основных средств в конфигурации был введен партионный учет оборудования к установке путем подключения к 07 счету субконто «Документы оприходования». При передаче оборудования в монтаж у пользователей появилась возможность не усреднять стоимость оборудования, а выбирать конкретную партию (документ) поступления.

Основываясь на утвержденных методологических принципах ведения учета капитального строительства, появилась возможность не создавать вручную элементы в справочнике «Объекты внеоборотных активов».

В папке выбранного объекта строительства элементы с видом вложений «Оборудование» создаются автоматически при проведении документа «Передача оборудования в монтаж».

Созданные объекты капитальных вложений подставлены в субконто по Дебету счетов 08.3 «Строительство объектов ОС» по бухгалтерскому учету и Н01.09 «Строительство объектов ОС» по налоговому учету.

Все расходы на строительство, явным образом не сопоставляемые с конкретными элементами оборудования, отражаются в составе накладных расходов по объекту строительства.

Для этих целей в конфигурацию добавлен документ «Услуги подрядчика» (см. рис. 5).

Рис. 5

При проведении документ формирует проводки (см. таблицу) на счетах учета 08.3 «Строительство объектов ОС» и Н01.09 «Строительство объектов ОС».

№№ Дебет Кредит Операнд Примечание
1 08.3 (Объекты ВА = Накладные расходы, Затраты на строительство) 60.Х (Контр — агенты, Договоры) Сумма услуг подрядчика без НДС Затраты на строительство по разнообразным услугам подрядчиков отражаются на предопределенном элементе ОВА «Накладные расходы»
2 Н01.09 (Объекты ВА = Накладные расходы) Сумма услуг подрядчика без НДС по правилам налогового учета По правилам отражения затрат на строительство в налоговом учете

В справочник-субконто «Затраты на строительство» добавлен реквизит «Порядок отражения затрат в НУ», в соответствии с которым определяются правила включения затрат в первоначальную стоимость амортизируемого имущества.

По завершении строительства объекта посредством дополнительно введенного в конфигурацию документа «Ввод в эксплуатацию объекта строительства» достигается автоматизация учета ввода в эксплуатацию сложного объекта строительства. Выдерживая общий методологический подход к порядку отражения строительства, появилась возможность автоматического формирования инвентарных объектов основных средств на основе элементов группы объектов внеоборотных активов.

Документ предоставляет пользователям следующие возможности:

  • обеспечивает групповой ввод в эксплуатацию разноплановых элементов капитальных вложений в составе объекта строительства;
  • автоматизированно распределяет общую сумму накладных расходов в бухгалтерском и налоговом учете по инвентарным объектам основных средств;
  • автоматизированно заполняет общие реквизиты в карточках основных средств, вводимых в эксплуатацию.

Как мы видим в проводках (см. рис. 6), в первоначальную стоимость основного средства включается как стоимость оборудования, так и часть стоимости общих накладных расходов по объекту строительства, рассчитанная пропорционально стоимости оборудования.

Рис. 6

Для автоматизации начисления НДС по затратам на строительство хозяйственным способом, в справочник-субконто «Затраты на строительство» был добавлен признак включения затрат по статье в затраты по хозспособу.

В месяце ввода основных средств в эксплуатацию специальная обработка в соответствии с указанными признаками создает на каждый объект строительства, который строился полностью или частично хозспособом, документы «Счет-фактура выданный» на стоимость затрат по хозяйственному способу строительства., при проведении которых формируется проводка по начислению НДС по строительно-монтажным работам при хозяйственном способе строительства.

По результатам эксплуатации программы сотрудники компании подтверждают достижение высокой степени автоматизации учета капитального строительства на платформе «1С:Предприятие 7.7».

Из отзыва главного бухгалтера ОАО «РТКомм.РУ» Т.Л. Курмановой
Удачное решение сложных вопросов методологии компанией «Ажур-Синтез» позволило существенно снизить трудозатраты, связанные с определением первоначальной стоимости строящегося объекта, усилить контроль за ходом строительства со стороны финансовой службы, повысить оперативность обмена информацией между бухгалтерией и отделом, занимающимся стройкой.

В то же время внедренная подсистема учета капитального строительства явилась только одной частью комплексной программы автоматизации бухгалтерского и налогового учета в компании.

Работы выполнены
ООО «Ажур-Синтез»
тел. (095) 727-69-87,
www.asnt.ru, e-mail: info@asnt.ru

Автоматизация учета основных средств

В современных условиях повсеместного внедрения технологий и автоматизации, перед предприятиями возникает объективная необходимость применения специализированных информационных систем для упрощения ведения бухгалтерского учета. Одним из важнейших аспектов современного российского бухгалтерского учета является учет основных средств. Нормативное регулирование учета основных средств на предприятии определяется федеральным законом «О бухгалтерском учете», ПБУ 6/01, а по международным стандартам финансовой отчетности регулируется стандартом МСФО-16.

Основные средства — часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг, либо для управления организации в течение периода, превышающего 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев.

На рынке программного обеспечения на данный момент существует огромный выбор программ, обеспечивающих автоматизацию процесса бухгалтерского учета на предприятии, в том числе и учета основных средств. Среди наиболее популярных и наиболее востребованных можно выделить следующие: «1С: Предприятие», «Галактика», «Парус», «ЛокИС» и многие другие. Тем не менее, при данном многообразии программных продуктов на рынке программного обеспечения, лидирующую позицию занимает информационная система «1С: Предприятие».

«1С: Предприятие» — мощная система, предназначенная для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятии в любых аспектах его деятельности. Система позволяет адаптировать ее для любых нужд, в зависимости от специфики конкретной организации. Программа позволяет произвести автоматизацию ведения всех элементов бухгалтерского учета, в частности:

  • учет основных средств и НМА;
  • учет материалов и ТМЦ;
  • учет кассовых операций и операций с банковскими счетами;
  • учет производства продукции
  • учет расчетов по заработной плате;
  • учет расчетов с бюджетом и др.

Также система автоматизирует подготовку, использование и хранение различной первичной документации и в дальнейшем позволяет правильно и достоверно сформировать годовую бухгалтерскую отчетность.

Перед началом использования системы необходимо произвести ее настройку с учетом специфики учета в организации. Для этого необходимо выполнить следующие задачи:

  • выполнить настройку списка констант, а также ввести их значения;
  • настроить синтетическую и аналитическую структуру плана счетов;
  • определить структуру справочников.

Настройка констант в программе осуществляется для внесения и последующего хранения постоянной информации об организации, например, наименование организации, вид деятельности, организационно — правовая форма, ставки налогов и т.п. Далее осуществляется корректировка плана счетов, определяется структура аналитики, а затем осуществляется ввод остатков основных средств на начало года. Имеются различия в определении даты, с которой непосредственно начинается учет — начало года, квартала, месяца или полностью произвольная. Далее после ввода остатков основных средств в программу, можно осуществлять повседневное применение информационной системы для учета основных средств. Регистрация факта совершения финансово-хозяйственной операции в информационной базе программы производится всего один раз — при вводе суммы проводки.

В программе существует несколько возможных методов регистрации учетных данных: ввод проводок вручную или использование механизма типовых операций, либо использование настроенных документов. На данный момент самым удобным и популярным среди пользователей является режим документов. Многое при использовании системы определяется профессионализмом пользователя программы, его знаниями в области бухгалтерского учета, в том числе умением пользоваться стандартными документами.

Учет основных средств с использованием данной системы позволяет как отразить поступление основных средств в связи с покупкой, так и по договору лизинга. При этом необходимо сформировать документ, отражающий поступление основного средства тем или иным способом. При получении в собственность основных средств в бухгалтерском учете на счете 08 отражаются вложения во внеоборотные активы. Так как первоначальная стоимость основного средства формируется не только из стоимости покупки, но и с учетом затрат на его доставку, монтаж и других расходов, в программе предусмотрены функции, позволяющие правильно определить, а также отразить в учете стоимость основного средства. Для этого в разделе «ОС и НМА» необходимо выбрать строку «Поступление основных средств», далее ввести стоимость самого основного средства, затем, если существует необходимость ввести сумму дополнительных расходов. Принятие основного средства к учету происходит одновременно с вводом в эксплуатацию и означает, что формирование стоимости основного средства завершено. Для отражения в учете этого факта хозяйственной деятельности в программе предназначен документ «Принятие к учету ОС»

После отражения всех операций, связанных с приобретением ОС, следует правильно отразить в учете ввод в эксплуатацию основного средства. Важным аспектом является начисление амортизации основных средств, иногда возникают различия в ее начислении, обусловленные особенностями бухгалтерского и налогового учета. В этом случае необходимо быть внимательнее самому специалисту, в целях предотвращения нежелательных ошибок.

Немаловажен и процесс инвентаризации основных средств. В системе «1С: Предприятие» он схож с инвентаризацией товаров, за исключением формируемых документов. Существуют случаи, когда в учете не отражено наличие основного средства, но фактически оно есть, тогда на основании акта инвентаризации создаётся документ принятия к учету такого основного средства. Возможно и обратное — в учете средство числится, а на самом деле его нет, тогда необходимо его списать.

Если основное средство продается или передается сторонним организациям, такое событие регистрируется документом «Передача ОС», который можно создать из меню «ОС и НМА» — «Передача ОС».

Операции, связанные со сдачей в аренду основного средства, а также его выбытия отражается путем создания соответствующих документов и отражения этих операций на счетах синтетического учета. При этом при выбытии основного средства в акте о списании указывается его причина.

Информационная система «1С: Предприятие» позволяет автоматизировать процесс учета основных средств во всех его аспектах, есть возможность сформировать все виды первичных документов, отразить операции на счетах бухгалтерского учета. При необходимости можно сформировать оборотно — сальдовую ведомость по конкретному счету, отследить движение основных средств на предприятии.

Таким образом, в условиях нарастающей конкуренции в современной экономике, любое руководство стремится к повышению эффективности управления предприятием для увеличения прибыли. В настоящее время этого не возможно достичь без внедрения автоматизированных систем по ведению бухгалтерского учета, а также наличия высококвалифицированных специалистов, работающих с данными системами. К одной из самых качественных систем на современном рынке программного обеспечения относится программа «1С: Предприятие», позволяющая значительно упростить и улучшить качество ведения бухгалтерского учета, в т.ч. и учета основных средств.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *