Архив в организации

  • автор:

Как организовать архив? Как правильно хранить документы и сколько лет? Как определить сроки хранения документов? Можно ли уничтожить «ненужные» документы? И еще много подобных вопросов возникает у руководителей, которые, заботясь о сохранности документов, не знают, с чего начать, как правильно организовать хранение документов. К сожалению, не все руководители правильно понимают роль и значение архивов, у многих сложилось упрощенное представление об архиве, как о складе старых и ненужных бумаг, которые можно сложить в пыльную кладовку. Но это далеко не так. Даже небольшая организация имеет свою историю, которая отражается в приказах, отчетах, аналитических справках и других документах по основной деятельности, а документы по личному составу содержат сведения о стаже и о заработной плате, необходимые людям, работавшим в этой организации. Руководители в свою очередь несут ответственность за сохранность тех и других документов.

И все же, зачем создавать архив в организации и как это сделать правильно?

Во-первых, архив в организации создается с целью централизованного хранения, упорядочения и использования документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу.

Хранение документов в архиве организации осуществляется в течение сроков, установленных статьей 22 Закона РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства, осуществляющее прием и хранение архивных документов. В зависимости от состава документации в организации могут создаваться: архив управленческой документации, научно-технический архив, аудиовизульный архив, архив документации на электронных носителях.

Во-вторых, необходимо знать, какие нормативно-методические документы помогут при организации работы архива: это –

-Основные правила работы архивов организаций, утверждены решением коллегии Росархива 06.02.2002 г.,

-Перечень типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден директором Росархива 06.10.2000 г.,

-Примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом Росархива от 18.08.1992 г. № 176.

В-третьих, необходимо возложить обязанности на работника (или структурное подразделение) по ведению архива; разработать положение об архиве на основании Примерного положения об архиве организации, согласовав его с архивной службой (архивное учреждение на территории города или района).

В-четвертых, выделить помещение (хранилище), отвечающее нормативным требованиям хранения документов и условиям труда работников. Как требует архивное законодательство «руководитель обязан обеспечить финансовые, материально-технические условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов».

В этой статье мы рассмотрим вопросы, касающиеся требований, предъявляемых при освоении помещений и о создании оптимальных условий для хранения документов, а также об ответственности за сохранность документов в организации.

Требования к помещению, выделенному под архив

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельное помещение в административном здании организации. Не допускается использование ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений (в частности, подвалов и чердаков), а также помещений, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и складскими помещениями для хранения взрывчатых и пожароопасных веществ.

К помещению, выделенному под хранение документов, предъявляются следующие требования:

-хранилище должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;

-помещение должно быть оборудовано охранной и противопожарной сигнализацией;

-в хранилище не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные трубопроводы;

-электропроводка должна быть скрытой, розетки и выключатели должны быть размещены на наружной стене хранилища;

-не допускается размещение предметов бытовой техники, посторонних предметов;

-запрещается применение открытого огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов.

Хранилища должны быть оборудованы стеллажами для размещения документов, стеллажи могут быть стационарными или передвижными. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, расстояние между стеллажами – 75 см, расстояние между нижней полкой и полом – не менее 15 см. Документы хранятся в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу или подоконниках.

Требования к соблюдению режимов хранения

Соблюдение режимов хранения документов обеспечивается при создании оптимальных условий хранения, исключающих утрату, повреждение документов и вредное воздействие на них окружающей среды:

-температурно-влажностный режим для хранения документов на бумажной основе достигается при температуре не менее 17-19° С, при относительной влажности воздуха 50-55%; в помещениях с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха; измерение параметров температуры и влажности осуществляется специальными приборами: психрометрами, гигрометрами, термометрами;

-соблюдение санитарно-гигиенического режима предполагает содержание хранилища в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли; в помещении хранилища необходимо проводить систематическую влажную уборку, проводить обеспыливание стеллажей, полок, коробок и связок не реже одного раза в год, проводить обследование на выявление биологических повреждений документов и при обнаружении принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений; с целью профилактики полы, плинтусы, стены, подоконники, оборудование хранилища обрабатываются водными растворами антисептиков (2% формалин или 5% катамин) не реже одного раза в год;

-для соблюдения светового режима хранение документов осуществляется в условиях затемнения естественного освещения, на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы; для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах;

-для соблюдения охранного режима хранения документов помещение архива должного быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией; в нерабочее время двери хранилища должны опечатываться; помещение должно быть оборудовано огнетушителями из расчета: один на площади 50 м2, но не менее двух на отдельное помещение; в архиве должен быть разработан план эвакуации на случай чрезвычайной ситуации.

Ответственность за хранение, учет и использование архивных документов

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

-несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

-утрату и несанкционированное уничтожение документов;

-необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения, документов по личному составу, документов подведомственных организаций при их ликвидации или изменении формы собственности;

-нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

За несоблюдение законодательства об архивном деле установлены меры ответственности: Конституцией РФ (статьи 24, 29), Законом РФ «Об акционерных обществах» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ (статья 89), Законом РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (статьи 15, 17, 22, 27). Кодексом РФ «Об административных правонарушениях» (статьи 13.20, 28.3) за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлены административные санкции в виде предупреждения или наложения штрафа на должностных лиц в размере от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда; дела об административных правонарушениях, предусмотренные данными статьями, рассматриваются мировыми судьями.

Итак, мы рассмотрели, где и как должны храниться архивные документы в организации, иными словами, одну из задач архива. О том, как решает архив организации задачи по упорядочению и использованию архивных документов, мы расскажем в следующем материале.

Опубликовано:

Консультант-Пермь. – 2005. – Май. – № 5.

О. Н. Дубинина

Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Основными задачами архива являются

  • комплектование документами, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
  • осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения

Какие функции осуществляет архив

Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива. Информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива. Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива.

Так же и такие функции как

Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения.

Обеспечение полной сохранности бумаг, безопасность их содержания и удобство доступа – одна из основных задач каждой серьезной организации. Компания ОРБ предлагает услуги по организации и хранению архива документов, благодаря чему вы без лишних хлопот и временных затрат сможете навести порядок в бумагах предприятия. Задача архивации – это помощь как руководителям, так и персоналу, ответственному за архивные работы.

Этапы архивирования документов

На сегодняшний день выполняется архивирование документов следующих типов: бумаг временного хранения с неистекшим сроком давности, дел по личному составу и документации, предназначенной для постоянного хранения. Если же бумаги не подлежат дальнейшему содержанию, выполняется их уничтожение.

Архивная обработка документов проводится в несколько этапов:

Подготовительные мероприятия. Проводится анализ имеющихся бумаг компании, выявляется их состав и особенности, благодаря чему удается значительно упростить последующий процесс архивации документов.

Сортировка. Из всего спектра бумаг организации устраняются те, которые не имеют ценности и не являются необходимыми для хранения.

Систематизация. Для дальнейшего упрощения поиска бумаги сортируют по времени создания, типу, принадлежности к определенному отделу компании. Затем документы одного типа подшиваются в дела и дополняются печатью организации.

Опись. Перед архивированием документов к делам прикрепляется титульный лист, на котором указывается число и перечень бумаг, период их хранения, архивный код.

Каталогизация. На данном этапе подготовленные документы помещают в место их будущего хранения. Как правило, дела сортируются по своему типу на отдельные полки.

Документы из Архивного фонда России, которые находятся у частных лиц, хранить самостоятельно у себя могут их владельцы или собственники, они же имеют право передать такие бумаги на содержание по предварительно составленному договору в муниципальный, государственный или частный архив.

В данном случае условия хранения такой документации определяются и устанавливаются самими владельцами, но всегда с соблюдением норм, указанных в Законе об Архивном деле. При архивной обработке документов также руководствуются Основными правилами хранения.

Особенности архивации документов

В ходе работы любой фирмы, предприятия, организации всегда создается огромное количество документов, отображающих суть их непосредственной деятельности. В силу постоянного развития подобных компаний объем и количество офисных документов неустанно растет. Поэтому законодательство РФ очень четко регулирует действующие правила, которых следует придерживаться при уничтожении и архивировании документов.

Компания ОРБ предлагает полный спектр услуг по архивации документов. Цель нашей работы в отношении каждого клиента – это обработка 100% предоставленных бумаг и их последующее грамотное упорядочение согласно действующего законодательства. В ходе систематизации наши специалисты отбирают документы, у которых истек срок хранения, чтобы в дальнейшем их уничтожить. Также они проводят архивные работы, тщательно оформляют и подготавливают протоколы, акты, описи после их упорядочения для проверки экспертной комиссией самой организации.

Архивирование документов включает в себя следующие услуги:

  • Исследование состояния всех предоставленных для архивного фонда документов в комплексе.
  • Экспертиза практической и научной ценности бумаг с целью установить их подлинные сроки хранения.
  • Проведение систематизации документов бухгалтерского, банковского, научно-технического направления, а также бумаг в отношении личного состава.
  • Оформление описи дел.
  • Выделение тех дел и документов, которые подлежат уничтожению, и составление на этот счет специального акта.
  • Архивный переплет.

Выполнение переплета – неотъемлемый этап архивных работ. Данная услуга позволяет предупредить преждевременную выемку бумаг, предотвращает непреднамеренную потерю документов, позволяет увеличить свободное пространство на стеллажах за счет уплотнения дел (переплетенная папка объемом 250 листов имеет толщину не более 4 см), распределяет дела, которые предназначены для последующего аудита или архивного хранения. Переплет выполняется для документов как постоянного, так и временного либо оперативного (до 5 лет) хранения.

Архивация документов от нашей компании также подразумевает предоставление консультаций в отношении правильного хранения бумаг, периода их подлинности и уничтожения. Наши сотрудники всегда готовы прийти на помощь и ответить на любые вопросы в отношении хранения архивов документов и их оборота.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *