Акт перевода наименования ТМЦ

  • автор:

Ситуаций, когда бухгалтеру необходимо «переименовать» полученный товар, может быть множество. Что делать в этом случае? Как на такую операцию отреагируют проверяющие? И есть ли способ безопасного изменения названий товаров?

Екатерина Лютенко, ассистент внутреннего аудитора Acsour, попыталась раскрыть все аспекты оприходования такой продукции.

Одно из основных требований к бухгалтерскому учету – достоверность. Без четкого и ясного отображения операций крайне сложно сделать выводы о состоянии компании и перспективах ее развития. Особенно непросто приходится организациям, которые работают с большим количеством различных товаров. Их учет зачастую приводит к путанице: это связано с покупкой товара по одной номенклатуре и его продажей по другой. Как показать проверяющим органам, что это один и тот же товар?

Причина переименования

Необходимость изменить наименование товара может возникать в нескольких случаях. Например, если компанией закуплена одна и та же продукция с разной номенклатурой у нескольких поставщиков. Тогда приходится учитывать товары с разными номенклатурами по отдельности. Такой подход возможен, но в учете займет много времени в связи с необходимостью отслеживания и списания всех партий под определенным наименованием. Еще одна причина «переименования» – если покупатель требует изменить наименование продукции сам, так как оно кажется замысловатым или сложным для понимания (хотя изначально товар принимался к учету строго по предъявляемым документам поставщика). К такой мере можно прибегнуть в случаях, если в документах поставщика в наименовании допущена ошибка. А также в ситуации, если организация-экспортер вывозит товар, который необходимо указать в грузовой таможенной декларации (ГТД) и в документах на перевозку и наименование, приведенное в Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности, отличается от названия в первичных документах поставщика.

Законодательная база

Согласно пункту 3 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01) организация вправе сама выбрать единицу бухучета материально-производственных запасов, чтобы обеспечить формирование достоверной информации и надлежащий контроль за наличием и движением продукции.

В правилах бухгалтерского учета нигде не сказано, что фирма имеет право на изменение наименования товара и его учет по другой номенклатуре. Тем не менее информация о запрете также отсутствует. Очевидно, что и Налоговый кодекс не содержит требований о полной тождественности наименований товаров. Стало быть, организация может самостоятельно определять методы учета продукции и разработать удобный номенклатурный перечень по ним. В таком случае становится важным обеспечить сопоставимость информации и идентифицируемость товаров.

Налоговые последствия

Что же произойдет, если этого не сделать? Расскажу о нескольких возможных вариантах развития событий. У налоговых органов могут возникнуть вопросы в части принятия к учету и использования не тех товаров, так как в документах поставщика (в счет-фактуре, накладной) будет указано иное наименование (п. 1 ст. 172 НК РФ). Как результат – сложности с НДС.

Поскольку организация не будет располагать документами, которые подтверждают приобретение продукции именно по этой номенклатуре, может возникнуть риск возникновения излишков и включения их в доходы при расчете налога на прибыль (п. 20 ст. 250 НК РФ). Из налоговых расходов могут быть убраны все затраты, которые связаны с приобретением переименованных товаров (на транспортировку, хранение, посреднические услуги и т. п).

При экспортных операциях из-за несовпадения наименований приобретенного и вскоре вывезенного за границу товара могут возникнуть проблемы с подтверждением ставки НДС в ноль процентов.

В судебной практике известны случаи, когда арбитры отклоняют решение налоговых органов по возмещению вычетов, так как не было представлено доказательств, которые бы доказали злоупотребление ими. Также судьи подчеркивают, что незначительные изменения в наименованиях товаров влекут за собой ошибку в правильном оформлении документов, но никак не отказ в применении налоговых вычетов. В отдельных случаях сами проверяющие органы признавали, что различия в названиях не так принципиальны.

Возможные решения

Для того чтобы предостеречь организацию и сократить возможные риски, компания может решить проблему наименований следующими способами.

Одним из решений будет являться согласование с поставщиком или с покупателем наименования товара, которое впоследствии отразится в отгрузочных документах (на стадии заключения договора). Данная процедура весьма неоднозначна, так как при таком варианте возможны два исхода: поставщик отвечает отказом, что может и вовсе повлечь отказ от совершения сделки, либо, наоборот, принимает подобное условие и даже выдает уже имеющуюся памятку о том, как указывать иное наименование в отгрузочных документах.

Чтобы не возникало неопределенных ситуаций, организация должна указать в учетной политике информацию о том, что планируется вести учет по специально разработанной номенклатуре. Стоит подробно описать процесс обработки учетной информации, утвердить приказом порядок переименования товаров, внутреннюю номенклатуру, таблицу соответствия наименований, форму акта переименования и состав комиссии, которая будет отвечать за этот участок работы. Подобный подход считается правомерным, согласно письму Минфина России от 28 октября 2010 года № 03-03-06/1/760.

Обратите внимание!!!

Чтобы не возникало неопределенных ситуаций, организация должна указать в учетной политике информацию о том, что планируется вести учет по специально разработанной номенклатуре.

Акт переименования товаров составляется при приеме товаров и по аналогии с актом о переводе одних единиц измерения товара в другие (п. 50 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов) с указанием важных реквизитов. Желательно составлять такой акт не раньше даты, когда компания получила товар для его дальнейшего переименования. В случае, если акт будет датирован позже даты оприходования, может возникнуть риск вынужденной отсрочки вычета. В акте важно указать реквизиты поставщика и накладной, по которой товар приобретался и переименовывался. Это будет доказательством того, что товар один и тот же и что он был куплен в определенное время у определенного поставщика. Для удобства можно оформлять акт на все поставки за день либо отдельно по каждому поставщику или накладной (главное – помнить о требовании достоверности информации).

Важно не забыть, что если поставщику будет возвращаться уже переименованный товар, то оформить его надо как обратную реализацию. И в накладной, и в счете-фактуре нужно привести то наименование продукции, которое было изначально в документах у продавца, а прежнее наименование отразить как примечание. Это сэкономит время на поиск нужных документов.

Если говорить о таблице наименований товаров, то в приказе об утверждении первой номенклатуры нужно указать частоту ее дополнения, оформляя только новые позиции. Одному наименованию товара в учете компании может соответствовать несколько позиций контрагентов. При составлении вышеуказанных документов и проведении полноценной процедуры организация может доказать налоговым органам, что товар один и тот же, таким образом налоговые риски будут сведены к минимуму.

Акт перевода единиц измерения существует для упрощения бухгалтерского учета в случаях, когда товар поступает от поставщика в одних единицах измерения, а реализуется – в других. Например, поступление – в тоннах, а продажа – в штуках. Общепринятого образца, унифицированной формы для этого документа нет. Каждая компания вправе иметь в своей учетной политике собственный его бланк, удобный для использования.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта перевода единиц измерения .docСкачать образец акта перевода единиц измерения .doc

Когда единицы измерения поставки и реализации не совпадают, конечно, законодательство предусматривает два варианта развития событий. И первый – это выписывать первичные и все остальные сопроводительные документы сразу в двух единицах измерения. Первые пишутся сразу после цифры, а вторые – в скобках. Но в большинстве случаев такие записи бывают не слишком удобны при ведении бумаг на практике.

Цель составления

Для тех, кто не хочет путаться в наименованиях и вводить в бухгалтерскую работу лишние расчеты, и существует акт перевода единиц измерения. Он позволяет сразу после осуществления приемки ТМЦ от поставщика перевести их в нужный формат и впоследствии оперировать только одной цифрой и одними единицами измерения.

Как и для всех подобных бумаг, для составления акта понадобится созвать комиссию. За формирование комиссии отвечает руководитель организации либо уполномоченное им лицо. В состав комиссии должны входить представители всех сфер, которые материально ответственны и заинтересованы в верных расчетах.

Например, кладовщик, инженер отдела материально-технического обеспечения. Всего их не должно быть меньше трех человек. Привлекаются как сотрудники организации, так и приглашенные специалисты.

Установление учетной цены в новой единице измерения при осуществлении этой операции производится сразу же в тексте документа. Карточки же складского учета все равно должны быть оформлены в «двойном» варианте и также должны содержать ссылку на акт перевода в качестве основания.

Исключения

Если единицы измерения товара сопоставимы друг с другом. Например, если тонны и килограммы, литры и миллилитры, килограммы и граммы, то для таких случаев составлять акт перевода единиц измерения не потребуется. Они автоматически принимаются к учету в организации в той форме, которая будет удобна ей и будет применяться при реализации.

Алгоритм проведения перерасчета

Подробнее о перерасчете можно узнать в 50 пункте Методических указаний. Они были утверждены приказом Минфина №119н 28 декабря 2001 года. Для того чтобы при проведении проверок не было выявлено ошибок, необходимо придерживаться определенного алгоритма:

  1. Разработать и сослаться на методику, согласно которой одни единицы измерения переводятся в другие. В ней должно быть четко прописано, сколько товара в одной единице соответствует одной единице товара в другой — коэффициент. В качестве подтверждения расчетов в методике обычно используются инструкции, справочники, ГОСТы. Даже если на сегодняшний день какой-либо ГОСТ не имеет силы, его можно использовать, если он не противоречит существующему законодательству и является самым точным способом для перевода.
  2. Согласно статье 313 Налогового кодекса и четвертому пункту ПБУ 1/2008, которые были утверждены приказом Минфина №106н 6 октября 2008 года, применять бланк документа можно только с даты, когда он был утвержден в учетной политике организации. Таким образом, до момента принятия его нельзя заполнять и подписывать.
  3. Созвать комиссию отдельным приказом руководителя, выбрать председателя этой комиссии. Входящие в ее состав лица должны быть ознакомлены с коэффициентами и методикой в целом, должны уметь определять количество поступивших товаров, переводить единицы измерения, указывать в документации новые единицы измерения и стоимость ТМЦ.
  4. Распечатать бланк, заполнить соответствующие графы документа, завизировать его.

Элементы акта

Документ устроен достаточно просто. В прикрепленном выше бланке располагаются:

  • В верхней части оставлено место для визы руководителя либо иного материально ответственного за товар лица.
  • Под ней расположено наименование акта, затем – перечисление должностей и ФИО членов комиссии.
  • Должно быть прописано название фирмы поставщика.
  • Дата составления.
  • Какие сопроводительные документы поступили вместе с товаром от поставщика.
  • Таблица с перечислением названий товара и его количества в обеих единицах измерения.

Таблица может иметь любую удобную для организации и ее составителей форму. В прикрепленном бланке отдельные столбцы имеют следующие названия:

  • Название товара.
  • Номенклатурный номер.
  • Количество и единицы измерения по счету-фактуре. Это то, сколько товара поступило.
  • Цена за единицу по счету-фактуре.
  • Соответствующее количество товара в единицах измерения в результате перевода по нормам.
  • Цена за одну единицу измерения после перевода.

Важно: даже если поставщик предоставил товар в единицах измерения, которые не входят в список ОКЕИ, то все равно их возможно перевести в более мелкие или крупные. Необходимо только сделать у него официальный запрос относительно того, как, с каким коэффициентом переводить, и на основании этого формировать свою методику.

Проверка

Контролирующие организацию органы, в частности, налоговики, вправе оспорить методику расчета единиц измерения, которую выбрала организация. Но для того чтобы это сделать, им будет необходимо привести способы, с помощью которых можно это сделать более эффективно.

Вывод здесь один – выбирать для перевода самые эффективные и точные методики. Иначе перевод будет оспорен, а при выигрыше налогового органа налоговая база будет пересчитана, также будет доначислен соответствующий налог на прибыль. Во многих же случаях расчеты довольно посты, а коэффициент всем известен.

Акт перевода должен быть завизирован всей комиссией полностью. На момент подписания документа никто из них не должен находиться в отпуске либо на больничным.

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

К. Рахманов, аудитор РК, СIPA

МОГУТ ЛИ НАЗВАНИЯ ТОВАРОВ В БУХГАЛТЕРСКИМ УЧЕТЕ ОТЛИЧАТЬСЯ ОТ НАИМЕНОВАНИЙ ДАННЫХ ТОВАРОВ В НАКЛАДНОЙ ОТ ПОСТАВЩИКА?

Организация осуществляет торговую деятельность, и зачастую в номенклатуре справочника товаров много элементов одной и той же позиции с разными названиями, при этом покупатель просит отпустить товар согласно сметной документации либо Договора, хотя Закон РК о бухучете и финансовой отчетности и НСФО гласят, что бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

1. Должны ли наименование товара по первичной документации счета-фактуры и накладной от поставщика соответствовать и совпадать по наименованиям товаров в счетах-фактурах, выписываемых Покупателю?

2. Насколько категорично это для Налоговой инспекции? Может ли она за несоответствие наименование товара по приходу при реализации взять всю реализацию на прибыль как выручку?

3. Можно ли переименовывать Номенклатуру товара соответственно спецификациям Договоров, заключенных с Покупателями, либо сметной документации (если значение и характеристика и предназначение товара не меняется, а меняется только наименование товара)? Если возможно, то что служит основанием для переименования товара (какой документ)?

МСФО 2 «Запасы» и Налоговый кодекс не содержат подробных требований по данному вопросу. Согласно пунктам 15 — 16 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241, к ведению бухгалтерской документации предъявляются требования: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей. Операции отражаются в бухгалтерской документации с подкреплением оригиналами первичных документов.

То есть, все записи в учете должны опираться на первичную документацию, обеспечивать точность записей. По мнению консультанта, наименование в бухгалтерском учете не обязательно должно дословно повторять и точно соответствовать наименованию, которое было указано в первичной документации от поставщика. Зачастую оптовые поставщики при отпуске товара используют наименования, которые очень длинные и неудобные для покупателя. Для поставщика такие наименования в номенклатуре товаров вполне оправданны, так как ассортимент товаров у него очень обширный и требуется подробно указывать каждое наименование товара во избежание пересортицы на складе.

Для покупателя применение такой подробной номенклатуры товара может быть излишним, так как у покупателя нет такой нужды, и наименование товара может быть короче, некоторые однотипные позиции могут быть укрупнены (товар в ассортименте), организация может использовать свой каталог номенклатуры товара для своего складского учета. Кончено, название товара должно точно описывать его характеристики, поэтому смысл у измененного наименования товара не может радикально отличаться от первоначального названия у поставщика, но определенные вариации и изменения в названии товара допустимы. Поэтому, по мнению консультанта, наименования товаров по первичной документации (счета-фактуры и накладной) от поставщика не обязательно должны дословно соответствовать и совпадать по наименованиям товаров в счетах фактурах выписываемых вашей организацией покупателю.

Это не влияет на достоверность представления финансовой и налоговой отчетности, и не должно являться нарушением ведения бухгалтерского и налогового учета.

Налоговый орган при документальной проверке смотрит на общее ведение бухгалтерского учета, на правильность заполнения налоговой отчетности и регистров. Названия в номенклатуре товаров их могут заинтересовать в том случае, если это связано с потенциальным нарушением учета и сокрытием налогов. Само по себе изменение наименования товара не является налоговым нарушением, поэтому доход от реализации товара с измененным наименованием все равно останется доходом от реализации, а себестоимость таких товаров будет относиться на вычеты при составлении формы 100.00. Конечно, если организация реализует товар с наименованием, которое значительно отличается от первичной документации поставщика, это может насторожить проверяющих инспекторов, что привлечет дополнительное внимание к этому вопросу. Если данные переименования могут быть вами мотивированно объяснены, то налоговые риски в таком случае минимальны.

Как уже говорилось выше, организация может использовать свою внутреннюю номенклатуру товара, поэтому названия товара от поставщика могут расходиться с названиями товара, которое используется в учетной системе складского и бухгалтерского учета. Поэтому за основу наименований в учете могут быть взяты названия в соответствии с техническими спецификациями для покупателей, если это не влияет на точность самого учета и представление финансовой отчетности.

Основанием для бухгалтерии и кладовщика для использования своего наименования (которое отличается от названия товара у поставщика) может служить утвержденный руководителем перечень номенклатуры используемых наименований товара, данный перечень может быть основан на технической спецификации договоров поставки товара покупателям.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *