1С 8 учет рабочего времени

  • автор:

Плановое рабочее время фиксируется в графиках работы предприятия, которые назначаются сотрудникам при приеме на работу или при кадровом перемещении. Графики работы предприятия описываются в справочнике Графики работы (меню Предприятие — Графики работы). В программе имеется возможность описывать произвольное количество самых разнообразных графиков работы: для пятидневной или шестидневной рабочей недели, сменного режима работы, для нормального, неполного или сокращенного рабочего времени.

Помимо общего графика, сотруднику может быть введен оперативный индивидуальный график работы на месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа Ввод индивидуальных графиков работы организации (меню Расчет зарплаты по организациям — Ввод индивидуальных графиков работы).

Отклонения от графика работы по причине неявок фактически регистрируются в двух подсистемах: кадрового учета и расчета заработной платы (в подсистеме кадрового учета регистрируются периоды отсутствия сотрудников, а в подсистеме расчета зарплаты производятся начисления за время отсутствия). При этом основными данными для целей учета рабочего времени являются данные подсистемы расчета зарплаты. Данные кадровой подсистемы учета невыходов являются вспомогательными, они используются только для оперативного учета времени за текущий месяц и не учитываются при расчете фактически отработанного времени. Отклонения от графика работы по причине, например, сверхурочной работы регистрируются только в подсистеме расчета зарплаты.

Для целей учета использования времени в подсистеме расчета зарплаты производится настройка учета времени по начислениям. Для видов начислений, время по которым должно отражаться в табеле учета рабочего времени, устанавливается вид учета времени (например, Начисление за работу полную смену в пределах нормы времени, Неотработанные полные смены, а также командировки) и присваивается вид времени по классификатору использования рабочего времени. Для начислений за отработанное в пределах нормы времени указываются также вытесняющие их начисления, т.е. начисления, которые вытесняют (перекрывают) данное начисление на период их действия. Например, для оплаты по окладу вытесняющими являются начисления за время отпуска, командировки, болезни и т.п. Вытесняющие начисления указываются и для некоторых видов начислений за неотработанное время, например, для оплаты за время ежегодного отпуска вытесняющими будут являться начисления за периоды болезни. Для видов начислений, включенных в поставку программы, настройки, необходимые для учета времени, уже выполнены.

В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам, нежели неявки и сверхурочная работа (например, по причине взаимной подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документа Табель учета рабочего времени (меню Расчет зарплаты по организациям — Ввод табелей учета рабочего времени). Для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке – документом Сдельный наряд на выполненные работы (меню Расчет зарплаты по организациям — Первичные документы — Сдельный наряд на выполненные работы).

Организация учета рабочего времени методом «отклонений»

Для учета рабочего времени в программе используется метод «отклонений», при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок, сверхурочной работы и т.п.).

Рассмотрим пример учета фактически отработанного времени методом «отклонений»:

  • Учет фактически отработанного времени методом сплошной регистрации

Для учета рабочего времени в программе используется метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

Пример

В ЗАО «Швейная фабрика» принят на работу Перов С.И. на должность администратора с окладом 20 000 руб. пропорционально отработанным часам и доплатой за работу в ночные часы в размере 30 процентов часовой тарифной ставки. Для администраторов в организации установлен следующий режим работы: 1 день — рабочий с продолжительностью смены 12 часов, 2 дня — выходные.

Необходимо определить фактически отработанное время сотрудником за июнь 2014 г.

  1. Для установленного режима работы для администраторов в справочнике Графики работы (меню Предприятие — Графики работы) должны быть введены соответствующие графики работы (сутки через двое, 12-тичасовая рабочая смена).

2. График работы назначается сотруднику при приеме на работу в документе Прием на работу в организацию (меню Кадровый учет — Кадровый учет — Прием на работу в организацию) на закладке Сотрудники. При назначении сотруднику графика работы необходимо указать график, соответствующий фактическому режиму работы сотрудника.

3. В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам (например, по причине взаимной подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документа Табель учета рабочего времени (меню Расчет зарплаты по организациям — Ввод табелей учета рабочего времени). Для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке – документом Сдельный наряд на выполненные работы (меню Расчет зарплаты по организациям — Первичные документы — Сдельный наряд на выполненные работы).

В нашем примере по факту оказывается, что график работы с 26 июня 2014 г. не соблюдался: сотрудник работал в другие смены. Фактически отработанное сотрудником за месяц время регистрируется с помощью документа Табель учета рабочего времени. Сотрудник отработал 11 смен по 12 часов (132 часа, из них 88 — ночных).

4. Начисление заработной платы сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты (меню Расчет зарплаты по организациям — Начисление зарплаты сотрудникам):

  1. Для заполнения документа Начисление зарплаты используйте кнопку Заполнить.
  2. Для полного расчета документа используйте кнопку Рассчитать — Рассчитать (полный расчет).
  3. При автоматическом заполнении документа в табличную часть на закладке Основные начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке.

При расчете заработной платы сотрудника за месяц в документе Начисление зарплаты фактически отработанное им время определяется по табелю, т.е. на основании данных, зафиксированных документом Табель учета рабочего времени и с учетом зарегистрированных отклонений. В июне сотрудник отработал 11 смен по 12 часов (132 часа (при норме 120 часов), из них 88 — ночных).

Оплата по окладу равна: 20 000 руб. / 120 часов * 132 часа = 22 000 руб.

Доплата за ночные часы равна: 20 000 руб. / 120 часов * 30% * 88 часов = 4 400 руб.

Существуют следующие виды учета рабочего времени:

  • Не суммированный (поденный, еженедельный) — поденный применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно, а еженедельный учет устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов).
  • Суммированный — используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени в день (в неделю) может быть различной. Переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.

Настройка графика

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, вид учета рабочего времени зависит от настройки графиков работы сотрудников. Сначала выбирается способ заполнения графика, обращаю внимание на то, что при заполнении любого графика в нем указывается то количество времени, за которое сотрудник получает вознаграждение: вариант «по дням недели»подходит для сотрудников, которые работают по производственному календарю на графике пятидневка/шестидневка как на полную, так и на неполную ставку, в расписании работы необходимо будет указать количество рабочих часов в каждый рабочий день, а переключатель «по циклам произвольной длины» используется для сменных графиков. При данном выборе в поле «Расписание работы» необходимо будет задать цикл, то есть количество рабочих дней и выходных, которые будут чередоваться между собой, что и составит график работы сотрудника. При установке галки «при заполнении учитывать праздничные дни» программа при заполнении графика автоматически посчитает такие дни нерабочими для сотрудника и не проставит в них часы. Галка «неполное рабочее время» устанавливается тогда, когда сотрудник работает на ставку, отличную от 1, то есть на неполную. 📌 Реклама Тут же выбирается вид неполного рабочего времени и задается по какому графику будет считаться норма. Для чего указывать такой график? Для того, чтобы при приеме на работу программа автоматически рассчитывала ФОТ от оклада. Например, в организацию на работу принимается сотрудник на 0,5 ставки на должность с окладом в 12000 руб. И при приеме на работу нужно, чтобы программа посчитала ФОТ ровно половину от этого оклада: и она посчитает эту половину сама, если в графике, на который принимается сотрудник, будет указан график, по которому считается норма. В противном случае оклад придется корректировать вручную. Также есть настройка по суммированному учету рабочего времени. Обычно эта настройка используется при создании сменных графиков работы, при ее установке программа автоматически при расчете заработной платы будет считать доплату за переработки, определяя норму переработок по производственному календарю, по данным этого графика (при этом варианте может и не возникнуть переработок вовсе, если не корректировать время в табеле) или же по данным другого графика. В окне «Виды времени» (свои виды тоже разрешается создавать в справочнике «Виды времени») выбирается вид времени, за который сотрудник будет получать вознаграждение. 📌 Реклама

Индивидуальный график

Во многих организациях существует такое понятие, как индивидуальный график сотрудников. В большинстве случаев его заполняют тогда, когда у сотрудника из месяца в месяц меняется количество рабочих/выходных дней, чаще всего это происходит при сменных графиках. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, такой график присутствует, и его можно заполнить как на основании графика, на который был принят сотрудник (основной график обязательно должен быть, в противном случае программа не позволит провести «Прием на работу»), так и вручную (раздел «Зарплата» — «Учет времени» — «Индивидуальный график»).

В данной программе график служит для пересчета нормы времени, а это значит, что при его заполнении и дальнейшем расчете заработной платы, программа всего лишь поменяет норму часов, но не пересчитает саму сумму за отработанные часы, так как норма и факт будут одинаковыми. Во избежание данной проблемы необходимо все отклонения от основного графика вносить документами (переработки, сверхурочная работа, работа в выходные дни, простои, невыходы и т. п.) либо править вручную табель учета рабочего времени (доступно, если в программе в разделе «Расчет зарплаты» не стоит галка «Проверять соответствие фактического времени плановому»).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *