Анализ организации кадрового делопроизводства в правоохранительных органах

  • автор:

УДК 342.536.4

ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В СИСТЕМЕ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

CHARACTERISTIC OF DOCUMENTARY SUPPORT IN THE SYSTEM OF THE INTERNAL AFFAIRS DODIES

Астахова Алина Олеговна,

старший преподаватель кафедры административного права и административной деятельности органов внутренних дел Сибирского юридического института МВД России (г. Красноярск), кандидат юридических наук

Ключевые слова:

документирование, документооборот, исполнение документов, управленческая деятельность органов внутренних дел, документационное обеспечение.

В статье рассматривается документационное обеспечение управления как особого вида деятельности в органах внутренних дел, определено понятие делопроизводства в органах внутренних дел с позиции документационного обеспечения управления, раскрываются основные особенности делопроизводства в системе МВД России, выявляются отдельные проблемы, возникающие при документационном обеспечении управления и влияющие на его эффективность, предлагаются пути их решения.

Деятельность органов внутренних дел напрямую связана с созданием служебных документов, их оборотом, исполнением и последующим хранением. Документационное обеспечение управленческой деятельности характерно для любых органов и организаций, однако для органов внутренних дел грамотная организация управления силами и средствами имеет первостепенное значение. В отличие от любых других органов и организаций «гражданской» направленности эффективность деятельности органов внутренних дел зависит не только от профессионализма сотрудников, но и от грамотного управления. Рациональная организация делопроизводства, в свою очередь, позволит рационализировать и унифицировать сам процесс управления, что, несомненно, приведет к повышению эффективности как в управленческой, так и в правоохранительной и правоприменительной деятельностях.

Рациональная организация управления включает в себя не только управление сотрудниками и отдельными подразделениями, но и грамотную систему управления документацией и документальным фондом. Четко организованное управление документацией в современном информационном пространстве, для которого характерно наличие большого количества электронных источников, позволит грамотно формировать информационные ресурсы подразделений, органов и организаций, что в конечном итоге позволит обеспечить их эффективную работу. Именно последовательность этих операций и корректное их выполнение делает документационное обеспечение в управлении слаженным и максимально эффективным, что влияет на качество работы аппарата управления в целом.

Оптимизация процесса делопроизводства и в конечном счете дальнейшая оптимизация процесса управления, осуществляемого посредством официальных документов, для органов внутренних дел имеет огромное значение ввиду широкого спектра специфических задач, возлагаемых на органы внутренних дел в целом и на отдельные подразделения в частности. Все перечисленное подтверждает актуальность рассматриваемой темы. Более того, необходимо обратить внимание на недостаточную теоретическую проработку проблемных вопросов документационного обеспечения управления как особого вида деятельности в органах внутренних дел.

В настоящее время вопросы делопроизводства как документационного обеспечения управленческой деятельности в органах внутренних дел находится за пределами объектов научных исследований большинства ученых. Одно из последних крупных исследований в этой сфере было проведено еще в 1999 году . Также небольшим является объем научных статей в периодических изданиях, посвященных конкретным вопросам организации делопроизводства в органах внутренних дел . При этом в исследованиях акцент делается на вопросах делопроизводства как особого процесса в управ-

Ввиду того, что документационное обеспечение деятельности органов внутренних дел, как уже отмечалось, тесно связано с процессами управления, необходимо охарактеризовать управление в органах внутренних дел как специфический вид деятельности.

Под управлением понимается процесс воздействия на объект с помощью совокупности определенных способов воздействия, выбранных из многих возможных вариантов на основе объективных данных, складывающихся в органе, организации или ведомстве. Управление направлено на поддержку, улучшение функционирования или развитие объекта для достижения заданной цели .

Органы внутренних дел (далее — ОВД) — это структурное звено системы государственных органов, которые осуществляют особый вид государственной службы. Правовой статус ОВД определяет особенности управления внутри системы. Органы внутренних дел обладают всеми признаками социальных систем. К таким признакам относятся: относительная замкнутость и стабильность, наличие определенной структуры и саморегулирующегося механизма. При этом, несмотря на то что органы внутренних дел могут быть рассмотрены с общей точки зрения, необходимо помнить, что в связи с особенностями функционирования и со специфическими направлениями деятельности органы внутренних дел традиционно входят не просто в общую систему государственных органов, но еще и признаются частью системы правоохранительных органов, что также накладывает определенный отпечаток на систему управления внутри ОВД.

Документальное обеспечение представляет собой определенную часть общей системы управления в органах внутренних дел. Важной частью управленческой деятельности в органах внутренних дел является ее четкая организация и целенаправленное воздействие на управляемые объекты. Это необходимо для достижения не только эффективности управления внутри ОВД, но и для достижения эффективности правоохранительной деятельности.

В организации документационного обеспечения ОВД при столь большом разнообразии носителей и технологий обработки документационной информации становится все более очевидной необходимость информационного сопровождения всего процесса правоохранительной деятельности органов.

Основа коммуникационного процесса в управлении состоит из документальных коммуникаций. Коммуникативные связи между документами и между управленческими решениями являются частью социальных коммуникаций в целом. В научной литературе отмечается, что «термин «документационное обеспечение управления» как синоним термина «делопроизводство» характеризует совокупность процессов, обеспечивающих документирование управ-

ленческой информации и организации работы со служебными документами» . Мы согласны с изложенным утверждением. Ведь, действительно, управленческий документ является материальным отражением управленческого решения, отражением управленческой функции уполномоченного на то субъекта.

Осуществление управления и управленческой деятельности в современных реалиях возможно при условии соответствующего обеспечения данной деятельности информационной составляющей. Информационная составляющая упорядочивает управленческие связи, возникающие между управляющим субъектом и объектом управления .

Именно поэтому информационное и документальное обеспечение управленческой деятельности в органах внутренних дел имеет большое значение. Такое обеспечение деятельности приобретает определенные особенности в связи с тем, что в органах внутренних дел формируется большое количество информации, которая может относиться к категории ограниченного доступа — персональные данные, тайна уголовного судопроизводства, служебная, государственная тайна и другие виды защищаемой информации, охраняемые законом. В связи с этим мы можем утверждать, что от полноты решения вопросов информационного и документального обеспечения в органах внутренних дел зависит также и уровень защиты данных, используемых в ОВД, а в конечном итоге и эффективность защиты прав и свобод граждан.

Процесс управления в ОВД предполагает постоянную работу с документами. Это продиктовано задачами, возлагаемыми на ОВД. Производство по административным и уголовным делам, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг и другие направления деятельности неразрывно связаны с созданием документов, их использованием и оборотом.

Таким образом, особенности процесса управления в ОВД непосредственно влияют на делопроизводство, так как под последним мы понимаем документальное отражение функций управления.

Однако рассмотрение управления в органах внутренних дел как отдельного вида деятельности со своими проблемными моментами выходит за рамки объекта нашего исследования, ввиду чего перейдем более детально к рассмотрению сущности делопроизводства в органах внутренних дел.

Термин «делопроизводство» в литературе определяется как «самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе выполнения своих функций» .

Документационное обеспечение управления — вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

В органах внутренних дел каждое подразделение, которое осуществляет функции управления, в том числе внутриорганизационного характера, разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ними определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями .

Для детального определения понятия «делопроизводство» и рассмотрения его функций необходимо обратиться к нормативно-правовому регулированию делопроизводства как отдельного вида деятельности.

В целом система делопроизводства в России обладает широкой базой нормативно-правового регулирования. В свою очередь нормативно-правовое регулирование делопроизводства входит в компетенцию целого ряда государственных органов, которые осуществляют эту функцию в рамках общей управленческой компетенции.

Установленные нормативы и стандарты в области делопроизводства должны обеспечивать единую систему организации документационного обеспечения деятельности, которая, в первую очередь, должна обеспечивать общеобязательность всех первоочередных принципов делопроизводства и основных его положений. При этом принципы и положения должны быть обязательными для всех учреждений. К числу таких основных положений можно отнести государственный язык, который используется для подготовки всех официальных документов. Также единая система организации документационного обеспечения деятельности должна устанавливать основные правила и основные задачи в сфере работы с документами. Сюда можно отнести создание определенных инструкций, стандартов и других типовых документов. Помимо этого должна быть обеспечена определенная общность требований к осуществлению документирования и документооборота в наиболее важных областях государственного управления. В этом случае как раз речь идет о деятельности органов внутренних дел в том числе.

Существует законодательное определение понятия «делопроизводство». Оно изложено в государственном стандарте «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 70.8-2013) и трактуется как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов . Как видим, с точки зрения государственного стандарта, делопроизводство включает в себя весь процесс деятельности, связанной с документом, от момента его создания и до момента помещения на архивное хранение или до его уничтожения.

Согласно этому определению, делопроизводство включает в себя четыре основных элемента: 1) документирование — запись информации на различных носителях по установленной форме; 2) документооборот — передвижение документов в определенном органе или организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи в дело (на оперативное хранение); 3) оперативное хранение документов — хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации, мониторинг сроков хранения и своевременное уничтожение; 4) использование документов в повседневной деятельности.

Поскольку делопроизводство представляет собой систему, в которой элементы тесно взаимосвязаны между собой, то и в дальнейшем рассматривать делопроизводство следует именно с точки зрения системного подхода, без детальной характеристики отдельных элементов.

Делопроизводство в ОВД осуществляется в соответствии с конкретными ведомственными нормативно-правовыми актами, основным из которых является Инструкция по делопроизводству в ОВД . В Инструкции делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними, предусматривающая определенные рамки, пределы своего действия — положения Инструкции распространяются на документационную деятельность, осуществляемую в органах внутренних дел. То есть документы, создаваемые в иных органах, не попадают под действие Инструкции ровно до того момента, пока они не поступят в орган внутренних дел (как входящий документ). При этом поступление в орган внутренних дел официального документа из любой организации (в том числе «гражданского» характера) не означает, что мы будем проверять насколько в документе учтены правила документирования, установленные нашей внутренней Инструкцией. Речь идет о том, что при поступлении любого стороннего документа непосредственно в орган внутренних дел, такой документ подпадает под действие Инструкции по делопроизводству в ОВД.

Указанный нормативно-правовой акт обеспечивает регулирование процесса общего делопроизводства — то есть делопроизводства, характерного для любого органа внутренних дел. Специальные виды делопроизводства, такие как уголовно-процессуальное или административно-процессуальное делопроизводство, осуществляются по специальным правилам, которые формируются в зависимости от направления деятельности и выполняемых задач.

Помимо подразделения на общее и специальное делопроизводство (в зависимости от направления документируемой деятельности), по степени секретности документируемых сведений делопроизводство подразделяют на секретное и несекретное.

Под общим делопроизводством понимается документационное обеспечение общей управленческой деятельности. Такая деятельность присуща любому органу государственного управления и любому органу внутренних дел. В первую очередь, речь идет о внутриорганизационной и распорядительной деятельности органов внутренних дел, включающих в себя реализацию обеспечительных функций (финансовую, хозяйственную деятельность и кадровую работу и т.д.) аппарата управления.

Реализация основных функций конкретного органа в структуре ОВД, его специальная деятельность или специальная компетенция, обслуживается специальным делопроизводством. К такому делопроизводству относится составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность ОВД по основным направлениям деятельности, осуществляемым в рамках правоохранительных функций, и организация работы с такими документами.

Делопроизводство, осуществляемое в отношении документации открытого характера, по другой классификации именуется открытым делопроизводством. И наоборот, документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайну, организация работы с документами, содержащими такие сведения, представляет собой секретное делопроизводство.

В информационном обеспечении ОВД центральное место занимают учеты, которые используются для регистрации первичной информации о преступлениях и лицах, их совершивших. Практически вся документация по такому виду деятельности в системе ОВД имеет унифицированную форму.

Особенности делопроизводства в органах внутренних дел выражаются также через обязанности сотрудников при работе с документами. В частности, передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя и его заместителя по запросу. О передаче документа делаются отметки в учетных формах и в подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием должностного лица, разрешившего передачу. Передача документов от одного сотрудника к другому осуществляется через подразделение делопроизводства и режима, либо с разрешения руководителя, минуя это подразделение, с обязательной отметкой во всех необходимых учетных формах. С одной стороны, это создает дополнительные сложности при работе с документами, а с другой — позволяет обеспечить контроль над сроками исполнения документов, над маршрутом движения документов, а также обеспечить ряд других важных процессов.

Важной частью документооборота следует считать этап хранения документов, а также этап уничтожения документов с истекшими сроками хранения. По общему правилу существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме. Такой порядок устанавливается

Инструкцией по делопроизводству в ОВД, а также рядом методических документов конкретных подразделений, которые предусматривают конкретные правила и способы уничтожения.

Резюмируя изложенное, можно отметить, что на характеристику делопроизводства в ОВД оказывает влияние специфика осуществляемой деятельности. При этом речь идет как об общем делопроизводстве, так и о делопроизводстве специальном. Документирование и документооборот в органах внутренних дел являются необходимыми составляющими делопроизводства, с помощью которых обеспечивается выполнение важнейших организационных и управленческих функций органов внутренних дел.

В течение последнего десятилетия в нашей стране проводится поэтапная административная реформа во всех ведомствах исполнительной власти, в том числе и в правоохранительных органах . В русле данного реформирования стоят и вопросы усовершенствования системы делопроизводства как для внутреннего пользования, так и для удобства взаимодействия с населением.

В большинстве случаев проблемные вопросы организации и ведения делопроизводства напрямую связаны с наличием определенных обстоятельств, связанных с осуществлением управленческих функций в органах внутренних дел. К таковым можно отнести следующие: отсутствие определенной прозрачности в управлении (что влияет на согласованность управленческих решений, приводит к их несогласованности); несогласованность плановых операций по работе с документами и их невыполнение; потеря документов и информации. Это может быть вызвано отсутствием единой системы планирования, нарушениями при ведении делопроизводства, отсутствием навыков планирования у сотрудников, а также низкой исполнительской дисциплиной. Помимо этого на работу с документами оказывает негативное влияние большое количество «бумажной» работы и общая «бюрократизированность» операций и решений в органах внутренних дел. При этом в органах внутренних дел наблюдается текучесть кадров, которая влияет на мотивацию сотрудников. Это обусловлено отсутствием согласованной кадровой политики, реализуемой в процедуре управления.

Помимо изложенного в организации делопроизводства в органах внутренних дел можно выделить определенные вопросы, связанные с низкой квалифицированностью сотрудников по вопросам документационного обеспечения, например незнание или банальное несоблюдение сотрудниками установленных требований к оформлению документов. В результате этого возникает увеличение количества проверочных операций, увеличение времени на подготовку итогового варианта документа. Проблемой является также и неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Речь в данном случае идет об управленческих решениях, содержащих неясные зада-

ния, нереальные сроки исполнения, противоречащие изданным ранее приказам. Создание документов, содержащих такие решения, обязательно вызовет поток дополнительных документов разъяснительного характера из структурных подразделений. Отдельным моментом можно выделить нарушение сроков работы с документами, несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений.

Также следует особо выделить в качестве проблемы неправильное толкование смысла и сущности перевода многих документальных операций в электронную форму. Использование компьютеров в процессах создания и подготовки документов, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов и сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной формах.

Еще одним проблемным вопросом является наличие различных подходов к пониманию отдельных законодательных положений и отсутствие дополнительных методических документов, разъясняющих проблемные вопросы. Кроме того, существуют отдельные вопросы, усложняющие работу в рамках специального делопроизводства. Речь, в первую очередь, идет об отсутствии законодательно закрепленных бланков документов специального делопроизводства (уголовно-процессуальных и административно-процессуальных). Существуют общепринятые формы документов, в соответствии с которыми оформляется печатно-бланочная продукция, однако такие формы в различных территориальных органах внутренних дел могут различаться.

Отдельно хотелось бы обратить внимание на тот факт, что многие вопросы, возникающие при документировании, документообороте, хранении или использовании документов, напрямую зависят от вопросов, возникающих в ходе самой управленческой деятельности, которая документируется. Так, неточное или неоднозначное толкование различных нормативно-правовых актов федерального уровня или ведомственного характера может вызвать безосновательное увеличение количества подготавливаемых документов, увеличение и усложнение документооборота и т.д.

Главной проблемой в организации делопроизводства правоохранительных органов в настоящее время является переход на безбумажный документооборот, от этого образуется ряд новых проблемных вопросов .

В настоящее время в органах внутренних дел зачастую электронный документооборот дублируется бумажным. Это связано как с низким материально-техническим обеспечением в подразделениях, так и элементарной некомпетентностью сотрудников по вопросам оптимальной организации электронного документирования и документооборота.

Совершенствование любой деятельности должно начинаться с устранения имеющихся недостатков. В соответствии со стандартами при выстраивании системы управления документами следует помнить о требованиях, которым должны отвечать документы, включенные в систему. Цель управления документами состоит в том, чтобы поддержать такие свойства документов, как аутентичность, надежность, целостность и пригодность для использования .

Обозначенные нами проблемы не имеют единичного решения и не могут быть решены одномоментно. Совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности — процесс, который должен осуществляться системно.

Видится возможным начать решение проблем документационного обеспечения управленческой деятельности в ОВД с создания единых методических рекомендаций, разъясняющих отдельные проблемные вопросы применения инструкции по делопроизводству в ОВД и других документов, регулирующих это направление деятельности. При этом создавать такие документы необходимо не на региональном уровне, а на ведомственном.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

В настоящее время существенное влияние на совершенствование процессов в сфере управления документами оказывают компьютерные технологии, которые должны способствовать эффективному производству, обработке, хранению, поиску и представлению необходимой информации на любом носителе. Поэтому следует говорить о повышении эффективности применяемых технологий в целом, особенно в условиях смешанного документооборота. По проблеме организации электронных архивов можно предложить следующие пути решения: создание необходимой нормативной правовой базы; установить единый формат хранения электронных документов; регламентировать работу сотрудников в электронных архивах; регламентировать доступ к электронным архивам .

В июне 2018 года на сайте Федерального архивного агентства в виде проекта были размещены Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов (URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-06-14-pr0ject-tft.d0c). Данный документ призван заменить уже устаревшие и достаточно краткие Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен. В сложившейся ситуации можем обнаружить, что в лице Росархива возрождается орган по постановке делопроизводства в государственном масштабе. Наряду с подготовкой правил делопроизводства, примерной инструкции по делопроизводству на Росархив возложено определение политики в области автоматизированных технологий управления документами, по крайней мере в государственном секторе .

Возможно с принятием такого документа его положения будут учтены и при совершенствовании системы электронного документооборота в органах внутренних дел, однако для более своевременного и наиболее оптимального процесса совершенствования необходимо разрабатывать такие законодательные предложения во взаимодействии с другими ведомствами еще до официального их принятия. Например, как в данном случае, необходим единый согласованный межведомственный документ, изданный по вопросам оптимизации процесса электронного документооборота.

В качестве общей рекомендации следует обратить внимание на совершенствование систем делопроизводства в других органах власти. Необходимо понимать, что совершенствование общего делопроизводства в России неизбежно с положительной стороны повлияет на ведомственное делопроизводство.

Следует учесть, что при совершенствовании общего делопроизводства в ОВД можно и нужно совершенствовать отдельные элементы специального делопроизводства.

С целью решения указанной проблемы рекомендуется особенно тщательно составлять перечень нормативно-методических документов, применимых для организации конфиденциального делопроизводства и архивного дела в системе МВД России.

Резюмируя изложенное, можно сказать, что организация делопроизводства правоохранительных органов является важным аспектом, влияющим на выполнение управленческих задач и на всю деятельность служб и подразделений. Проблемы, возникающие при организации и ведении делопроизводства, не имеют однозначного и одномоментного решения.

Библиографический список

1. Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации : приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 // СПС КонсультантПлюс.

2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : ГОСТ Р 70.8-2013 : приказ Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. // СПС КонсультантПлюс.

3. Атанов, Р.А. Документирование в правоохранительной деятельности / Р.А. Атанов // Документационное обеспечение организационной и производственной деятельности : сборник материалов региональной научно-практической конференции. — 2015. — С. 9-12.

9. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство : учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. -М. : 2018. — 212 с.

18. Рогова, Н.А. Анализ системы информационного обеспечения оперативного управления органами внутренних дел на основе технологий электронного документооборота и делопроизводства / Н.А. Рогова // Труды Академии управления МВД России. — 2011. — № 3(19). — С. 110-114.

Кадровик.by — портал, ориентированный на работников кадровой службы, юристов и руководителей, который предоставляет уникальную возможность качественно и быстро принимать решения. Портал работает в режиме онлайн и его использование не ограничено продолжительностью рабочего дня — вы можете пользоваться необходимыми материалами в любом месте, где есть доступ к сети Интернет.

Разделы портала Кадровик.by

Портал Кадровик.by содержит 6 основных разделов, которые предоставляют не только актуальную и необходимую информацию по кадровому делопроизводству, но и полезные для работы сервисы.

ИПС «Нормативка.by» содержит следующие рубрики*:

  • «Единый правовой классификатор» — все законодательство Республики Беларусь;
  • «Система точных рекомендаций кадровика» — рекомендации кадровиков-практиков, как поступать в той или иной ситуации, а также аналитические статьи;
  • «Классификатор «Кадровик»» — подборка аналитики и законодательных актов, необходимая для работы специалисту по кадрам;
  • «Консультации «Кадровик»» — самые актуальные вопросы пользователей портала, задаваемые в разделе «Консультации», и ответы на них;
  • «Типичные нарушения законодательства» — аналитический материал о наиболее часто выявляемых нарушениях при проведении проверок хозяйствующих субъектов;
  • «Формы документов» — формы с автозаполнением для всех документов (актов, доверенностей, статистических отчетов, договоров), необходимых в работе. Рубрика разбита на подразделы для специалистов по кадрам, бухгалтеров и юристов;
  • а также все статьи журнала «Отдел кадров» и отдельные статьи журнала «Справочник по охране труда и пожарной безопасности».
  • * Предоставление правовой и аналитической информации ИПС «Нормативка.by» осуществляется на сайте www.normativka.by в сети Интернет.

Форум

На форуме вы можете поучаствовать в живых дискуссиях со своими коллегами.

Вопрос-ответ

Данный раздел предоставляет уникальную возможность получать консультации ведущих специалистов-практиков Республики Беларусь в области кадрового делопроизводства. Три раза в месяц вы можете задать вопрос по тематике портала практикующим специалистам по кадрам и получить подробный ответ с комментариями и ссылками на нормативные правовые акты.

Обмен документами

Данный раздел позволяет обмениваться необходимыми образцами документов с коллегами.

Как работать с Библиотекой портала Кадровик.by?

В Библиотеке портала реализован поиск по различным параметрам, который ускорит и облегчит доступ к любой интересующей информации, а благодаря интуитивно понятному интерфейсу работа будет удобной и приятной. В кратком руководстве по работе с порталом подробно рассказано и показано на примерах, как пользоваться расширенным поиском и рубриками Библиотеки, чтобы быстро находить нужный документ.

Будучи активным подписчиком портала Кадровик.by и других Библиотек ИПС «Нормативка.by», вы можете оценить собственный уровень владения системой. Для этого необходимо пройти бесплатное тестирование, по результатам которого вам будет выслан почтой приятный сюрприз и сертификат, подтверждающий знания ИПС «Нормативка.by».

Технические вопросы

Если вы подключены к сети Интернет через провайдеры ByFly, АтлантТелеком, ADSL.by, КосмосТВ, МТИС, то у вас есть возможность гостевого доступа к системе. Таким образом, можно дополнительно сэкономить на оплате за Интернет, а также работать с порталом Кадровик.by даже в том случае, когда закончились денежные средства на балансе.

Мы тестируем работоспособность системы и можем гарантировать ее работу в надлежащем виде при условии соответствия клиентского программно-аппаратного комплекса следующим требованиям:

  • процессор с частотой от 1,5 ГГц, ОЗУ от 1 Гб (рекомендуется от 2 Гб);
  • монитор с разрешением от 1024×768 пикселей;
  • интернет-соединение от 256 Кбит/с;
  • операционная система Microsoft Windows XP SP2 или Windows 7 SP1;
  • браузеры Mozilla Firefox 10 и выше, Internet Explorer 9, Opera 12.15 или Google Chrome 20;
  • в настройках браузера должны быть включены JavaScript и cookies.

У вас еще есть вопросы о портале Кадровик.by? Сотрудники ИПС «Нормативка.by» обязательно на них ответят. Для того чтобы задать вопрос специалисту портала, вы можете позвонить по телефону +375 (29) 788-35-83 либо написать на e-mail: sales@normativka.by.

» Назад
09.07.2020 12:25

Режим самоизоляции перевел многих сотрудников на удаленную работу и поставил на паузу ведение кадрового документооборота. Пусть новые условия уменьшили число командировок, но отпуска, больничные, увольнение и трудоустройство новых сотрудников на паузу не поставишь, документы с сотрудниками, в том числе и удаленными, нужно как-то оформлять.

По результатам опроса Gartner, после окончания режима самоизоляции 74% компаний планируют оставить часть сотрудников на удаленной работе. Значит, временный режим перейдет в обычный. В новых условиях отдел по работе с персоналом будет вынужден адаптировать свои процессы и организовать работу с дистанционными сотрудниками. Как перейти к кадровому электронному документообороту с сотрудниками, расскажем в этой статье.

Нормативная база в России для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) еще формируется. После введения электронных трудовых книжек в 2020 г. ожидаются поправки в Трудовом кодексе, соответствующий законопроект был оперативно подготовлен и
16 июня 2020 г. вынесен на рассмотрение в Госдуму. Одна из целей этого законопроекта звучит так: «Максимальный переход на электронный документооборот в рамках регулирования труда дистанционных работников, снижения объёмов дублирования документов на бумажных носителях». И ранее также А.О. Котяков, Министр труда и социальной защиты, на одном из совещаний предложил дать возможность работодателям с 2021 года вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.

Все это подтверждает то, что в ближайшее время кадровый документооборот полностью станет электронным и подготовиться к такому переходу лучше заранее — решить как организационные, так и технические вопросы. Организационные вопросы заключаются в подготовке нормативных документов и регламентов по работе с КЭДО. К техническим вопросам относится то, в какой системе будет реализован КЭДО и как ее правильно выбрать. Пройдя 6 основных шагов по подготовке к переходу на КЭДО вы получите максимальную отдачу от нововведений и избежите ошибок.

Шаг 1. Описание текущих кадровых процессов и сопутствующих документов

Чтобы автоматизировать процесс, его нужно сначала описать. Поэтому процесс перехода на КЭДО начинается с внутренней оценки процессов и документов, используемых в компании. На первом шаге к КЭДО необходимо определить типовые формы взаимодействия и порядок согласования и работы с документами.

Например, опишем процесс подготовки графика отпусков в компании. Сотрудник кадровой службы отправляет по компании уведомление о начале формирования графика отпусков. Работник готовит заявление о разделении отпуска на части, где информирует о своих планах. Его линейный руководитель собирает сводные сведения по отделу и отправляет данные в кадровую службу. После многократных напоминаний и переписки сотрудник отдела кадров получает все данные для подготовки общего графика отпусков по компании. В завершение с этим документом обычно требуется ознакомить всех сотрудников.

Шаг 2. Оценка рисков перевода документов в КЭДО

После описания процессов каждый кадровый документ необходимо оценить на предмет возможности перевода в КЭДО. Такой анализ или внутренний аудит позволит отказаться от избыточных и дублирующих документов. Дополнительно на этом шаге на основании анализа трудового законодательства, нормативно-правовой базы и судебной практики рекомендуется проанализировать каждый документ на предмет допустимости и уровня риска перевода в электронный вид.

Параметры для оценки рисков перевода кадровых документов в электронный вид:

  1. Законодательно перевод в электронную форму
    1. Разрешен
    2. Точно не указано
    3. Запрещен
  2. Законодательное требование к ознакомлению с документом под подпись
    1. Нет, не указано
    2. Прямо не указано
    3. Да, требуется
  3. Требования к срокам хранения
    1. Менее 10 лет
    2. Более 10 лет
    3. Постоянно
  4. Требования к подписи:
    1. Простая электронная подпись
    2. Неквалифицированная электронная подпись
    3. Квалифицированная электронная подпись или собственноручная
  5. Судебная практика
    1. Положительная для работодателя
    2. Есть как положительная, так и негативная
    3. Судебная практика отсутствует
  6. Требование предоставлять документ в сторонние организации
    1. Отсутствует
    2. Предоставляется в электронном виде
    3. Предоставляется в бумажном виде

Соотнесите каждый кадровый документ с описанными параметрами, чтобы оценить возможность и риск его переноса в электронный вид.

Шаг 3. Аудит кадровых документов

Мы описали документы, которые задействованы в системе кадрового делопроизводства. Затем определили параметры, чтобы оценить риск перевода их в электронный вид. Теперь разделим операционные документы по степени риска перевода их в КЭДО на три группы:

  1. Низкий риск перевода к КЭДО — документы не являются обязательными и/или разрешено вести их в электронном виде. Например, трудовые книжки, служебные записки, некоторые заявления, документация по внутренним процессам.
  2. Умеренный риск при переводе к КЭДО — группа объединяет документы, для которых нет прямого запрета на ведение в электронном виде и есть положительная судебная практика. Например, табели учёта рабочего времени, график отпусков, приказы о направлении в командировку.
  3. Высокий риск в случае перевода к КЭДО присваиваем документам, ведение которых в электронном виде не предусмотрено законом или есть негативная судебная практика или мнение контролирующих органов. Например, трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении.

После составления списка документов, которые будут переведены в электронный вид, определите, какой вид электронной подписи для них необходим и кто в организации имеет право на соответствующие электронные подписи. Проведите аудит технического оснащения: есть ли у сотрудников доступ к внутренним системам и порталам, имеют ли они соответствующие токены.

Электронная подпись — это информация в электронном виде, которая используется для определения лица, подписывающего информацию в электронном документе. Она является полноценной заменой рукописной подписи и обладает полной юридической силой в России. Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» определяет три вида электронных подписей:

  • Простая электронная подпись (ПЭП) позволяет подтвердить авторство, но не гарантирует, что документ останется неизменным после его подписания. В корпоративных системах авторство пользователя определяют просто по учетной записи Windows, а также пользователь может быть идентифицирован, например, по логину и паролю на сервере госуслуг. ПЭП можно использовать только при наличии соответствующего соглашения с участниками электронного обмена.
  • Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет подтвердить авторство и доказывает неизменность информации, содержащейся в документе. В отличие от простой подписи она содержит криптографические алгоритмы, которые обеспечивают защиту документа. Для получения НЭП достаточно внутри компании настроить соответствующий сервер, где будут бесплатно формироваться подписи для сотрудников. Для признания юридической значимости НЭП также необходимо соглашение между организацией и сотрудником.
  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП), обладая всеми признаками НЭП, но может быть получена только в специальных удостоверяющих центрах, аккредитованных государством. Для использования КЭП также требуется специальное программное обеспечение на компьютере сотрудника. Эта подпись приравнивается к собственноручной подписи сотрудника и не требует заключения никаких дополнительных соглашений.

Шаг 4. Оптимизация процессов

После аудита операционных документов посмотрите на описанные процессы сторонним взглядом — по возможности упростите процессы согласования и утверждения документов. Откажитесь от хранения нескольких версий документов, если такое упрощение допускают требования и регламенты. Разработайте и максимально используйте типовые формы. В результате отказа от включения лишней информации в документ вы сможете автоматизировать его обработку.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет отказаться от очного согласования документов, передачи их на бумаге. Еще одним шагом может быть предоставление работникам доступа к информационным системам.

Вернемся к процессу подготовки графика отпусков, как может измениться работа с документами. Специалист кадровой службы делает рассылку из системы электронного документооборота о начале формирования графика отпусков. Последующая заявка работника с желаемыми датами выполняет требование ТК РФ о соглашении между работником и работодателем при разделении отпуска на части — дополнительное заявление об этом писать не нужно. Линейный руководитель согласовывает заявку и не готовит отдельно сводный график по отделу. Таким образом, электронный документооборот помогает избавиться от двух документов в процессе подготовки графика отпуска. После получения всех сведений в электронном виде сотрудник отдела кадра избавляется от кропотливой работы с цифрами для финальной подготовки общего графика отпусков по компании. Автоматизация процесса значительно экономит время и упрощает контроль на каждом этапе.

Шаг 5. Выбор платформы для КЭДО

После определения документов для перевода в КЭДО и описания процесса работы с ними, необходимо выбрать систему, в которой будет реализован новый подход кадрового делопроизводства. Универсального решения этой задачи не существует, как, например, в бухгалтерии, где 1С воспринимается как универсальное стандартное решение.

В каждой компании есть системы кадрового учета, но они не обладают функциональностью для длительного хранения документов и создания архивов. Такими функциями обладают системы электронного документооборота (СЭД), в которых также могут быть автоматизированы процессы кадрового документооборота.

СЭД позволяет создавать документы по шаблону, запускать их на согласование и ознакомление в электронном виде, подписывать документы электронной подписью. Также на базе СЭД создается электронный архив кадровых документов, формируется досье по всем сотрудникам компании. И важно чтобы система КЭДО быть гибкой в настройке и могла быстро изменяться, если в законодательных или нормативных актах произойдут изменения, то компания должна легко адаптироваться и отразить изменения в своей ИТ-системе.

Шаг 6. Подготовка нормативной документации о переходе к КЭДО

Когда компания определит, какие документы будут переведены в ЭДО, потребуется подготовить соответствующую нормативную документацию:

  • Положение об электронном документообороте.
  • Изменения в коллективный договор, трудовой договор, ЛНА (при необходимости).
  • Соглашение между работником и работодателем об использовании электронной подписи.
  • Регламент по использованию электронной подписи.

Если вы пропустите этот шаг, а в компании возникнет судебный спор, то электронные документы не будут приняты в качестве доказательства в суде. Перед переходом к КЭДО требуется заключить соглашения с участниками процессов, обновить доверенности, издать внутренние документы для закрепления сформированного подхода.

В будущем рабочее место сотрудников кадровой службы будет цифровым. Насколько грамотно и удобно оно будет организовано, зависит от готовности компании трансформироваться, внедрять технологии и становится гибче в консервативных вопросах учёта.

Алексей Рождественский, менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн».

Продвижение проектов
Реклама мероприятий
Корпоративные блоги
на NEO HR

КДП – это процедура проверки корректности оформления кадровых документов с юридической и делопроизводственной точек зрения, а также выработка рекомендаций по устранению несоответствий стандартам в кадровом документообороте.

Возможно несколько разновидностей проверки кадровых документов:

Экспресс-аудит.

Выборочный анализ отдельных кадровых документов, осуществляется для получения в минимальные сроки информации о состоянии кадрового учета в компании. Отчет позволит оценить ошибки, риски и применение возможных санкций за нарушение действующего Трудового Кодекса РФ, а также риски при возникновении трудовых споров. Длительность проведения 1,5-2,5 часа. Предоставляется устный отчет сразу после проведения процедуры, письменный отчет – на следующий рабочий день.

Выборочный аудит.

Проверка осуществляется на основании анализа определенного количества кадровых документов, за определенный период. Результатом проведения выборочного аудита является заключение, в котором представлена реальная картина состояния кадровой документации и типичные ошибки ведения кадрового делопроизводства.

Полный аудит.

Проверка всех кадровых документов компании, анализ нарушений ведения КДП, которые могут повлечь за собой санкции проверяющих органов или трудовые споры с работниками компании. Результатом полного аудита будут — выявленные все нарушения допущенные при ведении кадрового документооборота, а так же предложены рекомендации по их устранению.

Когда необходимо проведение проверки кадрового делопроизводства:

  • В случае приведение кадровой документации в соответствие с действующим законодательством;
  • Продажа действующей организации;
  • В случае смены руководителя организации, сотрудников, ответственных за ведение КДП;
  • В случае предполагаемой проверки инспекции по труду.
  • В рамках предотвращения упущений в ведении кадрового делопроизводства;
  • В связи, с минимизацией рисков, связанных с привлечением к различным видам правовой ответственности и нарушением трудового законодательства;
  • При угрозе проверки после увольнения работника (несвоевременная оплата труда, премии или увольнение по инициативе работодателя);
  • При проверке работы кадровой службы компании.

В результате Вы получаете:

  • Минимизацию финансовых потерь, штрафных санкций и рисков, возникающих при проведении проверок.
  • Минимизацию рисков, связанных с трудовыми спорами и жалобами работников в органы надзора и контроля;
  • Оценку достоверности ведения кадрового делопроизводства трудовому законодательству.
  • Перечень недочетов и нарушений, рекомендации по их устранению;
  • Инструкцию по устранению нарушений.

Конфиденциальность. Информация, полученная в ходе аудита кадрового делопроизводства, носит конфиденциальный характер и не подлежит разглашению проверяющей организацией. Заключается договор о неразглашении.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *