08 реквизит

  • автор:

Требования к составу реквизитов

Формуляр регламентирован государственным стандартом (ГОСТ 6.10.5-87).

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003

«Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением. И так как некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, то в конкретном документе их будет гораздо меньше. Стандартом установлен следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации (01)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Право располагать государственный герб на официальных документах принадлежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, налоговых служб и т.д. Модификация и изменение Государственного герба карается законом.

Герб субъекта Российской Федерации (02)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03)

Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак.

Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах.

Код организации (04)

Код по ОКПО – Общероссийскому классификатору организаций и предприятий – имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)

Регистрационный номер юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет ИНН/КПП (06)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (07)

Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит проставляется при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (08)

Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:

Министерство высшего образования РФ

Государственная сельскохозяйственная академия

Сельскохозяйственный институт

Если организация подведомственна (подчинена) одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение – министерству и местным органам власти, то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации в зависимости от способа оформления бланка.

Наименование организации, имеющий иностранный эквивалент своего названия, употребляется в официальных документах на двух языках в том случае, если так закреплено уставными документами.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Например:

Челябинский государственный университет

(ЧелГУ)

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа. Автором может быть также должностное лицо, представляющее организацию. Для этого используют бланки должностного лица.

Сведения о конкретном авторе (структурном подразделении) обязательны на внутренних документах организации.

Справочные данные об организации (09)

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса, адрес электронной почты, наименование сайта в интернете и т.д. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, по усмотрению организации могут быть указаны банковские реквизиты. Информация об авторе документа в любом случае должна быть исчерпывающей и обязательно достоверной, чтобы адресату не приходилось запрашивать дополнительные сведения.

Наименование вида документа (10)

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оно проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, АКТи т.д.

Дата (11)

Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения коллегиального мероприятия. Документы, изданные несколькими более организациями, должны иметь одну (единую) дату подписания.

Дата в документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 августа 2012 года следует оформлять: 08. 08. 2012. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 2012. 08. 22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например: 08 августа 2012.

В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

Регистрационный номер документа (12)

Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.

Регистрационный номер – это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих документов он может складываться из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.

Например: № 06-11/137, где 06 – индекс структурного подразделения, 11 – номер дела по номенклатуре, 137 – порядковый № документа.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим способом: На № 02-13/36 от 04. 09.2003. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.

Место составления или издания документа (14)

Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» (ср.: «Омская обувная фабрика и «Обувная фабрика № 6») и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех внутренних документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например: Москва; г. Омск; г. Тара Омской области; с. Ивановка Любинского района Омской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнительно упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным.

Сокращение слова «город» в виде буквы «г.» не ставится при обозначении столицы нашего государства («Москва»), а также при написании городов, оканчивающихся на «град» и «бург» (Санкт-Петербург, Новгород, Дмитровград).

Адресат (15)

Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки).

Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих составных частей:

– наименование учреждения, организации или предприятия (в им.пад.);

– наименование структурного подразделения (в им. пад.);

– указание должности получателя (в дат. пад.);

– инициалы и фамилия (в дат. пад.);

– почтовый адрес.

Наличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке, чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т.к. при несоответствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается отправителю.

Элементы почтового адреса в реквизите «Адресат» и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725.

В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

− наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);

− улица, № дома, № квартиры;

− населенный пункт (город, поселок);

− область, край, республика;

− страна (для международных писем);

− почтовый индекс.

Например, адрес организации будет выглядеть следующим образом:

пр. Мира, 7, корп. 8, д. 45, оф. 434,

г. Омск 644050;

Если письмо адресовано частному лицу, то реквизит адресат оформляется так:

Козлову Геннадию Петровичу

ул. Ф. Крылова, 15, кв. 64,

г. Тара Омской области 646017

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала имя, фамилия, затем дом, квартира,

улица, город, штат (графство) и в конце – страна и индекс. Например:

Реквизит 18 отметка о контроле. Реквизит 19 текст документа

Реквизит 18 отметка о контроле. Отметка о контроле про­ставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопро­изводственной службой (или секретарем) после того, как руко­водитель принимает решение о контроле документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 отметка о контроле представляет собой круп­ную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется от­метка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, напри­мер, штамп «контроль» и срок исполнения документа.

Реквизит 19 текст документа. Текст документа печатают от­ступив 2—4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала.

ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вто­рая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.).

К содержанию книги: Организация и технологии документационного обеспечения управления

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в …
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, … Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, …
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления … Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН …
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство …

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, … Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской …

Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование …

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. …
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — делопроизводство, которое состоит в …

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ — информационная управленческая …

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. — информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке письма

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Рис. 2.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке приказа организации

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Рис. 3.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке письма организации

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

  • бланк организации;
  • бланк структурного подразделения;
  • бланк должностного лица.

Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.

Примеры оформления реквизита «Наименование организации» на бланках структурного подразделения и должностного лица приводятся в следующих пунктах «Энциклопедии делопроизводства»: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида.

Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке можно также посмотреть в приложение Б к ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).

В пределах границ зоны расположения реквизит «Наименование организации» размещают одним из способов:

  • центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
  • флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

Тестовые задания по теме «Документационное обеспечение управления»
ОТВЕТЫ НА ТЕСТ ПРЕДОСТАВЛЯЮТСЯ НИЖЕ
В тесте необходимо выбрать правильный ответ (их может быть несколько) или указать последовательность объектов.
1. Документ — это:
а) Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
б) Носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений.
в) Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.
2. Подлинник документа это:
а) Первый или единственный экземпляр документа.
б) Экземпляр документа, с которого снята копия.
3. Юридическая сила документа — это:
а) Особенности внешнего оформления документа.
б) Свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.
в) Способность документа порождать определенные правовые последствия.
4. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?
а) Да.
б) Да, по соглашению сторон информационного обмена.
в) Нет.
5. Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения?
а) Гриф утверждения.
б) Печать.
в) Отметка о заверении копии.
г) Виза согласования.
д) Подпись.
6. В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации?
а) Открытое акционерное общество.
б) (ОАО «Сибнефть»).
в) Филиал в городе Ханты-Мансийске.
г) «Нефтяная компания «Сибнефть”».
7. Какие реквизиты включаются в бланк письма?
а) Место составления или издания документа.
б) Заголовок к тексту.
в) Наименование организации.
г) Товарный знак (знак обслуживания).
д) Наименование вида документа.
е) Адресат.
ё) Справочные данные об организации.
8. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы?
а) На подлиннике, отправляемом адресату.
б) На копии, помещаемой в дело организации.
9. Какой реквизит оформлен неправильно?
а) Наименование организации-автора.
б) Справочные данные об организации.
в) Дата документа.
г) Регистрационный номер документа.
д) Заголовок к тексту.
Некоммерческое партнерство
«ГИЛЬДИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ РИЭЛТЕРОВ» Исполнительному директору
Российско-швейцарского
Загородное ш., 5, Москва, 118365 совместного предприятия
Тел. (495) 245-18-01; факс (495) 245-30-00 «Russian Trust & Trade Ltd.»
ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000 г-ну Г.П. Сидорову
Волоколамское ш., 10,
Москва, 215080
10. Какой вариант оформления справочных данных об организации и кодов в бланке организации является правильным?
а) Общество с ограниченной
ответственностью «АВТОКАР»
117312, Москва, ул. Ферсмана, д. 5/1
Тел. 721-33-33; факс 721-19-00;
e-mail: avto@avto.ru
ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000
____________________ № _____________
На № _______________ от ____________
б) Общество с ограниченной
ответственностью «АВТОКАР»
Ул. Ферсмана, д. 5/1, Москва, 117312
Тел. (495) 721-33-33; факс (495) 721-19-00;
e-mail: avto@avto.ru
ОКПО 2356447; ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000
__________________ № ________________
На № _____________ от ________________
11. Что должен сделать работник организации, визирующий документ, если он не согласен с его содержанием?
а) Отказаться от визирования документа.
б) Завизировать документ, выразив свое мнение.
12. Какой вариант заголовка к письму вы считаете правильным?
а) О договоре поставки.
б) О невыполнении договора поставки от 12.08.2005 № 45/67.
в) О невыполнении договора.
13. Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия?
а) Генеральный директор           Подпись     Л.И. Садиков
б) Зам. генерального директора Подпись     О.П. Ремизов
в) И.о. генерального директора     Подпись     О.П. Ремизов
14. Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (Н.И.Старков) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (Е.Д. Табакова) ?
а) Коммерческий директор      Подпись  Е.Д. Табаков
б) Зам. коммерческого директора Подпись  Е.Д. Табаков
в) И.о. коммерческого директора Подпись  Е.Д. Табаков
15. Нужно ли заверять печатью организации приказы руководителя?
а) Да.
б) Нет.
16. Какое письмо заверяется печатью?
а) Гарантийное письмо.
б) Коммерческое предложение.
в) Письмо-просьба.
17. Какой вариант оформления резолюции руководителя является правильным?
а) Кравцову М.П.
Прошу подготовить заключение к 18.04.2007.
Подпись руководителя
10.04.2007
б) Кравцову М.П.
Прошу рассмотреть.
Подпись руководителя
10.04.2007
18. Какой вариант оформления отметки о наличии приложения в сопроводительном письме является правильным?
а) Приложение: упомянутое на 3 л. в 1 экз.
б) Приложение: по тексту на 3 л. в 1 экз.
в) Приложение: на 3 л. в 1 экз.
19. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?
а) Да.
б) Нет.
20. Какие нормы применяются для расчета численности делопроизводственного персонала?
а) Нормы выработки.
б) Нормы времени.
в) Нормы управляемости.
г) Нормы обслуживания.
21. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?
а) Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки
в 2007 г. в срок до 20.01.2007.
б) Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2007 г. в срок до 20.01.2007.
в) Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.
г) Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.
22. Документооборот – это:
а) Передача документа из одной инстанции в другую в процессе его рассмотрения.
б) Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
в) Движение комплекса документов в процессе выработки, принятия и исполнения решений.
23. Является ли задача совершенствования форм и методов работы с документами задачей службы ДОУ?
а) Да.
б) Нет.
24. Какой документ относится к нерегистрируемым?
а) Письмо-запрос.
б) Жалоба гражданина.
в) Сопроводительное письмо.
г) Рекламное письмо.
25. Должен ли работник службы ДОУ, осуществляющий контроль за исполнением документов, напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения находящихся у них документов?
а) Да.
б) Нет.
26. Каков максимальный срок исполнения обращений граждан?
а) 15 дней.
б) 30 дней.
в) 45 дней.
г) 60 дней.
27. В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов?
а) В календарных днях.
б) В рабочих днях.
28. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из вышестоящей организации?
а) Руководитель организации, исполняющей поручение.
б) Руководитель вышестоящей организации.
в) Служба ДОУ организации, исполняющей поручение.
29. Какой из классификаторов может использоваться при регистрации поступающих документов?
а) Классификатор должностных лиц.
б) Классификатор видов продукции.
в) Классификатор единиц административно-территориального деления.
30. Какой документ составляется при необходимости зафиксировать сложившуюся ситуацию или обнаруженные факты?
а) Протокол.
б) Справка.
в) Акт.
31. Какой документ требует утверждения руководителем организации?
а) Положение о бухгалтерии.
б) Справка о задолженности предприятия.
в) Письмо-запрос о предоставлении информации.
г) Протокол заседания совета директоров.
32. Каким образом в организации распределяются обязанности между руководством, в том числе право подписывать документы?
а) Устанавливаются в соответствии с устными распоряжениями руководителя.
б) Устанавливаются приказом руководителя.
в) Устанавливаются в инструкции по делопроизводству.
33. Сколько экземпляров приказа подписывает руководитель?
а) Несколько.
б) Два.
в) Один.
34. На кого может быть возложен контроль за исполнением в последнем пункте приказа?
а) На руководителя структурного подразделения.
б) На заместителя руководителя организации.
35. Какое утверждение является правильным?
а) В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений.
б) В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел.
в) В каждой организации должны быть только номенклатуры дел структурных подразделений.
36. Какие признаки отражены в заголовке дела: «Протоколы заседаний Совета директоров общества»?
а) Корреспондентский.
б) Номинальный.
в) Авторский.
г) Предметно-вопросный.
37. Какой заголовок дела вы считаете правильным?
а) Документы о строительстве торгового центра.
б) Расчеты, сметы, планы работ, переписка и другие документы о строительстве торгового центра.
в) Документы о строительстве торгового центра (расчеты, сметы, планы работ, переписка и др.).
38. Допустимо ли формировать переписку в дела по принципу: «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция»?
а) Да.
б) Нет.
39. Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?
а) Да.
б) Нет.
40. В какое дело помещается внутренняя опись?
а) Личное дело.
б) Приказы организации по личному составу.
в) Переписка с органами власти и управления.
41. В каком году можно уничтожить документы, созданные в 2000 г. и имеющие срок хранения 10 лет?
а) В 2010 году.
б) В 2011 году.
в) В 2012 году.
42. На каком этапе обработки дела проводится нумерация листов?
а) При обработке дела для передачи на архивное хранение.
б) По завершении делопроизводственного года.
в) При помещении исполненных документов в дело.
43. Какие три вида описей дел составляются в организации при подготовке дел для передачи на архивное хранение?
а) Опись приложений к документам.
б) Опись дел постоянного хранения.
в) Опись дел временного до 10 лет хранения.
г) Опись дел по личному составу.
д) Опись дел временного свыше 10 лет хранения.
е) Опись дел, подлежащих уничтожению.
44. На каком этапе утверждаются акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению?
а) До утверждения описей дел.
б) После утверждения описей дел.
в) Одновременно с утверждением описей дел.
45. Кто утверждает номенклатуру дел организации, описи документов и акты о выделении документов к уничтожению?
а) Экспертная комиссия организации.
б) Руководитель организации.

Реквизит «резолюция» проставляется на входящих и внутренних до­кументах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части доку­мента. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.

Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Реквизит «резолюция» должен включать:

  • Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);

  • содержание поручения (конкретные действия);

  • срок исполнения;

  • личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответ­ственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

«Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.95»;

«Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.95».

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке — поручении Это нежелательно, т. К. в этом случае воз­можна потеря резолюции или ее замена.

Реквизит «заголовок»

Заголовок — краткое изложение основного смысла текста состав­ляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например «Приказ… о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заго­ловки таких Документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол о заседания Совета директоров», «Договор аренды».

3aголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля на типографских бланках фирмы для рекви­зита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.

Заголовок не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза

по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации.

Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Реквизит «отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится от руки крас­ным фломастером или специальным штампом на контролируемых по по­ручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагает­ся на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит «отметка о наличии приложений»

Если к документу имеются приложения, то в документе ставится от­метка о их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед под­писью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект контракта с АО «Траст» на 20 л. в 2 экз;

2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:

Приложение: Договор аренды от 21.10.95 №8 и приложение к нему, всего на 15 л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог «Weil» в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к приказу директора ОАО «ЭРА»

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *