1С бухгалтерия договора

  • автор:

Учёт договор является одной из основных составляющих хозяйственной деятельности предприятия. Многие фирмы ведут учёт в офисных программах MS Word и MS Excel, но их использование занимает много времени. Для облегчения работы и осуществления контроля исполнения договорных обязательств, разработчиками программы 1С внедрён блок по ведению и учёту договоров. Наименование договоров используется в бухгалтерских и налоговых операциях, в качестве субконто. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, как правильно осуществляется учёт договоров 1С.

Как попасть в справочник «Договор»?

Чтобы заполнить карточку необходимо открыть главное меню программы и выбрать раздел «Справочники», в нём найти блок «Покупки и продажи». Затем нажимаем на справочник, который называется или:

  • Контрагенты;
  • Договоры.

Если мы нажимает на справочник «Контрагенты», то сначала мы попадаем в карточку контрагента, а затем в ней, в верхней позиции, выбираем «Договор».

Если мы сразу открываем справочник «Договор», то попадаем в журнал, по учёту всех договоров, заведённых в программе 1С ранее.

Заполнение карточки — «Договор»

В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:

  • Главное;
  • Документы;
  • Присоединённые файлы;
  • Ещё.

На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:

  • «Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
  • «Организация», в которой вы работаете;
  • «Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
  • «Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;

Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.

  • «Дата договора»;
  • «Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
  • «Срок действия, до…»;
  • «Вид расчётов».

В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:

  • «Расчёты»;
  • «НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
  • «Подписи»;
  • «Дополнительная информация.

При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).

В журнале предусмотрены такие столбцы:

  • Дата,
  • Номер;
  • Тип документа;
  • Сумма;
  • Валюта;
  • Вид операции.

В журнале удобно создавать новые документы на основании сформированных в базе.

На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:

  • Договор;
  • Товарная накладная;
  • Акт выполненных работ;
  • Счёт-фактура;
  • Другие документы.

Прикреплять желательно договора и другие документы, относящиеся к нему, подписанные с двух сторон и на которых поставлены печати. Чтобы видеть окончательный вариант, а не доработанный несколько раз документ.

Подготовка договоров

Подготовкой договора (контракта, соглашения) занимается куратор. В крупной фирме, куратором может быть или:

  • Сотрудник юридической службы;
  • Сотрудник другой службы, который непосредственно связан в своей работе с «Поставщиком» («Покупателем»).

Куратор, в основном, занимается подготовкой договора (контракта, соглашения), с приложением всех необходимых документов (учредительных, правоустанавливающих и других документов). А также с организацией подписания с двух сторон договорных обязательств.

В фирме могут быть разработаны стандарты (шаблоны) договоров, которые в дальнейшем использоваться в работе. В программе 1С есть блог по составлению стандартов договоров, который можно найти в главном меню раздела «Справочники», в подразделе «Покупки и продажи». Шаблон, можно использовать, тот, который есть в программе, а можно его доработать, с учётом требований сотрудников разных служб организации.

Блок «Шаблоны договоров» очень удобен в работе, так как в шаблон , нужно внести только необходимые данные, согласованные с контрагентом.

После внесения в шаблон, необходимых реквизитов можно распечатать на принтере.

Ведение журнала договоров

Журнал, в котором созданы все договора, в программе 1С находится, в главном меню раздела «Справочники», блока «Покупки и продажи».

В шапке журнала необходимо заполнить такие позиции:

  • Контрагент;
  • Вид договора;
  • Действует на…;
  • Организация.

В табличной части журнала предусмотрены такие столбцы:

  • Наименование;
  • Контрагент;
  • Вид договора;
  • Срок действия;
  • Валюта;
  • Организация.

В журнале можно осуществить поиск договора, в зависимости от известных вам данных.

Для этого нужно нажать на правую кнопку мыши, после чего выйдет список значений, в нём мы находим позицию «Расширенный поиск». В нём выбираем в каком столбе искать и что искать.

Советую пользоваться данной функцией для нахождения необходимого договора, так как это значительно уменьшит количество затраченного времени на поиск.

С данного журнала можно произвести печать договора, а также распечатать конверт нужного формата, с логотипом организации и адресом контрагента.

Если в организации (фирме) нет отдельного сотрудника, который бы занимался формированием корреспонденции, то данную функцию можно возложить на любого сотрудника занимающего договорной работой в программе 1C. Это не займёт много времени, а формирование конверта и распечатка договора будет осуществлено оперативно.

Хранение договоров

Хранение договоров можно осуществить двумя способами:

  • В сканированном виде;
  • Подписанный на бумажном носителе (бумаге).

Сканированный договор можно, как было написано раньше, прикрепить в программе 1С непосредственно в блоке «Договор» на закладке «Прикреплённые файлы», это очень удобно и наглядно для работы.

Необходимо осуществить хранение подписанного на бумажном носителе договора, с проставленными с двух сторон печатями. Этим занимается в основном юридическая служба фирмы. Если организация небольшая, то функцию по осуществлению хранению можно возложить или на куратора договора, или на другого сотрудника, уполномоченного на это руководителем.

Существуют сроки хранения договоров, которые нужно соблюдать при правильной организации договорной работы.

Расчеты с поставщиками и покупателями осуществляют на основании заключенных договоров. Зачастую приходится готовить и распечатывать однотипные договоры, изменяя только данные контрагентов, что отнимает много времени. В программе «1С:Бухгалтерия», начиная с релиза конфигурации 3.0.37.21, появилась возможность формировать необходимые договоры непосредственно из программы. Для этого в 1С 8.3 используют шаблоны договоров. Их можно будет также распечатывать и отправлять по электронной почте непосредственно из программы, сохранять на жесткий диск компьютера в разных форматах, как и любой другой документ в 1С.

Текст договора формируется по заранее созданному шаблону. Причем шаблонов может быть неограниченное количество, и хранятся все они в информационной базе данных. Оформляя шаблон договор с контрагентом, мы указываем, в каких местах должны быть его реквизиты, наши реквизиты, где нужно указать номер и дату договора и т.д. Программа сама сформирует печатную форму договора с любым контрагентом в соответствии с этим шаблоном и подставит все его данные из справочника.

Рассмотрим пример создания шаблона договора в «1С:Бухгалтерия 3.0».

Создание шаблона договора. Справочник «Шаблоны договоров»

В программе «1С:Бухгалтерия» для хранения шаблонов договоров предназначен справочник «Шаблоны договоров». Находится он в меню «Справочники», в разделе «Покупки и продажи».

Рис.1 Раздел «Покупки и продажи»

В справочнике уже имеются некоторые виды стандартных договоров. И здесь же, с помощью кнопки «Создать», выбрав команду «Новый шаблон» мы можем создать шаблон своего договора, при этом можно создавать группы шаблонов — кнопка «Создать группу».

Рис.2 Создание группыРис.3 Создание группы

Нам откроется форма, для создания шаблона. Зададим ему название. Текст договора можно скопировать из вашего имеющегося договора. Оформление аналогично работе с любым текстовым редактором, используя кнопки на панели инструментов. Мы можем изменять размер и цвет шрифтов, выравнивать текст, вставлять картинки, гиперссылки, но единственное ограничение – не можем вставить таблицу.

Рис.4 Шаблон договора

После оформления текста у нас возникает вопрос – «Как вставить реквизиты?». Например, нам нужно,чтобы автоматически проставлялась дата и номер договора, подставлялись наши данные и реквизиты выбранного контрагента и т.п.

Установив курсор в нужное положение, зайдем в кнопку «Вставить в текст». В открывшемся списке выберем нужную позицию. Например, нам нужно установить шаблон номера договора. Мы выбираем «Договор» — «Номер». И в указанном месте у нас появляется шаблон вставки номера договора {НомерДоговора}.

Рис.5 Работа с договором

Аналогично устанавливаем другие реквизиты – дату, срок действия договора, срок оплаты.

Далее переходим к нашим реквизитам. Также выбираем их, нажав кнопку «Вставить в текст» — «Наши реквизиты», и нажимаем на нужном реквизите. В нашем примере мы хотим вставить в начале текста договора полное наименование нашей организации, выбрав соответственно пункт – «Полное наименование». Аналогично из наших реквизитов заполняются и другие – адрес, ИНН, телефон, руководитель и т.д. В установленном месте документа появляются наши шаблоны реквизитов, выделенные желтым цветом.

Рис.6 Работа с шаблоном

Аналогично подбираем шаблоны данных контрагента в нужные места нашего договора: полное наименование, слова в текст договора – именуемый/именуемая (для автоматического определения), банковские реквизиты, адрес и т.д. Все это в дальнейшем будет заполняться из справочников.

Рис.7 Работа с шаблоном

При вставке шаблона «Руководитель», мы можем указать, в каком падеже использовать данные. Например, в лице «Кого?» – Иванова Иван Ивановича, устанавливаем «Винительный падеж».

Рис.8 Установка винительного падежа

Для подстановки в договор реквизитов счета, мы также можем воспользоваться заложенными шаблонами реквизитов документа – «Вставить в текст» — «Счет на оплату».

Рис.9 Постановка информации из счета

Так, после окончания формирования нашего шаблона договора он примет такой вид, где желтым цветом будут обозначены вставленными нами реквизиты. Сохраняем его, нажав кнопку «Записать и закрыть».

Рис.10 Заполненный договор

Наш шаблон договора появился в списке.

Рис.11 Шаблоны договоров

Печать договора из шаблона в 1С из справочника «Договоры»

Проверим, как работает наш шаблон на практике. Зайдем в справочник «Контрагенты». В карточке выбранного контрагента перейдем на вкладку «Договоры».

Рис.12 Печать договора из шаблона справочника «Договоры»

Обратите внимание, что для заполнения всех полей из шаблона договора, в справочнике «Контрагенты» должны быть заполнены все данные. Например, банковские счета в разделе «Банковские счета», адрес и другие реквизиты, в самом договоре заполнены данные о представителе контрагента – фамилия, должность и на основании чего действуют (Устава, Положения и т.п).

Открыв нужный договор (или создав новый), нажимаем кнопку «Печать» и из предложенного списка шаблонов выбираем созданный нами шаблон договора, в нашем примере – «Договор оказания консультационных услуг».

Рис.13 Договор оказания консультационных услуг Рис.14 Договор оказания консультационных услуг

Нам удалось создать шаблон договора и сформировать из него договор.

Рис.15 Нам удалось создать шаблон договора и сформировать из него договор

Формирование договора из документов 1С

Печать договора доступна и при выписке документов. Например, при формировании документа «Счет», открыв кнопку «Печать», мы также можем распечатать договор, указанный в счете, выбрав его форму из предложенного списка шаблонов.

Рис.16 Формирование договора из документов

Полученный документ можно редактировать, форматировать.

Рис.17 Полученный документ можно редактировать, форматировать

Мы можем распечатать, сохранить его, отправить по электронной почте, используя кнопки на панели инструментов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *