Архивариус должностные обязанности

  • автор:

838 106770

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2020 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности архивариуса

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
  • порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
  • порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
  • порядок ведения учета и составления отчетности;
  • структуру предприятия;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации технических средств;
  • основы трудового законодательства;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Архивариус:

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса — образец 2020 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
(утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37)

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Документооборот — это скрытая от взора работников деятельность организации, требующая постоянного контроля. Приказы, распоряжения, отчеты, ведомственные записки — все это непрерывно циркулирует между кабинетами, цехами и отделами.

Архивариус — это тот, кто способен должным образом оформить и систематизировать эти документы в организации. Он должен работать с важными бумагами, ориентируясь на нормы права.

Архивариус — это что за профессия?

Основная обязанность архивариуса на любом предприятии — систематизация всех поступающих к нему бумаг. Каждый документ оформляется в строгом соответствии с действующими законами РФ и нормами организации.

Должностные обязанности архивариуса:

  • учет документов и журнала их выдачи;
  • составление описания документов;
  • выдача справок;
  • нанесение маркировки на стеллажи с документами.

Архив может содержать миллионы документов. Например, в государственном архиве России содержится более 6 миллионов исторических документов, которые можно получить только по особому запросу. Архивариус — это тот, кто следит за законностью получения этих документов и за тем, чтобы их не выносили за пределы архива.

Условия труда архивариуса

Основные места работы специалистов — государственные архивные фонды, библиотеки, государственные учреждения (архивы органов власти, правоохранительных органов, ведомств и т. д.).

Также специалисты работают на производственных предприятиях и в крупных фирмах (банки, заводы, страховые компании, адвокатские и консалтинговые конторы).

Архивариус может работать не только с архивами. Нередко он выполняет обязанности делопроизводителя.

Обычно архивариус работает стандартную пятидневную неделю.

Где выучиться на архивариуса

Для получения специальности следует поступать в вуз. Специальность так и называется — «Архивное дело». Но для работы профильное образование не главное. На эту работу могут попасть выпускники исторических факультетов, педагоги и документоведы.

Альтернативный вариант получения специальности — курсы архивариуса. Они проходят в течение нескольких месяцев, а при дистанционном обучении позволяют не отрываться от основной работы.

Качества и навыки в профессии архивариуса

Архивариус обязан свободно владеть соответствующей техникой для хранения и систематизации информации. В некоторых случаях архивариус — это тот, кто занимается оцифровкой документов, поэтому он должен уметь работать с программами по распознаванию текста и не допускать ошибки при составлении электронного каталога.

Важные качества специалиста:

  1. усидчивость;
  2. внимательность;
  3. хорошая память;
  4. скрупулезность;
  5. склонность к однообразной работе.

Средняя зарплата архивариуса

На рынке труда работу для архивариусов можно найти по запросу «архивист». Согласно словарю, «архивист» и «архивариус» — это равнозначные термины. К сожалению, специальность не предполагает высокой оплаты труда.

Согласно данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, специалист может рассчитывать на следующую зарплату:

  • Минимальная — примерно 8 тысяч рублей.
  • Максимальная — до 80 тысяч рублей.

Так как в должностные обязанности архивариуса не входит работа, предполагающая большие трудозатраты и опасные условия труда, то на нее имеются квоты для инвалидов.

Плюсы и минусы профессии архивариуса

Плюсы:

  • есть квоты для инвалидов;
  • официальное трудоустройство;
  • возможность получить работу без опыта.

Минусы:

  • низкая заработная плата;
  • сложный карьерный рост;
  • монотонная, сидячая работа.

Утверждено приказом директора Государственного казенного учреждения «Центр обслуживания мировых судей» от «29» августа 2018г. № 5

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

архивариуса

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция устанавливает должностные обязанности, права и ответственность архивариуса.

1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности директором государственного казенного учреждения «Центр обслуживания мировых судей Челябинской области» (далее – директор казенного учреждения), в своей работе непосредственно подчиняется директору казенного учреждения, мировому судье, помощнику мирового судьи соответствующего(щих) судебного участка (судебных участков).

1.3. Должность архивариуса относится к категории должностей, осуществляющих техническое обеспечение государственного казенного учреждения «Центр обслуживания мировых судей Челябинской области» (далее – казенное учреждение).

1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «правоведение», «документоведение», «архивоведение» или образование, считающееся равноценным, без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Архивариус должен знать:

— Конституцию РФ, федеральные законы и законы Челябинской области;

— Инструкцию по судебному делопроизводству у мирового судьи;

-Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области документов, их комплектования, учета и использования;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архива на судебном участке;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства;

— порядок составления номенклатуры дел и нарядов мирового судьи установленной отчетности;

— схемы документооборота;

— сроки, порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

-порядок составления описей документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

-порядок ведения учета дел находящихся в архиве;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— настоящую должностную инструкцию;

— Правила поведения работников аппарата суда, утвержденные постановлением Совета судей Российской Федерации № 156 от 27.04.2006г.;

— правила делового этикета;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

— служебный распорядок казенного учреждения.

1.6. Архивариус должен обладать знаниями и навыками в области информационно-коммуникационных технологий:

а) Базовыми знаниями:

— аппаратного и программного обеспечения;

— возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая возможностей межведомственного документооборота;

— общих вопросов в области обеспечения компьютерной безопасности.

б) Базовыми навыками:

— работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;

— работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;

— работы в операционной системе;

— управления электронной почтой;

— работы в текстовом редакторе;

— работы с электронными таблицами;

— использования графических объектов в электронных документах;

— работы со справочными базами данных и ГИС-системами.

1.7. В случае временного отсутствия архивариуса (отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) его обязанности выполняет делопроизводитель судебного участка.

II. Должностные обязанности

2.1. Архивариус обязан:

2.1.1. Соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные, конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Устав Челябинской области и иные нормативные правовые акты Челябинской области, Постановления Губернатора Челябинской области и обеспечивать их исполнение.

2.1.2. Исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

2.1.3. Исполнять поручения директора казенного учреждения, мирового судьи, помощника мирового судьи.

2.1.4. Соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций.

2.1.5. Соблюдать служебный распорядок казенного учреждения.

2.1.6. Поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей.

2.1.7. Не разглашать сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

2.1.8. Беречь государственное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей.

2.1.9. Сообщать мировому судье и директору казенного учреждения о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.

2.2. Архивариус:

2.2.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на судебном участке.

2.2.2. Осуществляет прием, учет, хранение судебных дел, материалов, иных архивных документов.

2.2.3. Обеспечивает сохранность судебных дел и документов, создает необходимый режим хранения.

2.2.4. Ведет журналы архива судебного участка.

2.2.5. Подготавливает проекты описей дел временного хранения, актов на передачу судебных дел, материалов, нарядов и других документов в архив судебного участка.

2.2.6. Производит отбор судебных дел, материалов, нарядов и других документов для постоянного и временного хранения.

2.2.7. Осуществляет отбор дел с истекшим сроком хранения и оформляет проекты актов выделении дел к уничтожению и об уничтожении дел с истекшими сроками хранения.

2.2.8. Осуществляет с разрешения мирового судьи снятие копий с документов, необходимых для вручения или высылки гражданам и должностным лицам.

2.2.9. Выдает с разрешения мирового судьи документы из дел и дела из архива.

2.2.10. Производит копирование оригинала на копировальных и множительных электрографических аппаратах и машинах различных систем и конструкций.

2.2.11. Следит за состоянием документов, соблюдением в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.2.12. Соблюдает правила противопожарной защиты в помещении архива.

2.2.13. Выполняет машинописные работы с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на персональном компьютере.

2.2.14. Выполняет другую работу по поручению директора казенного учреждения, его заместителей, руководителей структурных подразделений казенного учреждения, мирового судьи, помощника мирового судьи.

3. Права

Архивариус имеет право на:

3.1. Обеспечение надлежащих организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

3.2. Ознакомление с должностной инструкцией и иными документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.

3.3. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности служебного времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.

3.4.Оплату труда и другие выплаты в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Челябинской области и с трудовым договором.

3.5. Получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

3.6. Переподготовку и повышение квалификации.

3.7. Внесение в казенное учреждение, мировому судье предложений по организации работы аппарата мирового судьи и совершенствованию организации делопроизводства.

3.8. Увеличение заработной платы с учетом результатов и стажа работы, уровня квалификации.

3.9. Защиту своих персональных данных.

4. Ответственность

Архивариус в установленном законом порядке несет ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.

4.2. Нарушение трудовой дисциплины и правил служебного распорядка казенного учреждения.

4.3. Разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением его обязанностей, отнесенных к государственной и иной охраняемой законом тайне, а также затрагивающих частную жизнь, честь и достоинство граждан.

4.4. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.5. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.6. Архивариус несет дисциплинарную ответственность за несвоевременное выполнение заданий, приказов, распоряжений, указаний вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, за исключением незаконных.

4.7. Дисциплинарные взыскания применяются на основании приказа директора казенного учреждения, в том числе по представлению мирового судьи.

4.8. Нарушение положений Кодекса этики и служебного поведения для работников, замещающих должности в Государственном казенном учреждении, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы.

4.9. Несоблюдение правил техники безопасности, противопожарной безопасности.

4.10. Неуведомление работодателя о склонении его к коррупционным правонарушениям;

4.11. Неуведомление работодателя о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов, а также непринятие мер по предотвращению или урегулированию конфликта интересов;

4.12. Неуведомление работодателя обо всех случаях получения подарка в связи с должностным положением или исполнением должностных обязанностей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *